KIFIZETÉSI KÉRELMEK ÖSSZEÁLLÍTÁSA 2011. október 19.

1. KIFIZETÉSI KÉRELMEK ÖSSZEÁLLÍTÁSA2011. október 19. Dajka Eszter Finanszírozási menedzser

2. Témakörök • Kifizetési kérelem típusai • Előlegek • Kifizetési kérelmek összeállítása • Tipikus formai-tartalmi hibák • Hiánypótlás, elutasítás • Egyéb dokumentumokkal, előleg elszámolással való kapcsolata • Záró egyenleg kifizetési kérelem • Helyszínen ellenőrzésre kerülő dokumentumok • Kifizetés folyamata, munkamegosztás • Jogszabályi háttér,hasznos információk • Kérdések

3. Kifizetésikérelemtípusai • Előlegkérelem (Normál, Fordított ÁFA előleg) • Időközi kifizetési kérelem • Záró egyenleg kifizetési kérelem

4. „Normál”Előlegigénylésfeltételei: • Támogatási Szerződés, útmutató lehetőséget nyújt • kizárólag utófinanszírozású projektelemekre • megfelelő biztosíték meglétének igazolása • projekt céljára elkülönített bankszámla • hibátlanul,hiánytalanul kitöltött előlegkérelem (formanyomtatvány) • kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása

5. Fordított ÁFA előleg feltételei: • Normál előleg folyósításának feltételei • Kedvezményezett az államháztartás alrendszereibe közé tartozik • nem jogosult ÁFA levonásra, költségeit bruttó módon tervezte • kizárólag szállítói vagy vegyesfinanszírozású projektelemekre • ÁFA bevallás megvalósítási időn belüli • Áfa tv. 142.§-ben foglaltak teljesülnek

6. Összeállításuk technikai lépései • Kifizetési kérelem összeállítása: • 1. Szabályozó dokumentumok tanulmányozása (pénzügyi elszámolás részletes szabályai, ÁSZF, pályázati útmutató,ROP általános útmutató, konzorciumi útmutató NFÜ honlapon) • 2. dokumentumok összegyűjtése • 3. számlák záradékolása, másolása és másolatok megfelelő hitelesítése, eredetiben benyújtandó összesítők • 4. kapcsolódó dokumentumok másolat hitelesítése • 5. számlák stb. adatainak felrögzítése az online számlakitöltőbe (1 db számlafej + legalább 1 db hozzá tartozó számlatétel bizonylatonként)  TSZ szerinti költségvetésnek megfelelően • 6. kifizetési kérelem tervezet összeállítása, ellenőrzése (nyomtatvány + mellékletei) – előleg elszámolás • 7. kifizetési kérelem elektronikus benyújtása • 8. kifizetési kérelem nyomtatvány minden oldalon cégszerű aláírása és postázása (mellékletekkel együtt, melyek akár elektronikusan)

7. Időközi kifizetési kérelem összeállítása I. • Alapvető szabályok: • Szerződéskötéstől számított 1 éven belül legalább a projekt költségvetésének 10%-át elérő értékben kifizetési kérelmet szükséges benyújtani (vagy a megrendeléseket legalább 50 %-ban szükséges igazolni)  szerződés elállási ok • Előleg igénybevétele esetén annak kifizetésétől számított 8/6 hónapon belül időközi kifizetési kérelmet kell beadni az alábbiak szerint.  visszafizetési kötelezettség • TSZ 1. és 11. sz. mellékletben vállalt finanszírozási mód, ütemezés • Benyújtása elektronikusan és papíralapon is kötelező • elektronikusan: PÁLYTÁJ on-line számlakitöltő alkalmazásával (elmaradása automatikus elutasítást eredményez) • papíralapon:kifizetési kérelem formanyomtatvány + kapcsolódó dokumentumok • Hiánypótlás teljesítése érdekében módosítás után ismételt benyújtása szükséges egységes szerkezetben és elektronikusan

