تئوری های سازمان ومدیریت هربرت سایمون: رفتار اداری و تصمیم

2. تئوری های سازمان ومدیریتهربرت سایمون: رفتار اداری و تصمیم استاد : جناب آقای دکتر طالبیان تدوین: جمال ساجدی بهار 92

4. زندگی نامه هربرت سایمون • سایمون در سال 1916 در میلواکی در ایالت مینه سوتای آمریکا متولد شد. پدر او مهندس و مخترع و مادرش هم نوازنده پیانو بود. دایی سایمون مدت کوتاهی بعد از فارغ التحصیلی از دانشگاه ویسکانسن در رشته اقتصاد از دنیا رفت و خاطرات و کتاب های او برای سایمون باقی ماند. • او لیسانس خود را در سال 1936 و دکتری را در سال 1943 از دانشگاه شیکاگو گرفت.عقاید و نوشته های عمیق او مبانی نظری و علمی زمینه های مختلف را شدیدا تحت تاثیر خود قرار داد. او ابتدا زندگی حرفه ای خود را با تاکید بر مدیریت دولتی و پژوهشهای عملیاتی شروع کرد اما علاقه او همواره با سمت های مختلفی که یکی پس از دیگری در دانشگاهای مختلف به او محول شد وسعت یافت و تقریبا همه زمینه های مدیریت را در بر گرفت.اهمیت بارز سهمی که این محقق اندیشمند در پیشرفت علوم مدیریت و اقتصاد داشته با اعطای جایزه نوبل 1978 اقتصاد به وی به صورتی بارز اعلام شده است. • او استادی دانشگاه کارنگی ملون،ریاست هیات مدیره موسسه تحقیق در علوم اجتماعی،عضویت کمیته مشاوران علمی رئیس جمهوری،دفتر بودجه ایالات متحده،عضو ممتاز انجمن اقتصاددانان و روانشناسان و ریاست کمیته علوم رفتاری بنیاد علوم ملی را دارا بوده است.

5. از نظر سایمون «مدیریت» برابر با «تصمیم گیری» است و علاقه عمده او به تجزیه و تحلیل اینکه تصمیمات چگونه اتخاذ می گردد و چگونه ممکن است تصمیمات موثری گرفت. • کتابهایی که سایمون در زمینه مدیریت نوشته است: • رفتار اداری(مدیریت و تصمیم گیری در سلسه مراتب اداری)-مدیریتدولتی(1950)-سازمانها با همکاری جی جی مارچ(1958)-علم جدید تصمیم گیری مدیریت(1960)-شیوه خودکاری برای افراد ومدیریت (1965)

6. تعریف تصمیم گیری • فرایند تعیین و انتخاب اقدام یا عملی به منظور حل مشکل یا مسئله مشخص. • تقسیم بندی تصمیم گیری با توجه به نظام تصمیم گیری در سازمان ها: • 1-تصمیم گیری سنتی • 2-تصمیم گیری مبتنی بر رویکردهای جدید • تصمیم گیری مهم ترین و اساسی ترین وظیفه مدیران هر سازمانی است.در واقع سرنوشت سازمانها به وضعیت و نتیجه تصمیم گیری مدیران بستگی دارد و هر اقدامی از سوی مدیر نوعی تصمیم گیری است. • یکی از ویژگیهای بسیار مهم مدیران داشتن قدرت تصمیم گیری بر اساس عقل است.

7. استونر می گوید: در فرایند تصمیم گیری زمان و روابط انسانی دو عامل مهم به شمار می آیند که سازمان را به سوی آینده سوق می دهند. • تجربیات مثبت و منفی گذشته در تصمیم گیری مدیران نقش مهمی بازی می کنند.بنابراین معمولا بخشی از فرایند تصمیم گیری به تجربات گذشته مربوط می شود. • بطور کلی می توان گفت که در فرآیند تصمیم گیری عوامل فرهنگی ،اقتصادی ،سازمانی و محیطی اثر می گذارند.

