Claves para la preparación de propuestas                     al VII Programa Marco
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Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Eva Pérez 18 de diciembre de 2006 Málaga. Contenidos. ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?. Aspectos generales

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Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco

¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?

Eva Pérez

18dediciembre de 2006

Málaga


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

Contenidos

¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?

  • Aspectos generales

  • Detección de la oportunidad de participación

  • Pasos a seguir: de la idea al proyecto

  • Documentación

  • Etapas básicas:

    • La idea. Consideraciones previas

    • Formación del consorcio

    • Elaboración de la propuesta

    • Presentación de la propuesta

    • Evaluación de la propuesta


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

1. Aspectos generales

¿Quién puede participar?

  • Toda entidad jurídica establecida en cualquier país.

  • Principalmente:

  • PYME yGrandes empresas

  • Universidades y sus grupos de investigación

  • Centros de investigación (públicos y privados)

  • Asociaciones o agrupaciones de empresas, particularmente de PYME.

  • La Administración Pública

Entidad jurídica: persona física o jurídica constituida de conformidad con el Derecho nacional aplicable en su lugar de establecimiento o con el Derecho comunitario o internacional, dotada de personalidad jurídica y que tenga la capacidad, en nombre propio, de ser titular de derechos y obligaciones de todo tipo. En el caso de las personas físicas, se entenderá que el establecimiento se refiere a la residencia habitual.


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

1. Aspectos generales

  • Valor añadidoa nivel europeo: Novedad internacional

  • Consorcio europeo: Compartir recursos y conocimientos

  • Al menos 3 entidades independientes de 3 Estados Miembros de la UE o Estados Asociados.

  • Idioma de trabajo: Inglés

  • Sitio web: http://cordis.europa.eu

  • Recomendación: seguir al pie de la letra las instrucciones de la Comisión Europea sobre la preparación y envío de la propuesta


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

1. Aspectos generales

http://cordis.europa.eu

  • CORDIS es el servicio de difusión de información de I+D+i de la Unión Europea

  • Es lugar de “visita obligada”

    • Informa sobre el Programa Marco ( calendarios, convocatorias, eventos, etc.)

    • Permite descargar toda la información necesaria para la preparación de propuestas

    • Permite acceder a información sobre proyectos de I+D europeos y sobre las empresas participantes

    • Dispone de un servicio de búsquedas de socios

    • Etc, etc.


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

1. Aspectos generales

http://cordis.europa.eu


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

1. Aspectos generales

  • Disponibilidad y compromiso

  • ¿Qué implica un proyecto europeo?

  • Compromiso del tiempo y los recursos necesarios para el correcto desarrollo del mismo (desde preparación de oferta hasta final proyecto)

  • Agilidad en los trámites

  • Asumir (y compartir) riesgos con otros socios del proyecto, derivados de la propia ejecución del mismo

  • Trabajo en red; compartir conocimientos en un consorcio europeo  no proyectos con altamente confidenciales o que permitan una importante ventaja competitiva (salvo posibilidad de ejecución en solitario: Ideas)

  • Aceptar que el idioma de trabajo es el inglés


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

2. Detección de la oportunidad de participación

FORMAS DE ACCEDER A UN PROYECTO

Proyecto propio: tenemos una idea/necesidad que queremos desarrollar en colaboración con entidades de otros países europeos y solicitando financiación comunitaria.

(entidades de asesoramiento y apoyo)

¿Encaja la idea en el Programa de Trabajo?

Proyecto externo: la idea/necesidad surge de una entidad extranjera o nacional y a nuestra empresa le interesaría participar como socio.

(colaboraciones previas y/o conocimiento sobre redes y entidades de apoyo)


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

¿Dimensión Europea?

Idea

Consorcio

Alternativas

Alternativas

3. Pasos a seguir. De la idea al proyecto

SI

Apertura

Convocatoria

Convocatoria

(DOUE)

Programa de Trabajo

Consulta idea

Guía del solicitante

NO

Guía Financiera

Formularios

Elaboración y presentación de la propuesta

Envío telemático

Proceso de evaluación

Manual de evaluación

Notas para evaluadores

SI

NO

Negociación y firma del contrato

PROYECTO

¿Éxito?

