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MISION

MISION. Somos una entidad que vigila la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos , en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital. VISION.

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  1. MISION Somos una entidad que vigila la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital. VISION A 2015 la Contraloría de Bogotá, D.C., será reconocida como un organismo de control respetable, confiable, técnico y oportuno en el ejercicio de la función de vigilancia del manejo de los recursos públicos del Distrito Capital.

  2. POLITICA AMBIENTAL “La Contraloría de Bogotá, en ejercicio de las funciones de Control Fiscal en el Distrito Capital se encuentra comprometida con cumplimiento de la prevención de la contaminación, la identificación y control de sus aspectos e impactos ambientales generados por la gestión de la entidad, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de carácter ambiental aplicables y el mejoramiento continuo contribuyendo a la preservación del ambiente, el uso sostenible de los recursos naturales”. POLITICA INSTITUCIONAL Es política de nuestra entidad aplicar un control fiscal efectivo y transparente a la gestión fiscal de la Administración Distrital.

  3. POLITICA DE CALIDAD “Somos un equipo comprometido con el mejoramiento continuo de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, generando productos de calidad y oportunidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes y de este modo contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital” POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO Los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C., toman las acciones necesarias para evitar, reducir, compartir, transferir o asumir los riesgos inherentes a la ejecución de los procesos institucionales, con el fin de cumplir con la misión y visión de la entidad.

  4. OBJETIVOS DE CALIDAD Los Objetivos de Calidad son los mismos objetivos corporativos definidos en el Plan Estratégico, dado que están orientados a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG, y son los siguientes: Objetivo 1: Fortalecer la vigilancia de la gestión fiscal. Objetivo 2: Hacer efectivo el resarcimiento del daño causado al erario Distrital. Objetivo 3: Posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá

  5. CERTIFICACIÓN SGCNTC ISO 9001:2008 Y NTCGP 1000:2009

  6. EN POCOS DIAS TENDREMOS LA AUDITORIA EXTERNA DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD …..DEL COMPROMISO DE TODOS DEPENDE QUE LOGREMOS CONTINUAR CERTIFICADOS EN LAS NORMAS ISO 9001:2008 Y NTC-GP 1000:2009 PREPAREMONOS PARA RECIBIRLA!!!!

  7. NORMAS SGC • ISO 9000:2000 INTERNACIONAL • ISO 9001:2008 • LEY 872 DE 2003: Crea el SGC sector público • DECRETO 4110 DE 2004: Adopta la (Norma NTCGP 1000:2004) NACIONAL • ACUERDO 122 DE 2004: Adopta NTCGP 1000 D.C. • DECRETO 387 DE 2004: Reglamenta el Acuerdo 122 • DECRETO 4485 DE 2009: (Actualización Norma NTCGP 1000:2009)

  8. Normas ISO 9000 • La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida por tres normas básicas, complementadas por otros documentos ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad – fundamentos y vocabulario ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos ISO 9004 Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño ISO 19011 Sistemas de gestión de la calidad – Guias para auditar Sistemas de Calidad

  9. ¿Qué es NTCGP? • Es la sigla de “Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” • Específica los requisitos para la implementación de un SGC, en cumplimiento de la Ley 872 de 2003.

  10. Principios de Gestión de la Calidad • Organización enfocada al cliente • Liderazgo • Participación del personal • Enfoque basado en procesos • Enfoque de sistema para la gestión • Mejora continua • Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. • Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor • Coordinación, cooperación y articulación • transparencia

  11. ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)? “Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad, satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades” Numeral 3.53 NTCGP 1000:2009

  12. MODELO DE GESTION DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS. (Según los numerales de la norma) MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CLIENTES CLIENTES RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION SATISFACCION GESTION DE LOS RECURSOS MEDICION, ANALISIS Y MEJORA REQUISITOS REALIZACION DEL PRODUCTO PRODUCTO ENTRADAS SALIDAS FLUJO DE INFORMACION ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  13. CICLO DE MEJORA CONTINUA - PHVA ACTUAR: Analizar las causas de las desviaciones Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Retroalimentar el Ciclo. PLANIFICAR: Establecer objetivos realizables y medibles para conseguir resultados de acuerdo con las necesidades del cliente, la misión y las políticas de la entidad Actuar Planear Mejora Continua VERIFICAR: Comprobar que resultados son los esperados. Realizar el seguimiento y la medición de los procesos. HACER: Realizar lo planificado Asignar recursos adecuados Formar y entrenar al Talento Humano Implementar procesos de Autocontrol Verificar Hacer

  14. SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD – SGC ISO 9001:2008 – NT CGP 1000:2009 Requisitos: Capítulos de la NTC 4. Sistema De Gestión De Calidad • 5. Responsabilidad De La Dirección • 6. Gestión De Los Recursos • 7. Realización Del Producto o prestación del servicio • 8. Medición, análisis y mejora

  15. SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD – SGC ISO 9001:2008 – NT CGP 1000:2009 Forma como la Contraloría de Bogotá, D.C., realiza la gestión asociada con la calidad. Consta de: • Estructura organizacional • Documentación • Procesos • Recursos

  16. CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Son clientes de la Contraloría de Bogotá D.C., la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá. Ciudadanía. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal. Concejo de Bogotá. Recibe productos del control fiscal que requiere para desarrollar su actividad normativa y de control político. Los sujetos de control, los particulares queadministran fondos o bienes públicos del Distrito Capital y los entes de control que vigilan la gestión de la entidad, son PARTES INTERESADAS.

