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Ministerio del Interior República de Colombia

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Ministerio del Interior República de Colombia . Oficina Asesora de Planeación. INFORME DE LA REVISION POR LA DIRECCIÓN. Marzo 2012. Contextualización de la Revisión por la Dirección. Contextualización del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

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ministerio del interior rep blica de colombia
Ministerio del Interior

República de Colombia

informe de la revision por la direcci n

Oficina Asesora de Planeación

INFORME DE LA REVISION POR LA DIRECCIÓN

Marzo 2012

orden del dia

Contextualización de la Revisión por la Dirección.

Contextualización del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Informe de revisión por la Dirección.

3.1 Política y Objetivos de Calidad.

3.2 Avance del Plan Estratégico.

3.3 Desempeño de los Procesos.

3.4 Resultados de las Auditorías Internas y Externas de Calidad y estado de las Acciones Preventivas y Correctivas.

ORDEN DEL DIA

slide4

3.5 Resultado de la Encuesta de Satisfacción al Usuario e Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

3.6 Conformidad del Producto y/o Servicio.

3.7 Acciones de Seguimiento de Revisiones Previas efectuadas por el Comité de Dirección.

3.8 Cambios que pueden afectar el Sistema.

3.9 Estado de Gestión sobre los Riesgos.

3.10 Recomendaciones para la Mejora.

1 contextualizaci n de la revisi n por la direcci n

La revisión al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se realiza al menos una vez al año, con el objeto de evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas de dicho sistema.

  • La revisión por la dirección es un requisito fundamental que deben cumplir las organizaciones que implanten su sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009. Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización.

1. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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2.CONTEXTUALIZACION DEL SIGI

Ley 489 de 1998

Decretos 3622 de 2005 reglamentarios y modificatorios

Ley 872 de 2003

Decreto 4110 de 2004 reglamentarios y modificatorios

Ley 87 de 1993

Decreto 1599/ 2005 reglamentarios y modificatorios

3 informe de revisi n por la direcci n 3 1 pol tica y objetivos de calidad

POLITICA DE CALIDAD

En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la constitución, suministra productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua. 

3. INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

3.1 POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

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OBJETIVOS DE CALIDAD

  • 1. Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación-Territorio.
  • 2. Promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario.
  • 3. Definir y aplicar una política diferencial para las comunidades étnicas y minorías.
  • 4. Contribuir a un Estado más democrático mediante la oferta de sistemas de participación ciudadana.
  • Fomentar los valores institucionales en los Servidores Públicos del Ministerio.
  • Incrementar la satisfacción del cliente.
  • Fortalecimiento de la Gestión Institucional.
3 2 avance del plan estrat gico

Los objetivos del Plan Estratégico son:

  • Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación – Territorio.
  • Promover el respeto y garantía de los DDHH y del DIH.
  • Definir y aplicar una política diferencial para las comunidades étnicas y minorías.
  • Un Estado más democrático mediante la oferta de sistemas de participación ciudadana.

3.2 AVANCE DEL PLAN ESTRATÉGICO

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Promover el Respeto y Garantía de los DERECHOS HUMANOS y del DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO

slide14

100%

100%

100%

100%

100%

100%

727%

* Este indicador se empieza a medir a partir de 2012, primero se asiste técnicamente a las Entidades Territoriales y luego se certifica, por tanto no aplica para el año 2011.

** Este indicador está compuesto por: a) líneas 123, y b) circuitos cerrados de televisión CCTV

slide15

100%

100%

100%

100%

100%

100%

slide16

100%

100%

100%

131%

100%

100%

213%

233%

slide17

209%

721%

87%

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AUDITORIA EXTERNA

Los hallazgos Auditoría Externa - ICONTEC fueron:

1. En el acta de revisión por la Dirección del martes 15 de noviembre de 2010 no se evidenció que hubiera incluido como elemento de entrada la conformidad del producto o servicio.

Acciones

a) Capacitar a los Funcionarios del MIJ en la aplicación del procedimiento Control de producto y/o Servicio No Conforme SI-P-03 - Tres talleres para las 14 direcciones:

3.4 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS DE CALIDAD Y ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

slide49

Se evidencia que la Oficina Asesora de Planeación realizó las capacitaciones programadas para cada una de las direcciones, en la aplicación del Procedimiento, control de producto y/o servicio.

