BIENVENIDOS A LA FAMILIA

1. BIENVENIDOS A LA FAMILIA

2. QUIENES SOMOS? • Somos una empresa colombiana, con 21 años de experiencia en la comercialización de productos importados. • Para tal fin se han desarrollado 4 unidades comerciales: • Página Web • Call Center • Mayor • Puntos de Venta

3. NUESTRA MISIÓN Somos una Compañía dedicada a la comercialización de productos exclusivos, innovadores, garantizados y de excelente calidad. Promocionados a través de diferentes canales a nivel nacional con el apoyo de un equipo de humano competente.

4. NUESTRA VISIÓN Trabajamos para ser la Compañía líder a nivel nacional y latinoamericano en la comercialización y venta de productos innovadores, con un equipo humano competente y comprometido, buscando la expansión y ofreciendo satisfacción a nuestros clientes

5. NUESTRA POLÍTICA DE CALIDAD Nuestro compromiso es ofrecer productos exclusivos e innovadores, contando con proveedores y un equipo humano comprometido a garantizar la satisfacción total de nuestros clientes a través del mejoramiento continuo de los procesos y rentabilidad de la compañía

6. NUESTROS OBJETIVOS • Ofrecer productos innovadores y exclusivos • Fortalecer las relaciones con nuestros proveedores • Potencializar las competencias del equipo humano • Garantizar la satisfacción total del cliente • Mejorar continuamente los procesos • Asegurar la rentabilidad de la compañía

7. Sistemas Diseño Mayor Importaciones Call Center Web Master Tesorería Contabilidad Escoltas Facturación Puntos Venta Gestión Humana Bodega y Despachos Gerencia Administrativa y Financiera Junta De Socios Control Interno Asesor Jurídico Revisor Fiscal Presidencia ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

8. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PARA PUNTOS DE VENTA

9. TEMAS • Políticas de uso de caja menor • Políticas de Inventarios • Solicitud de mercancía a Bodega Central y/o PDV • Cambios de Productos • Mantenimiento de Productos • Contacto con las demás unidades de la compañía Gestión Humana. • Contacto con las demás unidades de la compañía Facturación.

10. * FUNCIONES DELPERSONAL EN PDV *

11. FUNCIONES DE ADMINISTRADORES • OBJETIVO GENERAL DEL CARGO • Responsable del punto de venta en cuanto a cumplimiento de metas, presupuesto, • direccionamiento de la fuerza de ventas a su cargo, satisfacción del cliente , • desarrollo e implementación de las estrategias comerciales asignadas por el jefe inmediato. • Funciones: • Atender con excelente actitud a los clientes y vender la mercancía con calidad. • Manejar y responder por los recursos económicos y documentos de la compañía. • Cumplir con responsabilidad con las metas de ventas estipuladas y con los procedimientos establecidos.

12. FUNCIONES DE ADMINISTRADORES • Velar y supervisar por el correcto mantenimiento del local. • Coordinar y dirigir las actividades del punto de venta tales como : mercancía vitrinas, aseo, caja mayor y menor. • Realizar los inventarios físicos de la mercancía. • Vigilar y controlar el cumplimiento del presupuesto de ventas y gastos. • Identificar las necesidades del punto de venta para comunicarlo al director. • Recepcionar quejas y devoluciones y enviarlas a SAC. • Realizar llamadas de campaña. • Diligenciar todos los documentos manejados en el punto de ventas.

13. FUNCIONES DE ASISTENTES PDV • OBJETIVO GENERAL DEL CARGO • Vender Los productos de la compañía con el fin de cumplir con las metas de ventas establecidas a través de la atención de los clientes con actitud y responsabilidad. • Funciones: • Atender con excelente actitud a los clientes y vender la mercancía con calidad. • Apoyar y reemplazar al administrador del punto de venta con respecto al cumplimiento de las metas y atención al cliente cumpliendo con los procesos establecidos. • Manejar y responder por los recursos económicos y documentación de la compañía. • Velar y supervisar por el correcto mantenimiento del local.

14. FUNCIONES DE ASISTENTES PDV • Apoyar, coordinar y dirigir las actividades del punto de venta tales como mercancía, vitrinas, aseo, caja mayor y menor. • Apoya y ayuda en la realización de inventarios físicos de mercancía. • Aporta al cumplimiento de presupuesto de ventas y gastos. • Identifica las necesidades del punto de venta. • Recepcionar quejas y devoluciones y enviarlas a SAC. • Realizar llamadas de campaña. • Diligenciar todos los documentos manejados en el punto de ventas.

15. * PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICION DE PRODUCTOS *

16. PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN • OBJETIVO: • Teniendo en cuenta que la imagen, el orden y el aseo en el trabajo son factores de gran importancia para la salud, la seguridad, l calidad de los productos, y la satisfacción de los clientes, este documento pretende proporcionar un protocolo para que los colaboradores en todos los puntos de venta de TELEVENTAS S.A. tengan una guía de cómo lograrlo: • Acondicionar los medios para guardar y localizar los materiales fácilmente • Limpiar frecuentemente y evitar el desorden • Exhibir los productos en el punto de venta • ASEO ADECUADO Y PRACTICO DEL PUNTO DE VENTA • Todos los días al ingresar al punto de venta se debe realizar el aseo adecuado en el almacén antes de abrir al público, no solo al punto de venta sino a bodegas y baños en los casos donde se aplique. • Es importante tener en cuenta los siguientes consejos: • Para mantener un ambiente sano y limpio es necesario depositar todos los desechos y desperdicios en recipientes apropiados o sitios establecidos para tal fin.

17. PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN • Los recipientes y artículos para hacer el aseo deben mantenerse en el lugar destinado a ellos, siempre limpios y sin residuos de labores anteriores. • El aseo del local debe realizarse a diario, esto debe incluir barrer , trapear, sacudir el polvo, limpieza de paredes, vidrios, estanterías y mercancía. • La bodega siempre debe mantenerse limpia y ordenada. • No deben realizar labores de aseo con clientes dentro del punto de venta, esto da mal aspecto y no se brinda la atención necesaria. • La compra de los productos de aseo, debe realizarse mensualmente de acuerdo a las necesidades, el dinero se toma de la caja menor y legaliza con el soporte correspondiente. (anexo relación de artículos autorizados para tal fin) • Silicona – precio aprox. $19.000 • Limpiavidrios – precio aprox. $8.000 • Jabón en polvo – precio aprox. $17.000 • Jabón Rey – precio aprox. $ 700 • Trapeador – precio aprox. $10.000

18. PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN • Escoba – precio aprox. $8.000 • Recogedor – precio aprox. $10.000 • Limpiones (tela) – precio aprox. $6.000 • Ambientador – precio aprox. $14.000 • Blanqueador – precio aprox. $5.600 • Papel Higiénico – precio aprox. $2.500 • Botellón de agua – precio aprox. $8.000 solo 1 por mes. • Nota: el aseo deben realizarlo todos los funcionarios del almacén, tanto administradores como asistentes. • La limpieza y el orden siguen siendo la mejor garantía de lucha contra los gérmenes y bacterias. Este debe realizarse con los productos apropiados como desinfectantes y limpiadores; los cuales deben encontrarse almacenados en forma adecuada y segura. • Nota: El almacenamiento de los productos de limpieza se deberán separar de los demás productos como: productos corrosivos, inflamables y alimenticios.

19. * ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS *

20. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS El almacenamiento de los productos puede realizarse de la siguiente manera para que los almacenes permanezcan y luzcan ordenados: Estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura más apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura del techo, y la altura media de la carga en los entrepaños. Los materiales más pesados y voluminosos, se deben almacenar en la parte baja, cuando haya alguno que sobresalga de la estantería se debe señalizar de forma conveniente con el fin de evitar accidentes. La mercancía debe estar organizada, categorizada y perfilada para que haya una mejor visibilidad de la misma y la bodega se vea organizada. Nota: Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera, la manipulación y el estado de la mercancía esta bajo responsabilidad del personal del punto.

21. Beneficios del Orden y el Aseo • Se disminuyen los riesgos de accidentalidad • Se logra mayor aprovechamiento de los espacios • Se hace buen uso de los recursos disponibles • Genera confianza en los clientes y proveedores • Aumenta el rendimiento laboral, ya que reduce el tiempo invertido en la búsqueda de objetos. • Genera un ambiente de trabajo agradable

22. * MANUAL DE PRESENTACIÓNPERSONAL *

24. MANUAL DE PRESENTACION

25. MANUAL DE PRESENTACION

26. MANUAL DE PRESENTACION

27. MANUAL DE PRESENTACION

28. MANUAL DE PRESENTACION

29. MANUAL DE PRESENTACION

30. MANUAL DE PRESENTACION

31. MANUAL DE PRESENTACION

32. MANUAL DE PRESENTACION

33. * POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR *

34. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • REEMBOLSOS • Los reembolsos deben ser enviados al departamento de contabilidad en el momento en que se ha gastado el 50% del valor autorizado; esto es de carácter obligatorio. • El valor restante debe ser legalizado 6 días antes de que finalice el mes en curso (días 24 o 25 de cada mes). • Para la última semana del mes solo se autorizaron los gastos ocasionados por transporte de mercancía, pagos de servicios públicos o impuestos y deben ser enviados a contabilidad el primer día hábil del mes siguiente. • Nota Importante: Toda la documentación debe ser enviada a través de correo certificado (DEPRISA)

35. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • PROCEDIMIENTO • Envío de documentación La documentación debe ser relacionada y enviada al departamento de contabilidad en la ciudad de Bogotá junto con el formato de caja menor autorizado, en este se relacionaran las facturas, cuentas de cobro, recibos y cantidad de efectivo. Se debe indicar fecha, beneficiario, concepto y valor total del rubro.

36. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Verificación de documentación Previo al envío es importante que todos los gastos que se relacionan en el reembolso cumplan con los requisitos de ley, es decir deben traer adjunto el RUT, RIT (si el gasto es por prestación de servicios); en caso de ser una persona de Régimen Simplificado deberá anexar el RUT, RIT, copia del pago de afiliación como independientes a EPS, PENSION, ARP y contrato de prestación de servicios si es el caso. Todos los gastos deben ser autorizados por la Dirección Comercial de Puntos de Venta. • Reembolso de dinero El reembolso de dinero se hará directamente de la caja mayor del punto de venta, previa autorización de la señora Ana Castañeda del departamento de Contabilidad. En caso de ser un punto de venta nuevo, la dirección de puntos de venta determinara el valor destinado para tal fin y tesorería realizara la consignación pertinente. Este valor siempre debe encontrarse completo en efectivo, recibos o reembolsos pendientes.

37. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Gastos de caja menor Todos los gastos deben ser autorizados por la dirección de puntos de venta y deberán llevar anexo el soporte (mail). • Retenciones Se debe tener en cuenta que si hay compras superiores a $703.000 y pagos por prestación de servicios superiores a $104.000 antes de IVA se deben realizar las retenciones de ley, para lo cual se deben comunicar con el departamento de contabilidad quien les dará la orientación (teléfono 2850385 en Bogotá, Ext. 211). • Recibos de caja por transportes Para la legalización de los gastos por concepto de transportes, se dejara como constancia un recibo de caja menor firmado con N. de identificación indicando a quien pertenece (punto de venta, call center o web), la ruta, el numero de factura correspondiente y la descripción del articulo enviado. Este soporte que ira por escrito (via mail) debe ir anexo (correo impreso) a la legalización que envíen a la oficina. Nota: los gastos que no tengan soporte de autorización, no serán legalizados y por lo tanto serán cobrados a la persona responsable.

38. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • ASPECTOS IMPORTANTES: • No se admiten tachones, borrones o enmendaduras en ningún tipo de documentos • Los gastos incluidos en el reembolso deben ser los correspondientes al mes en curso (NO SE RECIBIRAN, NI CAUSARAN GASTOS DE MESES ANTERIORES) • Para control es necesario que el último día de cada mes realicen un arqueo de caja menor y el resultado del mismo deberá ser enviado vía mail a la Directora Comercial (ana.tellez@televentas.com.co) y supervisores Richard Velasquez (richard.velasquez@televentas.com.co) y Aurora Rodríguez (aurora.rodriguez@televentas.com.co) • En caso de realizar algún anticipo a proveedores, se debe hacer firmar un recibo de caja menor en el momento de la entrega del dinero; en el momento de legalizar el gasto es necesario entregar los respectivos soportes (factura o cuenta de cobro). No olvidar las hacer las retenciones correspondientes si es el caso. • El dinero autorizado pasa cada punto de venta esta destinado única y exclusivamente para cubrir necesidades propias de la compañía y su destinación siempre debe tener autorización.

39. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR PROHIBICIONES • Cambiar cheques personales con dinero de Caja Menor. • Utilizar el dinero de caja menor en gastos personales, no institucionales y no autorizados • Realizar anticipos de nomina • Realizar prestamos personales • Realizar gastos sin tener los soportes correspondientes (facturas, cuentas de cobro y documentos legales RUT, RIT, PILA)

40. * POLÍTICAS DE INVENTARIOS *

41. POLITICAS DE INVENTARIOS Objetivo Determinar los lineamientos necesarios para la administración adecuada de los inventarios de Televentas S.A. Alcance Desde la recepción del producto en Bodega Central hasta la salida del producto como venta y Bodega Central • DEFINICIONES • Inventario: todos los productos nuevos y en estado de Exhibición que posee Televentas S.A. Incluye también repuestos. • Mercancía en transito: corresponde a la mercancía enviada de un destino a otro y que aún no ha llegado al destino final. • Semáforo rojo: aviso del sistema Winpos indicando que se le ha traslado mercancía. • Semáforo verde: aviso del sistema Winpos indicandoque se ha realizado una venta por anillo.

