Dagens fysiske personalmappe

1. Overgang til elektronisk personalarkiv Elektronisk personalarkiv i ePhorte • Inneholder bla : • Underskrevet arbeidsavtale / bekreftelse • Søknad- Attester og vitnemål • Forlengelsesbrev • Taushetserklæring • Oppfølgingsplan • Personalsak Dagens fysiske personalmappe Elektronisk personalarkiv Skjema mv i PAGAweb • Inneholder bla : • Søknad(er) • Attester og vitnemål • Arbeidskontrakter • Forlengelsesbrev • Taushetserklæring • Evt. disiplinærsaker • Egenmeldinger • Permisjonsøknader • Sykmeldinger • Ferieoverføring • Inneholder bla : • Permisjonssøknader • Oversikt over ferie • Søknad om overføring av ferie • Egenmeldinger • Opplysning om sykefraværsperioder

2. ePhorte • Saksarkiv • ordningsprinsipp: Arkivkode • generelle saker • ---------------------------------- • (212.3) Sakstittel • - JP • - Dokument • (212.3) Sakstittel • - JP • - Dokument • Personalarkiv • ordningsprinsipp: Fødselsnummer • saker vedrørende enkeltpersoner • ---------------------------------- • (01017012345) Navn - Sakstittel • - JP • - Dokument • (01017012345) Navn - Sakstittel • - JP • - Dokument • Samme arkiv – to arkivdeler • det kan søkes i begge arkivdelen samtidig • det kan gjøres henvisning og lages lenker mellom arkivdelene

3. Overgangen innebærer: • At NTNU slutter å arkivere dokumenter i dagens fysiske personalmappe, nye dokumentene lagres i ePhorte. • Rutiner for registrering i ePhorte endres • Saker som vedrører personer arkiveres ikke lenger i saksarkivet, men i egen arkivdel i ePhorte - Personalarkivet • PAGA blir arkiv for egenmeldinger, velferdspermisjoner, overføring av ferie mv. • Fysisk personalmappe mappe skal bevares, og etter hvert avleveres.

4. Personalarkiv i ePhorte • Personalarkivet benyttes for alle saker i tilknytning til den enkelte ansatte og dens arbeidsforhold ved NTNU • Det opprettes en sak for hvert tema/forhold • Sakene som vedrører samme person knyttes sammen med fødselsnummer (som ordningsprinsipp) • Alle sakene starter med navn (Etternavn Fornavn Mellomnavn) • Personalarkivet benyttes for saker vedrørende ansatte som har et visst omfang / varighet på sitt arbeidsforhold ved NTNU

5. Tilgang til personalarkivet • Alle dokumenter i personalarkivet unntas fra offentlighet, med egen tilgangskode (PA). Særskilt sensitive dokumenter gis egen tilgangskode (PX) • Navn skal skjermes fra alle titler • Avsender og mottaker unntas på alle saker • Saksbehandler avgjør om emnebeskrivelsen skal være offentlig • Instituttleder, kontorsjef, evt. HR-medarbeider på institutt gis normalt tilgang til personalarkivet for sin enhet. LP-roller mv gis tilgang til enkeltsaker for eksempel arbeidskontrakt. • HR-medarbeidere og arkivarer med særskilt tilgangskode (PA og evt. PX) får tilgang til personalarkivet på sin enhet. • Særlig sensitive saker opprettes på fakultetsnivå, slik at bare de særskilt autoriserte på fakultetet får tilgang, samt de som gis særskilt tilgang på institutt. • Ansatte får ikke tilgang til egne mapper

6. Aktuelle sakstitler i personalarkivet • Oppstart av arbeidsforholdEn sak for hvert arbeidsforhold, dvs hvert tilsettingsvedtak med evt. forlengelser. Inneholder undertegnet arbeidsavtale, søknaden, attester for utdanning/arbeidspraksis, evt forlengelsesvedtak samme arbeidsforhold, evt ansiennitetsberegning, henvisning til tilsettingssaken. • Avslutning av arbeidsforholdherunder oppsigelse fra medarbeider, søknad om avskjed i nåde, eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og gjenpart av sluttattest. • Oppfølging og tilrettelegging (herunder oppfølgingsplan, referat dialogmøter, vedtak om tilskudd og stønad, HMS og Inkluderende arbeidsliv) • Andre saksområder – vanligvis en sak pr. tilfelle, så som taushetserklæringer, sikkerhetsinstruks for bruk av sentrale datasystemer, særskilte taushetserklæringer mv., særskilte avtaler så som avtale om elektroniske kommunikasjonstjenester, hjemmevakt, avtale om etterutdanning, individuelle avtaler om arbeidstid mv, uførepensjon, yrkesskade, personalsaker, avtale om trekk i lønn mv