公文管理系統
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公文管理系統 承辦人操作說明會 - PowerPoint PPT Presentation


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公文管理系統 承辦人操作說明會. 大綱. 安裝說明 創文 公文流程 公文查詢 代理設定 收文創簽 密件處理方式 後會、續辦 副知檢視、回閱公文 收文創簽辦單 稽催. 安裝說明. 檢查 IE 版本 說明 -> 關於 Internet Explorer. 安裝說明. 第一次登入請下載快速安裝. 安裝說明. IE 8.0 安裝說明,請打開 Word 檔依照步驟手動設定. 安裝說明. 工具列阻擋彈跳視窗 關閉阻擋彈跳視窗,或按下鍵盤 Ctrl 鍵再點選. 創文. 設定個人資訊 在公文系統工具列中,點選「個人資訊」按鈕。 開啟 WEB 製作系統.

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Presentation Transcript

公文管理系統承辦人操作說明會


大綱

  • 安裝說明

  • 創文

  • 公文流程

  • 公文查詢

  • 代理設定

  • 收文創簽

  • 密件處理方式

  • 後會、續辦

  • 副知檢視、回閱公文

  • 收文創簽辦單

  • 稽催


安裝說明

  • 檢查IE版本

    • 說明->關於Internet Explorer


安裝說明

  • 第一次登入請下載快速安裝


安裝說明

  • IE8.0 安裝說明,請打開Word檔依照步驟手動設定


安裝說明

  • 工具列阻擋彈跳視窗

  • 關閉阻擋彈跳視窗,或按下鍵盤Ctrl鍵再點選


創文

  • 設定個人資訊

  • 在公文系統工具列中,點選「個人資訊」按鈕。

  • 開啟WEB製作系統


創文

  • 選擇身分

  • 公文製作畫面


創文

  • 點選開新檔圖示


創文

  • 公文內容編輯,選擇檔號、行文機關,繕打完成後取號上傳


創文

  • 取號上傳後可至工作桌,待處理公文處看到


公文流程

  • 公文編修畫面


公文流程

  • 核章

  • 核章完畢後,請確實的點選公文上方的儲存,否則系統將不會儲存您的核章。


公文流程

  • 夾帶附件

  • 點選承辦附件,點選新增附件以上傳檔案


公文流程

  • 會辦作業


公文流程

  • 會畢陳核:在結束會辦流程後,該公文直接陳核主管。

  • 會畢回承辦人:在結束會辦流程後,送回至原承辦人(在分會作業預設以會畢回承辦人,待彙整後再行送出。)

  • 會辦方式:

  • 順會:提供依序送會辦理。

  • 分會:提供同時送會辦理。

  • 會辦外單位,請選擇單位而非人員


公文流程

  • 陳核作業

  • 系統會預帶出陳核流程,可自行增減後送出


公文流程

  • 抽回公文:

