Beszámoló az Elektronikus levéltár projektről EKOP-1.2.8-08-2008-0001 MLE Vándorgyűlés

1. Az Ön jövőjébe ruházunk be! Beszámoló az Elektronikus levéltár projektről EKOP-1.2.8-08-2008-0001 MLE Vándorgyűlés Dr. Kenyeres István Balatonfüred, 2011. június 21.

2. Az előadás tárgya Az Elektronikus levéltár projekt főbb mérföldkövei (2007. október – 2011. június) Az Elektronikus levéltár projekt célja A most lezárult e-levéltári közbeszerzés eredményeként létrejövő rendszer bemutatása

3. Főbb mérföldkövek

4. A generálszállítói közbeszerzés keretében létrejövő rendszer Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) Definíció: A levéltárakban futó szoftverek és az azokhoz szükséges hardver elemek együttese. A levéltári technológiai központ együttműködik a Központi Archívum Szolgáltatási Rendszerrel (KR).

5. Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) fontosabb elemei • Levéltári alkalmazói szoftver a hagyományos és elektronikus iratok együttes kezelésének, nyilvántartásának, feldolgozásának és kutathatóvá tételének támogatására. • Archiváló Laboratórium. Feladata: • a) az off-line (adathordozón történő) iratátvétel, • b) a problémás elektronikus állományok szükséges vizsgálatának, ellenőrzésének, a javításoknak, és szükséges átalakításoknak a támogatása, • c) standard archiválási eljárások kidolgozása. • Digitalizáló eszközrendszer (A/0 szkenner, digitális kamera, hangdigitalizációs eszközrendszer, mikrofilmszkenner stb.) • Az 1-3. feladatok ellátáshoz szükséges tárolókapacitás.

6. Központi rendszer (KR) fontosabb levéltári funkciói • Elektronikus iratok és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások, metaadatok on-line átvétele. • Az e-iratok hosszú távú, katasztrófatűrő tárolása. • E-levéltári folyamatok támogatása • Publikus iratokhoz való hozzáférés biztosítása. • „Referencia levéltár” kialakítása

7. A KR-ben kialakuló alapszolgáltatások 1) Elektronikus iratok katasztrófatűrő, hosszú távú tárolása, megőrzése • az adatok sérthetetlenségének, integritásának a biztosítása • a joghatás folytonosságát biztosító elemi szolgáltatás készlet • az olvashatóság feltételeit biztosító elemi szolgáltatás készlet • az archívumon belüli keresés támogatása • a kért adatok megjelenítéséhez szükséges elemi szolgáltatás készlet 2) A felhasználók részére az internetes elérése biztosítása • felhasználók személyazonosítása Ügyfélkapun keresztül • a kikért iratok értesítési tárhelyen történő átadása ( Ügyfélkapu) • szolgáltatók részére Hivatali kapun keresztüli rendszerkapcsolatok kialakítása

8. A KR e-irattári szolgáltatása • Az e-irattárhoz szerződéssel csatlakozott köziratképző szerv irattárazott e-iratokat helyezhet el átmeneti tárolás céljából legfeljebb az irattári terv szerinti levéltárba adásig/selejtezésig terjedő időszak végéig. • Az e-irattárban tárolt iratok feletti rendelkezési jog az iratképző szervnél marad. • Az e-irattár legalapvetőbb szolgáltatása a tárolási funkció biztosítása. • Kapcsolódás: az akkreditált és az interoperabilitási követelményeknek megfelelő iratkezelő rendszerek részére a nyílt és megfelelően dokumentált csatlakozási szabványok mentén.

9. Funkcionális vázlat

10. Szolgáltatások - Levéltárak számára • A két levéltár úgy veszi igénybe a KR szolgáltatásait, mintha az egy saját eLevéltári rendszer lenne • Saját tartalom • Saját szakmai műveletek • Saját információs rendszer alkalmazások és azok kapcsolódása a KR-hez (MOL és BFL) • Web felületű Referencia levéltár • Közös eszközkészlet

11. Csatlakozás további levéltárak részére • Referencia levéltár • A KR levéltári szolgáltatásrétege úgy kerül kialakításra, hogy az a többi közlevéltár (első körben a területi általános levéltárak) részére is publikussá tehető. • Ezek elérésével, használatával a többi levéltár költséghatékonyan csatlakozhat a rendszerhez, képesek lesznek megfelelni a legalapvetőbb e-levéltári feladatok megoldására (átvétel és hosszú távú megőrzés). • Megoldandó feladat az e-levéltár projekt lezárulta (2012.02.29.) után: • a levéltárak csatlakoztatás a KR levéltári szolgáltatás-rétegéhez, • a helyi technológiai központok létrehozása az e-iratok off-line átvételére, szakszerű feldolgozására, metaadatolására, a papíralapú és e-iratok egységes levéltári kezelésének megoldására

