ใช้บังคับส่วนราชการ

1. ใช้บังคับส่วนราชการ ระเบียบงานสารบรรณว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ส่วนราชการ หมายความว่า • กระทรวง ทบวง กรม • หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐบาลทั้งใน • ราชการบริหารส่วนกลาง • ราชการบริหารส่วนภูมิภาค • ราชกาบริหารส่วนท้องถิ่น • ราชการในต่างประเทศ และให้หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2526

2. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยสารบรรณ พ.ศ.2526 “งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

3. ประโยชน์ของงานสารบรรณประโยชน์ของงานสารบรรณ • ทำให้การปฏิบัติงานเป็นระบบ • มีความเป็นระเบียบ • เกิดความประหยัด • สะดวกต่อการอ้างอิงและค้นหา • เกิดความต่อเนื่องในการทำงาน

4. 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นหรือบุคคลภายนอก 3. หน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ข้อบังคับ 6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ “หนังสือราชการ” คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

5. สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๔๘ แก้ไขเพิ่มเติม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

6. สาระสำคัญ • กำหนดวิธีปฏิบัติในการติดต่อราชการ • ให้สามารถติดต่อทางเครื่องมือสื่อสารด้วยระบบรับส่งข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ • โดยไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารยืนยัน • เว้นแต่จะเป็นเรื่องสำคัญ

7. หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4.หนังสือสั่งการ 5.หนังสือประชาสัมพันธ์ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม และบันทึก

8. 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) 8. ข้อความ 9. คำลงท้าย 10. ลงชื่อ “หนังสือภายนอก” คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคล ต้องมี 1. ที่ 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 3. วัน เดือน ปี 4. เรื่อง 5. คำขึ้นต้น 6.อ้างถึง (ถ้ามี) 11.ตำแหน่ง 12.ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 13.โทร. 14. สำเนาส่ง (ถ้ามี)

9. ตัวอย่างหนังสือภายนอกตัวอย่างหนังสือภายนอก

10. เลขที่หนังสือประกอบด้วยเลขที่หนังสือประกอบด้วย • รหัสตัวพยัญชนะ • เลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง • เลขทะเบียนหนังสือส่ง

11. รหัสตัวพยัญชนะ • รหัสพยัญชนะ ๒ ตัว ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวง หรือส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด • การกำหนดตัวพยัญชนะนอกจากที่กำหนดไว้นี้ ให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีซึ่งเป็นผู้รักษาการตามระเบียบเป็นผู้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะ • สำหรับจังหวัด ให้กำหนดโดยหารือกระทรวงกระทรวงมหาดไทยเพื่อมิให้การกำหนดอักษร ๒ ตัวนี้มีการซ้ำซ้อน

12. รหัสตัวพยัญชนะ • หนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น แต่ไม่เกิน ๔ ตัวอักษร เช่น........ • ที่ นร (อกม) 0105/ว • ที่ นร (อกม) 0105/ว

13. ตัวอย่างเลขที่หนังสือตัวอย่างเลขที่หนังสือ • สำนักนายกรัฐมนตรี..........นร ๑. สำนักปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี 01 ๒. กรมประชาสัมพันธ์ 02 ๓. สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค 03 • สำนักปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี นร01 ๑. กองกลาง นร 0101/ ๒. กองการเจ้าหน้าที่นร0102/ ๓. กองคลังนร0103/ ๔. ศูนย์บริการประชาชนนร0104/ ๕. สำนักกฎหมายและระเบียบกลางนร0105/

14. การอ้างถึง • การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ที่เกี่ยวข้อง

15. สิ่งที่ส่งมาด้วย • ให้ลงชื่อ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น • ในกรณีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย เครื่องถ่ายเอกสาร จำนวน ๑๑ เครื่องทางรถไฟ

16. การลงชื่อ • ให้ลงลายมือชื่อของเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ลายมือชื่อ • การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อให้ใช้คำนำหน้านามว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ • เว้นแต่กรณีดังต่อไปนี้

17. การลงชื่อ ๑. กรณีสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ หรือมีสามีที่ได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ท่านผู้หญิง หรือคุณหญิง (หรือคุณ) แล้วแต่กรณี ไว้หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ๒. กรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมีบรรดาศักดิ์ หรือฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็ม ของบรรดาศักดิ์ หรือฐานันดรศักดิ์ ไว้หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ

18. การลงชื่อ (ต่อ) ๓. กรณีเจ้าของลายมือชื่อมียศที่ต้องใช้ยศประกอบชื่อ ให้พิมพ์ คำเต็มของยศ ไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ ชื่อเต็ม ไว้ใต้ลายมือชื่อ เช่น ลงชื่อ ว่าที่ร้อยตรี -(ลายเซ็น)- (วินัย ชาคริยานุโยค) ๔. กรณีที่มีกฎหมายหรือระเบียบกำหนดให้ใช้ตำแหน่งทางวิชาการ เป็นคำนำหน้า ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น “หลักเกณฑ์ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการใช้ตำแหน่งทางวิชาการ เป็นคำนำหน้านาม พ.ศ. 2536”

19. การใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านามประกอบคำนำหน้านามอย่างอื่น ให้เรียงลำดับก่อนหลังดังนี้ ๑. ตำแหน่งทางวิชาการ ๒. ยศ ๓. บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ หรือคำนำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทาน เครื่องราชอิสริยาภรณ์และมีสิทธิใช้คำนำหน้านามนั้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือประกาศของทางราชการ เช่น

20. การลงชื่อ • กรณีเขียนในข้อความ เรียน ศาสตราจารย์ ร้อยเอก หม่อมหลวง .....(ระบุชื่อ)................... ได้แจ้งให้ ศาสตราจารย์ ร้อยเอก หม่อมหลวง .....(ระบุชื่อ)................... ทราบด้วยแล้ว • กรณีพิมพ์ประกอบการลงชื่อ ขอเสดงความนับถือ ร้อยเอก ลายมือชื่อ (ศาสตราจารย์ หม่อมหลวง..............) ตำแหน่ง

21. “หนังสือภายใน” คือ หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 1. ส่วนราชการ 2. ที่ 3. วันที่ 4. เรื่อง 5. คำขึ้นต้น 6. ข้อความ 7. ลงชื่อและตำแหน่งเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

22. ตัวอย่างหนังสือภายใน

23. 1. ขอรายละเอียดเพิ่มเติม 2. ส่งสำเนาหนังสือ 3. ตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน 4. แจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้ว 5. การเตือนเรื่องที่ค้าง 6. เรื่องที่หัวหน้าสำนักงานระดับกรมขึ้นไปกำหนดให้ใช้เป็นหนังสือประทับตรา “หนังสือประทับตรา” คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือที่ได้รับมอบหมายจากกรม เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราในกระดาษตราครุฑ ใช้กรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ คือ

24. ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่....................... ถึง........................................ ข้อความ.................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................. (ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก) (ตราชื่อส่วนราชการ) (ลงชื่อย่อกำกับตรา) (วัน เดือน ปี) (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) (โทร หรือที่ตั้ง) ชั้นความลับ(ถ้ามี)

25. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด 1. คำสั่ง ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑมีรายละเอียด คำสั่ง ที่ เรื่อง ข้อความ สั่ง ณ วันที่ ลงชื่อ ตำแหน่ง 2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจตามกฎหมาย เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ มีรายละเอียด ระเบียบ (ที่ลงชื่อส่วนราชการ) ว่าด้วย (เรื่องอะไร) ฉบับที่ พ.ศ. .... ข้อความ ข้อ ประกาศ ณ วันที่ ลงชื่อ ตำแหน่ง 3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ รายละเอียดมี ข้อบังคับว่าด้วย ฉบับที่ พ.ศ. .... ข้อความ ข้อ ประกาศ ณ วันที่ ลงชื่อ ตำแหน่ง

26. คำสั่ง คำสั่ง (ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง) ที่………………./ (เลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง) เรื่อง…………………………………………………………………….. ------------------------------ (ข้อความ)…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………….. …………..……………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………….................................................................................................. ทั้งนี้ ตั้งแต่………………………………………………………….. สั่ง ณ วันที่…………………………………..พ.ศ…………….. (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง)

27. ระเบียบ ระเบียบ (ชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ) ว่าด้วย……………………………… (ฉบับที่…………ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ) พ.ศ.……………………….. ------------------------------ (ข้อความ) ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถึง กฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี) ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียนว่า “ระเบียบ……………………………………..พ.ศ……………..” ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่……………………………………………..เป็นต้นไป ……………………………………… ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาการตามระเบียบ (ถ้ามีแบ่งเป็นหมวดให้นำข้อผู้รักษาการตามระเบียบ ไปกำหนดเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1)…………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… ประกาศ ณ วันที่……………………………………พ.ศ…………………... (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง)