8. بررسی مشکلات در تصمیم گیری • معمولا تصمیم گیری در قبال وجود مسئله یا مشکل مطرح می شود.مسئله یا مشکل را چنین می توان تعریف کرد: • تفاوت بین وضعیت موجود با آنچه که مورد نظر بوده است.بطورمثال کاهش در میزان فروش در مقایسه با آنچه که برنامه ریزی شده ،یا میزان شکایات مردم از خدمات سازمان های دولتی هنگام پاسخ گویی به تقاضای آنان. • رابینز تصمیم گیری را چنین تعریف می کند: «انتخاب از بین متغیرها.»و اضافه می کند که این نظر بسیار ساده است ،اما عملا به این سادگی نیست.

9. نظریه هربرت سایمون • فرایند کلی تصمیم گیری را در سه مرحله شرح می دهد: • 1-فعالیت جستجو گری یا تحسین یافتن موقعیت های که نیاز به تصمیم گیری دارد • 2-طراحی اکتشاف، پردازش و تجزیه و تحلیل راه حل های مختلف • 3-گزینش گزینش یکی از چند راه حل قابل احصا • این نوع فرایند تصمیم گیری تفاوت بین تصمیم گیری مدیریتی و غیر مدیریتی را نشان می دهد.

10. فرآیند تصمیم گیری • رابینز فرآیند تصمیم گیری را در هشت مرحله بیان می کند: • مرحله اول:تعیین مسئله یا مشکل • فرآیند تصمیم گیری معمولا با طرح یا وجود مشکل یا مسئله آغاز می شود و یکی از نکات مهم و اساسی برای شناخت مشکل و انتخاب راه حل ،ریشه یابی و فهمیدن مشکل و سپس رفع ریشه ای آن مشکل است.برای این منظور ،گرداوری اطلاعات صحیح و جامع در شناخت مسئله نقش اساسی دارد و در مرحله شناخت توجه به رهیافت های عقلایی-منطقی و دور ماندن از نظرات شخصی و تحت تاثیر عوامل احساسی قرار نگرفتن مهم است.

11. مرحله دوم:تعیین معیارهای تصمیم گیری برای حل مسئله • مدیر باید از توانایی ،دانش و تجربه کافی برخوردار باشد تا بتواند در این مرحله به بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات گرد آوری شده بپردازد.سپس معیارهای مورد نیاز مسئله از قبیل حدود اطمینان،هزینه یا قیمت،نگهداری یا پشتیبانی نوع نیروی لازم،فضا و مکان و...را مشخص کرده و آنها را در جریان انتخاب و تصمیم گیری بسنجد.در ضمن قابلیت اجرای تصمیم ها به شرایط و امکانات سازمان بستگی دارد.حدود اختیارات –بودجه –منابع لازم و اطلاعات و عوامل دیگری برای عملی ساختن تصمیم ضروری هستند.

12. مرحله سوم:تخصیص امتیاز به معیارها • با توجه به درجه اهمیت هر معیارمی توان امتیازی به آن اختصاص داد(از یک تا صد)

13. مرحله چهارم:تعیین متغیرها و حدود اطمینان • از بین معیارها و امتیازات انتخاب شده تصمیم گیرنده متغیرهای مورد نظر را تعیین می کند تا مسئله یا مشکل حل شود. • مرحله پنجم:تجزیه و تحلیل معیارها و امتیازات • در این مرحله ،نقاط قوت هر متغیر را با یکدیگر مقایسه می کنیم و به منظور ارزیابی متغیرها ومیزان امتیازات باید از افراد واجد شرایط در سازمان در مورد هر یک از متغیرها استفاده کرد.

14. مرحله ششم:انتخاب بهترین متغیر از بین سایر متغیرهای ارزیابی شده • با بدست آوردن مجموع امتیازات بهترین گزینه را انتخاب می کنیم.

