Informationsmøde

1. Informationsmøde Udbud af Biler, Esbjerg Kommune Danhostel Esbjerg den 20. august 2013

2. Præsentation • Esbjerg Kommune • Octavian Lengyel - Funktionsleder for maskiner og materiel • Line Christiansen – Udbudsjurist • Stine Rahr – Chef for Udbud & Indkøb • Esbjerg Erhvervsudvikling • Jesper Bonnén - Erhvervskonsulent

3. Orienteringsmøde • Agenda Formålet med dagens møde Hvad siger reglerne? Gennemgang af ukonditionsmæssige tilbud Hvad skal være bedre eller anderledes i udbudsmaterialet? Hvordan får vi de bedste tilbud fra jer? Det fremtidige udbud – tips og ideer Spørgsmål? Tak for i dag

4. Formålet med dagens møde • Orientering • Formålet er at lave bedre udbudsmaterialer, og at der opnås en bedre forståelse af udbudsmaterialer • Målet med mødet er at undgå ukonditionsmæssige tilbud • Baggrund: • 2 udbud • Begge gange 4 ukonditionsmæssige tilbud • Seneste udbud • Ingen biler overholdte kravene ved afprøvningen • Afhjælpning via forhandling: • Alene 1 tilbudsgiver overholdt kravene

5. Formålet med dagens møde • Udfordring • Det koster tid og penge for jer, og det koster for kommunen • 8 medarbejdere deltog ved afprøvning • 4 medarbejdere har været med til at lave udbudsmateriale, deltaget i spørgemøde, og har deltaget i forbindelse med afprøvning. • Der er brugt minimum 2 ugers arbejde hos én medarbejder på at lave tilbudsevaluering – fremsende skrivelser ved afslag – forhandling og annullation. • Ovennævnte 4 medarbejdere har været inddraget i evalueringen. • 10 tilbudsgivere har brugt tid på at udarbejde tilbudsmateriale. • For minimum 5 af jer, ville dette ikke have resulteret i en kontrakt. • Kommunen fik 0 kontrakter ud af 5.

6. Hvad siger reglerne? • Udbudsdirektivet • Offentlige myndigheder skal overholde reglerne om EU-udbud og nationale udbud • Formålet er at skabe konkurrence på lige vilkår • Dette sikres ved disse EU-retlige principper: • Gennemsigtighed • Ligebehandling

7. Hvad siger reglerne? • Gennemsigtighed • Offentlighed om kontrakter • Anvendelse af procedurerne i direktivet • Grundlaget for udbuddet skal offentliggøres • Den offentlige myndighed er forpligtet af grundlaget

8. Hvad siger reglerne Ligebehandling • Er ikke at fordele kontrakterne ligeligt • Beskytte interesserne for de erhvervsdrivende • Lige vilkår i konkurrencen • Ensartede informationer og på samme tid • Varetagelse af saglige hensyn i henhold til udbudsgrundlaget • Proceduren skal overholdes – alene anvendelse af offentliggjorte kriterier • Vurdering på objektiv og ensartet grundlag • Forhandlingsforbud

9. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • 2.2 Formkrav • Send ikke tilbud pr. mail • Send 1 skriftlig eksemplar • Husk elektronisk version af tilbudsliste i Excel • LUKKET forsendelse (se afsnit 2.6) • Vedlæg udfyldt bilag 2 og 4 Sådan så tilbuddene ud: • 1 tilbud var afleveret i åbent chartek • 1 tilbud var afleveret i ringbind (ingen kuvert) • 4 tilbud havde ikke elektronisk tilbudsliste i Excel • 1 havde ikke vedlagt bilag 4 • 2 havde ikke positivt angivet at acceptere vedståelsesfristen

10. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • 2.15 Tilbudsgivers forbehold • Krav: Bilen skal leveres med vinterdæk • Ved markering af opfyldelse af krav angivet følgende: • Service aft. • Problem: Serviceaftale er en option • Krav: Vilkårene i udbudsmaterialet skal accepteres • Tilbuddet vedlagt egen serviceaftale med vilkår i strid med kravene i udbudsmaterialet. • Ikke skrevet under på at acceptere vilkårene i bilag 4 • Ikke angivet i hvilket omfang denne serviceaftale skulle finde anvendelse • Henviser til at serviceaftalen er med i tilbuddet. • Problem: Alle skal behandles på samme vilkår og i henhold til udbudsgrundlaget • En havde ændret bilag 9

11. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • 2.16 Udvælgelseskriterier • ”Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.” • Hvad betyder det?

12. Hvad siger reglerne? • Udbudsdirektivets art. 44 • 1. Kontrakter tildeles på grundlag af kriterierne i artikel 53 • og 55 under hensyn til artikel 24, efter at de ordregivende • myndigheder har undersøgt, om de økonomiske aktører, der • ikke er udelukket i henhold til artikel 45 og 46, er egnede; en • sådan egnethedsundersøgelse udføres i overensstemmelse med • kriterierne om økonomisk og finansiel formåen, faglig og • teknisk viden eller evne som omhandlet i artikel 47-52 og • om nødvendigt i overensstemmelse med de ikke-diskriminerende • regler og kriterier, der er nævnt i stk. 3.

13. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • 2.16 Udvælgelseskriterier • Økonomisk og finansiel kapacitet: (art. 47) • I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens senesteunderskrevne årsrapport i dens fulde omfang. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og ikke kan medsende årsrapport, skal der medsendes en aktuel soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor. • Det er et krav, at tilbudsgiver har positiv egenkapital. • Sådan så tilbuddene ud: • 1 havde ikke vedlagt noget regnskab • 1 havde vedlagt et udkast • 1 havde vedlagt et regnskab, som efter regnskabsåret, næppe var det seneste

14. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • 2.16 Udvælgelseskriterier fortsat • Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring, police eller certifikat, med en dækningssum på minimum kr. 5 mio. • Sådan så tilbuddene ud: • 1 havde ikke vedlagt nogen dokumentation for forsikring. • Teknisk kapacitet: (art. 48) • Beskrivelse af værkstedernes kvalitetssikringssystem, herunder uddannelse af personale. • Sådan så tilbuddene ud: • 1 havde ikke vedlagt nogen beskrivelse overhovedet • 1 havde ikke nævnt noget om uddannelse • I flere tilbud, var det noget som skulle søges frem

15. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 3. Kravspecifikation • Det tilbudte skal leve op til kravene. • Husk at markere, at der leves op til kravene på tilbudslisten. Kommunen konstaterede ved afprøvningen manglende overholdelse af følgende krav:

16. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering

17. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • Delaftale 2 • En bil var for lang i forhold til mindstemål • 2 biler overholdt ikke kravet om CD-afspiller • Dette krav var ikke fraveget for delaftale 2, (spørgsmålet angik alene delaftale 1)

18. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering • Delaftale 3 • Annulleret da alene 1 tilbud • Dog ikke leveret med 5 døre ved afprøvning • Vi ville også her have undersøgt nærmere om airbags

19. Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering

20. Hvad skulle have været anderledes eller bedre? • Kommunen starter: • Afprøvning • Unødvendigt at bilen skulle modsvare kravspecifikationen fuldstændigt ved afprøvning Især på farver, nøgle o. lign Kommunen burde have ændret kravet om CD-afspiller for alle delaftaler

21. Hvad skal være anderledes eller bedre? • BRING IT ON

22. Det fremtidige udbud – tips og ideer Hvordan får vi lavet et bedre udbud?

23. Spørgsmål • ?

24. Tak for i dag • Tak for i dag

25. Kontakt • Octavian Lengyel, ocl@esbjergkommune.dk • Line Christiansen, lscch@esbjergkommune.dk • Stine Rahr, strah@esbjergkommune.dk • Jesper Bonnén, jbo@eeu.dk