28. ข้อบังคับ ข้อบังคับ (ชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ) ว่าด้วย………………………………………………. (ฉบับที่…ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ) พ.ศ.………… ------------------------------ (ข้อความ) ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับ และอ้างถึง กฎหมายที่ให้อำนาจออกบังคับ ข้อ 1 ข้อบังคับนี้เรียนว่า “ข้อบังคับ……………………………………..พ.ศ……………..” ข้อ 2 ข้อบังคับนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่……………………………………………..เป็นต้นไป ……………………………………… ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาการตามข้อบังคับ (ถ้ามีแบ่งเป็นหมวด ให้นำข้อผู้รักษาการไปกำหนด เป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1)……………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… ประกาศ ณ วันที่……………………………………พ.ศ…………………... (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง)

29. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด 1. ประกาศ ชี้แจง หรือแนะทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ มีรายละเอียด ประกาศ เรื่อง ข้อความ ประกาศ ณ วันที่ ลงชื่อ ตำแหน่ง 2. แถลงการณ์ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในเรื่องต่างๆ ให้ชัดเจน ใช้กระดาษตราครุฑ มีรายละเอียด แถลงการณ์ เรื่อง ฉบับที่ ข้อความ ส่วนราชการที่แถลง วัน เดือน ปี 3. ข่าว บรรดาข้อความที่เห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ มีรายละเอียด คือ ข่าว เรื่อง ฉบับที่ ข้อความ ส่วนราชการที่ออกข่าว วัน เดือน ปี

30. ประกาศ ประกาศ (ชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ) เรื่อง…...…………………………………………….. ------------------------------ (ข้อความ) ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………… ประกาศ ณวันที่……………………………………พ.ศ…… (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง)

31. ข่าว ข่าว (ชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว) เรื่อง…...………………………………………..……. ฉบับที่…………………..……(ถ้ามี) ------------------------------ (ข้อความ) ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………… (ส่วนราชการที่ออกข่าว) (วัน เดือน ปี)

32. แถลงการณ์ (ชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์)เรื่อง..........................................................................................ฉบับที่..................(ถ้ามี) (ข้อความ)............................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ........................................................................................................................,,,,,,,,,,,,,........ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. (ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์) (วัน เดือน ปี)

33. - เป็นหนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกเหนือ 5 ชนิดข้างต้น - หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐาน มี 4 ชนิด คือ 1. หนังสือรับรอง 2. รายงานการประชุม 3. บันทึก 4. หนังสืออื่นๆ ที่จัดทำขึ้นเป็นหลักฐานของทางราชการ

34. หนังสือรับรอง เลขที่…………. (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (ข้อความ) หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่ จะให้การรับรอง พร้อมทั้งลงตำแหน่งและสังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อด้วยข้อความที่รับรอง)………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ให้ไว้ ณ วันที่……………………พ.ศ…………….. (ส่วนนี้ใช้สำหรับเรื่องสำคัญ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) รูปถ่าย (ถ้ามี) (ประทับตราชื่อส่วนราชการ) (ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง) (พิมพ์ชื่อเต็ม)

35. รายงานการประชุม รายงานการประชุม……………………… ครั้งที่………. เมื่อ………………………… ณ…………………………... ------------------------------ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) เริ่มประชุมเวลา (ข้อความ) ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… เลิกประชุมเวลา ……………………………………… ผู้จดรายงานการประชุม

36. บันทึก “บันทึก” คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ข้อความซึ่งผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ ข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือ หน่วยงานระดับต่ำกว่า ส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ *โดยปรกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

37. หนังสือภายใน บันทึก ๑. เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ๑. เป็นข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับ บัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่า ส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันใน การปฏิบัติราชการ

38. หนังสือภายใน บันทึก ๒. ใช้กระดาษบันทึกข้อความเท่านั้น ๓. ต้องระบุส่วนราชการใดเป็นเจ้าของหนังสือ ๔. ต้องลงรหัสและเลขประจำของเจ้าของเรื่องกับเลขทะเบียนหนังสือส่ง(ออก) ๒.ใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือไม่ใช้ก็ได้ ๓. ไม่จำเป็นต้องระบุ ๔. ไม่จำเป็นต้องระบุ

39. หนังสือภายใน บันทึก • ๕. ให้ลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ • ๕. ถ้าใช้กระดาษบันทึกข้อความ ก็ให้ลงวันที่เช่นเดียวกัน แต่ถ้าหากว่ามิได้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้เขียน วัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้ใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก

40. หนังสือภายใน บันทึก ๖. เรื่อง... ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุด ของหนังสือ ๗. คำขึ้นต้น... ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ๘. ข้อความ... ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องใหั ชัดเจน ๖. ไม่จำเป็นต้องระบุ ๗. เหมือนหนังสือภายใน ๘. ลักษณะเดียวกัน แต่ไม่เรียกว่าข้อความ เรียกว่าสาระสำคัญของเรื่อง