8. Időközi kifizetési kérelem összeállítása II. • Időközi kifizetési kérelem típusai: • Utófinanszírozású kifizetési kérelem • Támogatás folyósítása a Kedvezményezett (v. Engedményes) részére • teljes összeg kiegyenlítését igazolni szükséges • akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10%-át és legalább 100 eFt-ot (kivételek: FÁFA elszámolás, konzorciumi tag, első kifizetési kérelem) • Szállítói finanszírozású kifizetési kérelem • a számlák támogatástartalma közvetlenül a szállítónak vagy (engedményesnek) kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után • szállítói finanszírozás csak olyan számlák esetében kérelmezhető, amelyek esetében az igényelt támogatás számlánként eléri az 5 millió forintot (kivétel: szállítói előleg, fedezetkezelő, Kbt 305§) • Vegyes finanszírozású kifizetési kérelem • utó és szállítói finanszírozású tételeket is tartalmaz

9. Időközi kifizetési kérelem összeállítása III. • Csatolandó dokumentumok: • Számla (záradékokkal) • Teljesítési igazolás • szerződés, megrendelés, elfogadott árajánlat • Kifizetés bizonylatai • Számla-, bér-, fordított ÁFA- egyéb összesítők (NFÜ nyomtatványok!) • Piaci ár igazolása • Tevékenység-specifikus dokumentumok: • Műszaki ellenőr igazolása és/vagy Független mérnöki jelentés • Bérkarton, munkaszerződés • Stb.

10. Piaci ár igazolása • Közbeszerzési eljárás lefolytatása vagy az egy költségkategóriára • vonatkozó nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén az • árajánlatok elfogadhatóságának feltételei: • legalább három, • azonos tárgyú (tárgya a projekt tárgyának megfeleltethető legyen) • összehasonlítható (műszaki tartalmát tekintve összehasonlítható legyen) • összegében egyértelmű, • írásos ajánlatot kell bekérni • megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál ne legyen régebbi • az ajánlat adók a Kedvezményezettől és egymástól is függetlennek kell lennie

11. Időközi kifizetési kérelem összeállítása IV. • Kifizetési kérelem tartalmi és formai megfelelősége • Alapvető elutasítási indokok: • Utófinanszírozás esetén jogszabályi %-os és összeghatár el nem érése • PÁLYTÁJ/online számlakitöltő program mellőzése • Elszámolhatósági feltételek: • Ténylegesen felmerült költség • Elszámolhatósági időn belül felmerült költség • Pályázati Útmutató szerint elszámolható • Kapcsolódik a projekthez, hozzájárul a projekt cél eléréséhez (mérték) • Nem haladja meg a szokásos piaci árat • Nem valósul meg kettős finanszírozás • stb

12. Tipikus hibák I. • Alapvető problémák: • Nem megfelelő kifizetési kérelem nyomtatvány használata – PÁLYTÁJ/online számlakitöltőből kell kinyomtatni! (más lehetőség csak programhiba esetén vehető igénybe) • Szállítói (vegyes) finanszírozás esetén a számlák támogatástartalma nem éri el egyenként az 5 millió forintot • Előleg igénybevétele esetén az első kifizetési igénylés nem érkezik be 8/6 hónapon belül. • FÁFA elszámolás elkésik

13. Tipikus hibák II. • Kifizetési kérelem formanyomtatvány megfelelősége: • Kifizetési kérelem tipikus formai hibái:nincs keltezve, nincs minden oldala aláírással és bélyegzővel ellátva, A nyomtatványon, egyéb dokumentumokon a kedvezményezett aláírása nem cégszerű, az aláíró személye nem került bejelentésre (KSZ meghatalmazás formanyomtatvány), Regisztrált mérlegképes könyvelő/könyvvizsgáló ellenjegyzése és regisztrációs száma/kamarai tagságának száma hiányzik • Kifizetési kérelem tipikus tartalmi hibái:bankszámlaszámok hiányoznak (ha ez PÁLYTÁJ hiba, akkor jelezni kell a KSZ EMIR referensnek és javítás után kell csak kinyomtatni), a Kedvezményezett magasabb költséget kíván elszámolni, mint a rendelkezésre álló keret, nem megfelelő költségvetési sor (változás bejelentés) és projektelem kerül kiválasztásra