Estado de la gestión: (Avance 100%)

b) Elaborar un procedimiento que oriente el compromiso y la revisión por la Alta Dirección:

La Oficina Asesora de Planeación registra en la página web el Procedimiento de Revisión por la Dirección debidamente ajustado, actualizado y difundido, se evidencia la firma en el procedimiento.

Estado de la gestión: (Avance 100%)

slide50

2.En el proceso de Planeación y Direccionamiento por el incumplimiento de la actividad del Plan de Acción relacionada con la "Automatización del Proceso" no se tomaron las acciones para eliminar las causas de esta no conformidad con el objeto de evitar que vuelva a ocurrir.

Acciones

a) Divulgar el procedimiento "Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora", SI-P-04, para el cumplimiento del plan de acción (Capacitación - Direcciones y Dependencias del MIJ):

La Oficina Asesora de Planeación, realizo las capacitaciones del procedimiento. Esta acción fue cumplida el 30 de Marzo de 2011.

Estado de la gestión: (Avance 100%).

b) Revisar, ajustar y divulgar el procedimiento “formulación y seguimiento del plan estratégico y de acción” PD-P-01 de acuerdo con los nuevos planes estratégicos y de acción. (procedimiento ajustado y capacitación a direcciones y dependencias de MIJ).

slide51

Se evidencia que la Oficina Asesora de Planeación, cuenta con el procedimiento Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Cuatrienal PD-P-01 (Actualizado, ajustado y divulgado) Versión 2 del 9 de Diciembre de 2011 y el Procedimiento Formulación y Seguimiento del Plan de Acción PD-P-08 (Actualizado, ajustado y divulgado) Versión 2 del 9 de Diciembre de 2011, los cuales se encuentran firmados en el archivo de documentación del Grupo de Mejoramiento Continuo y están publicados en la página Web, se realizaron las capacitaciones a los funcionarios de las Direcciones y Subdirecciones del Ministerio.

Estado de la Gestión: (100%)

slide52

3. En el proceso Vigilancia y Control - Política Criminal y Penitenciaria no se han determinado los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación como el control sean eficaces y eficientes. Evidencia: Para la realización de las visitas a los establecimientos carcelarios, las listas de verificación diseñadas no contemplan estándares normativos mínimos.

Acciones

De acuerdo al informe presentado por la Oficina de Control Interno, y teniendo en cuenta lo contemplado en los decretos 2893 de 2011 y 2897 de 2011, y la fecha de evaluación de dicho plan, la oficina de Control Interno realizó evaluación del estado de avance de las acciones de mejora de los hallazgos No. 1, 2 y 4; por cuanto el hallazgo No. 3 hace referencia a las funciones que son competencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, en referencia los temas de Política Criminal y Penitenciaria. Sin embargo la Oficina Asesora de Planeación informó mediante Email enviado el 16 de Enero de 2012 al Jefe de la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia sobre dicho hallazgo.

Por competencia dada la escisión de los ministerios este hallazgo es de responsabilidad del Ministerio de Justicia y del Derecho.

slide53

4. En el proceso Gobernabilidad Territorial no se evidenció el desarrollo de las actividades de aceptación por parte del Ministerio. En las actas del Comité Interinstitucional Alerta Temprana, no se dejó registro de las condiciones de aceptación de las actividades por parte del Representante de Ministerio del Interior y de Justicia, formato código SI-AS-P-01-FO1.

Acciones

a) Capacitar a los funcionarios que intervienen en el procedimiento “Evaluación de Informes de Riesgo y Notas de Seguimiento” para dejar el registro de las condiciones de aceptación de las actividades por parte del representante del Ministerio del Interior y de Justicia:

La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial realizo las 3 capacitaciones en la Metodología CIAT los días 16, 24 y 26 de Marzo de 2011 con la participación de 31 personas entre las 3 capacitaciones. Esta acción fue cumplida el 30 de Marzo de 2011.

Estado de la gestión: (Avance 100%)

slide54

b) Revisar y mejorar la planificación del “Procedimiento Evaluación de Informes de riesgo y notas de Seguimiento” Procedimiento mejorado y actualizado:

La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial realizo la actualización y el ajuste del procedimiento “Evaluación de Informes de Riesgo y Notas de Seguimiento” el cual se protocolizara una vez realizada la escisión. Esta acción fue cumplida el 31 de Octubre de 2011.