41. หนังสือภายใน บันทึก ๙. การลงชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อและลงตำแหน่ง ของเจ้าของหนังสือ ๑๐.เจ้าของหนังสือ ออกในนามของส่วนราชการ • การลงชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึกโดย ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ ลายมือชื่อ ไว้ใต้ลายมือชื่อ ๑๐. เจ้าของหนังสือ ออกในนามบุคคลถึงบุคคล

42. บันทึกข้อความส่วนราชการ สำนัก/กอง.......................ฝ่าย....................โทร02282 2694ที่ นร0105/1 วันที่ 5 มกราคม 2547เรื่อง ขออนุมัติเดินทางไปราชการ เรียน อธิบดีกรมการปกครอง ข้อความ..................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ตำแหน่ง ผู้อำนวยการสำนัก/งาน

43. กรณีไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความกรณีไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ เรียน อธิบดีกรมการปกครอง ข้อความ..................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ตำแหน่ง ผู้อำนวยการสำนัก/งาน 5 มกราคม 2547

44. หนังสืออื่น • หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียงแถบบันทึกภาพและสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือ หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น

45. การเก็บรักษา - ระหว่างปฏิบัติ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติ - เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ - เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ - อายุการเก็บหนังสือ ปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่ 1. ที่ต้องสงวนเป็นความลับ 2. เป็นหลักฐานทางอรรถคดี 3. เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียม จารีตประเพณี ฯ 4. ที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี 5. เป็นเรื่องธรรมดาไม่สำคัญ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

46. 1. ผู้ยืมต้องแจ้งว่าจะนำไปใช้ในราชการใด 2. มอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ ลงชื่อรับเรื่องในบัตรยืม 3. การยืมระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืม และผู้อนุญาต ต้องเป็น หัวหน้าส่วนระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 4. การยืมภายใน ผู้ยืมและผู้ให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนระดับแผนกหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย การยืม

47. 2. กระทรวง ทบวง กรม กองที่จัดทำ 4. แผ่นที่ ลำดับแผ่นบัญชี 6. รหัสแฟ้ม หมู่ของการจัดแฟ้ม 8. ลงวันที่ วัน เดือน ปี 3. วันที่ ที่จัดทำ 5. ลำดับที่เรื่องของหนังสือ 7. ที่ เลขที่หนังสือ 9. เลขทะเบียนรับ การทำลาย ภายใน 60 วัน หลักจากวันสิ้นปีปฏิทิน เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือต้องสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บทั้งหมด แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทำลาย ให้มีต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ มีรายละเอียด 1. ชื่อบัญชีหนังสือขอทำลายประจำปี-ลงตัวเลข พ.ศ. ที่ทำบัญชี 10. เรื่องของหนังสือ

48. คณะกรรมการทำลายหนังสือ (หัวหน้าส่วนระดับกรม แต่งตั้ง) ประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน (แต่งตั้งจากระดับ 3) มติคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมากไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความเห็นแย้งได้ โดยคณะกรรมการมีหน้าที่ดังนี้ 1. พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลาย 2. พิจารณาว่าหนังสือใดไม่ควรทำลายและควรขยายอายุเวลาเก็บต้องลงความเห็นว่าจะขยายเวลาถึงเมื่อใด 3. กรรมการเห็นควรทำลายให้กรอก (x) ในช่องการพิจารณา 4. เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมความเห็นแย้งต่อผู้ตั้ง 5. ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้ โดยการเผาหรือวิธีใดที่ไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้แล้วทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจทราบ

49. คำถาม... เกี่ยวกับเลขที่ของหนังสือ • หน่วยราชการบริหารส่วนกลาง ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ในจังหวัด จะใช้เลขประจำตัวของเจ้าของเรื่องอย่างไร และในกรณีที่ผู้ว่าราชการจังหวัด...เป็นผู้ลงชื่อ ในหนังสือราชการบริหารส่วนกลาง จะดำเนินการอย่างไร

50. คำถาม... เกี่ยวกับเลขที่ของหนังสือ • เลขที่หนังสือของหน่วยงานในราชการบริหารส่วนภูมิภาค ซึ่งมีหลายหน่วยงานในจังหวัดเดียวกัน เช่น ทรัพยากรจังหวัดพังงา และทรัพยากรจังหวัดตะกั่วป่า จะใช้อย่างไร