  • 送出公文會至已送未收資料夾,勾選後可抽回

  • 下個關卡未點收公文,才可抽回

  • 下個關卡若為分會流程,請勿使用抽回動作


公文查詢

  • 點選公文管理系統上方的公文查詢圖示


公文查詢

  • 已歸檔公文可申請調案

  • 調案單填寫,填寫完成後按確定


公文查詢

  • 調案單申請完成

  • 回到待處理公文,點選調案單,核章儲存後,再點選上方「調卷單送出」


公文查詢

  • 調案單查詢


代理設定

  • 點選公文管理系統上方的公文查詢圖示

  • 選擇代理人

  • 選擇職位

  • 儲存設定


代理設定

  • 解除代理

  • 取消勾選後儲存設定

  • 單位人事管理員可替使用者設定代理人


收文創簽辦單

單位登記桌可於待處理公文中,先依「處理狀態」篩選。

簽收後,1.勾選公文;2.點選「分文」;3.選擇承辦人。


承辦人收到公文時,必需先於待處理公文執行簽收動作,簽收後勾選該公文,並點選「新增簽稿」。

註:1、請直接勾選該公文選擇「新增簽稿」,而非選「創稿」

再執行「併案」。

2、若該公文為「同單位,其他承辦人辦理」,則請點選

「申請重分」,由單位登記桌重新分文。

3、若該公文應為「其它單位辦理之業務」,則請點選「申

請改分」,並填「改分申請單」。

收文創簽辦單


收文創簽辦單

於新增簽稿的畫面中「開新檔案」→選擇「簽辦單」→「確定」

註:若執行簽稿併陳,可執行多次「開新檔案」。


收文創簽辦單

於簽辦單中輸入「簡單說明主旨」、「擬辦」及「檔號」後,選擇「取號上傳」,系統出現上傳成功的訊息後則可關閉畫面。

註:可利用「另存新檔」來儲存範本。


收文創簽辦單

取號上傳後,於待處理公文中點選該公文2下開啟。

點選已創的「簽辦單」→核章或加註意見(含章)後→儲存,則可進行送會及陳核之流程。


密件處理方式

密件需以電子、紙本並行方式辦理。公文先以「紙本」方式傳送至承辦單位,於簽收密件時系統亦會提示是否收到紙本文件,故請確實收到紙本文件後再行簽收。

於系統簽收密件後,請承辦人先視密件內容修改其解密條件

1、點選「修改解密條件」

2、選擇正確的解密條件→按「確定」。


密件處理方式

密件於新增簽稿→選擇簽辦單時,密等要選擇「密」,並輸入解密條件。

系統會自動於主旨中帶入「密不錄由」,承辦人選擇檔號後則可取號上傳,並選擇送會、陳核流程。


密件處理方式

密件公文的主旨及說明內容,需輸入於特定範本中。請承辦人逕自公文系統「檔案下載」區中下載「密件公文範本」。


後會、續辦

點選「已決行」之公文,並於簽收後勾選該公文,即有「後會」之選項。

於跳出之視窗拉選需後會之單位,再送出即可。


後會、續辦

點選「已決行」之公文,並於簽收後勾選該公文,即有「續辦」之選項。

系統會提示「公文決行及結案狀態將被移除,是否要繼續」的訊息,點選「確定」後,可於待處理公文中續辦該件公文

註:執行續辦需再陳核長官決行,但不會移除已核章之紀錄。


回閱公文

公文於送會、陳核流程中,除承辦人外,各會辦承辦人及長官皆有「加入回閱」之功能,如欲知道該公文最後之決行結果及各方意見,於會辦、陳核時,可點選加入回閱。

當該公文於決行後,曾有加入公文回閱者,可於「回閱公文」中查看該公文之決行結果。

註:該公文若經檔管人員編目歸檔,則該文資訊會從回閱公文中移除,此時若欲檢視、利用該公文資訊,需請利用調案申請;原承辦人自行於公文查詢中查詢即可檢視完成公文資訊,毋需申請調案。


公文傳閱

公文經長官決行、承辦人簽收後,勾選即有「公文傳閱」之功能選項。

執行公文傳閱,承辦人可自行挑選該文傳閱之人員清單,選擇完成執行「確認」即可。


公文傳閱

公文傳閱之對象,可於系統上方「副知檢視」中檢視該公文。

若該份公文已開啟檢視,「選取」欄位則會出現□以供刪除。


展期申請

當公文已逾限辦日,承辦人及該單位主管皆會收到由系統發出的稽催通知,如承辦人無法於限辦日前辦結,建議申請展期。

至「承辦公文未結案件」中找到需辦理展期之公文並勾選,系統即會出現「展期申請」。

系統會帶出展期表單,

 請承辦人填入「展期原因」及

 「展期天數」後,按「確定」。

執行確定後,請承辦人逕自

 「待處理公文」中

 開啟→核章→送出即可。


展期申請

展期申請單之規則:

1至10日,將送由單位主管核決。

11至30日,將送由一級主管核決。

31日以上,則將送由機關首長核決。


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