Process de clôture sur SAP®

1. IXERP consulting Process de clôturesur SAP®

2. IXERP consulting Règles de gestion Générales • Périmètre du Process de clôture : • Cette procédure définit les règles de gestion liées aux opérations de clôture périodiques mensuelles. Elle précise notamment l’enchaînement des différentes étapes de la procédure de clôture en détaillant : • Les outils SAP permettant de réaliser chaque opération, • La périodicité des étapes : quand chaque opération doit être effectuée. • Population Concernées : • La procédure de clôture sera effectuée par une équipe dédiée au sein du service comptable. Ces personnes seront responsables à la fois : • Du bon déroulement de la procédure • De la qualité des données comptables à la suite de la clôture • Du respect des délais de clôture imposés par le calendrier commun. • Pour que la clôture comptable s’effectue correctement, certaines opérations doivent être également réalisées en amont par une population non comptable. Ces tâches sont également listées dans la procédure.

3. Enchainement des tâches de clôture Clôture et déversement des objets de gestion Clôtures des Immobilisations Clôture de la comptabilité générale Clôture de comptabilité fournisseurs Clôture des achats (Module MM) Clôture des ventes (Module SD) Clôture de comptabilité clients IXERP consulting • Les différentes tâches de clôture doivent suivre un enchaînement précis afin d’assurer la cohérence et l’exactitude : • La clôture des auxiliaires doit être faite avant la clôture des comptes généraux, • La clôture des modules amont doit être faite avant le sous module auxiliaire de FI • Les déversements de gestion sont à effectuer avant la clôture FI et notamment les déversements sur immobilisations. • Schéma récapitulatif :

4. IXERP consulting Règles de gestion détaillées • La procédure de clôture se réalise en 2 étapes : • Opérations de contrôles • Opérations d’écritures Opérations de contrôles Opérations d’écritures

5. IXERP consulting Opérations de contrôles • Synthèse et réorganisation des cycles de paiement • Description de l’opération • Synthèse des cycles de paiements • La fonction synthèse affiche l’ensemble des cycles de paiements effectués ou en cours toujours enregistrés dans SAP. La liste extraite permet de statuer sur les cycles non comptabilisés. • Réorganisation des cycles de paiements • Cette étape permet de limiter le nombre de cycles SAP conservés en mémoire. • La fonction réorganisation permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d’impression et protocole supprimés, proposition de paiement traitée, paramètres saisis, proposition de paiement générée ou paiements comptabilisés).

6. IXERP consulting Opérations de contrôles • Synthèse et réorganisation des cycles de relances • Description de l’opération • Synthèse des cycles de relances • La synthèse (ensemble des cycles de relance complétés ou en cours) s’affiche via le match code de la zone identification. Elle permet d’isoler les cycles non terminés et d’avertir les personnes concernées. • Réorganisation des cycles de relances • Cette étape permet de limiter le nombre de cycles conservés par le programme de relance. • La maintenance des cycles de relance est faite via la fonction de réorganisation d’un cycle de relance, qui permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d’impression et protocole supprimés, proposition de relance traitée, paramètres saisis, proposition de relance générée).

7. IXERP consulting Opérations de contrôles • Contrôle de cohérence Stock/FI • Description de l’opération • Ce contrôle a pour but de s'assurer que les écritures de stock sont en cohérence avec le solde des compte de bilan de classe 3. On se doit de comparer le solde du compte général avec la somme des valeurs en stock des articles qui le compose. L’écart entre les deux totaux est affiché. • En outre, le système détermine le compte de bilan sur lequel sont imputés les mouvements de marchandises. • Il est possible d'afficher les soldes par société ou par compte général. Le système compare le solde du compte général à la valeur en stock et affiche le cas échéant l'écart des deux totaux. Ce programme est lancé pour tous les articles.

8. IXERP consulting Opérations de contrôles • Contrôle d’exhaustivité • Description de l’opération • Le contrôle d'exhaustivité permet de vérifier que toutes les données en provenance des applications auxiliaires SAP ont bien été déversées en comptabilité générale. • Le contrôle sera effectué pour les applications amont déversant au fil de l’eau entre le solde des comptes imputés et les prés journaux qui accompagnent les transferts. • Le résultat de ce contrôle est un élément du dossier de clôture.

9. IXERP consulting Opérations de contrôles • Contrôle d’exhaustivité (suite) • Trois outils permettent d’effectuer les différents contrôles : • 1. État des totaux comptabilisés : l’état des totaux comptabilisés fournit les totaux au crédit et au débit par type de pièce. Il doit être rapproché du pré journal pour contrôle de la prise en charge. • 2. Journal des pièces : permet de lister les pièces comptabilisées suivant un certain nombre de critères. • 3. Permet de vérifier la comptabilisation des écritures de l’ensemble des modules (MM, SD) pour une période donnée par l’interrogation des soldes des comptes concernés. • En cas d’anomalies : • Les anomalies doivent être rectifiées. La pièce anormale est contre passée dans sa période de comptabilisation (éventuellement rouvrir la période) et est ensuite comptabilisée sur la période correspondant au mois en cours.

