1 / 35

SISTEM INFORMASI SDM

SISTEM INFORMASI SDM. Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini, pembentukan organisasi virtual dapat menjadi salah satu penggunaan strategis terpenting teknologi informasi

Download Presentation

SISTEM INFORMASI SDM

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. SISTEM INFORMASI SDM

  2. Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini, pembentukan organisasi virtual dapat menjadi salah satu penggunaan strategis terpenting teknologi informasi • Organisasi virtual adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan banyak orang, organisasi dan aktiva.

  3. Menurut Tung terdapat 5 nilai penting untuk mendukung terciptanya virtual organization secara efektif, kelima yang membedakan tsb. a.l : • Teknologi Informasi : jaringan yang membentuk perusahaan dan entrepreneur yang saling berhubungan dan bekerjasama. Kemitraan akan berbasis pada kontak informasi dan kontrak on line elektronik, menyebabkan kerjasama berlangsung tanpa birokrasi sehingga bekerjasama berlangsung tanpa birokrasi sehingga mempercepat proses kemitraan bersama

  4. Kinerja Prima : karena setiap usaha sudah terseleksi core-competencenya : memberikan kunggulan kinerja dan menciptakan tim yang kompak. Kesempatan yang Lebih Baik : karena setiap rekanan usaha tidak permanen, sedikit format dan lebih mampu memanfaatkan kesempatan yang baik. Perusahaan akan dapat bersama-sama menentukan pasar soesifik dan konsentrasi penuh dalam proyek tersebut.

  5. Kepercayaan : hubungan antar perusahaan menjadikan mereka saling terbuka karena keberhasilan proyek tergantung pada keterbukaan, kesetiaan dan sikap. • Tanpa Batasan : setiap perusahaan mendifinisikan kembali batas-batas perusahaan. • Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan

  6. Setiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data, yang menjelaskan tentang SDM, lalu mengubah data tsb menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen Sumber daya Manusia (SIM SDM) atau Human Resources Information System (HRIS) • Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan salah satu sub-sistem utama CBIS (Computer-Based Information System), tujuannya adalah memenuhi kebutuhan infromasi untuk semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan.

  7. Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk tabel atau grafik, hal ini penting bagi kinerja sistem informasi, terutama bagi sistem informasi organisasi, seperti sistem infoemasi manajemen • McLead menyatakan sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. • Informasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

  8. Sumber informasi adalah data, sedangkan data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. • Data merupakan nama yang diberikan pada berbagai fakta dasar dan entitas seperti nama-nama dan angka-angka. • Menurut Azhar Susanto tahap-tahap dalam pengolahan data menjadi informasi mencakup : (1) Pengumpulan Data ; (2) Masaukan; (3) Pengolahan Data; (4) Hasil; (5) Penyimpanan Data; (6) Distribusi

  9. SISTEM INFORMASI SDM • Human Resources Information System (HRIS) dikenaldengannamaSistemInformasi SDM, ataulebihkhususdisebutdenganSistemInformasiManajemenKepegawaian (SIMPEG), berkenaandenganmerancang format-format data kepegawaiandanmengatursistempengumpulan, pengolahan, penyimpanandanpelaporaninformasikepegawaian yang terdiridari data jabatan, pendidikan, penghargaan, pendidikandanlatihan, keluarga, kehadirandllsehinggadapatdikelolainformasitentangpengembangankariernya, kesejahteraan, sertapemberhentianataukepensiunannya.

  10. IstilahlebihpopulerdalamduniaakademikadalahSistemInformasiSumberDayaManusia (SISDM), ataubisajugamenggunakanistilahsisteminformasikaryawan, sistemimformasipersonalia. • MenurutVeithzalRivai. SISDM merupakanprosedursistematikuntukpengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, memvalidasi data yang dibutuhkanolehsebuahperusahaanuntukmeningkatkankeputusan SDM.

  11. SISDM mempunyaikemampuanuntukmendapatkaninformasi yang dibutuhkanataupilihanbanyakorang yang lebihberhubungandenganaktivitasperencanaan SDM baru. • Pilihansistemimpresif yang meliputitermasuksentralisasi, desentralisasi, segmentasidankomprehensif • Hani Handokomengemukakanbahwa SISDM merupakanprosedursistematikpengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehankembali, danvalidasiberbagai data tertentu yang dibutuhkanolehsuatuorganisasitentang SDM-nya, kegiatan-kegiatanpersonaliadankaraktaeristik-karakteristiksatuankerja.

