Regnskapsrutiner i lokallagene 2012

1. Regnskapsrutiner i lokallagene 2012

2. Lokallaget gjør følgende: • betaler alle regninger som ikke innebærer oppgaveplikt • attestere alle bilag. Dette skal gjøres av 2 personer i styret • sender alle bilag og bankkontoutskrift til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet • angir mottakers navn og anledning på bilag vedr. gaver • angir på bilagene hvilket møte/møtedato bevertning og andre møtekostnader gjelder

3. Lokallaget gjør følgende: • sender reiseregninger til fylkeskontoret • sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet • sender, v/lokallagsstyret, en underskrevet styreberetning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap • Skal underskrives av alle faste medlemmer i lokallagsstyret Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen NB: Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning foreligger

4. Fylkeskontoret gjør følgende: • håndterer og fører regnskapet fortløpende i Agresso • sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale • registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet av UDF sentralt • registrerer reiseregninger slik at disse bli utbetalt av UDF sentralt

5. Fylkeskontoret gjør følgende: • sluttfører lokallagets regnskap ved årsskiftet • sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget • sørger for revisjon • setter opp fullstendig årsregnskap etter at styreberetning er mottatt • oversender endelig regnskap med revisjonsberetning til lokallaget

6. Årshjul - Årsoppgjørsrutiner:

7. Årsoppgjørsrutiner:

8. Rutiner ellers i året:

9. Rutiner ellers i året:

10. Rutiner ellers i året:

11. Rutiner ellers i året:

12. Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men detfinnes noen unntak fra skatteplikten. Her er de viktigste for oss: • Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr • Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn!

13. Mobil og evnt. mobilt bredbånd Dekning av mobil fullt ut: • Telefongodtgjøring skal innberettes. Det utløser arbeidsgiveravgift og kan også utløse skattepliktig fordel. • En arbeidstaker som disponerer/får godtgjørelse for mobiltelefon, vil bli skattelagt for tjenestens verdi mellom 1000 (skattefritt bunnbeløp) og 5000 kroner, det vil si normalt 4000 kroner. - Fakturaen betales av lokallaget (adressen må være til lokallaget) - Kopi av betalte fakturaer sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

14. Eksempel mobilbruk Mobilbruk tillitsvalgt 1: 10 700,- på et år - Oppgavepliktig: 4000,- • Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 4000,- som skatteetaten da evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Mobilbruk tillitsvalgt 2: 1900,- på et år - Oppgaveplikt: 1900,- - Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 1900,- som skatteetaten evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen

15. Mobil og evnt. mobilt bredbånd Refusjon av mobilregning: - Den tillitsvalgte betaler fakturaen selv - Original faktura og refusjonskravskjema sendes til fylkeskontoret - Fylkeskontoret registrerer det i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får det utbetalt ca 12. i måneden og tilsendt lønnsslipp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

16. Reiseregninger: • Utbetalinger av reiseregninger MÅ gå via fylkeskontoret (Leveres umiddelbart eller senest 1 mnd etter reisens avlsutning) Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : • Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. Hvis ikke gateadresse så stedbetegnelser + postnummer/poststed eller bare postnummer/poststed. • Dato og klokkeslett for reisens start og slutt • Ved overnatting skal hotellnavn oppgis • Reiseoppdrag - Fylkeskontoret legger det inn i Agresso - Utbetales sentralt

17. Lønn/godtgjøringer • Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : • fornavn, etternavn, adresse • fødselsnummer • bankkontonummer • hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato • underskrift • skattekort - Fylkeskontoret registrere lønn i Agresso - Utbetales sentralt

18. Lønn/godtgjøringer - Utbetales skjer fra sentralt ved neste lønnsutkjøring, normalt ca 12. i hver måned - Lokallaget blir avregnet i neste kontingentutbetaling Eksempler : • Godtgjøring til styremedlemmer pr styremøte (inntil kr 500,- pr møte pr deltaker) • Ekstrainnsats i forkant av årsmøte • Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt) • Honorar til foredragsholder

19. Lønn/godtgjøringer Frister innsending av dokumentasjon ved lønnsutbetalinger til fylkeskontoret 2012 Januar: Ingen utbetaling August: 28. juni Februar: 27. januar September: 15.august Mars: 14.februar Oktober: 17.september April: 14.mars November: 16.oktober Mai: 16.april Desember: 14.november Juni: 31.mai Juli: Ingen utbetaling