Formation au leadership – Optimist International

1. Formation au leadership – Optimist International Formation du Secrétaire-Trésorier élu de club Optimist International

2. Secrétaire-Trésorier élu de club Devoirs et responsabilités Optimist International

3. Devoirs et responsabilités • Surveiller les finances du club, percevoir les cotisations et payer les comptes. • Garder un dossier sur chaque membre : son nom, son adresse, son numéro de téléphone, les anniversaires qui le concernent, son assiduité et la date de paiement de sa cotisation annuelle. • Conserver un procès verbal des réunions. • Servir de lien entre le club et tous les autres; soumettre les rapports. • Aider le club à réussir. • Aussi hautement suggéré • Guider le club pour qu’il se conforme à la Constitution et aux Règlements. • Assister aux assemblées trimestrielles du district et aux réunions de zone. Optimist International

4. Est-ce que je divise le poste de secrétaire-trésorier? Optimist International

5. Est-ce que je divise le poste de secrétaire-trésorier? Plusieurs gros clubs divisent le poste de secrétaire-trésorier en un poste de secrétaire et un autre de trésorier. Il s’agit là d’un problème de constitution du club et doit recevoir l’approbation de la majorité des membres. Cette formation prend pour acquis qu’une seule personne occupe le poste de secrétaire-trésorier. Optimist International

6. Tenir les livres de votre club Optimist International

7. Tenir les livres de votre club • Livre de notes relié du secrétaire-trésorier • Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier • sortant s’assoit avec vous et repasse • ça avec vous en détail. Optimist International

8. Tenir les livres de votre club Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier sortant s’assoit avec vous et repasse ça avec vous en détail. Si votre club n’en a pas, achetez-en un d’Optimist International. Optimist International

9. Tenir les livres de votre club Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier sortant s’assoit avec vous et repasse ça avec vous en détail. Procurez-vous un programme informatique pour vous aider à tenir les dossiers financiers et ceux des membres. Optimist International

10. Comment est-ce que je commence? Optimist International

11. Comment est-ce que je commence? • Ouvrez un compte chèques/épargne au nom du club. • Aider le comité des finances à préparer le budget. • Faites parvenir un annuaire des membres à tous les membres du club. • Remettez aux membres du conseil d’administration une copie de la Constitution et des Règlements du club. Optimist International

12. Signatures pour les comptes de banque? Votre club Optimiste est une entreprise. Il devrait être administré comme une entreprise. Votre club devrait requérir deux signatures sur tous les chèques qu’il émet. Les deux signatures devraient être celles du secrétaire-trésorier et du président ou d’un vice-président. Deux membres de la même famille ne devraient jamais être autorisés comme signataires du compte. Optimist International

13. Et la petite caisse? Le secrétaire-trésorier peut avoir une petite caisse qui lui permette de rencontrer les petites dépenses de chaque jour. Quant au montant de la petite caisse, il devrait être déterminé par le conseil d’administration du club. Les reçus devraient être rapportés et gardés dans les livres. Optimist International

14. Secrétaire-trésorier élu Frais d’adhésion et cotisation au club Optimist International

15. Frais d’adhésion et cotisation au club Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer pour faire partie de votre club? Optimist International

16. Frais d’adhésion et cotisation au club Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer à votre club pour s’y joindre? Combien les membres paient-ils chaque année en cotisation? Optimist International

17. Frais d’adhésion et cotisation au club Les frais d’adhésion et la cotisation annuelle sont déterminés par les membres et mentionnés dans les règlements du club. Ces frais et cette cotisation peuvent être changés par un vote majoritaire des membres. Optimist International

18. Frais d’adhésion et cotisation au club • Les frais minimum d’adhésion sont de • 30 $US. • De ce montant, 15 $US sont envoyés à Optimist International avec le formulaire « Mon club » comme frais de traitement. • Le club garde le reste. Optimist International

19. Frais d’adhésion et cotisation au club La cotisation annuelle des membres se situe généralement entre 60 $US et 120 $US. Voulez-vous inclure le coût du repas dans la cotisation? Optimist International

20. Frais d’adhésion et cotisation au club Quel est le montant, par membre, de la cotisation au district? Optimist International

21. Frais et cotisation à l’International À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist International? Optimist International

22. Frais et cotisation à l’International À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist International? 46,30 $US par membre 62,51 $CA par membre En vigueur le 1er octobre 2003 Optimist International

23. Frais et cotisation à l’International Cotisation à OI 30,00 $ Provision pour l’immeuble d’OI 0,50 $ Abonnement à la revue 4,50 $ Assurances 9,00 $ Taux de change sur les devises 1,50 $ Char allégorique Défilé des Roses 0,80 $ Total des frais et cotisation 46,30 $ Optimist International

