Levéltár a falakon kívül – az egyházi levéltárak külső kapcsolatai

1. Levéltár a falakon kívül – az egyházi levéltárak külső kapcsolatai Lakatos Andor: Előadás a MFLSZ 2011. évi vándorgyűlésének szakmai konferenciáján: A levéltárak szerepe a fenntartók arculatformálásában Pécs, 2011. augusztus 29.

3. Bevezető • Arculatunk vizsgálatához tükörbe kell néznünk, s a szükséges külső nézőpont eléréséhez falainkon kívül kell merészkednünk – a feladat nem könnyű… • A felvezető kép-montázs tulajdonképpen egy külső szemmel készített megfogalmazása volt tevékenységünknek, mely a közelmúltban, e-kutatás szolgáltatásunk hirdetéseként született Kalocsán • Az arculat formálása szükségképpen felveti a kommunikáció kérdését, melyben korunk igényeihez-nyelvéhez kell alkalmazkodnunk – elkerülhetetlen az „e-világok” emlegetése… • A címben szereplő egyházi levéltárakról szakfelügyelői és egyesületi-kollegiális tapasztalatok alapján szólok (MELTE, OKGYK), külön adatgyűjtést a témában nem végeztem, közel húsz éves kalocsai tapasztalataim nyilvánvalóan hangsúlyosak lesznek…

4. Adottságaink • „Másfél személyes”, kis intézmények vagyunk (Már ez is eredmény… Hová akasszunk még lámpást? – ld. bevezető gondolatok…) • Gyűjteményi „szimbiózis” – gyakran könyvtárak és múzeumok közelségében élünk. Közös feladataink és terheink is vannak, viszont velük együtt, rajtuk keresztül is kommunikálhatunk… • Szűk szakmai kör: kb. 80 munkatárs a magyar egyházi levéltárak világa az egész Kárpát-medencében – jól átlátható, szervezhető közösség • Alapvetően kedvező ellátottság körülmények: a külkapcsolatokhoz szükséges kommunikációs- és egyéb eszközök általában rendelkezésre állnak (informatikai eszközök, előadó- és kiállítótér stb.) • Keveset tudnak rólunk (a falakon kívüli munkát gyakran szinte a nulláról kell kezdenünk) – ha viszont a nyilvánosság elé lépünk valamivel, az újdonság erejével hathat (sikerélmény lehetősége)

5. Fenntartóink • Fenntartóink levéltári jártassága az utóbbi két évtizedben csökkent. A hagyományos levéltári munkát jól ismerő, központi hivatali karrierek után más életutak, új vezetők jöttek, akik kevesebbet jártak-járnak levéltárban • Fenntartóink levéltárakról alkotott képe ugyanakkor számunkra pozitív módon változott. Ennek egyik jele, hogy a financiális szempontból válságos évek nem eredményeztek bezárást vagy leépítést – inkább az áldozatváltozás volt jellemző. (Szükség van ránk?!) • Jellemző a kultúra növekvő szerepe a pasztorációban – számunkra kedvező háttér, mellyel élhetünk. Róma, 1997: Az egyházi levéltárak szerepe a lelkipásztori életben c. körlevél, mely a levéltári „vagyon” és az új evangelizáció összefüggéseiről beszélt… • A kultúra missziós jelentősége kétségtelen – szélesebb körök elérésére, a média-figyelem felkeltésére a kulturális események kiválóan alkalmasak (megemlékezések, évfordulók, kiadványok, kiállítások stb.) – a levéltár ezekben partner, résztvevő lehet – arculatformálás igénye

6. Falakon kívüli környezetünk • Kutatószolgálat: évente összesen kb. 1-2 ezer, intézményenként kb. 50-60 kutatónk van, őket általában „családias környezet” és gyors kiszolgálás fogadja, így elégedettek, de ők valójában még falakon belül vannak(!) • Adatszolgáltatás, levelezés: az e-mailek világában nagyon elterjedt, a kutatószolgálatnál jelentősebb ügyszámban történik. Itt már megoszlik a kép: van ahol nincs energia válaszolni, van ahol kutatási megbízásként, szolgáltatási díj fejében dolgoznak, és van ahol alapos és részletes válaszokat adnak ingyen (arculatformálásként!) • Kiadványok: elterjedtek és fontosak intézményeink életében, de igényes tartalom-kivitel esetén is maximum ezer példányos nagyságrendben, elég rossz terjesztéssel, jelennek meg, szélesebb körökben nehezen hozzáférhetőek • Iskolák, oktatás: néhány történelmi helyen rendszeres bemutatók (középkori oklevelek), TÁMOP 3-4 intézményben • Kiállítások: önállóan kevés, de gyűjteményi együttműködésben hatékonyak(az igények is változtak…) • Internet: egyelőre szerény honlapok, csekély látogatottsággal – a jövő fontos kitörési pontja lehet, szolgáltatásokkal…

7. Környezetből erőtér? • A környezetünkkel folytatott sikeres kommunikációval intézményünk céljaihoz hasznosítható erőforrásokat-támogatást is kaphatunk – pl. Communio-projekt Kalocsán • A Communio-projekt célja egyházmegyénk családtörténeti és helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, és internetes kutatói szolgáltatása, melynek keretében jelenleg 235 regisztrált kutató mintegy 420 ezer képet használ (a szolgáltatás 9 hónapos) • A projektet levéltárunk 2009 augusztusában indította. A most két éves vállalkozás alulról építkezik, nem központi támogatásból működik, hanem helyi (a feldolgozásban érintett, motiválható) erőforrásokra épít • A rendszeres kommunikáció, környezetünk bevonása a tervezésbe-végrehajtásba intézményünk számára „társadalmi erőteret” eredményezett, arculatformáló tényezővé vált

8. Környezeti erőforrásaink 2011-ben • Városi önkormányzat-közmunka: a digitális képfelvételek készítése-kezelése közmunkások segítségével történik (három főállású személy – értéke kb. 3,4 mFt) • Megyei önkormányzat: mivel a vállalkozás regionális (a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye Bács-Kiskun megye területével azonos), a megye is támogat pl. eszközökkel – idén 300 eFt értékben • Paksi Atomerőmű Zrt: a közben beindult újszerű internetes tartalomszolgáltatás színvonalas technikai hátterét (server-hosting) a közeli Atomerőmű biztosítja – 400 eFt értékben • Magyar Örököskutató Iroda: anyakönyvi mutatók digitalizálása külföldön – 350 eFt értékben • E-kutatók: az internetes kutatói szolgáltatás „fogyasztói” regisztrációs díjukkal a rendszer támogatóivá válnak – éves bevétel kb. 1,2 mFt • Az említett támogatások éves végösszege: 5,6 mFt • A „társadalmi erőtér” formálja arculatunkat, és a pénznél többet jelent, számos területen van hatása…

9. Köszönöm a figyelmet!