42. POLITICAS DE INVENTARIOS • DEFINICIONES • Venta por anillo: venta que se efectúa apropiándose de mercancía en otro PDV o Bodega. • PDV: punto de venta. • Sistema: Venta de 2 productos diferentes mediante un código PLU especifico. • DESARROLLO Y DOCUMENTACION • PERMISOS EN ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS • Los permisos autorizados para la elaboración de documentos son los siguientes: • PDV: Nota crédito (2) , Factura (54), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001). • Bodega central: Nota crédito (2), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001), Devolución a Proveedor (67), Entrada (1), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76).

43. POLITICAS DE INVENTARIOS • DESARROLLO Y DOCUMENTACION • Asistente de facturación: Faltante Robada (65), Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio categoría N por E(74), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76), Ajuste de Entrada (7) y Ajuste salida (69) – Únicamente con Vo Bo de Gerencia. • SAC: Nota crédito(2), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Factura (54). • Bodega de Exhibición: Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio categoría N por E(74), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida x dada de Baja 1002, Donación (3). • Mayor: Factura (54), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), remisiones, Nota crédito(2), Nota crédito por remisión (78), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001), Salida x Remisión (70), Entrada por remisión (71).

44. POLITICAS DE INVENTARIOS • DESARROLLO Y DOCUMENTACION • Soporte Winpos: Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio Categoría N por E (74), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76). Ajuste de precios en tablas Winpos. • Cambios de Precios • Los cambios de precios se pueden efectuar por dos motivos, y la única persona autorizada para hacer el ajuste en WinPos es el Auxiliar de Soporte Winpos: • Instrucción del comité de Mercadotecnia – Campañas • Cambio de precio en el momento de efectuar nota crédito o cruce de notas crédito con facturas. Solo se presenta cuando se han realizado cambios de precio en productos. Debe validarse con la documentación del caso (Factura)

45. POLITICAS DE INVENTARIOS • TRASLADOS DE MERCANCIA • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de: • Cerciorarse de que el traslado es efectuado al PDV/ Bodega Central /Bodega de Exhibición en las cantidades físicas relacionadas en el traslado documental del Winpos y que la guía esta correctamente diligenciada de acuerdo al Instructivo diligenciamiento de Guías para carga y mensajería • Ningún traslado podrá salir del PDV sin el Vo Bo del Administrador y/o asistente (Firma y Nombre claro), y deberá llevar adjunto el documento impreso del traslado de Winpos • Debe llevarse control de los traslados despachados identificados con el número de guía correspondiente

46. POLITICAS DE INVENTARIOS • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de: • Solo se autorizan entregas por medio de las transportadoras autorizadas: SAFERBO, SERVIENTREGA o Transportadores directos de Televentas. Para el caso de las ciudades se revisaran las negociaciones con los transportadores con el fin de asegurar un buen servicio a bajos costos sin colocar en riesgo la mercancía. • 1. GUIAS DE TRANSPORTE • Se debe tener en cuenta que existen dos clases de guías para transporte: • Guía de Mensajería • Guía de Carga

47. POLITICAS DE INVENTARIOS • Guía de Mensajería: Esta se utiliza en sobres de documentos o cajas pequeñas con peso inferior a 5 kilos.

48. POLITICAS DE INVENTARIOS • Guía de Carga: Esta se utiliza con elementos o productos grandes y que superen los 5 kilos en adelante.

49. POLITICAS DE INVENTARIOS • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de: • 2. CENTROS DE COSTO • El Centro de costos es el PDV ò Departamento al cual se le descontaran (aplicaran) los gastos de envió. Anexo algunos: • 0012 - CALL CENTER • 0013 – SAC • 0027 – PAGINA WEB • 0028 – POR MAYOR • 0029 – DOCUMENTOS • 0030 – BODEGA DE EXHIBICION • 0056 – BODEGA CENTRAL

50. POLITICAS DE INVENTARIOS • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de: • 2. CENTROS DE COSTO • NOTA: • Los envíos, entregas, traslados se deben cargar (marcar en la guía en el centro costos y observaciones) al pdv ò departamento que requiere el inventario ò quien realiza la venta. • Sus guías tienen impreso el centro de costos de cada pdv, no olviden tachar ò borrar su centro de costos si, el envió de la mercancía ò producto es de otro pdv ò departamento.