Estado de la gestión: (Avance 100%)

slide55

AUDITORIA INTERNA

El ciclo de Auditorías Internas de Calidad vigencia 2011 se realizó con cubrimiento de la totalidad de procesos, bajo la norma NTCGP-1000/2009 MECI 1000-2005:

la mayor participación se refleja en :

Procesos de apoyo con un 46%

Procesos misionales con el 33%

Del total de fortalezas identificadas por los auditores, la mayor concentración está en los procesos de apoyo con 39% y misionales con un 36%.

slide56

Se redujo en un 41% los hallazgos encontrados frente a la auditoria interna de calidad realizadas en el 2010.

  • Se redujo en un 64% las acciones correctivas frente a la auditoria interna de calidad realizada en el 2010.
slide57

3.5.1 Resultado de la Encuesta de Satisfacción al Usuario.

  • FICHA TECNICA DE LA ENCUESTA
  • Realizado por : Oficina Asesora de Planeación.
  • Tamaño de la muestra : 90 Encuestas.
  • Fecha de recolección : 20 Noviembre.
  • Marco muestral : Todos los clientes que llegaron al Ministerio del Interior durante la repartición de encuestas.
  • Método de recolección : Se repartieron 10 encuestas por piso a cada uno de los vigilantes que supervisan la entrada de cada nivel y ellos se encargaron de entregarle a las personas visitantes al Ministerio una encuesta, luego de 2 semanas se recogieron las 90 encuestas que se repartieron en las sedes del Edificio Camargo y Bancol.

3.5 RESULTADO DE LA ENCUESTA GENERAL DE SATISFACCIÓN AL USUARIO E INFORME DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

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El 77% de los encuestados percibe que la rapidez en la atención que reciben es buena.

El 9% de las personas piensan que es regular.

El 3 % de las personas respondieron que era mala

2011

*NC: No Contestaron

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En el 2010 la mayoría de los clientes percibieron que era muy buena la rapidez en la atención recibida.

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2011

El producto y/o servicio que recibieron las personas fueron:

70% Bueno

11% Regular

3% Malo

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68% de los clientes perciben que la facilidad para acceder al Ministerio es buena.

19% piensan que es regular.

Un 1% que es malo.

2011

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Un 51% de los usuarios que realizan trámites por medio de la página Web opinan que es bueno.

Un 18% piensa que es regular.

El 5% opina que es malo.

2011

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DEPENDENCIAS QUE CUMPLIERON Y NO CUMPLIERON CON LA ENTREGA DE LA ENCUESTA DE SATISFACCION DEL CLIENTE

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TRAMITES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR

Los trámites del Ministerio del Interior son:

Inscripción en el Registro Único de Organizaciones de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras.

Extensión de los efectos jurídicos de personerías jurídicas especiales a sus entidades religiosas afiliadas o asociadas.

Inscripción del Representante Legal de una entidad religiosa con personería jurídica especial o extendida.

Registro de Constitución y novedades de Asociaciones de autoridades tradicionales y/o Cabildos Indígenas.

Aprobación de reforma de estatutos de entidades religiosas no católicas.

Reconocimiento de personería jurídica especial a entidades religiosas no católicas.

slide66

Registro de nuevo Representante legal y Junta Directiva de Asociaciones de Autoridades Tradicionales.

Inscripción y reconocimiento de Personerías Jurídicas a entidades extranjeras de Derecho privado sin ánimo de lucro.

Medidas de protección a personas de la población objeto del programa de la Dirección de Derechos Humanos.

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SERVICIOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR

los Servicios del Ministerio del Interior son:

Certificado de existencia y representación legal de una entidad religiosa no católica con personería jurídica especial o extendida.

Certificación de presencia de grupos étnicos en zonas de ejecución de proyectos.

Certificación de existencia y representación legal de Comunidades y/o Resguardos Indígenas.

Información para presentar proyectos que financia el Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana –FONSECON-

Certificación de existencia y representación legal de entidades extranjeras .

Apoyo a emergencias.

slide68

Acceder al centro de documentación de la Dirección de Gestión del Riesgo para la Prevención y Atención de Desastres.