Formularios de preparación del contrato


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

Programa de Trabajo

Temario detallado para una o varias convocatorias

Convocatoria (DOUE)

Líneas de investigación del programa de trabajo abiertas, plazos de presentación, direcciones, referencias

Guía del solicitante

Información y formularios para redactar las propuestas

Manual de evaluación

Procesos y criterios de selección de propuestas

(Incluido en la Guía del Solicitante)

Guía Financiera

Aspectos financieros: marco legal y ejemplos

Notas para evaluadores

Basado en el “Manual de evaluación” y específico de cada convocatoria

(Incluido en la Guía del Solicitante)

4. Documentación

Documentos esenciales para elaborar una propuesta:

http://cordis.europa.eu


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

5. Etapas básicas

  • 5. Etapas básicas

    a)La idea. Consideraciones previas

    • Formación del consorcio

    • Elaboración de la propuesta

      d) Presentación de la propuesta

      e) Evaluación de la propuesta


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

a) La idea. Consideraciones previas

¿Qué debe cumplir la idea para que pueda considerarse dentro del VII PM?

  • - Idea excelente e innovadora que aporte un valor añadido a nivel europeo

  • Debe estar justificada la dimensión y/o colaboración transnacional del proyecto

  • Contribución a la solución de algún problema y/o respuesta a necesidad de mejora existente a nivel europeo

  • Respeto a los principios éticos fundamentales

  • En ideas sobre posible cooperación internacional: considerar problemas/necesidades concretas de los terceros países o de carácter mundial


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

a) La idea. Consideraciones previas

¿ En qué momento y sobre qué tema se puede presentar una propuesta?

  • Los proyectos se presentan respondiendo a las convocatorias oficiales de propuestas que lanza la Comisión Europea

  • Deben respetarse rigurosamente los procedimientos y fechas límite especificadas en las mismas

  • Las convocatorias se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) y en la página web del VII PM


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

a) La idea. Consideraciones previas

¿Encaja mi idea en el Programa de Trabajo?

  • REQUISITO FUNDAMENTAL es identificar el área y la línea del PM a la que más se ajuste la idea de proyecto.

  • En muchos casos es necesario asesoramiento externo (CDTI, NCPs, redes y entidades conocedoras del PM, etc.)


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

a) La idea. Consideraciones previas

Consulta preliminar sobre la idea

  • Serecomienda realizar una consulta preliminar sobre dicha idea.

  • Comprobación de la idoneidad de la línea de actuación y esquema de financiación escogidos, así como del enfoque de la idea de proyecto.

  • Consulta a CDTI y, en caso de grandes proyectos consulta a la CE  dar a conocer la idea de propuesta y obtener una primera opinión sobre ella


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

COMPOSICIÓN

Requisito imprescindible (Normas de participación):

3 entidades independientes, de 3 Estados Miembros o Países Asociados


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

EL CONSORCIO

  • Formas de participar en un consorcio

    • COORDINADOR

      • Responsable de la gestión administrativa y de la coordinación técnica del proyecto

      • Es el interlocutor principal con la Comisión (pagos y anticipo, informes, etc)

  • PARTICIPANTE

    • Puede firmar el contrato con la CE (Adhesión al contrato)

    • Es responsable solidario del proyecto y tiene los derechos

      de explotación y uso de los resultados que genere

  • SUBCONTRATISTA

    • Presta servicios pagados al 100% por un socio

    • No tiene acceso a los resultados

  • USUARIO

    • Puede participar en cualquiera de las categorías anteriores.

    • Ayuda a definir objetivos en la fase inicial del proyecto y a comprobar la utilidad de los resultados mediante demostraciones finales


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

Definición de perfiles de los socios

  • Para comenzar a formar el consorcio de un proyecto (o ampliarlo), es necesario que la idea haya alcanzado un cierto desarrollo

  • Identificación de objetivos, hitos, etapas, principales actividades y resultados

  • Definición del perfil que deberían tener los socios que necesitamos para el proyecto (tipo entidad, país, experiencia específica, infraestructuras disponibles, etc.)