15. مرحله هفتم:اجرای تصمیم • اجرای تصمیم و موفقیت آن در تحقق هدف بسیار مهم است .با فراهم شدن افراد مجری تصمیم،شانس موفقیت متغیر افزایش می یابد.معمولا پس از تصمیم گیری،مقدمات اجرای آن فراهم می شود و سپس عملی می گردد اما همیشه هم این گونه نیست،زیرا عوامل داخل و خارج سازمان در تصمیمات و اجرای آنها دخالت دارند،بنابراین ممکن است اقداماتی انجام شود که نتیجه تصمیم گیری نباشد. • مرحله هشتم:ارزیابی اثر بخشی • در این مرحله این سوال مطرح می شود که آیا مسئله حل شده یا خیر؟آیا به نتیجه رسیده است؟اگر پاسخ منفی باشد مدیر باید با فراست دریابد که درچه مرحله ای اشتباه رخ داده و به رفع آن اقدام کند.

16. تصمیم گیری و عقلانیت • یکی از مهمترین ویژگیهای مدیران داشتن قدرت تصمیم گیری بر اساس عقل و منطق و واقعیتهاست و با نهادینه شدن این ویژگی از نفوذ احساسات و تصمیمات غیر منطقی جلوگیری می شود.ولی به قول ، هال ،اشتباه است اگر تصور گردد که تصمیم گیری فرآیندی عقلایی و کاملا حساب شده است. • رابینز،عقلانیت را بر پایه فرضیات زیر قرار می دهد: • روشن نمودن مشکل هدف مندی • شناخت و آگاهی از امکانات تقدم روشن و مشخص • ثبات در تقدم ها

17. نظریه سایمون درباره تصمیم گیری وعقلانیت • در نظر گرفتن و اعمال فرضیات رابینز ما را در تصمیم گیری مبتنی بر پایه عقل و منطق اطلاعات درست و روشن درباره مشکل و تعیین تقدم ها یاری می کند تا جایی که به تصمیم عقلایی منجر شود.سایمون اعتقاد دارد که تصمیم گیرنده معمولا در جستجوی یافتن تصمیم بهینه به مفهوم اقتصادی آن نیست و غالبا به یک تصمیم رضایتبخش اکتفا می کند. • هربرت سایمون ،درباره حدود استفاده از تفکر «عقلانیت»اعتقاد دارد که در فرآیند تصمیم گیری میزان عقلایی فکر کردن عملا محدود بوده و تصمیمات بر اساس «عقلانیت محدود»اتخاذ می شوند.

18. سايمون بجاي تاکيد بر انسان اقتصادي (نشان دهنده شخصيتي که با واقعيت ها با همه پيچيدگيهاي آنها دست وپنجه نرم مي کند و از بين راه حل هاي عاقلانه موجود، خردمندانه ترين ارزشيابي را محاسبه و برمي گزيند تا منابع خود رابيشينه سازد.) تمرکز بر مطالعه انسان اداريرا پيشنهاد مي کند( انسان اداري "به حد کفايت "در هر زمان بسنده مي کند و راه حلي که فعلا" رضايت بخش بوده و به "اندازه کافي خوب است" را در پيش مي گيرد.)

19. تصمیم گیری شهودی یا الهامی • الکساندر می گوید: • یکی از عوامل موثر در تصمیم گیری ،آن هم از نوع عقلایی،این است که آن چه در تصمیم گیری در سازمانها اثر می گذارد،نقش و تاثیر عوامل غیر رسمی و شهودی است که موجب می شوند قبل از ارزیابی عواقب تصمیم گیری بروز کنند.در واقع مدیران ارشد سازمان ابتدا تصمیم مورد نظر خود را اتخاذ می کنند،سپس دلایل عقلایی و منطقی را بعداز تصمیم گیری ارایه می نمایند. • این نوع تصمیم گیری با تصمیم گیری برنامه ریزی نشده مشابهت دارد .مواردی از قبیل باور و اعتقاد مدیر به موضوعی که درباره آن قصد تصمیم گیری دارد، باعث می شود که مدیر وجود اطلاعات و حقایق موجود را نادیده بگیرد.

