机关公文基础知识
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机关公文基础知识. 黄晓璐. 共分四个部分 第一部分 公文定义 第二部分 公文分类 第三部分 公文写作 第四部分 公文格式 第五部分 公文中常见问题分析. 一、 公文的定义. 公文是公务文书的简称。指党政机关及其他社会组织在公 务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。. 党政机关公文在整个国家机关的运转中起着“枢纽”作用。 公文不仅凝聚着从中央到地方的政策和精神,也连结着群众的生活。. 二、公文的分类 (一)公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

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机关公文基础知识

黄晓璐


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共分四个部分

第一部分 公文定义

第二部分 公文分类

第三部分 公文写作

第四部分 公文格式

第五部分 公文中常见问题分析


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一、公文的定义

公文是公务文书的简称。指党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。


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  • 党政机关公文在整个国家机关的运转中起着“枢纽”作用。

  • 公文不仅凝聚着从中央到地方的政策和精神,也连结着群众的生活。


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二、公文的分类

(一)公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

1.通用公文:又称行政公文。通行于各机关、团体、企事业单位中,如命令、指示、决定、通知、请示、报告等。

按行文方向分为上行文、平行文和下行文;

按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文;

按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文;

按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文;

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文;

按机密程度分为秘密文件、普通文件和公布文件;

按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。


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2.专用公文

指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料,具有专指内容、特定格式。

主要包括:财经文书、司法文书、外交文书及军用文书等。


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(二)公文种类

  • 通用公文从文种上划分,可分为行政公文和事务公文。根据2012年7月1日开始实施的《党政机关公文处理工作条例》规定,行政公文种类包括以下15种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议。事务公文包括:计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。


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  • 行政公文:

  • 1.命令(令)是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。它适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员,撤销下级机关不适当的决定。命令必须严肃审慎,不能滥用,错用。据《中华人民共和国宪法》和《地方各级人民代表大会组织法》规定:中国人民代表大会常务委员会委员长、中华人民共和国主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任可以发布命令。


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  • 2.决定、决议

  • 决定是指党政领导机关对重要事项或重大行动做出决策、安排和规定的指导性、指挥性公务文书。

  • 决议就是指党的领导机关就重要事项,经会议讨论通过其决策,并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。


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  • 3.公告。向内外宣布重要事项或者法定事项。一般是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。《国家行政机关公文处理办法》:“向国内外宣布重要事项,用‘公告’。”

  • 公告具有其严肃、庄重、权威的特点。它必须由特定的国家机关制法,所及内容重大而且多能引人关注。公告也具有公开性,它可以由大众传播媒介予以广泛展布。公告由其性质、内容、发布机关来区分,一般分为国家事项公告和司法公告。


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  • 4.通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

  • 公告与通告的区别 “公告”,发文机关级别更高(多为省、部以上机关),宣布的事更重大;或告知的范围更广,有时包含国外:发布的方式一般不张贴,而是通过通讯社、电台、报刊。 “通告”,使用机关范围最大,各种机关单位都可以发布;内容有时具有专门性(如银行、交通方面的),而事项则更一般化:发布方式多种式样,可张贴,也可在报刊、电台发布。


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  • 5.通知。发布规章和行政措施,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。

  • 发布性通知《(关于进一步加强作风建设、严肃工作纪律的通知))》、批转转发通知(关于转发《关于组织观看戏曲电影<尘封的军功章>)的通知》的通知、部署安排工作(《关于进一步加强乡镇综合文化站建设的通知》、《关于印发<范县“喜迎党的十八大”广场文化活动实施方案>的通知》)、《关于主题党课活动的通知》、《关于开展调研活动的通知》,会议通知(时间、地点、参加人员、内容)、事务通知(地址搬迁、办公电话号码更换、手续办理、党报党刊投递发放阅览使用等等)、职务任免通知。


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通知的几个特点:

  • 1.应用比较广泛,使用的范围广,具有较强的时效性,都有比较明确的内容要求和时限要求。

  • 2. 所承担的职能比较多样,一些够不上发决定、命令的事项,都可以由通知来承担。

  • 3. 下发对象有一定的专指性,不像通告和公告,对象都是泛指,是社会大众。而通知是针对特定的机关和有关人员。


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  • 6.通报。表扬先进,批评错误,传达重要精神、交流重要情况

