„Mit ganzheitlicher Einführungsstrategie der Microsoft SharePoint Technologie zu wertschöpfenden Lösungen “

1. „Mit ganzheitlicher Einführungsstrategie der Microsoft SharePoint Technologie zu wertschöpfenden Lösungen“ Wie die Freie und Hansestadt Hamburgdas FHHportal als Informationsmanagement Plattform etabliert Mario Thiessenhusen Jan Hambach SharePoint Architekt Leiter der Fachlichen Leitstelle Microsoft Consulting Services Finanzbehörde Hamburg

2. Anforderungen an Informationsmanagement IT der FHH in ganz kurz • 30.000 Bildschirmarbeitsplätze, 35 Organisationseinheiten • Über 2000 Fachverfahren und -anwendungen • Mehr als 10 verschiedene Ablage- und Archivsysteme (z.B. E-Mail, öffentliche Ordner, E-Akte, Fileserver, Intranet) mit über 50 Terabyte Daten • Anforderung an eine Informationsmanagement Plattform • Transparente Ablage und Suche, teilweise revisionssicher • Plattform für Zusammenarbeit (Teams, Meetings, Projektarbeit) und Intranet • Einheitliche Applikationsframework für vielfältige Lösungsanforderungen Eine leistungsfähige Plattform von überall für jeden zu erreichen

3. Verbreitung und Nutzung von SharePointStand heute • Produktiv seit August 2008, Sharepoint 2007 • Wechsel auf SharePoint 2010 Ende Juni 2010 • Anwendungsfälle • 50 Portale für Behörden, Landesbetriebe, etc. (SharePoint Standard mit geringen Anpassungen) • Erste produktive Anwendungen (EU-Dienstleistungsrichtlinie) • Suche über die zentralen Datenquellen • Infrastruktur • 3 Webfrontends, Index Server • 2 Node DB Cluster • 5x10 betreuter Betrieb, hochverfügbar • Mehr als 10.000 aktive Nutzer • 150 GB aktiv genutzte Daten

4. Inhalt des Vortrags • Was beeinflusst den Projekterfolg? • Wie sieht das Vorgehen aus? • Welche Lösungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert?

5. Was beeinflusst den Projekterfolg? Erfolgs- und Barriere-Faktoren bei der SharePoint Einführung

6. SharePoint Einführung, eine Herausforderung SharePoint Projekte sind Organisationsprojekte und scheitern regelmässig an der mangelhaften Berücksichtigung und Anpassung der organisatorischen Rahmenbedingungen Das Forschungsprojekt IMPACT, unter Mitarbeit der Freien und Hansestadt Hamburg, entwickelt eine Vorgehensmethode zur Einführung von SharePoint Lösungen Diese bildet sowohl die technischen als auch die organisationalen Aspekte integriert ab So entstand ein umfassender Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint erfolgreich unterstützt.

7. Erfolgs- und Barriere-Faktoren • Organisations-Annahme ManagementKommitment Information/Marketing Konzeption Akzeptanz (MA wollen) Befähigung Anwenden(MA tun) Ergebnisse Evaluation Projekt-Organisation Lernen(MA können) Arbeits-weisen Grenzen des Systems Regeln/Vorgaben Betriebs-organisation Knowhow-Aufbau Integration Legende Erfolgsfaktoren Barrierefaktoren Vorgehen Basis-Infrastruktur Projekt-Evaluation • Technische Einführung Quelle: 1. Zwischenbericht des Projektes IMPACT

8. Erfolgs- und Barriere-Faktoren Herausforderungen bei der SharePoint Einführung bei der Freie und Hansestadt Hamburg Erarbeitung einer Vision und Strategie für die Einführung Schaffung einer betriebsfähige und sicher Infrastruktur Etablierung von Betriebsprozesse Verschiebung der Grenzen des Systems; Fehlende Funktionalitäten Erarbeitung von Regeln und Vorgaben für die Nutzung Befähigung der Endnutzer Unterstützung der Veränderung der Arbeitsweise

9. Wie sieht das Vorgehen aus? Projektschritte bei der SharePoint Einführung

10. Projektschritte

11. Projektschritte Fachbereich Aufgaben Ergebnis • Bewertung der Anfragen • Prüfung und Genehmi-gung der Weiterentwick-lungen auf SharePoint Fachliche Leitstelle • Geprüfter Auftrag • Geprüftes Konzept • SharePoint Beratung mit Prozess- und Business Skills • Erstellung von Lösungen mit SharePoint-Standardfunk-tionen ohne Development • Abstimmung über Weiterent-wicklungen mit der Fachlichen Leitstelle • Code Review • Erstellte SharePoint Lösungdurch Customizing und Konfiguration mit dem Kunden • Spezifikation und Konzeption von notwendigen Entwicklungen • QS Code SharePoint Competence Center Entscheidung, ob Entwicklung notwendig • Entwicklung von SharePoint Komponenten nach Spezifikation • Funktionstest SharePoint Development Center • Entwickelte Komponenten • Funkt. getestet • Paketiert SharePoint Betrieb • Abwicklung des DeploymentProzesses

12. Projektschritte Umwandlung von Informationen in Wissen Transparenz verfügbarer Daten & Informationen Höhere Produktivität durch Prozesseffizienz Qualitativ höherwertige Ergebnisse durch Fehlervermeidung Informationen Menschen Marketing Prozesse Strukturen Regeln Befähigung funktionaleFHH-Erweiterungen SharePoint-Technologie

13. Projektschritte

14. Projektschritte

15. Welche Lösungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert? Microsoft SharePoint Technologie als Lösungsplattform für Informationsmanagement Lösungen

16. Was ist SharePoint? Intranet Internet Extranet Lösungen als Dienste und Anwendungen Daten und Inhalte in Listen, Dokumenten und Webseiten BCS Suche Such Erweiterungen Projekt Management Framework Offline Rule Service Workflow Erweiterungen Form Services Profil Service Berechtigungsübersichten Navigationsprovider Rechteverwaltung Metadaten Service Web Content Management Performance Point Services Tagging Service Excel Services Workflow Service Benutzeroberfläche Logging Service Access Services Client Object Model ERP System Datenbanken Datei Systeme Verzeichnisse Div. Apps

17. Die Lösungsbausteine der FHH Zusammenarbeit an Dokumenten Workflow und Umlaufmappe Besprechungen FHHportal Suche Intranet Zugriff von Extern Anwendungen & Bürgerdienste Metadaten & Nutzerinteraktion

18. Die Oberfläche

19. HIM Workflow - Mitzeichnungslösung

20. HIM Workflow - Mitzeichnungslösung

21. Nutzung von Access Services Access Client Access Services