  17. RESOLUCION REGLAMENTARIA No.026/2012 MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG • Estructura y Alcance del SGC. • Niveles de Autoridad, responsabilidad, representación, revisión y evaluación. • Exclusiones • Mapa de Procesos de la CB • Interacción y descripción de los procesos del SGC.

  18. Política de calidad y objetivos de calidad. • Manual de calidad • Procedimientos documentados. • Control de documentos • Control de registros • Auditoría Interna • Control del producto no conforme • Acción correctiva • Acción Preventiva • Documentos necesitados para asegurar la planificación, operación y control de procesos • Registros requeridos por la norma. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

  19. NIVELES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REPRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN Nivel de autoridad La máxima autoridad del SIG, es el Contralor de Bogotá, quien en los términos de las normas que definen la estructura administrativa de la entidad, podrá delegarla para hacer más eficiente su funcionamiento. En ejercicio de esa autoridad, participa en la planificación de los objetivos, estrategias institucionales, de calidad y ambientales, expide las directrices correspondientes para generar una cultura ambiental, de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema. Nivel de Responsabilidad Están determinados en cada uno de los procesos y procedimientos establecidos en la entidad.

  20. ….. Nivel de Representación El Contralor Auxiliar es el Representante de la Alta Dirección,su función principal es velar por el mantenimiento y mejora del SIG, participando en la planificación, ejecución, seguimiento y mejora del mismo. Nivel de revisión El Director Técnico de Planeación es el responsable de brindar el soporte técnico necesario para el mantenimiento del SIG. Además, realiza larevisión técnica para el control de los documentos del sistema. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, realiza la revisión legal de los documentos controlados del SIG. Nivel de evaluación El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de desarrollar la auditoría interna integral a los subsistemas de calidad, ambiental y de control interno como mecanismo para la evaluación, seguimiento y mantenimiento del SIG.

  21. Caracterización del proceso • Descripción del proceso: Matriz que identifica claramente las actividades claves del proceso dentro del ciclo PHVA

  22. DOCUMENTO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte GP 1000:2004 cláusula 4.2.1 nota 2

  23. DOCUMENTOS DEL SGC Manuales Procesos Procedimientos Planes y programas

  24. CONTROL DE DOCUMENTOS b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE REVISIÓN a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN e. LEGIBLES Y FÁCILMENTE IDENTIFICABLES f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A INTERESADOS g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E IDENTIFICARLOS Se deben implementar las disposiciones legales de la Ley 594 de 2000 sobre el control de documentos DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  25. 4.2.3 Control de los documentos 12. Qué debemos hacer con los documentos obsoletos? 1. Quién debe aprobar los documentos? 13. Cómo se identifican los documentos obsoletos? 2. Cuándo se deben revisar y actualizar los documentos? 11. Quién debe tener los documentos externos vigentes? 3. Quién debe aprobar las modificaciones? 10. Cómo se identifican los documentos externos? 4. Cómo se identifica la vigencia de los documentos? 9. Cómo se identifican los documentos? 8. Cómo hacemos legibles los documentos? 5. Cómo se identifican los cambios en los documentos? 7. Cuáles son los documentos vigentes? 6. Quién debe tener los documentos vigentes? DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  26. REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de Actividades desempeñadas. EL CONJUNTO DE TODOS LOS DOCUMENTOS, CONFORMAN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GP 1000:2004 Cláusula 4.2.1 Nota 3 DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  27. 4.2.4 Control de los registros LO PRINCIPAL Garantizar: Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente) Verificables No manipulables DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004 4.2.4)

  28. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión de acuerdo a las tablas de retención documental (TRD) y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales, establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme en el marco de del Sistema de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia. ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los documentos según las TRD y las normas técnicas de archivo.

  29. Definiciones PLAN DE CALIDAD Documento que especifica: 1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse 2. Quién debe aplicarlos 3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  30. EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC-GP 1000:2004 E ISO 9001:2008 Numeral 7.3. “Diseño y desarrollo de productos”, dado que la CB no diseña ni desarrolla productos; sus productos obedecen al ejercicio del control fiscal de acuerdo con lo definido en el marco legal y constitucional. Numeral 7.5.2. “Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio”, puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son verificados en su totalidad antes de su liberación, con lo que es posible asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos. Numeral 7.5.4. “Propiedad del cliente”, en razón a que la CB no mantiene bajo su control bienes propiedad de los clientes. Numeral 7.6. “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición”, La Contraloría no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse, debido a que los productos generados por el control fiscal son documentos y el control de su calidad se realiza frente a criterios que permiten decidir sobre su conformidad y no con equipos o elementos de medición.

  31. Plan de trabajo Informes Indicadores Tareas Fechas SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN La medición de los resultados parte del Plan Estratégico que se convierte en el punto de referencia para identificar desviaciones y acciones de mejora para el cumplimiento de las metas de desempeño establecidas.

  32. INDICADORESPlan de Acción

  33. CICLO DE MEJORA CONTINUA 4. REVISAR LOS RESULTADOS. 1. SELECCIONAR UNA OPORTUNIDAD. 3. CAMBIAR EL PROCESO 2. ANALIZAR EL PROCESO. CONCIENCIA DE LA CALIDAD !! ALCANZAR EL NIVEL 1 DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

  34. CICLO DE MEJORA CONTINUA - PHVA

  35. 1. INGRESO A LA INTRANET – SGC: http://www.contraloriabogota.gov.co

  36. GRACIAS POR SU ATENCION DIRECCION DE PLANEACION

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