Könyvtári minőségmenedzsment

1. Könyvtári minőségmenedzsment

2. TQM alapelvei közül fontosabbak • a filozófia, amely a működést rendszerbe foglalja, • a módszer, amely a vezetőség aktív stratégiaalkotását és napi irányítását feltételezi • a hatáskör, amely kiterjed valamennyi munkatársra, • a gazdasági szerep, a rendelkezésre álló források racionális célirányos, hatékony felhasználása, • a követelményrendszer, amely elvárja a hibamentes tevékenységet, • a szabályozás, amely a szervezet egészére, a munkafolyamatokra érvényes, • a cél és módszer együttes jelenléte, a folyamatos működés minőség teljesítménye.

3. ISO 9000 szabvány család A magyar szabványcsoport eddig megjelent tagjai: • MSZ EN ISO 9000:2005 Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár • MSZ EN ISO 9001:2009 Minőségirányítási rendszerek. Követelmények • MSZ EN ISO 9004:2010 A szervezet tartós sikerének irányítása. Minőségirányítási megközelítés Kapcsolódó magyar szabványok: • MSZ ISO 10005:2005 Minőségirányítási rendszerek. Útmutató a minőségtervek elkészítéséhez • MSZ EN ISO 10012:2003 Minőségirányítási rendszerek. A mérési folyamatokra és a mérőberendezésekre vonatkozó követelmények • MSZ ISO/TR 10013:2003 Útmutató a minőségirányítási rendszer dokumentálásához • MSZ ISO/TR 10017:2004 Útmutató az ISO 9001:2000-hez alkalmazható statisztikai módszerekhez

4. ISO 9000 vs. ISO 8402 (TQM) • Az ISO 9000 egy vállalati alrendszer, amely a szervezeti egységek munkájának összehangolásával garantálja a stabil minőséget, • a TQM pedig egy irányítási, vezetési módszer, filozófia, amely támogatja és elősegíti a folyamatos fejlődést.

5. TQM VAGY ISO? MIN. BIZTOSÍTÁSI KULTÚRA • TERJESZTÉSE • TUDATOSÍTÁSA • FEJLESZTÉSE • FOLYAMATOKBA ÉPÍTÉSE • HELYI SAJÁTOSSÁGOKHOZ ILLESZTÉSE MIN. BIZTOSÍTÁSI FOLYAMATOK • DOKUMENTÁLÁSA • KÖVETÉSE • SZABÁLYOZÁSA • VÉGREHAJTÁSA MINOSÉGBIZTOSÍTÁS ALAPJAI

7. Már régóta … • Budapest 1996 - BOBCATSSS könyvtári minőség a szimpózium fő témája • Mikulás Gábor 1995 és 1996-os írásai a Figyelőben

9. 12/2010. (III. 11.) OKM rendelet a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról

10. „Könyvtári Minőségfejlesztés 21” A program – szorosan kapcsolódva a könyvtári terület ötéves stratégiai tervéhez (2003-2007) • rendszerbe foglalja a könyvtárak eddigi minőségmenedzsment tevékenységét, • tudatosan épít a megszerzett minőségmenedzsment ismeretek gyakorlati alkalmazására.

11. Céljai • a hazai könyvtárak minősítési rendszere alapjainak megteremtése, • a könyvtárak felkészítése a minőségelvű szakfelügyeletre, • a könyvtárosok képzése intézményi keretek között, • a könyvtáros szakma, a könyvtárosok elismertségének, megbecsülésének növelése, • a minőségi munka differenciált díjazásának elősegítése.

12. A célok elérése érdekében Olyan programkidolgozását kezdeményezik, amely • közérthető nyelven fogalmazva, • részletes leírást tartalmazva, • fázisokra bontva tartalmazza a könyvtári (1) minőségfejlesztés lépéseit, (2) megvalósítási kereteit, (3) dokumentációs elvárásait.

13. A program várható eredményei • Támogatja a rendelkezésre álló anyagi források hatékony felhasználását, pályázati keretek racionális, egymásra építő kihasználását. • Támogatja a könyvtárak minőségelvű értékelését, szakfelügyeletét. • Lehetővé teszi, hogy későbbiekben a könyvtár, mint intézmény helyet kapjon a hazai minősítési rendszerben.

14. A program alapelvei • A vezetőség felelőssége • Partnerközpontúság • Folyamatközpontúság, folyamatos javítás • Teljes elkötelezettség • Folyamatos képzés, továbbképzés • Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció

15. A könyvtári minőségfejlesztés szakaszai • Előkészítés • A vezetőség elkötelezettsége • Környezeti elemzések, helyzetértékelés, stratégia • A szervezeti kultúra • Partnerközpontúság • A könyvtári szolgáltatási folyamatok azonosítása és javítása • A dokumentációs rendszer kiépítése

16. Előkészítés 1.1 A vezetőség elkötelezettsége • Minőségi munkacsoport létrehozása az intézmény vezetőiből és jelentős szakmai tapasztalatokkal, ismeretekkel rendelkező munkatársakból. • A minőségi munkacsoport megfogalmazza a könyvtár küldetésnyilatkozatát és jövőképét. • A minőségfejlesztéshez szükséges források (személyi, tárgyi, anyagi) számbavétele, biztosítása. • Külső szakértő kiválasztása és meghívása.