Recursos para cofinanciación de proyectos de prevención y mitigación, presentadas por los Comités locales o regionales.

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3.5.2 Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Durante el primer semestre del año 2011, el Ministerio del Interior recibió:

67% de Sugerencias.*

27% de Quejas.

4% de Reclamos.

1% en Felicitaciones.

RESUMEN 2011

*en su mayoría las sugerencias son de carácter externo y en las dependencias son manejadas como asuntos de consulta y demanda de información

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Durante el primer semestre del año 2010, el Ministerio del Interior y de Justicia recibió:

39% de Sugerencias.

48% de Quejas.

9% de Reclamos.

5% en Felicitaciones.

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2011

TOTAL Quejas en el 2011: 237

Se evidencia una gestión transparente de esta entidad y una actitud de mejoramiento continuo.

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Se obtuvieron un total de 10 Felicitaciones en el primer semestre del año 2011.

  • En el 2010 se obtuvieron 22 Felicitaciones.

2011

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De las 865 Solicitudes se Encontró:

A todas las solicitudes de quejas, reclamos, sugerencias, recibidas en el Ministerio del Interior, las dependencias realizaron el siguiente trámite:

Trámite Externo: traslado a otra institución.

Trámite Interno: Respuesta cumpliendo los términos de Ley.

2011

TOTAL Respuestas en el 2011: 861

Respuesta Extemporánea: las que se generan fuera de los términos de ley.

Respuesta Extemporánea

Tramite Interno, dentro de términos de Ley.

Tramite Externo, traslado a otra institución.

La Respuesta Extemporánea en cero muestra mayor

efectividad en el servicio prestado y un cumplimiento satisfactorio y persistente para la obtención de la transparencia en la Gestión Sectorial.

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En el 2010 se generaron 12 Respuestas Extemporáneas y en el 2011 cero Respuestas Extemporáneas.

En el 2011 se realizaron 861 Respuestas en total.

En el 2010 se realizaron 467 respuestas en total.

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SOLICITUDES DISTRIBUIDAS POR DEPENDENCIAS

Las dependencias que registraron mayor número de Solicitudes en el 2011 fueron:

Asuntos Legislativos, 49%.

Secretaria General, 40%.

Control Disciplinario Interno 4%.

Las dependencias que no aparecen registradas en el gráfico son porque o no recibieron o reciben entre 1 o 2 solicitudes.

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3.6 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL.

El subproceso Coordinación de los Procesos Electorales, ofreció 601 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL.

El Subproceso de Inspección, control y vigilancia a las Federaciones y a la Confederación Nacional de Acción Comunal, ofreció 31 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

slide78

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL.

El Subproceso de Asesoría y Asistencia Técnica en el Ministerio del Interior, ofreció 2085 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

DIRECCIÓN DE ASUNTOS LEGISLATIVOS.

El Subproceso Gestión de los Asuntos Legislativos, ofreció 66 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

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3.7 ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR EL COMITÉ DE DIRECCIÓN

  • En la reunión realizada con la Alta Dirección el día 16 de Noviembre de 2010 se acordó:
  • Fortalecer el compromiso de la Alta Dirección con el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.
    • Acción de Mejora: Resolución 0357 del 1 de Marzo de 2012, por la cual se designa y establecen las funciones al Representante de la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
  • Implementar acciones que permitan generar en los servidores públicos la interiorización del cambio y su compromiso con la institución.
    • Acción de Mejora: Capacitación y re-inducción como consecuencia de la escisión de los Ministerios.
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Fortalecer el proceso de elaboración de políticas, con personal competente para que lidere el proceso al interior del MIJ.

    • Acción de Mejora: Actualización del Procedimiento Formulación y Elaboración de Políticas*.
  • Mejorar el proceso de contratación para evitar hallazgos de la contraloría.
    • Acción de Mejora: se expidió Resolución de Manual de Contratación, Manual de Interventoría, se actualizaron los Procedimientos con base a estos documentos y adicionalmente se contrató Transparencia por Colombia para la elaboración de una cartilla de contratación y para la Guía del Plan de Mejoramiento.
  • Realizar reingeniería a los procesos que manejan recursos.
    • Acción de Mejora: Se están actualizando los procedimientos del Ministerio del Interior.
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Continuar capacitando a los funcionarios en la Aplicación de los Documentos del Sistema de Gestión.

    • Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias con el fin de capacitarlos en la actualización de los Documentos del SIGI.
  • Disponer de herramientas tecnológicas que permitan mejorar y controlar los procesos del MIJ.
    • Acción de Mejora: Se suscribió el convenio con el PNUD para implementar los módulos del SIGOB Sistema de gestión y Seguimiento a Metas Institucionales, Sistema de Agenda Legislativa y el SIGOB Correspondencia.
  • Fortalecer el equipo MECI con mayor capital humano competente.
    • Acción de Mejora: Se asignaron dos (2) profesionales de planta y dos (2) contratistas con el fin de mejorar el equipo.
  • Realizar visitas aleatorias a las Direcciones a fin de evaluar si se están cumpliendo a cabalidad con los procedimientos.
    • Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias y se continua con el apoyo técnico a las diferentes Direcciones Misionales y de Apoyo.
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Realizar visitas aleatorias a las Direcciones a fin de evaluar si se están cumpliendo a cabalidad con los procedimientos.

    • Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias y se continua con el apoyo técnico a las diferentes Direcciones Misionales y de Apoyo.
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PROCESOS DE APOYO

  • Gestión Documental
  • Gestión de Asuntos Disciplinarios
  • Gestión de Asuntos Jurídicos
  • VIGILANCIA Y CONTROL

PROCESOS ESTRATÉGICOS

  • PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN

  • VIGILANCIA Y CONTROL
  • SEGUIMIENTO Y CONTROL

Gestión Contractual

Gestión de Recursos Administrativos y Financieros

CLIENTES

CLIENTES

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ENTIDADES ADSCRITAS:

  • Establecimientos Públicos
    • Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.
    • Corporación Nacional para la Restructuración de la Cuenca del Río Páez y Zonas Aledañas “Nasa Kiwe”.
  • Unidad Administrativa Especial con Personería Jurídica.
    • Dirección Nacional de Derecho de Autor.
  • Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional con Personería Jurídica.
    • Unidad Nacional de Protección-UNP.

ENTIDADES VINCULADAS:

  • Empresa Industrial y Comercio del Estado
    • Imprenta Nacional de Colombia.

ÓRGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN:

      • Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo
    • Comité de Gerencia.
  • Comisión de Personal.
  • Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno.
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3.8 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA

  • Legislación que Afectó el Sistema de Gestión de Calidad el cual está en mejoramiento continuo:
  • Ley 1444: por medio de la cual se escinden unos Ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la administración pública y la planta personal de la fiscalía general de la nación y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 2893: Se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
  • Decreto 4147:se crea la nueva Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
  • Decreto 4065: se crea la Unidad Nacional de Protección (UNP).
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3.9 ESTADO DE GESTIÓN SOBRE LOS RIESGOS

El Mapa de riesgo del PRIMER SEMESTRE DE 2011 arrojo los siguientes resultados:

Total Riesgos: 77

Los Riesgos que aún siguen latentes a pesar de aplicar las acciones para mitigar dichos riesgos fueron 12 pero los que se encuentran en zona de Riesgo grave son 4:

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Segundo Semestre de 2011

Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de 2011 el cual escinde los Ministerios y modifica la Estructura del Ministerio del Interior, fue necesario actualizar la Guía para la Administración del Riesgo y el Formato Mapa de Riesgo.

Se realizó una capacitación a cada uno de los representantes de las dependencias acerca de la guía, el formato de producto no conforme y como diligenciar el Formato Mapa de Riesgo.

Hasta el momento han reportado 15 Riesgos y se esperan que lleguen 16 aproximadamente.

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3.10 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Implementar una nueva y mejor Plataforma Tecnológica.

Lograr el funcionamiento del SIGOB correspondencia.

Actualizar las Tablas de Retención Documental.

Operativizar el Comité de Gerencia.

Actualizar los documentos del Sistema conforme al Decreto 2893.

Actualizar el Mapa de Riesgo de acuerdo con la nueva guía de Gestión del Riesgo.

Mejorar y adecuar espacios para la conservación de documentos.

Adelantar la adquisición de la planta eléctrica del edificio BANCOL

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