  12. SISDM memberikansaranapengumpulan, peringkasan, danpenganalisisan data yang berhubunganeratdenganmanajemen SDM danperencanaanpegawai. • RUANG LINGKUPPROSES SISDM • MenurutSadiliSamsudindalam SISDM terdapatsuatubentuk model data, yang padadasarnyamencakupproses-proses yang berhubunhandenganhalberikut: • Perencanaan SDM : suatuprosesanalisisdansimulasikebutuhan SDM sesuaidengan data rekapitulasikekuatan SDM yang dimilikiolehorganisasi, dikaitkandenganrencanapengembanganaktivitasdepartemenmasamendatang. :

  13. AdministrasiPersonalia: proses yang paling dasardalampengumpulaninformasi yang berhubungandengansistemkepegawaian. Termasukdidalamnyaprosesperekaman data untukkepegawaianseperti : biodatapegawai, sejarahkepangkatan, sejarahjabatan, sejarahpendidikan formal, sejarahpendidikanpenjejanjangan, sejarahpendidikansubstansial. Kompensasidan Benefit, ruanglingkupproses yang termasukdalamkompensasidan benefit adalahsbb: Prosespenentuangajidantransaksinya, yang termasukdalamhaliniadalahprosespenggunaan ‘merit payment’ dalamhalpenentuangajidanjugapendapatan lain yang berhubungandenganpenghasilansepertilembur, uangmakan, uangperumahan, insentifdaerahterpencil, supervisor dansejenisnya.

  14. Prosespemberianfasilitas yang berhubungandengankebutuhandiluarruanglingkupkerjadanbertujuanuntukmemberikanjaminan rasa amanselamabekerjadiperusahaan, sepertifasilitasmedikaldantabunganpensiun. 4. EvaluasiKinerjaPersonel. Sistempenilaian yang baikdalammenilaikinerjapersoneladalahpengkajiandanumpanbalik. Diharapkandenganadanyasistemkepegawaian, dapatdiperolehsuatusistemevaluasi yang lebihobjektif, yang mengacupadafakta-fakta yang telahditentukansebelumnya.

  15. PendidikandanPelatihan: pendidikanadalahsalahsatukeberhasilanpersoneldalammenunjangstrategidepartemendi unit organisasinya. Adapunproses yang termasukdalamsistemkepegawaianadalah : Perencanaanjadwalpendidikan, yang berhubungandenganpendidikan yang akandiselenggarakanolehorganisasi Perencanaankebutuhanpendidikan yang berhubungandenganrencanapendidikan yang akandiikutiolehpersonel yang berhubungandengantugasdantanggungjawabnya. Realisasipendidikan yang bertujuanmencatatinfoermasi yang berhubungandengankesetraanpersonelpadapendidikan yang diikutinya. Umumnya yang termasukdalamhaliniadalahpendidikankategori non formal.

  16. PemutusanHubunganKerjaatauPensiun :diperlukansebuahproses yang bertujuanuntukmenanganihal-hal yang berhubungandenganselesainyamasakerjapersonel, baiksecaranonformalataupunkarenahallainnya. Sistemmenanganipenyimpananinformasidariseluruhpersonel yang pernahbekerjapadaperusahaan, sehubungandengankewajibandanjugahak-hak yang harusdikeluarkanolehperusahaan, sepertiuangpensiun, pesangon, dsb.

  17. KOMPONEN SISTEM INFORMASI SDM • MenurutVeithzalRivaiada 3 komponenfungsionalutamadalamsetiapSistemInformasi SDM ialah : • FungsiMasukan :memasukkaninformasipegawaikedalam SISDM. Informasidapatdiketik, dibacasecra digital, ataudipindah (scanned)daridokumen-dokumen, dimasukkankedalamsistemdarikomputer-komputerlainnya, ataudiambildarimesin-mesinlainnya. • FungsiPemeliharaan Data :setelah data dimasukkankedalamsisteminformasi, fungsipemeliharaan data (data maintenance function) akanmemperbaruidanmenambahkan data barukedalam data yang ada.