17. 1.2 Környezeti elemzések, helyzetértékelés, stratégia • Külső környezet elemzése PEST analízis segítségével. • SWOT analízis készítése a könyvtár egészére és a fontos részterületekre. • A könyvtár statisztikai adatainak elemzése. • Stratégiai terv elkészítése egyrészt a könyvtár egészére, másrészt a fontos részterületekre.

18. 1.3 A szervezeti kultúra • A szervezeti kultúra értékelése. • Külső és belső kommunikáció fejlesztése • A szervezeti kultúra fejlesztésének megtervezése • Széleskörű munkatársi részvétel minőségügyi képzésben, továbbképzésben, tréningen.

19. 2. Partnerközpontúság • Munkacsoportok alakítása • A külső és belső partnerek azonosítása, súlyozása. • A partnerek elvárásainak és elégedettségének mérése. • Elemzés, értékelés készítése. A problémák meghatározása. • A változtatás (beavatkozás) stratégiájának elkészítése, végrehajtása, dokumentálása. • Az értékelés, önértékelés helyi rendszerének kidolgozása.

20. 3. A könyvtári szolgáltatási folyamatok azonosítása és javítása • Munkacsoportok alakítása a folyamatok alapján • A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása. Folyamatábrák készítése, folyamatgazdák kijelölése. • A felmerülő problémák súlyozása. Problémamegoldó stratégiák kidolgozása, alkalmazása. • A folyamatszabályozás módszerének kidolgozása. Ellenőrzőpontok kijelölése, mérések, számítások, dokumentálás.

21. 4. A dokumentációs rendszer kiépítése • Szolgáltatási előírások • Minőségi előírások • Minőségpolitika • Minőségügyi kézikönyv

22. A program első részében (2003-2006) az ODR-ben szolgáltató könyvtárakban • teljesítménymutatók alkalmazása • összehasonlító vizsgálatok • szolgáltatási normatívák kialakításáig.

23. A második részében • A némi minőségirányítási “előélettel” már rendelkező - könyvtárak a megszerzett elméleti tudásukat átültessék a gyakorlatba, • rendszerbe foglalják a könyvtárukban addig fellelhető minőségmenedzsment tevékenység elemeit, • azt modellértékű szintre emelve adjanak iránymutatást más könyvtáraknak is a minőségmenedzsment ismeretek gyakorlati alkalmazására.

24. A program második részében közreműködő intézmények • Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár (DEENK), • Országos idegennyelvű Könyvtár (OIK), • Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár (Eger), • Kemenesaljai Művelődési Központ és Könyvtár (Celldömölk), • Könyvtári Intézet (KI)

25. A projekt harmadik része a könyvtárak minősítésének feladatát végzi majd el.

26. Legfőbb cél A munkatársak a minőségügy alkalmazását többé nem többletfeladatnak érzik, hanem a munkájuk szerves részének, a szolgáltató könyvtár alapelvének tekintik.

27. A Könyvtári Minőségügyi Bizottság tagjai Elnök: Dr. Skaliczki Judit ny. minisztériumi főosztályvezető-helyettes, szakértő Tagok: • Gyurics Zoltánné igazgató, (Huszár Gál Városi Könyvtár, Mosonmagyaróvár) • Mender Tiborné főigazgató (Országos Idegennyelvű Könyvtár, Bp.) • Ramháb Mária igazgató (Katona József Könyvtár, Kecskemét) • Sohajdáné Bajnok Katalin igazgató-helyettes (Bródy Sándor Megyei Könyvtár, Eger) • Vidra Szabó Ferenc minőségmenedzser (Könyvtári Intézet, Bp.) • Zalainé Dr. Kovács Éva szakértő (Bp.)

28. Az EFQM (European FoundationQualityModel) Kiválósági Modell • jól adaptálható könyvtári önértékelésre. • Öt módszert ajánl: a kérdőívet, a mátrixot, a munkaértekezletet, a formális módszert és a minősítést. • Az egyes módszerek egyike sem a "legjobb gyakorlat"; mindig a helyi viszonyok, szervezeti feladatok figyelembe vételével kell a módszereket vegyítve alkalmazni. • Az EFQM öt terület kiértékelését követeli meg: a vezetését, a célokét, a munkatársak irányításáét, az erőforrásokét és a szolgáltatásokét.

29. A CAF (CommonAssessment Framework = Közös Értékelési Keretrendszer) • Európai Uniónak a közszolgáltatások minőségét egységesen mérő rendszer. • alapja az EFQM Kiválósági Modell. • az EU "hivatalos" közigazgatási-közszolgáltatási minőségmodellje; a könyvtár a közszektor részeként kiválóan alkalmazhatja. • Magyarországon 2006-ban jelent meg a nemzeti változat.

30. Könyvtári közös értékelési keretrendszer (KKÉK)2010-ben könyvIsmertetés a könyvrőlKönyv, könyvtár, könyvtáros. 2010. 10.63-64.p.Gaálné Kalydy Dóra írása

31. Útmutató • www.nefmi.gov.hu/kultura/konyvtarszakmai/kkek-utmutato-100616 • http://ki.oszk.hu/content/konyvtari-kozos-ertekelesi-keretrendszer

33. További olvasmányok • Vidra Szabó Ferenc: Könyvtári minősítés a szakértő szemével. 3 K 2012. 7. sz. 11-14. • Skaliczki Judit: A könyvtárak korszerű irányítási és szolgáltatási rendszere: a minőségbiztosítás. Könyv és nevelés. 2012. 2. sz. 2-26.p.