20. تصمیم گیری هم ساز • چه چیز را می توان از مدیر انتظار داشت و چه چیز را نمی توان انتظار داشت؟ • این نگرش هم سویی بر این فرض استوار است که ارتباط بین عمل سازمانی (نتیجه حاصل از تصمیم گیری)و نتایج آن عمل،در مقایسه با تصمیم گیری عقلایی چندان قابل پیش بینی نیست. • در مورد تصمیم گیری هم ساز دو دیدگاه وجود دارد: • 1-نظریه بازی • 2-نظریه آشفتگی

21. نظریه بازی • اشاره بر این دارد که افراد به طور مستقل تصمیم گیری و انتخاب می کنند .با وجود حداقل دو نفر که هر کدام تصمیمی می گیرد که ممکن است با تصمیم طرف مقابل یکی نباشد.این نظریه به روشنی بر نقش روابط انسانی و عمل متقابل در تصمیم گیری اشاره دارد. • نظریه آشفتگی • به مطالعه الگوهای پویا در سیتم های بزرگ می پردازد و درواقع حاصل یا زاده نظریه سیستم ها می باشد.نظریه پردازان این نظریه به بی نظمی و تغییرات سیستم توجه دارند،زیرا در وضعیت نا مطمئن و آشفته نه تنها آینده غیر قابل پیش بینی است،بلکه وضعیت موجود سیستم به احتمال زیاد بی ثبات خواهد بود.به قول چارلز هندی،مدیریت امروز حد و مرزی محدود دارد.این مرز محدودیت را مرز آشفتگی می نامندودانشمندان معتقدند در شرایط و وضعیت در حال تغییر باید به خلاقیت و نوع آوری پرداخت.

22. فراگرد منطقی تصمیم گیری • سایمون اعتقاد دارد که تصمیم گیرنده معمولا در جستجوی یافتن تصمیم بهینه به مفهوم اقتصادی آن نیست و غالبا به یک تصمیم رضایتبخش اکتفا می کند. او به جای تاکید بر «انسان اقتصادی»،تمرکز به مطالعه «انسان اداری»را پیشنهاد می کند.در این نگرش مدیران دستیابی به حداکثر سود را فدای سود کافی می کنند و «قیمت مناسب یا به قول خودشان منصفانه» را به «قیمت بهینه» ترجیح می دهند. • سایمون در این شرایط دو نوع تصمیم گیری را بیان می کند.

23. به طور خلاصه سايمون دو شيوه طبقه بندي ديگر نيز بزاي تصميم گيري قايل مي شود: • 1.      تصميمات برنامه ريزي شده : تصميماتي که در چارچوب مشخص و از پيش طراحي شده اتخاذ مي شوند.مثل پاسخ گويي به سفارش مشتري . • 2.      تصميمات بدون برنامه يا غير قابل برنامه ريزي : مقولات جديد و بي سابقه و موضوع هايي که در چار چوبي شناخته شده نگنجند يا نتوان براي مقابله با آنها روش معمول بکار برد ضرورت اتخاذ تصميمات بي برنامه را ايجاب مي کند. مثل عرضه محصول جديد به بازار.

25. الگوهای تصمیم گیری • نحوه بر خورد هر مدیری ،هنگام رویارویی با مشکل یکی از سه حالت زیر می باشند. • دوری از مشکل: • شیوه تصمیم گیری مدیران دراین مدل نادیده گرفتن مشکل و از کنار آن گذشتن است.بدیهی است در چنین حالتی ،مشکلات نه تنها حل نمی شوند،بلکه موجب بروز مسائل و گرفتاریهای دیگری نیز می گردند. • بررسی مشکل و تلاش برای حل آن: • مدیر می کوشد مشکل یا مسئله پیش آمده حل کند و آمادگی رویارویی با مسائل مربوط به آن را نیز دارند.معمولا در سازمانهی در حال تغییر یا در فعالیت ها و مشاغل مشکل زا باید مدیرانی باشند که توانایی برخورد با مسائل و یافتن و اعمال راه حل عاجز نباشند.مدیریت های اقتضایی یا دموکراسی این شیوه تصمیم گیری قابل اجراست.

