278206 application of software package in office
Download
1 / 48

278206 Application of Software Package in Office - PowerPoint PPT Presentation


  • 59 Views
  • Uploaded on

278206 Application of Software Package in Office. การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ (3) (Spread Sheet). อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ [email protected] [email protected]อก. การนำเข้าข้อมูลจากภายนอก. Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทำให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบข้อมูล

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' 278206 Application of Software Package in Office' - neil-stephenson


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
278206 application of software package in office

278206Application of Software Package in Office

การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ (3)

(Spread Sheet)

อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ

[email protected]



การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

  • Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทำให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบข้อมูล

  • ตลอดจนนำข้อมูลมาประมวลในลักษณะของรายงานแบบต่างๆ ได้

  • การจัดเก็บข้อมูลใน Excel นอกจากจะทำการกรอกข้อมูลลงไปตรงๆ แล้ว Excel ยังสามารถนำข้อมูลรูปแบบอื่นที่มีอยู่นำเข้ามาใช้ได้


Excel
รูปแบบไฟล์ที่ การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกExcel สามารถนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

  • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อื่นๆ (*.xlsx)

  • ไฟล์ข้อความหรือ Text files (*.txt)

  • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

  • เลือกตำแหน่งเซลที่ต้องการให้นำข้อมูลจากภายนอกมาวาง

  • คลิกแท็บData หรือข้อมูล

  • ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้เลือก ลักษณะของไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจะนำเข้า


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

4. ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ข้อมูลและไฟล์ข้อมูลที่ต้องการนำเข้าแล้ว Click ปุ่ม Open


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

5. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 1 จาก 3 ต้องกำหนดค่าในส่วนต่างๆ แล้วคลิก Next

5.1 การกำหนดชนิดข้อมูลดั้งเดิม (Original data type)จะมีค่าให้เลือก 2 ค่า

  • Delimited (มีการใช้ตัวคั่น) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลมีการแบ่งข้อความด้วยสัญลักษณ์

  • Fixed width (ความกว้างคงที่) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลใช้การเว้นวรรคด้วยช่องว่างแบ่งข้อความ

    5.2 เริ่มนำเข้าที่ (Start import at row) ให้เลือกว่าจะนำเข้าข้อมูลตั้งแต่แถวที่เท่าใด ตัวอย่างนี้ให้เลือกนำเข้าตั้งแต่แถวที่ 1

    5.3 แหล่งที่มาของแฟ้ม (File origin) เป็นการกำหนดภาษาของข้อมูลที่จะนำเข้า ให้เลือกภาษาไทย คือ 874 : Thai (Windows)


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

6. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 2 จาก 3 Excel ให้กำหนดตัวคั่นข้อมูล โดยดู จากข้อมูลในไฟล์ที่จะนำเข้าเป็นหลัก


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

  • หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 3 จาก 3 เป็นการกำหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่าแต่ข้อมูลในแต่ละ Column จะเป็นรูปแบบ General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นำเข้า Column นั้น

    โดยการเลือก Do not import column (skip) ซึ่งปกติ Excel จะกำหนดให้เป็น General


ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

8. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะน าข้อมูลวางไว้ที่เซลใดในชีทที่

ปรากฎอยู่ (Existing worksheet) หรือให้นำไปวางในชีทที่สร้างใหม่ (New

worksheet)


Data validation

การใช้งาน ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกData Validationเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

  • ควรจะมีการกำหนดกฎข้อบังคับในการป้อนข้อมูล

  • ใน Excel สามารถใช้ การทำ Data Validation ในการตรวจสอบการป้อนข้อมูลให้ถูกต้องได้


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • ประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาตให้ป้อนได้ในช่อง Allow:

    • Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข้อความใด

    • Whole number (จำนวนเต็ม) เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่ง

    • Decimal (ตำแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด

    • List (รายการ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้

    • Date (วันที่) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ

    • Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ

    • Text length (ตามความยาวข้อความ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ

    • Custom (กำหนดเอง) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง

    o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ

    o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ

    o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

    o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

    o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ

    o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ

    o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

    o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง

    o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ

    o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ

    o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

    o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

    o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ

    o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ

    o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

    o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • กำหนดข้อมูลที่สามารถป้อนได้ในหัวข้อ Data (ข้อมูล)

  • เช่น เลือกเป็น Whole number (จำนวนเต็ม)

  • และกำหนดเป็น between

  • ต้องระบุช่วงข้อมูลที่จะรับโดยระบุค่าต่ำสุด (Minimum)

  • และค่าข้อมูลสูงสุดที่จะรับ (Maximum)