  • Tener en cuenta los requisitos mínimos del consorcio y las condiciones específicas que pudiera haber en el programa de trabajo y la convocatoria en cuestión


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

BÚSQUEDA DE SOCIOS (I/III)

  • ¿Qué necesito?

    • Resumen del proyecto (claro pero conciso para no dar ‘pistas’ a posibles competidores)

    • Listado de actividades que se espera que realice el socio buscado

    • Ofrecer información sobre el área del VII PM donde se encuadra el proyecto

    • Ofrecer información sobre el esquema de financiación elegido


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

BÚSQUEDA DE SOCIOS (II/III)

  • ¿Cómo encontrar socios?

    • Contactos propios y colaboraciones previas

    • Jornadas, talleres, seminarios (de temas específicos)

    • CORDIS: búsquedas de socios

    • CDTI y Puntos de contacto nacional (NCPs)

    • Red pymERA

    • Herramienta Ideal-ist (sólo Prioridad Temática 3: TIC)


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

b) Formación del consorcio

BÚSQUEDA DE SOCIOS (III/III)

  • ¿Cómo me uno a un consorcio en formación?

    • CORDIS (consutar búsquedas de socio; incluir perfil de la entidad)

    • NCPs

    • Redes de apoyo y asesoramiento

    •  Contactar estos mecanismos y expresar el interés de participar, indicando qué líneas son de interés para su entidad


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

c) Elaboración de la propuesta

CONVOCATORIA

  • Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOUE) y en Cordis (http://cordis.europa.eu)

  • Contiene:

    • Líneas de investigación abiertas y presupuestos asociados

    • Requisitos mínimos para participar

    • Plazos de presentación

    • Modalidades de presentación (fases, instrumentos, etc.)

    • Acciones especiales

    • Direcciones, referencias, etc.

    • ¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!!


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

c) Elaboración de la propuesta

CONVOCATORIA


Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

c) Elaboración de la propuesta

DOCUMENTACIÓN

  • Documentos de lectura obligada (Paquete informativo) :

    • Programa de trabajo (lectura previa)

    • Texto de la Convocatoria (lectura previa)

    • Guía del solicitante

    • Manual de evaluación

    • Notas para evaluadores

    • Guía Financiera (Consulta)

  • ¿Dónde encontrarlos?

  • En la página web de la convocatoria correspondiente (http://cordis.europa.eu )


  • Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

    • Parte A: Formularios Administrativos

    • Parte B: Memoria técnica

    ¿Dónde? GUÍA DEL SOLICITANTE

    ‘Guide for applicants’


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

    • Parte A: Formularios Administrativos

    • Tres tipos de formularios:

      • Formulario A1: Información general de la propuesta (1 solo formulario)

      • Formulario A2: Información sobre el consorcio (1 formulario por socio)

      • Formulario A3: Desglose del presupuesto por actividad y socio (1 solo formulario)

    Son formularios sencillos y no se necesitan firmas


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

    • Parte B: Memoria Técnica (Parte evaluada)

      • Objetivos del proyecto. Plan de trabajo.

      • Relevancia para los objetivos de la Prioridad Temática. Impacto potencial

      • Gestión del proyecto

      • Recursos del proyecto

      • Aspectos éticos


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables.

    • Costes subvencionables

    • Costes reales, económicos y necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, con arreglo a los principios de contabilidad habituales del participante.

    • Éstos deben:

    • Haberse generado en el curso del proyecto, salvo informes finales

    • Estar registrados en las cuentas del participante y pagados

    • Excluir costes no subvencionables


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables.

    • Costes NO subvencionables

    • - Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA

    • Derechos e intereses adeudados

    • Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras)

    • Pérdidas por cambio de moneda

    • Costes sobre remuneración del capital

    • Costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario

    • La deuda y el servicio de la deuda

    • Gastos excesivos o irresponsable

    • Cualquier otro que no sea coste subvencionable


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    El presupuesto

    • Personal (esfuerzos)

    • Viajes y manutención

    • Otros (fungibles, certificados auditorías, etc.)