26. جستجوی مسائل و مشکلات • برخی از مدیران برای پیش بینی مسائل آمادگی داشته و می توانند با توجه به اطلاعاتی که در اختیار دارند ،رخداد مسائل احتمالی را حدس بزنند.این طرز تفکر به مدیر فرصت می دهد تا قبل از وقوع مشکل ،تدابیری اتخاذ کند که از بروز مسائل جلوگیری شود. • در روشهای تصمیم گیری از دیدگاهی دیگر ،افراد در رویارویی با سبک های تصمیم گیری در دو بعد قرار می گیرند. • روش تفکر و نگرش افراد منطقی و عقلایی یا خلاقیت و ابتکار • نحوه برخورد با دشواری با شکیبای یا با تحمل و بردباری کمتر

27. رابینز معتقد است وقتی این دو بعد به تصویر در آید ،چهار سبک تصمیم گیری بوجود می آید. • زیاد انعطاف در مقابل پیچیدگی کم • ابتکاری روش تفکر عقلایی

28. 1-سبک هدایتی: • مدیرانی که در چارچوب این روش قرار می گیرند،انعطاف و تحمل کمتری در مقابل پیچدگی دارند و تفکر آنان منطقی و عقلایی است.افرادی کار آمدند ،سریع تصمیم می گیرند و تصمیم هایی برای کوتاه مدت می گیرند. • 2-سبک تحلیلی: • مدیران در این شیوه در برابر مسائل و امور دشوار انعطاف و تحمل بیشتری دارند.دقت،احتیاط و توانایی رویارویی با موقعیت ها و وضعیت های غیر عادی از ویژگی های مدیران پیرو شیوه تحلیلی در شرایط تصمیم گیری است.

29. 3-سبک ادراکی: • مدیران در تصمیم گیریهای خود بسیار دقیق هستند و برای برنامه های بلند مدت،یافتن راه حل های خلاق و توانایی در مقابل مسائل و مشکلات تاکید دارند. • 4-سبک رفتاری: • مدیران در این سبک افرادی هستد که به راحتی می توانند با دیگران کار کنند،آماده پذیرش نظرات دیگران و زیر دستان بوده،و می کوشند تا در روابط خود با افراد از ایجاد تضاد جلوگیری کنند.در این شیوه تصمیم گیری ،پذیرش و مورد تایید قرار گرفتن مدیر توسط دیگران مهم است.

30. سایمون بر این عقیده است که افراد هنگامیکه عضویت در سازمانی را می پذیرند در واقع تا حدود قابل ملاحظه ای استقلال خود را در تصمیم گیری از دست می دهند. به عقیده سایمون این مکانیزمها عبارتند از:

31. موانع استفاده از فراگرد اتخاذ تصمیم: • تفاوتهای ارزشهای اجتماعی تصمیم گیرندگان • ناتوانی در پیامدهای هر تصمیم • عدم اطمینان نسبت به آینده • اکتفاء به راه حل های رضایت بخش • اکتفاء به عقلانیت نسبی • مصلحت اندیشی با توجه به وضعیت • در گیر شدن در دامهای ادراکی و رفتاری در تصمیم گیری مانند: دام ظاهری نگری یا دام تعهدات احساسی و اجتماعی

32. خلاصه و نتیجه گیری: • تصمیم گیری مهمترین و اساسی ترین وظیفه مدیر است.سایمون «مدیریت» را با «تصمیم گیری» مترادف می داند و فرآیند کلی تصمیم گیری را در سه مرحله اطلاعات،طراحی و انتخاب بررسی میکند. • یکی از ویژگیهای مدیران داشتن قدرت تصمیم گیری بر اساس عقل و منطق و واقعیتهاست ولی این حدود (حدود عقلانیت)محدود است. • انواع تصمیم گیری در دو نوع برنامه ریزی شده و نشده می باشد که تصمیم گیری با عضویت در سازمان محدود می شود. • به عقیده سایمون: • کارخانه خودکار آینده بر اساس تصمیم های برنامه داری که اداره و دفتر خودکار هم جوار آن تولید کرده است کار خواهد کرد.

33. منابع: • تئوری های سازمان و مدیریت دکتر حسین رحمان سرشت • تئوری سازمان و مدیریت ترجمه علی پارسیان ومحمد اعرابی • سازمان و مدیریت دکتر رضا نجف بیگی • اینترنت و مقالات مربوط به هربرت سایمون