  • 7、议案。由具有法定提案权的国家机关、会议常设或临时设立的机构和组织,以及一定数量的个人,向权力机构提出进行审议并作出决定的议事原案。


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  • 8.报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

  • 9.请示。向上级机关请求指示、批准。也是一种上行文,需要注意的是,请示是一事一请,只能有一个主送机关,而不能多头主送,不能越级请示。

  • 与报告的区别在于,请示是事前行文,报告是事后行文。

  • 请示的目的是为了批复。而报告只是如实反映情况,不要批复。


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  • 10.批复。答复下级机关的请示事项

  • 11.意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排。

  • 常见的有规划性意见、实施意见和针对某项工作的具体意见。


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  • 12.函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

  • 13.纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神。会议纪要与会议记录区别:

    第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务公文。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。


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  • 14.公报。公报也称新闻公报,是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。分会议公报、事项公报、联合公报。

  • 1)会议公报。用以报道重要会议或会谈的决定和情报的公报。

  • 2)事项公报。 党的高级领导机关用以发布重大情况、重要事件的文件。高层行政机关、部门向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时有时也沿用此类公报。

  • 3)联合公报 。用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议,如《中俄联合公报》。


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  • 事务公文:

  • 指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的文体。

  • 除规范性公文以外的公文,都叫做事务公文。常用的非规范性公文有调查报告类、工作计划类、工作总结类、讲话稿、简报信息类、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记、述职述廉报告等等。


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  • 在日常工作中,我们经常接触和使用到的一般是16类:

  • 1.请示报告;2.信息简报;3.通知通报;4.决定决议;5.调研报告;6.计划方案;7.领导讲话;8.会议纪要;9.总结报告;10.指导意见;11.工作规划;12.规章制度;13.公函便函;14.经验材料;15.学习体会;16.贺辞贺信。


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三、公文写作

  • (一)通知

  • 通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。

  • 1.标题:发文机关+事由+通知。

  • 2.正文:

  • 通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。

  • 通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。

  • 3.结尾:

  • 三种写法:

  • 意尽言止,不单写结束语。

  • 在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。

  • 再次明确主题的段落描写。


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  • 几种通知的写法:

  • 1.印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机关名称。正文须把握三点:对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等;写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要求。最后写明发文日期。

  • 例:《尘封的军功章》


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  • 2.指示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成,也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了,说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当,充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行,便于受文单位具体操作。

  • 例:

  • 中共范县县委宣传部关于加强乡镇综合文化站建设的通知


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  • 3.知照性通知的写法。这种通知使用广泛,体式多样,主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。

  • 4.事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种,但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备的材料等。


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  • 关于召开全县宣传思想文化工作座谈会的通知

  • 各乡镇,宣传思想文化系统各单位:

  • 定于*日*日召开全县宣传思想文化工作座谈会,现将有关事项通知如下:

  • 一、会议议题传达学习**精神;总结交流今年来宣传思想文化工作;研究部署下一步工作。

  • 二、参加人员:***。

  • 三、会议时间:*日*日。

  • 四、会议地点:***。

  • 五、有关事项

  • (一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。。

  • (二)请各乡镇,宣传思想文化系统各单位于*月*日下午下班前将参加会议人员名单报到县委宣传部办公室。

  • 联系人:×××,联系电话:××××,传真:××××××。

  • 落款


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  • 5.任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。


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  • (二)请示

  • 1.标题:制发机关名称+事由+请示。

  • 2.正文:

  • 请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。

  • 请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。

  • 3.结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。

  • 注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。


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  • 关于在全国开展基本农田保护工作的请示

  • 国务院:

  • 为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。具体意见如下:

  • 一、明确指导思想,加强组织领导。………………

  • 二、根据不同地区确定保护重点。………………

  • 三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。

  • 国家土地管理局

  • 一九九一年一月二日


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  • 关于申请印制十八大精神宣传资料所需经费的请示

  • 县政府:

  • 为进一步宣传贯彻党的十八大精神,在组建宣讲团,深入企业、乡村、社区、学校进行宣讲的同时,需印制党的十八大宣传册、宣传页等宣传资料,并进行发放,使党的十八大精神家喻户晓、人人皆知。特需印制经费贰万元整(¥20000.00元)。