    • Costes indirectos

    El cálculo del presupuesto de este tipo de proyectos en consorcio suele ser un proceso iterativo


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    El presupuesto. Costes indirectos.

    En el VII PM se eliminan los “modelos de coste” existentes en anteriores Programas Marco.Para el cálculo de los costes indirectos de un participante:

    • Identificación y declaración de los costes indirectos asociados al proyecto

    • Posibilidad de adoptar un porcentaje fijo para el cálculo de los costes indirectos.


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    Recomendaciones 1/2

    • Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar

    • Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer)

      • Presentar la información claramente:

        • Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara?

        • Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (“ir al grano”)

        • El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa

    • Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc.

    • Redactar pensando en:

      • ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de evaluación

      • ¿en qué tópico va a encajar mi propuesta?


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    c) Elaboración de la propuesta

    Recomendaciones 2/2

    • No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan descalificar: REPASO

    • Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente

    • Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas adecuadamente

    • Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!!


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    d) Presentación de la propuesta

    • Antes de presentar una propuesta: ¡¡Cumplir requisitos de elegibilidad!!

      • Disponibles en la Guía del Proponente

      • Requisitos básicos:

        • Fecha de recepción de la propuesta (por parte de la Comisión) anterior a la fecha de cierre de la convocatoria

        • Consorcio formado por al menos el número mínimo indicado

        • Tipo de esquema de financiación contemplado en la convocatoria

        • Línea de investigación contemplada en el Programa de Trabajo Y la convocatoria

        • Propuesta completa: no debe faltar ningún formulario (administrativos y descripción técnica)

        • Otros (ej.: límite presupuestario)


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    d) Presentación de la propuesta

    • Modalidades de presentación (2 posibilidades según convocatoria):

      • Presentación de propuestas en una sola fase:

        • Propuesta completa con todos los detalles

      • Presentación de propuestas en dos fases:

        • Primera Fase:

          • Propuesta corta (10-20 páginas. Ver texto convocatoria)

          • Subconjunto de criterios de evaluación

          • Sólo los aprobados envían propuesta completa a la segunda fase de evaluación.

        • Segunda Fase:

          • Como en el caso de presentación en una sola fase

    • ¡¡Modalidad de presentación especificada en la Convocatoria!!


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    d) Presentación de la propuesta

    • Modalidad de envío:

      • De forma general, la modalidad de presentación de propuestas en el VII PM será electrónica

    • EPSS – Electronic Proposal Submission System

    • - Accesible a través de la página web de la convocatoria correspondiente

    • Necesario solicitar alta

    CORDIS

    EPSS

    • ¡¡Consultar posibilidad de modalidad de envío en la Convocatoria!!

  • ¡¡ Muy estrictos con la fecha de cierre de la convocatoria!!


  • Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    Guía de evaluadores

    e) Evaluación de la propuesta

    Evaluación

    Criterios

    1) Excelencia científica y/o tecnológica

    (en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’)

    2) Impacto

    3) Implementación

    Principios

    Calidad

    Transparencia

    Igualdad de trato

    Imparcialidad

    Eficacia y rapidez

    Consideraciones

    éticas

    Puntuación criterios: 0-5

    Evaluación

    expertos


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    e) Evaluación de la propuesta

    Criterios de evaluación

    1) Excelencia científica y/o tecnológica

    (en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’)

    2) Impacto

    3) Implementación

    • Generalidades:

      • Puntuaciones: de 0 a 5

      • Umbrales individuales: 3 sobre 5

      • Umbral global: 10 sobre 15

    Condiciones y requisitos adicionales según áreas:

    Consultar los Programas de Trabajo, Convocatorias y Guías del solicitante!!


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    e) Evaluación de la propuesta


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    e) Evaluación de la propuesta


    Claves para la preparaci n de propuestas al vii programa marco

    Gracias por su atención

    Eva Pérez

    Dpto. Programas Internacionales

    [email protected]

    Tfno. 95 446 80 10

    Fax: 95 446 04 07

    http://www.iat.es

    C/ Leonardo da Vinci, 2

    Isla de La Cartuja

    41092 Sevilla

    www.pymera.org

    [email protected]


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