  18. FungsiKeluaran :fungsi yang paling terlihatjelasdarisebuah SISDM adalahkeluaran yang dihasilkan. Untukmenghasilkan /keluaran yang bernilaibagipemakai-pemakaikomputer SISDM harusmemproseskeluarantsb, membuatkalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, setelahitumemformatpresentasinyadalamcara yang dapatdimengertiolehpegawai. • Ada 6 kelompok output yang dapatdihasilkandarisisteminformasisumberdayamanusia (lihatgambarkomponen-komponenSistemInformasi SDM)

  19. INPUT SDM OUTPUT SDM Informasi perencanaan Data eksternaltenagakerja SDM Informasi pengolahan tenagakerja Informasi MODEL rekrutmen Data Internal SDM SDM Informasi kompensasi Informasi benefit Sisteminfromasi Akuntansi Informasi lingkungan kerja BASIS DATA SDM

  20. InformasiPerencanaantenagaKerja: merupakaninformasi yang dibutuhkanolehmanajeratasuntukmerencanakankebutuhantenagakerjadalamjangkapendekdanjangkapanjang. Infromasiinimeliputiinformasiuntuknalisisperputarantenagakerja (turnover), anggaranbiayatenagakerjadanperencanaantenagakerjaitusendiri • Informasipengelolaantenagakerja :merupakaninformasi yang dibutuhkanuntukmengelolasumberdayamanusiadidalamorganisasi. Infromasi-informasiinimeliputiinformasipelatihan, penilaianatauevluasikinerja, evaluaikeahlian, karier, relokasijabatan, suksesi, kedisiplinan. • Infromasirekruitmenatautentangpengadaantenagakerja :merupakaninformasi yang dibutuhkanuntukpengadaantenagakerjasecaraeksternalmaupun internal. Informasiinidiantaranyaadalahinfromasipasartenagakerja, penjadwalanwawancara, perekruitandananalisisrekruitmen

  21. Informasikompensasi :meliputiinfromasitentangpenggajiandankompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. • Informasi benefit : meliputi benefit yang diterima oleh pegawai. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke intensif yang dihubungkan dengan kinerja pegawai sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. • Informasi lingkungan kerja : berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

  22. Informasi-informasi tsb dibutuhkan oleh ketiga tingkatan manajemen sbb : • Tingkat I : Perencanaan tenaga kerja; Perencanaan suksesi; Perencanaan Pelatihan; Perencanaan penilaian kinerja; Perencanaan kompensasi; dan Perencanaan benefit • Tingkat II : Analisis biaya tenaga kerja; Analisis anggaran tenaga kerja; Analisis perputaran tenaga kerja; Analisis efektifitas pelatihan; Analisis kecocokan karier; Analisis kompensasi; Analisis perekruten; dan Statistik penggajian • Tingkat III : Pelatihan dan Pengembangan Administrasi

  23. Informasi Sistem Informasi SDM untuk Ketiga Level Manajemen SISTEM PERENCANAAN SDM • Perencanaan tenaga kerja 4. Perencanaan penilaian kinerja • Perencanaan suksesi 5. Perencanaan kompensasi • Perencanaan Pelatihan 6. Perencanaan benefit SISTEM KONTROL SDM • Analisis biaya tenaga kerja 5. Analisis kecocokan karier • Analisis anggaran tenaga kerja 6. Analisis kompensasi • Analisis perputaran tenaga kerja 7. Analisis perekrutan • Analisis efektivitas pelatihan 8. Statistik penggajian STAFFING PELATIHAN ADMINISTRASI PENGEMBANGAN 1. Perekrutan 1. Pelatihan 1. Penggajian 2. Penjadwalan wawancara 2. Evaluasi keahlian 2. Perhitungan bonus 3. Informasi pasar tenaga kerja 3. Evaluasi kinerja 3. Perhitungan benefit 4. Kehadiran jam kerja 5. Kecelakaan dan kesehatan lingkungan kerja 6. Kegiatan karyawan

  24. Gordon B Davis mengemukakan komponen sistem informasi SDM antara lain : • Perangkat keras komputer • Perangkat lunak yang meliputi : sistem dan terapan umum serta program aplikasi; • Data base (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer); • Prosedur ; dan Petugas pengoperasian. • Dalam bentuk yang lebih rinci, mengemukakan komponen sistem informasi kepegawaian secara lengkap dengan keterangan sbb :

  25. Komponen Sistem Informasi SDM terdiri dari : • Fungsi masukan atau input, yaitu memasukkan informasi mengenai pegawai ke dalam Sistem Infromasi SDM • Fungsi pengolahan atau proses, yaitu memperbarui dan menambahkan data ke dalam basis data yang ada • Fungsi keluaran atau output SUMBER SISTEM INFROMASI SDM • Dalam membentuk sistem informasi yang komprehensif, informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber seperti yang dikemukakan oleh Rivai sbb :