14. Tipikus hibák III. • Számlák tipikus formai hiba: • vevő neve és címe nem pontos (nem Kedvezményezett  ) • tétel megnevezése nem kellően meghatározott/részletezett (pl. csak annyi van írva „szolgáltatás” és nincs a szerződésre hivatkozással vagy a projektre hivatkozással konkretizálva, nem összehasonlítható az elfogadott költségvetéssel) • nincs számlarészletező csatolva, azon a kapcsolódó számla sorszáma nincs feltüntetve • látszódik, hogy nem az eredeti példányra van felvezetve a „Projektszám + Támogatás elszámolására benyújtásra került” záradék, „teljesítést igazolom) • „nettós” kedvezményezett az ÁFA összegét is elszámolni kívánt költségként állítja be • gépi számlát kézzel javítanak/nem a szállító javítja ki a hibát, hanem a vevő

15. Tipikus hibák IV. • Számlák tipikus tartalmi hibái: • a számla teljesítési időpontja nincs összhangban a PEJ vagy ZPEJ szerinti tevékenység megvalósítási időszakkal, TSZ 1 és 11. sz. mellékletével • fordított adózás szabályai alóli mentességet célszerű igazolni indoklással (ha a vállalkozói szerződés nem tér ki rá ), • előlegszámlán teljesítés igazolás nem értelmezhető • a megrendelés/szerződés és a számla nem áll összhangban egymással, • pénzügyi ütemezésnek nem megfelelő számlázás (Kbt!)

16. Tipikus hibák V. • Teljesítési igazolások formai-tartalmi kellékei: • Teljesítési igazolások tipikus formai hibái: nincs cégszerűen aláírva vagy nem az arra jogosult írta alá (lásd pl. megbízási szerződés ezen pontja) • Teljesítési igazolások tipikus tartalmi hibái: a leigazolt teljesítési időpont nem egyezik a számla teljesítési időpontjával  számla javítás ???, • tartalmaz olyan adatot, amely a keltét követően állt rendelkezésre

17. Tipikus hibák VI. • Számlaösszesítők megfelelősége: • Számlaösszesítők tipikus tartalmi hibái: nincs összesítő csatolva, táblázat alján a nyilatkozat nem teljes („lemaradt”), • összesítő sorok nem kerültek beépítésre, • az összesítő táblázat nincs önálló bizonylatként felrögzítve a számlakitöltőben, • nincs számlatételekre bontva rögzítve (elszámolási kategóriánként: projektelem + főkönyvi szlaszám) • Kifizetés bizonylatainak megfelelősége: • Kifizetés bizonylatainak tipikus tartalmi hibái: Több tétel összevontan kerül utalásra, köztük elszámolni nem kívánt számlák is / nincs hivatkozás a számlára szállítói igazolással kell kiegészíteni a kifizetési bizonylatot, amely szerint az adott számla teljes egészében pénzügyileg rendezve

18. Tipikus hibák VII. • Szerződések tartalmi megfelelősége: • Szerződések tipikus tartalmi hiba: Nem egyértelmű feladat meghatározás (az útmutató vagy az elfogadott költségvetés/árajánlat alapján nem beazonosítható), • egyes tevékenységek külön-külön nem beárazottak, • esetleges módosításuk nem kerül benyújtásra, • közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződések esetében egyéb követelmények (szerződésmódosítás bejelentése, közzététele stb.) • Egyéb specifikus dokumentumok: • Munkaköri leírással összefüggésben felmerült hiányosság: egyes projekttevékenységekkel kapcsolatos kijelölt hatáskörnek nincs nyoma a megvalósítás dokumentációjában vagy a munkaköri leírásban • Független mérnök/műszaki ellenőr igazolása: egymásnak ellentmondó készültségi fokok

