公文格式
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公文格式. 公文格式:指公文的外部组织形式。包括. 眉首. 1、文面结构:. 主体. 版记. 2、用纸. 3、排版. 4、装订. 公文用纸:一般采用国际标准 A4 型( 210 mm×297mm ). 排版规格:即文字排列,公文文字 从左到右、从上到下横写横排 。 正文文字用 3号仿宋体 ,一般每面排22行,每行排28个字。 双面印刷. 装订要求: 左侧 装订,不掉页。. 眉首,包括. 1、公文份数序号. 2、秘密等级和保密期限. 3、紧急程度. 4、发文机关标识. 5、发文字号. 6、签发人. 7、红色反线.

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Presentation Transcript


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公文格式


3408638

公文格式:指公文的外部组织形式。包括

眉首

1、文面结构:

主体

版记

2、用纸

3、排版

4、装订


3408638

公文用纸:一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)


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排版规格:即文字排列,公文文字从左到右、从上到下横写横排。

正文文字用3号仿宋体,一般每面排22行,每行排28个字。

双面印刷


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装订要求:左侧装订,不掉页。


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眉首,包括

1、公文份数序号

2、秘密等级和保密期限

3、紧急程度

4、发文机关标识

5、发文字号

6、签发人

7、红色反线


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公文份数序号(份号):指一份具体文件,在该文总印发数中的实际序号。如份号“0288”,表示此份具体文件是该文总印发数中的第288号。

位置:在眉首的左上端,顶格书写。

作用:便于机密文件的分发和回收,有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。


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秘密等级:指公文内容涉密程度的等级。

组成:绝密、机密和秘密三级。标志为“★”。“★”前标密级,“★”后标保密期限,

如“机密★5年”。

位置:在版心右上角第1行。


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紧急程度:指送达和办理公文的时限要求。

组成:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

位置:在秘密等级下边。


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发文机关标识:是发文机关公文的固定称呼。

组成:由“发文机关名称+文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”。联合行文时,各机关并排,主办机关名称在前。

位置:在眉首的中心,用红色大号宋体字印刷。


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发文字号:指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。

组成:由“发文机关代字+年份+序号”三部分组成。发文机关代字由一定范围内的领导机关,对自己直属机关的单位代字统一编定。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,并用六角“〔〕”括住。如“中办发〔1998〕5号”,表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文件。

作用:便于分类归档,查找及引用。

联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。

位置:在发文机关标识(文件名称)正下方,字体字号与正文相同。


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签发人:指批准发出公文的机关领导人。

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

位置:在发文字号的右侧,发文字号不要居中,居左空1个字,签发人居右空1个字位。


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红色反线与发文字号和签发人的距离需保持

4 mm。


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主体,包括

1、标题

2、主送机关

3、正文

4、附件

5、落款:

公文生效标识

成文日期

6、附注


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标题:是公文内容和作用的高度概括。

组成:包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有:

1、规范式:三部分,即“发文机关+事由+文种”,用于重要、庄重的公务。2、灵活式:①两部分:一是“发文机关+文种”。以上标题下面可加题注(用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间)。带发文机关的标题下面如写题注,则须加圆括号。这里要特别注意:不再写主送机关;文后不再写发文机关及发文时间。 二是“事由+文种”。

三是“转发+始发机关及原通知标题”(如《转发国务院关于费改税的通知》)或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”(如《转发国务院关于费改税的决定的通知》)。

②一部分:只有“文种”。常常是不大重要的公务,带周知性。要求:要选准文种;要准确表述事由;文字要简明。

书写:移行时词或词组要完整,不要硬性拆开跨行排列;单行或多行都要居中排列,匀称美观。


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主送机关:指公文的主要受理机关(负责处理、执行公文的机关单位)。

上行文一般只写一个主送机关,其中请示、批复和函等文种只能有一个。

下行文,一般写给直属下级。普发性下行文,主送机关多,一般使用泛称,如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的,或者公务是周知的、重大的公布性公文,常常不写主送机关。

位置:标题左下方,顶格书写,后面用冒号。


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正文:是公文的核心部分。行政公文的正文包括原由、事项和结尾三部分。

原由:

1、依据类。有以下几种方式:

①情况式:叙述时间、单位、地点、人物和事件等;特征是有“目前”和“20 X X”之类时间状语;简介人物及事迹。

②文件式:常用“根据”、“据”;往往是一句话。

③意义式:议论方式;常用“是”。

④作用式:常用“将使”、“使”。

⑤说明式:事物几方面的介绍,往往有序码特征。

2、目的类。常用介词“为”、“为了”。

原由部分可省略,或只省略依据类、目的类之一。


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事项:

内容少的不分项,多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告,一般都分为几部分,用小标题表示层义。

这部分是中心内容,有并列式和递进式两种结构供选择使用。

在一篇公文中,两种结构方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。

结尾,常见有:

①专用语。如“特此批复”、“特此通知”等。

②希望、号召类。至少一段话。

有的公文没有结尾。


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附件:是公文正件附属材料名称和件数的标注。

位置:正文下空1行左空2字。公文如有附件应当注明附件顺序和名称。

种类:一是补充说明主体某些内容的材料,如报表、照片、典型材料等;二是补充说明正件主要内容的材料,如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。如果属这类,其名称在正文内已有交代,在“附件”项内不必重复标示。


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公文生效标识:是公文效力最权威的凭证。包括发文机关印章或者签署人姓名。

行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

位置:印章压盖于成文日期之上。上沿不压正文,下沿要骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。


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成文日期:公文生效的法定时间。用汉字小写数字写全称。

种类:成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。


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附注:说明其他项目不便说明的事项,如传达范围、引文出处或名词术语。

位置:居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。


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版记,包括

1、主题词

2、抄送机关

3、印发机关和印发日期

4、印刷份数

5、版记反线


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主题词:是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。

作用:方便电脑存储和检索文件。

位置:居左顶格标识。

选词原则:选择最能反映公文主题内容的词语。一般不超过5个。

标注原则:谁办文,谁标引。

顺序:先标类别词,如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,如“水土保持”,最后标反映文件形式的词即文种,如“通知”。例如:《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》(国发〔1998〕16号)的主题词是“教育 学生 就业 通知”。


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抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

位置:左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”。


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印发机关:指具体主办、制发公文的部门。

印发日期:公文送印或发出时间。

位置:印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。


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印刷份数:指公文的实际印制份数。

位置:印发日期的正下方,向右不顶格。


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版记中各要素之下均应加一条黑色反线。


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作业:

根据所讲,画出公文格式简图。


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