24. Membre à vie Pour honorer un membre spécial du club, on peut payer pour qu’il devienne Membre à vie d’Optimist International. En payant ses frais de « membre à vie », le membre est exempté, pour le reste de sa vie, de payer la cotisation régulière à Optimist International. Optimist International

25. Membre à vie Qui, dans votre club, pourrait mériter d’obtenir le statut de membre à vie? Optimist International

26. Secrétaire-trésorier élu Préparer le budget et la collecte de fonds Optimist International

27. Préparer le budget • Créez le budget en début de l’année. • C’est une façon pour le conseil d’administration d’approuver à l’avance les dépenses du club pour l’année. • Le président du comité des finances est responsable de la préparation du budget. • Le conseil d’administration doit approuver le budget. • Le budget peut être révisé par le conseil d’administration s’il le juge utile et nécessaire. Optimist International

28. Budget du club Quelles autres dépenses doit-on prendre en considération quand on prépare le budget? Optimist International

29. Prenez cinq minutes et préparez le budget d’un club présent à votre table. Optimist International

30. Collectes de fonds Les sommes recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds identifié « Fonds Jeunesse. » Optimist International

31. Collectes de fonds Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds identifié « Fonds Jeunesse. » Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du compte régulier. Optimist International

32. Collectes de fonds • Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds identifié « Fonds Jeunesse. » • Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du compte régulier. De façon générale, les sommes recueillies dans le milieu doivent retourner dans le milieu sous forme de projets de service à la jeunesse ou de service à la collectivité. Optimist International

33. Collectes de fonds Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et fédérales. Optimist International

34. Collectes de fonds Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et fédérales. Dans la plupart des cas, on doit obtenir un permis pour tenir un tirage. Optimist International

35. Collectes de fonds Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club. Optimist International

36. Collectes de fonds Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club. • Les tirages • La vente de produits • L’identification des enfants • La vente de nourriture • Les « auto-routes payantes » • Les Bingos Optimist International

37. Secrétaire-trésorier élu Cotisation Facturation et dossiers À venir pause Optimist International

38. Secrétaire-trésorier élu Cotisation Facturation et dossiers Optimist International

39. Envoi de la facture de la cotisation Optimist International

40. Envoi de la facture de la cotisation • La facture de la cotisation est postée à chaque membre du club au début de chaque période de facturation. Optimist International

41. Envoi de la facture de la cotisation • La facture de la cotisation est postée à chaque membre du club au début de chaque période de facturation. • La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année. Optimist International

42. Envoi de la facture de la cotisation • La facture de la cotisation est postée à chaque membre du club au début de chaque période de facturation. • La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année. • Toujours indiquer le coût par période et le coût annuel ainsi que les sommes en souffrance s’il y a lieu. Optimist International

43. Envoi de la facture de la cotisation • Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres. Optimist International

44. Envoi de la facture de la cotisation • Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres. • Un trésorier qui s’acquitte bien de cette tâche aide à maintenir un effectif fort et stable. Optimist International

45. Envoi de la facture de la cotisation Exemple d’un système de la perception des cotisations • Postez la facture initiale. • Postez une facture « en souffrance » trente jours plus tard. • Appelez le membre dont le compte est en souffrance. Exprimez-lui vos préoccupations et de quelle importance il est au club. • Le conseil d’administration devrait aider activement à la rétention de tous les membres. • Le conseil d’administration peut décider de rayer de la liste des membres celui dont la cotisation n’est pas payée. Optimist International

46. Dossier du membre Livre de notes du secrétaire-trésorier • Noms, adresses, numéros de téléphone de jour et de soir, ces informations pouvant être données aux autres membres sous forme d’« annuaire ». • Anniversaires de naissance et autres, - qui vont permettre de féliciter les membres lors de ces occasions. • Dossier de présences, afin d’encourager et de féliciter les membres qui ont une assiduité « parfaite ». Optimist International

47. Table ronde • Groupe de nouveaux secrétaires-trésoriers désignés. Revoyez en détail, dans le livre de notes du secrétaire-trésorier, la façon de monter le dossier du membre. Faites part au groupe tout entier de vos « découvertes ». • Groupe de secrétaires-trésoriers désignés qui ont de l’expérience. Ce groupe devrait tenter d’écrire une politique simple mais juste de déterminer la présence parfaite tout en permettant un mécanisme flexible de « substitution ». Faire le rapport au groupe. • Groupe qui utilise l’ordinateur. Discutez des façons d’inscrire dans votre base de données les dossiers des membres et les données financières du club. Faire des suggestions de base au groupe. Optimist International

48. Secrétaire-trésorier élu Rapports financiers (à venir) DÎNER Optimist International