19. Leggyakoribb hibák • számlaösszesítők használata (25 MFt alatt 100 eFt-os)! • Összesítők kitöltése: kelte:elszámolási időszak: összesítőn szereplő számlák/munkavégzési időszakok teljesítési időpontjai alapján meghatározott időszak első és utolsó napja; kifizetés dátuma: utolsó pénzügyi teljesítés dátuma; teljesítés dátuma: az összesítőn szereplő számlák/teljesítési időszakok közül az utolsó teljesítési időpont, számla kelte: összesítő aláírásának dátuma • meghatalmazotti szabályok (KSZ meghatalmazás minta) • számviteli kategóriák nem a valóságot tükrözik • könyvvizsgálói jelentés nem kerül benyújtásra • független mérnöki jelentés nem kerül benyújtásra (250 millió Ft támogatástartalmú építési beruházás esetén) • teljesítés időpontja a számlán nincs összhangban a teljesítési igazoláson szerepelő dátummal (teljesítést utólag is le lehet igazolni- dátumok összhangja)

20. Hiánypótlás, elutasítás • Tartalmi vagy formai hibás kifizetési kérelem következménye: • Hiánypótolható hiba esetén 30 naptári nap határidővel hiánypótlás teljesíthető, a határidő be nem tartása esetén a kifizetési kérelem vonatkozó része elutasításra kerül. • Hiánypótlás keretében tett KSZ észrevételek nem feltétlenül hibát jeleznek, csak megerősítésre vagy kiegészítésre van szükség. • Hiánypótlás keretében újabb számla/bizonylat pótlólagos benyújtása és felrögzítése csak akkor lehetséges, ha a hiánypótlási felhívás teljesítéséhez szükséges (sztornó, helyesbítő) • Nem megfelelően hiánypótolt vagy hiánypótlással nem megoldható hiba esetén a teljes kifizetési kérelem vagy annak érintett része elutasításra kerül. • Az elutasított kifizetési kérelemben foglalt számlák ismételten benyújthatók, amennyiben az azzal kapcsolatos hibák szabályosan, megfelelően javíthatóak és kijavításra kerültek. Felhívjuk a figyelmet, hogy a nem szabályosan javított hibák szabálytalansági eljárást vonhatnak maguk után  A dokumentáció összeállítása során kérjük, szíveskedjenek az esetleges formai és tartalmi hibákat elkerülni annak érdekében, hogy az adott költségtétel elszámolható legyen. (Beadott dokumentumok keltezése közötti ellentmondások!)

21. Általános szabályok • Kifizetési kérelmek és PEJ/ZPEJ kapcsolata: • PEJ/ZPEJ elutasítása felfüggeszti a kifizetési kérelmeket. • Kifizetési kérelem és előleg elszámolás: • Az előleg elszámolás a korábban igénybe vett előleg összegéig számlák, gazdasági eseményt hitelesen igazoló bizonylatok benyújtásával történik tetszőleges ütemezésben, legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem időpontjáig.  on-line számlakitöltőben előleg elszámolás összegének megadása • Nem szükséges rögtön az első kifizetési kérelemben megkezdeni az előleg elszámolást! • Közbeszerzési dokumentumok ellenőrzése: • Érintett tételeket függeszti (Külső szakértő, időigényes)

22. Általános szabályok II. • TSZ módosítások és változás bejelentések • A benyújtott változás bejelentéseket az EMIR-ben át kell vezetni, ezt követően az on-line számlakitöltő programba a Közreműködő Szervezet által módosított adatok átkerülnek. Kérjük, az ilyen jellegű adatmódosítások során a fentieket vegyék figyelembe a kifizetési kérelmek összeállítása során. Lehetőleg a változás bejelentéseket a kifizetési kérelem benyújtása előtt szíveskedjenek megtenni. (pl. költség átcsoportosítás) A kifizetési kérelemben foglaltakat érintő változás bejelentések és TSZ módosítási kérelmek a jóváhagyásig/szerződéskötésig felfüggesztik a kifizetéseket. • Amennyiben a szükséges változtatások az on-line számlakitöltőben nem jelennek meg, úgy megfelelő kifizetési kérelem összeállítás nem lehetséges, így a kifizetési kérelem elutasításra kerülhet, mivel az abban foglaltak nem felelnek meg a pályázó által közölt adatoknak.