  26. Borang lamaran. Setiap perusahaan menggunakan borang lamaran sebagai bagian dari proses pengankatan pegawai • Evaluasi-evaluasi kinerja • Maklumat perubahan personalia: beberapa perusahaan telah menciptakan borang yang sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice) yakni penyelia diminta melengkapi dan mengirimkannya ke bagian SDM. • Tindakan-tindakan indisipliner • Data daftar gaji MANFAAT SISTEM INFORMASI SDM • VEITHZAL RIVAI mengemukakan sembilan manfaat khusus dari sistem infromasi SDM yang meliputi : • Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.

  27. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan dipensiun atau akan diberhentikan • Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidak hadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal. • Mempelajari komposisi usia, suku jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku • Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan • Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi

  28. 7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi. • Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru • Penilaian kebutuhan pelatihan-pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

  29. SISTEM INFORMASI SDM DAN AKTIVITAS KEPEGAWAIAN • Sistem informasi SDM yang memiliki semua karakteristik yang dikehendaki pada umumnya seperti tepat waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap, maka akan memudahkan dan terjamin akurasinya bagi perusahaan atau organisasi dan departemen SDM itu sendiri dalam segala aktivitas atau kegiatan kepegawaian, termasuk di dalamnya adalah dalam melakukan penilaian kinerja pegawai. • Gambaran perspektif sistem informasi SDM dengan segala aktivitas kepegawaian sbb : • Didapatnya melalui Perekrutan; seleksi; penempatan; peramalan; perencanaan SDM; perencanaan karier; dll

  30. Pemeliharaan melalui pemberian kompensasi; ganti rugi; keuntungan; pelatihan; keselamatan; dan hubungan pekerja • Pemanfaatan melalui penempatan; pembinaan manajemen; ketrampilan menginventarisasi; penilaian kinerja; dan standar prestasi • Evaluasi melalui Riset personal; analisis ekonomi; analisis SDM; penilaian potensi dan Audit SDM

  31. PERSPEKTIF SISTEM INFORMASI SDM DENGAN AKTIVITAS KEPEGAWAIAN Didapatnya : Pemeliharaan : • Perekrutan * Kompensasi • Seleksi * Ganti Rugi • Penempatan * Keuntungan • Peramalan * Pelatihan • Perencanaan SDM * Keselamatan dan • Perencanaan karier kesehatan • Dll SISDM * Hubungan pekerja Pemanfaatan Evaluasi • Penempatan * Riset personal • Pembinaan manajemen * Analisis ekonomi • Ketrampilan meningventarisasi * Analisis SDM • Penilaian kinerja * Penilian potensi • Standar prestasi * Audit SDM

  32. DUKUNGAN YANG DIBERIKAN OLEH SISTEM INFORMASI SDM

  33. MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM MASUKAN TRANFORMASIONAL KELUARAN DATA KARYAWAN TEKNIK-TEKNIK PENGANGKATAN • Biografi 1. Analisis present value 1. Efektivitas Perekrutan • Keahlian-keahlian 2. Tes statistik 2. Penyaringan para dan minat 3. Analisis regresi pelamar • Karakter dan Minat 4. Linear programming 3. Daya saing gaji • Riwayat Pekerjaan 5. Dinamic programming 4. Strategi pelatihan • Data penilaian kinerja 6. Simulasi yang efektif • Data edukasional 7. Waiting Line Theory Seleksi dan Penempatan • Informasi wawancara 8. Analisis markav 1. Efektivitas Perekrutan • Data pelatihan dan 9. Teori permainan 2. Mencocokan karyawan 10. Statistik Bayestian Pelatihan dan Pengembangan 11. Hubungan fungsional 1. Menentukan siapa yang perilaku membutuhkan 2. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Karyawan

  34. Evaluasi 1. Penentuan struktur gaji 2. Penilian kinerja Persyaratan-persyaratan 3. Evaluasi Penilaian pekerjaan 4. Jumlah kenaikan merit untuk setiap karyawan Lain-lain Anggaran, ramalan 1. Bagian organisasi penjualan dan data biaya 2. Cek-cek gaji 3. Informasi perencanaan SDM Pemutakhiran 4. Perubahan struktural Gaya kepemimpinan Program secara 5. Kebijakan personalisa para penyelia berkala Variabel-variabel file struktural Perubahan-perubahan dibuat dalam minat

More Related