  • 当否,请批示。

  • 中共范县县委宣传部

  • 2012年12月25日


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  • (三)报告

  • 1、综合性报告:标题由事由加文种组成,如《关于2012年宣传思想文化工作情况的报告》;报告单位、事由加文种,如《**局关于2012年度工作情况的报告》。

  • 正文要把握三点:(1)开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目的,对整个工作的估计、评价等作概述,以点明主旨。(2)主体,内容要丰富充实。作为正文的核心,将工作的主要情况、主要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。(3)结尾,要具体切实。写工作上存在的问题,提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

  • 2.专题报告的写法

  • 标题由事由、文种组成,如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性。

  • 正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;

  • 以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施。


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四、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

  • 公文版心内的要素有三部分:

    版头、主体、版记。


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版头组成:

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。没有标上保密期限的,绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、10年认定。

3、紧急程度

如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。


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4、发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。

联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。


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5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。


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7、公文标题

红色反线下空2行,用2号小标宋体字。

公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如,《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》,这里“国务院”是发文机关;“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

拟写公文标题时,应特别注意以下几点:

①在拟写标题时,一定要准确选定和标明文种,不能自造文种。


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②标题排列要对称、美观,除字数较少的一行字标题外,两行以上的可排成宝塔形,也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时,不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

③公文标题中除书名号的使用有明确规定外,一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的,可用空格或换行的方式表述。例如:

国务院关于依靠科技振兴农业


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8、主送机关

标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

确定主送机关应注意:

①只写受文机关的名称,不写领导个人名字(领导特别要求的除外)

②请示的公文,应坚持主送一个机关的原则,不能多头主送;除特殊情况外,不得越级请示。受双重领导的机关向上请示,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。

③批复下级请示,只能主送原请示机关(单位),对相关机关(单位),用抄送。

④普发公文,主送机关应写规范化统称,如××省人民政府普发文件,主送机关写为“各市、县人民政府,各地区行政公署,省政府直属各单位”。


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9、公文正文

主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

10、附件

公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。

11、 机关署名和成文时间

阿拉伯数字,右空四字编排。

特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。


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12、公文生效标识

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章的基本原则是上不压正文、下要骑年盖月。

当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。

②联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。


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13、印发机关和印发时间

用4号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。


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16、页码

用4号半角宋体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。


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17、行文层次序数

除总标题外一般有四个层次,总标题用二号华文中宋字体。

第一个层次,是大标题,一般用三号黑体,写成一、二、三;第二个层次是小标题,用(一)、(二)、(三)来表示,三号楷体;第三个层次用阿拉百数字表示,即1.2.3.,可以三号仿宋加粗以醒目;第四个层次用(1)、(2)、(3)表示。


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五、 公文中常见问题分析

(一)文种使用不当

主要表现在报告和请示的错用,两者同属上行文,但却存在着以下三各方面的不同:

1.行文目的不同

报告以陈述情况为主,不要求上级批复;请示以请求指示或批准事项为主,要求上级批复。

2.公文内容不同

请示可围绕请求事项反映情况,说明理由,不排除含有一定的情况汇报,但报告中不能夹杂请示事项。

3.规范性用语不同

报告一般用“特此报告”;请示一般用“当否,请批示” 。


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目前,这两种文体的错用主要表现在两个方面:

一是请示、报告混用,如《关于请省局领导出席工程硕士班开学典礼的报告》,此处应用请示;二是请示、报告并用, 如《关于召开质检协会换届大会的请示报告》。

(二)随意请报

“请报”指以单位名义向上级报送“请示”与“报告”。随意

请报主要有三种情况:

1.主送个人,如“x局长”、“x书记”。

2.多头主送,如“人事处、科技处”

3.越级上报


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(三)公文组成要素不全

1.上行文缺签发人,“请示”缺联系人姓名与、电话。

2.缺附件说明。

3.成文日期不规范,如“13年1月14日”等。


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(四)公文标题中的常见问题

1.缺少行文单位

公文标题通式为:行文单位+关于+事由+的+文种

2.文种方面的问题

标题无文种,主要有两种情况,一是将一般公文误作为法定公文,致使标题无文种,如关于……的申请、关于……的总结; 在转发、印发性通知的标题中,文种被放弃,致使标题无文种,如……关于转发……的方案。

两个文种并用,如关于……的请示报告、关于……任免决定的通知。

混用文种,较为常见的就是将“请示”错用成“报告”。


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3.标题中乱用标点符号

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。较为常见的错误用法是转发和颁发法规、规章时,不用书名号而用引号。

另外, 公文正文中的常见错误主要有语言文字方面的、标点符号方面的。


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谢谢大家!


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