23. Záró egyenleg kifizetési kérelem • Ebben az esetben a kifizetési kérelemmel együtt Záró Projekt Előrehaladási Jelentést szükséges benyújtani. • A záró csomaghoz a jogerős használatba vételi stb. engedélyeket be kell nyújtani, a beruházásokat aktiválni kell. • Mindkét dokumentumnak együttesen kell megfelelnie – hiánypótlás lehetséges. • Hiánypótlás után nem felelt meg: • 40 napos felfüggesztés, amely alatt többször is korrigálható a beadott anyag (mind ZPEJ, mind Zkifiz). • - Záró egyenleg kifizetési kérelem elfogadása után: ha egyes benyújtott számlák nem kerülnek kifizetésre, és a ZPEJ elfogadásra kerül, a projekt lezárul, további kifizetés nem lehetséges. • - Amennyiben a támogatási összeg meghaladja a 25 MFt-ot, úgy legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem hiánypótlásának beérkezését követően helyszíni ellenőrzés keretében a Közreműködő Szervezet meggyőződik a közölt adatok helytállóságáról, a projekt fizikai megvalósulásáról. 25 MFt támogatási összeg alatt mintavételes eljárással történik a projektek kiválasztása helyszíni ellenőrzés céljára.

24. Helyszíni ellenőrzés • Helyszíni ellenőrzés és kifizetések kapcsolata: • Tervezett és megvalósult műszaki tartalom összehasonlítása, eltérések megállapítása • Elkülönített nyilvántartás rendelkezésre áll • Eredeti számlák a helyszínen rendelkezésre állnak, megegyeznek a korábban benyújtott másolatokkal • Összesítőn szereplő kisösszegű számlák + alátámasztó dokumentumaik rendelkezésre állnak és elszámolhatóak • Tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele • Elszámolt költségek könyvelése (a projekt költségvetésben és a kifizetési kérelemben megjelölt költségvetési sorok) • Adóbevallások • Keletkezett bevételek a projekt megvalósítás során (pl. előleggel kapcsolatos pénzügyi bevételek) • Kifolyósított előleg, fordított áfa előleg felhasználása  csak a projekt céljára!

25. Kifizetés folyamata, munkamegosztás • Kifizetési kérelmek ellenőrzése, hiánypótlása, a ÉARFÜ-n belül: 2 fő (főszabály szerint 1 fő projektmenedzser és 1 fő pénzügyi menedzser) • További „ÉARFÜ-s” feladatok minimum 5 fő (kapcsolódó ellenőrzések, átutalások, kapcsolattartás az IH-val) + 1 vezető személy • Kifizetési kérelmek felülellenőrzése, forrásbiztosítás: NFÜ ROP IH (ROP Irányító Hatóság) pénzügyi (forráslehívó) csoport - Budapest • Kedvezményezett részére történő utalás feltétele: köztartozás-mentesség (EMIR-ből ellenőrizzük)  köztartozás vagy elektronikus adatszolgáltatási hiba esetén köztartozás-mentesség igazolás hiteles formában (eredeti példány vagy e-hiteles példány)

26. Információ, Jogszabályi háttér • Hasznos információk: • - PÁLYTÁJ felület/információk • - www.nfu.hu/Pályázatok (bal oldalon)/Hasznos információ • pályázóknak/Elszámolási és nyomon követési nyomtatványok • - www.eszakalfold.hu/EU-s források (bal oldalon)/Kedvezményezetteinknek • Legfontosabb jogszabályok: • - 6/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet (különösen 15.§ - 24.§) • - 281/2006. (XII.23.) Kormányrendelet (különösen 19.§ - 20.§ 30.§ - 35.§, 57.§ - 62.§) • - 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet (különösen 108.§ - 154.§) • - 313/2010 (XII.23.) Kormányrendelet a 292/2009.(XII.19) Korm.rendelet módosításáról • - 19/2007. (VII.30.) MeHVM rendelet • A vonatkozó jogszabályok teljes listája tekintetében az útmutató az irányadó. • Az egyes kedvezményezettek tevékenységét szabályozó további jogszabályokat mindez nem írja felül!

27. Kérdések

28. Köszönöm a figyelmet!