تطبيقات الحاسب في إدارة
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 18

تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات PowerPoint PPT Presentation


  • 323 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات. يسرى حمدان الوهابي uqu.edu.sa @ yhwahabi. مقدمة. إن مشكلة تنظيم الوقت يجب أن تخضع للأسس والمبادئ العملية وتحتاج إلى تشخيص وتحليل تتطلب تخطيطاً وتنظيماً ورقابة. تنظيم و إدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق النجاح في العمل.

Download Presentation

تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


6094800

تطبيقات الحاسب في إدارة الوقت و تنظيم الاجتماعات

يسرى حمدان الوهابي

[email protected]


6094800

مقدمة

  • إن مشكلة تنظيم الوقت يجب أن تخضع للأسس والمبادئ العملية وتحتاج إلى تشخيص وتحليل تتطلب تخطيطاً وتنظيماً ورقابة.

  • تنظيم و إدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق النجاح في العمل.

  • إدراك الفرد للمهارات التنظيمية السليمة في أداء الأعمال هو أحد عناصر النجاح في العمل.

  • السكرتير في مكتبه يعمل تحت ضغط عمل وتدفق هائل من المعلومات و لإدارة العمل بكفاءة يجب ان تكون لدي السكرتير القدرة علىتقييم حدود وفاعلية وكفاءة تنظيم الوقت والعمل.


6094800

الوقت

  • الوقت مورد اقتصادي يتسم بالندرة من وجهة النظر الاقتصادية يعتبر الوقت أحد الموارد النادرة

  • الوقت يتميز عن غيره من الموارد بما يلي:

    • الوقت مورد متاح للجميع

    • الوقت لا يمكن ادخاره أو تخزينه

    • الوقت لا يمكن شراؤه أو بيعه

    • الوقت لا يمكن اقتراضه ، امتلاكه أو استئجاره


6094800

الوقت

الوقت


6094800

مفهوم إدارة الوقت

  • تنظيم و إدارة الوقت: الاستخدام الأمثل لجميع الموارد المتاحة – بما فيها الوقت وذلك بالأسلوب الذي كون الفرد فيه قادراً على إنجاز أهداف العمل والأهداف الشخصية على حد سواء.

  • إن سوء تنظيم وإدارة الوقت هو عادة سيئة يجب العمل على التخلص منها.


6094800

متطلبات تنظيم الوقت


6094800

متطلبات تنظيم الوقت

تقييم استخدام الوقت:

تسجيل وتنظيم الوقت:

المطلوب

الوقت المتاح

تحديد الأولويات

المواعيد النهائية

الدقة

تمرين1:

توزيع الوقت

ادراج مخطط دائري

(برنامج اكسل)

  • تحليل الوقت:

  • استخراج مضيعات الوقت

  • اعادة توزيع الوقت حسب الأهمية و حسب الأهداف

    ------------------

  • تمرين2:

    انشاء مصفوفة المستعجل

    و المهم

  • تمرين3:

    تطبيق قاعدة باريتو على المصفوفة

  • مقارنة بين الوقت المنفق و الوقت المحدد


6094800

تسجيل وتنظيم الوقت تمرين1: توزيع الوقت

برنامج اكسل :


6094800

تحليل الوقت تمرين 2: مصفوفة المستعجل و المهم

  • مصفوفة الوقت و ادارة الاولويات : من ابتكار العالم Stephen Covey

2

1

4

3

عليك بسرقة الوقت من المربعين 3 و 4 لتعزيز المربع 2 حيث انه أهم المربعات و ليس المربع رقم 1


6094800

تحليل الوقتتمرين 3: تطبيق قاعدة باريتو على المصفوفة

  • تحليل باريتو هو أسلوب إحصائي في عمليات اتخاذ القرار

  • يتم استخدامه لاختيار عددٍ محدودٍ من المهام التي ينتج عنها تأثير عام على قدرٍ من الأهمية.

  • هو عبارة عن الفكرة المتمثلة في:

    • من خلال القيام بنسبة 20% من العمل، يمكن أن نحصل على نسبة 80% من فائدة القيام بالعمل كله.

    • أو أنّ الغالبية العظمة من المشاكل (80%) تنتج عن أسباب رئيسة معدودة (20%)، وهذا فيما يتعلق بتحسين الجودة.


20 80

تحليل الوقت تطبيقات مبدأ تحليل باريتو من النوع (20/80)

لهذا المبدأ تطبيقات عديدة في كافة المجالات، وفيما يلي بعض الأمثلة لهذه التطبيقات:

  • في المبيعات: 80% من أرباحك تأتي من 20% من الزبائن

  • في الإدارة: 20% من الموظفين يقومون بـ 80% من العمل في الشركة.

  • في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام أو الأشياء.

  • في الاتصال: 80% من وقت اتصالك تقضيه في التكلم مع 20% من الموجودين في دفتر هاتفك.

  • في الملابس: ترتدي في 80% من الوقت 20% من ماهو موجود في خزانة ملابسك.

  • في الرعاية الصحية في الولايات المتحدة، تبين أن 20% من المرضى يستخدمون 80% من موارد الرعاية الصحية.


6094800

تنظيم الاجتماعات

الاجتماعات :

  • " عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين ”

  • الاجتماعات الفعالة فهي التي " تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء "

  • تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية و هي وسيلة و ليست غاية.


6094800

تنظيم الاجتماعات

  • إن الاجتماع الناجح يتطلب ثلاثة مكونات أساسية: منظمَ الاجتماع والمشاركين والموقعَ.

  • الاجتماع هو عبارة عن موعد يشمل أشخاصًا آخرين ويمكن أن يتضمن مواردًا مثل قاعات المؤتمرات.

  • يمكن تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج اوتلوك

  •  تظهر الاستجابات لطلبات الاجتماعات في علبة الوارد.


Microsoft outlook

جدولة اجتماع ((Microsoft Outlook

  • ضمن التقويم، على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة جديد، انقر فوق اجتماع جديد.

 راجعي جدولة اجتماع مع أشخاص آخرين على الرابط :

http://office.microsoft.com/ar-sa/outlook-help/HA102834176.aspx?CTT=1


Microsoft outlook1

جدولة اجتماع ((Microsoft Outlook


6094800

تقييم الاجتماع

  • استبيان عمل

  • رسم بياني

  • وضع خطة العمل الشخصية


6094800

خاتمة (1)

  • أسباب عدم ادارة الوقت جيدا:

    • الكسل و التسويف

    • عدم ضبط المواعيد (الدقة)

    • عدم كتابة الأهداف

    • تداخل المواعيد (سوء التنظيم)

    • عدم تحديد الأولويات

    • عدم التخطيط

    • المفاجئة (سوء التعامل مع الطوارئ)


6094800

خاتمة (2)

  • العناصر الأساسية للاجتماع الفعال :

    • الأهداف 

    • مكان الاجتماع 

    • المشاركون 

    • الاجتماع 

    • التنظيم 

    • وقت الاجتماع 

    • فن القيادة 

    • المعلومات


  • Login