10. IXERP consulting Opérations de contrôles • Contrôle des pièces préenregistrées • Description opération • Ce contrôle a pour but de vérifier la présence de pièces préenregistrées ou périodiques avant la clôture des comptabilités auxiliaires, et de statuer sur les pièces ouvertes en avertissant le responsable de la saisie du statut.

11. IXERP consulting Opérations de contrôles • Contrôle des pièces de régularisation • Description opération • Ce contrôle permet de s’assurer de la contre-passation effective des pièces de régularisation en vérifiant leur présence avant la clôture des comptabilités auxiliaires. • Contrôle de TVA • Description opération • Ce contrôle permet de détecter les incohérences ‘compte d’assiette / code TVA’ sur les pièces.

12. IXERP consulting Procédure de clôture sur SAP • Opérations d’écritures comptables

13. IXERP consulting Opérations d ’écritures • Rapprochement automatique des factures non parvenues • Description opération • Cette opération permet de rapprocher au sein du compte 408xxx les commandes livrées dont la facture a été réceptionnée et enregistrée. • Les postes non soldés sont des transactions inachevées. Ils ne peuvent être rapprochés que lorsque l'on enregistre un montant de contrepartie identique dans le compte. • Par conséquent, le solde résultant des postes imputés à chacun doit être nul. Lors du rapprochement des postes, le système leur octroie un numéro de pièce de rapprochement et une date de rapprochement.

14. IXERP consulting Opérations d’écritures • Clôture des comptabilités auxiliaires • Description opération • La clôture des comptabilités auxiliaires SAP (Clients &Fournisseurs) est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables. Il convient de fermer la période en cours pour les comptes auxiliaires (K et D). • Transfert des créances et dettes • Description opération • A des fins de présentation de bilan, la gestion des comptes bi soldes est effectuée par le programme standard SAP, pour ce qui concerne les comptabilités auxiliaires (Fournisseurs, Clients et Immobilisations).

15. IXERP consulting Opérations d’écritures • Évaluation des comptes banques et des PNS en devises • Description opération • L'évaluation des comptes en devises concerne les dettes et les créances, ainsi que les comptes banque en devise OUT. • L'objet de ce traitement est d'évaluer les pertes et les gains potentiels

16. Opérations d’écritures • TVA sur facture non parvenue • Description opération • Les charges à payer (marchandises livrées non facturées) sont les dettes potentielles évaluées à l'arrêté des comptes. Elles ont pour vocation irrévocable à se transformer ultérieurement en dettes. • Elles sont comptabilisées sur un compte d'attente 408xxx "Fournisseurs - Factures non parvenues". Ce compte est soldé à réception de la facture par le crédit du compte 401xxx (compte collectif). • La présentation du compte de charges à payer au bilan doit être faite TTC. On enregistrera donc la TVA sur un compte 44586x "TVA sur factures non parvenues", écriture qui sera contre-passée en début de période suivante. • Ce programme permet de réintégrer la TVA à des fin de présentation de bilan pour le compte de charges à payer 408 "Fournisseurs - Factures Non Parvenues" (livraisons reçues mais non facturées) qui est géré hors taxes dans SAP. Un code TVA devra être renseigné lors du lancement du programme : ce code avec un taux différent de 0 ne sert qu’à indiquer le compte de TVA impacté. • Le programme standard SAP ne marche que si toutes les commandes ont un taux de TVA renseignée. • En cas contraire une O.D manuelle devra être passée au vu d’une analyse du compte « Fournisseurs – Factures non parvenues ».

17. IXERP consulting Opérations d’écritures • Amortissements • Description opération • Le programme crée des dossiers batch input destinés à l'enregistrement des différents amortissements. • Clôture de comptabilité générale • Description opération • La clôture de la comptabilité générale SAP est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables. Il convient de fermer les comptes généraux encore ouverts pour la période comptable en cours (Type S). • Cette opération ne doit être effectuée qu’après exécution des traitements mensuels. Après cette opération la période comptable est réputée close

18. IXERP consulting Contact • Votre Ingénieur Commercial IXERP • BENSIMON Stéphane • TEL : 01 73 04 92 34 • GSM : 06 61 79 78 32 • Mail : stephane.bensimon@ixerp.com • Conseil • Intégration WWW.IXERP.COM • Support • Formation