12. Levéltári szoftverek • A) LNYR = Levéltári Nyilvántartó Rendszer • Feladata: a 10/2002. NKÖM rend. szerinti nyilvántartások vezetése • A papíralapú és elektronikus iratok egységes nyilvántartása • A levéltári feldolgozómunkát a nemzetközi levéltári szabványok (pl. ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF) stb.) alapján támogató rendszer kialakítása (pl. „egyedi, iratspecifikus, adatbázis-építés” támogatása, névterek kezelése stb.) • A levéltári munkafolyamatokat támogatása (kutatótermi adminisztráció, elektronikus kikérés, raktár-logisztika, levéltári munkafolyamatok kezelése, restaurálási modul stb.) • Összességében: egy új AIS (Archival Information System) kialakítása és összekapcsolása az elektronikus levéltári folyamatokat kezelő szoftverrel

13. LNYR változások • Módosítás a feltételrendszerben: • Egységes LNYR mindkét levéltár (MOL és BFL) részére • Az LNYR-eket ASP (= Application Service Providing) szolgáltatás jelleggel a Központi Rendszer részeként kell kiajánlani a felhasználó levéltárak részére • Előny: olcsóbb, egyszerűbb üzemeltetés, az üzemeltetési felelősség és költségek nem a levéltárakat terhelik!

14. Levéltári szoftverek • B) OAIS-funkcionalitást megvalósító szoftverréteg • Irat átvétel (Ingest) és annak előkészítése (Pre-Ingest) • Hosszú távú megőrzés tervezése (Preservation Planning) • Hosszú távú iratmegőrzés, tárolás megvalósítása (Archival Storage) • Archív tárolási funkciók kezelése az ún. SIP és AIP egységekre (Archival Storage) • Használat (Access) • Feldolgozás és adatkezelés (Data Management)

16. A nyertes ajánlat

17. LNYR – AIS megoldás • Scope Archiv (CH) • Felhasználók: 70 levéltár, 8 országban (Ausztria, Albánia, Belgium, Hollandia, Luxemburg, Németország, Svájc, Szlovénia), 1000 felhasználó • Nemzeti levéltárak: Svájc, Ausztria, Szlovénia, Luxemburg • Nagyobb területi levéltárak: • Németország: Baden-Würtemberg, Sachsen-Anhalt, Hamburg • Svájc: 13 kanton levéltára • Szlovénia: a 6 területi levéltár • Jelentősebb városi levéltárak: • Amszterdam, Drezda, Zürich

18. LNYR – AIS megoldás • Két alternatíva: • E-Archívum továbbfejlesztés • Kész alkalmazás beszerzése • Scope Archiv • Idea • AdLib • ArchiNet • Feladat:40 követelmény késztermékkel történő lefedése

19. Scope funkciók Klasszikus levéltári funkciók lefedése • Törzskönyv – szabadon definiálható, hierarchikus levéltári leírási rendszer (levéltártól az ügyiratdarabig) • Naplók • Szervnyilvántartás - szervdosszié • Kutatók, ügyfelek nyilvántartása • Raktári jegyzékek – raktári egységek fizikai kezelése és összekapcsolása a logikai leírással (törzskönyv) • Raktárkataszter • Kutatói kérések (online is) menedzselése • 10/2002. NKÖM követelmények mindegyikének (kb. 95%) megfelel, ill. kis fejlesztéssel megfeleltethető a többinek (mo-i specialitások) is

20. Scope funkciók • Klasszikus levéltári funkciók támogatása: • Levéltári workflow támogatás (iratátvételek, gyűjtőterületi, kutatói ügyek dokumentálása, fonddosszié adminisztrálása, vezetői feladatok kiadása, ellenőrzése stb.) • Névtértámogatás • Adatmigrációs eszközök tömeges adatbetöltése • Strukturált adatok (xml, csv, xls stb.) • Képek tömeges kezelése

21. Scope funkciók • Online elérés: scopeQuery • Áttekintés a levéltári iratanyagról (böngészés) • Egyszerű és összetett keresés • Névteres keresés támogatása • Több nyelvű keresési felület • Kutatói kérések leadása • Reprográfiai megrendelések

22. Scope – funkcionális felépítés és modulok

28. Scope – leírás

29. Naplók (gyarapodás, fogyaték, átmeneti, kölcsönzési, letéti)

30. Query – szlovén területi levéltárak keresője http://www.siranet.si

31. Svájci levéltárak közös portálja (nem csak scope rendszerek)

32. OAIS komponens: DOXiS4 • Referenciák: • Bundesarchiv Deutschland (nem teljes körű OAIS funkcionalitás) • Stuttgarti Városi Levéltár • ugyanilyen implementáció van folyamatban a kölni, münsteri és drezdai városi levéltárakban, • valamint a wesztfáliai mezőgazdász szövetség archívumában, a SEW-Eurodrive nemzetközi hajtóműgyártó vállalat 45 millió dokumentumos on-line archívumában, az alsószászországi egészségpénztári egyesületnél (KVN=Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen).

33. A központi archívum szolgáltatásrendszer technológiai alapja és vázlatosfelépítése

34. A projekt az Európai Unió támogatásával, Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg. Köszönöm figyelmüket!