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล


Data validation1
การเลือกแบบเพื่อแสดงขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไดอะล็อกบ็อกซ์เตือน จากคำสั่ง Data Validation


การยกเลิกการตรวจสอบข้อมูลการยกเลิกการตรวจสอบข้อมูล

  • เลือกช่วงเซลที่ได้กำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูลไว้

  • เลือก Data > Validation (ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้อง)

  • คลิกแท็บSettings (การตั้งค่า) แล้วคลิกปุ่ม Clear All (ล้างทั้งหมด)

  •  คลิกปุ่ม ตกลง      



Pivot table1
Pivot Table

  • Pivot Table เปนเครื่องมือที่ใช้ในการสรางรายงาน รูปแบบตาง ๆ ตามความตองการ

    จากฐานขอมูล(Data Base)

  • โดยฐานขอมูลที่ใชในการสรางรายงาน อาจจะอยูในรูปแบบของตารางใน

    Worksheet ของ Excel หรืออยูในแฟมข้อมูลในรูปแบบอื่น(External Data File)

  • Pivot Table เปนเครื่องมือที่มีใชตั้งแต Excel 97 และไดมี การปรับปรุงใหมีประสิทธิภาพดีขึ้นเรื่อย ๆ

  • Pivot Table เปรียบเสมือนเปน Report Generator คือ ผูใชสามารถสรางรายงานในรูปแบบต่าง ๆ โดยไมต้องมีการเขียนโปรแกรม

  • เพียงแตกําหนดรูปแบบความตองการรายงานที่ตองการ โปรแกรมExcel จะสามารถสรางรายงานดังกลาวได ภายในเวลาอันรวดเร็ ว


Pivot table2
Pivot Table

  • ตัวอย่าง

    สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายประจำวัน จำนวน 3 วัน ดังนี้


Pivot table3
Pivot Table

  • จากตัวอย่างข้างต้น ต้องการสรุปรายจ่าย แต่ละรายการ  แยกเป็นรายวัน ดังนี้


Pivot table4
วิธีการสร้าง Pivot Table

  • สร้างข้อมูลรายจ่ายประจำวัน ที่ Sheet1 โดยให้มีหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์  ทั้งนี้เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำตารางสรุป

  • กําหนดขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ซึ่งสามารถทําไดโดย

    เอาCursor ไวคลิกในตารางขอมูลที่จะใชในการสราง Pivot Table



Pivot table6
วิธีการสร้าง Pivot Table

3. ใชคําสั่ง Insert Tables Pivot Table โดยExcel จะทําการกําหนด

ขอบเขตของขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ในชองTable / Range ในกรณี

ไมถูกต้องสามารถเปลี่ยนแปลงใหมได


Pivot table7
วิธีการสร้าง Pivot Table

4. เลือกพื้นที่ที่จะนํา Pivot Table ที่สรางขึ้นไปแสดง ซึ่งอาจจะเป็นWorksheet ใหม หรือWorksheet เดิม


Pivot table8
วิธีการสร้าง Pivot Table

5. การจัดรูปแบบของ Pivot Table

  • จะเห็นวาทางดานขวามือของจอภาพจะปรากฏ Pivot Table

    Field List ซึ่งประกอบ ชื่อ ฟลด ตาง ๆ ของขอมูลที่จะนํามาใชสราง Pivot

    Table

  • สวนทางตอนลางของ Pivot Table Field List คือ ตําแหนงตาง ๆ ของ

    รายงาน ซึ่งเราสามารถลากฟลดจาก Pivot Table Field List ไปวางไวใน

    Pivot Table เพื่อสรางรายงานความตองการ



Pivot table10
วิธีการสร้าง Pivot Table

การกำหนดฟิลด์ลงในตำแหน่งของรายงาน มีดังนี้

Report Filter หมายถึง ฟลด ที่ใชในการจัดกลุมหนาของรายงาน

Column Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของColumn

Row Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของRow

∑Value หมายถึง ฟลด ที่จะใช ในคํานวณในรายงานโดยการหาผลรวม


Pivot table11
การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ Pivot Table

** ในตำแหน่งต่างๆ ของ Pivot Table

สามารถมีฟิลด์ได้มากกว่า 1 ฟิลด์ หรือไม่มีเลยก็ได้





Grouping pivot table
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table


Grouping pivot table1
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ตัวอย่าง Pivot Table ก่อนการจัดกลุ่ม


Grouping pivot table2
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table


Grouping pivot table3
ขั้นตอนการ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table


Grouping pivot table4
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table


Grouping pivot table5
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ตัวอย่างข้อมูล

Pivot Table ที่ได้


Grouping pivot table6
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table


Grouping pivot table7
การ จัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table



ad