Projekti e-VÕTI aruandluse infopäev

1. Projekti e-VÕTI aruandluse infopäev Kristi Kadaja e-Õppe Arenduskeskus

2. Päevakord • Ülevaade ESF projekti hetkeseisust • Finantsaruande ja seirearuande koostamine • Sagedamini esinevad probleemid seoses aruannetega • Küsimused ja vastused • Kokkuvõte

3. Ülevaade ESF projekti hetkeseisust • Innovele on esitatud I ja II väljamakse taotlus • (01.07-31. 12. 2005). • Innovel on 20 päeva aega meie poolt esitatud aruanne läbi vaadata ja soovi korral päringuid teha. • Esimene vastus Innovest saabus 9. mai.

4. Finantsaruande ja seirearuande koostamine Finants- ja seirearuandeid esitatakse vastaval lepingule:

5. Finants- ja seirearuande esitamine aastal 2006

6. Finants- ja seirearuanne • Aruanne tuleb esitada tähtajaks! • Finants- ja seirearuanne tuleb esitada eraldi. • Aruande peab esitama nii elektrooniliselt kui ka allkirjastatult paberil. • Aruannetele, makse ja kuludokumentidele peab olema kirjutatud projekti viitenumber 1.0101-0289 ja nimi e-VÕTI.

7. Finants- ja seirearuanne • Jälgige hoolikalt aruande esitamise vormi. • Aruannete esitamise vormi ja lahtrites olevaid valemeid ei tohi muuta.

8. Finantsaruanne Finantsaruande koostamine

9. Finantsaruande koostamine • Finantsaruanne algab päisega ja seal olevaid lahtreid tuleb täita. • Aruande periood ja õppeasutuse nimi tuleb kindlasti lisada. Aruande perioodi märkida ka kuud, mitte ainult aasta.

10. Finantsaruande koostamine • Aruande vormi üleval servas on selline väike eraldi tabel pealkirjaga „Eelarve täitmine“. Milleks see vajalik on? Kui praegu on näha, et eelarvest üleminekut ei paista ja see tabel ei tundu oluline, siis pärast suuremate väljaminekute tegemist on olukord teine ning see tabel aitab jälgida projekti finantsseisu.

11. Finantsaruande koostamine • Kuludokumentide loetelu koosneb 14st veerust. • Veerg 6 ja 13 peavad selgitama lihtsalt ja loogiliselt tehtud kulu.

12. Finantsaruande koostamine 1. Järjekorranumbri lahtrisse tuleb number, mitmes see kulurida on. 2. Kulukoht on projektipõhine ja see on Teie eest ära täidetud. 3. Asutuse nimi, kes väljastas kuludokumendi (üldjuhul teie tööandja). 4. Kes sooritas makse ehk antud juhul maksis Teile töötasu.

13. Finantsaruande koostamine 5. Kuupäev, millal kuludokument (palgaleht) väljastati. 6. Kuludokument on palgasedel/palgaleht ja lahtrisse on vaja lisada ka selle number. 7. Kuna palk ei sisalda käibemaksu, siis kuludokumendil olev summa ongi summa km-ta. 8. See lahter jääb 0,00, sest selline kulu antud projekti raames puudub.

14. Finantsaruande koostamine 9. Palk ei sisalda käibemaksu, seega on see lahter 0,00. 10. Lahter = 7. lahter, sest palk ei sisalda käibemaksu. 11. See lahter on 0,00, sest partneritel pole km abikõlblik. 12. Kuludokument võib olla suurema summa peale väljastatud, aga sinna lahtrisse märkige projektipõhine töötasu suurus. Abikõlbulik palk= brutopalk + sotsiaalmaks + tööandja töötuskindlustusmaks.

15. Finantsaruande koostamine 13. Kuludokumendi selgituseks võite panna näiteks haridustehnoloogi töötasu, palk. NB! Varem oli selle lahtri asemel kuludokumendi number. 14. Kuupäev, millal maksti ära või tehti pangaülekanne. Sinna ärge kirjutage kuupäeva, millal te maksekorralduse välja printisite, vaid ikka makse tegemise kuupäev. NB! Kui esitate palga väljamaksmiseks massmaksekorralduse, siis raamatupidaja peab kirjutama, kui palju sealt summast läks projektiga seotud töötaja palgaks.

16. Finantsaruande koostamine • E-kursuste koostamise töötasukulude suurused sõltuvad koolist ja eelarvest. Aruandes kajastatakse neid sarnaselt töötasuga.

17. Finantsaruande koostamine • Digitaalsete õpiobjektide koostamise tasu sõltub koolil olevast eelarvest.

18. Finantsaruande koostamine Kui olete koolitusel osalenud, aga arveid pole saanud, siis ärge praegu selle koolitusekulu finantsaruandesse lisage, vaid kajastage seda järgmises finantsaruandes. 1. Järjekorranumbri lahtrisse tuleb kulurea number. 2. Kulukoht on projektipõhine ja see on tõenäoliselt Teie eest ära täidetud. 3. Kuludokumendi väljastajaks on arve esitanud asutuse nimi. 4. Kulu kandja on arve maksnud asutus ehk siis teie koolinimi.

19. Finantsaruande koostamine 5. Arve väljastamise kuupäev. 6. Kuludokumendi nimetuseks on arve koos arvenumbriga. 7. Harilikult on koolituskulud käibemaksuta, aga kui näete arvel käibemaksu rida, siis tuleb sinna see märkida. 8. Antud projekti raames on see lahter alati 0,00.

20. Finantsaruande koostamine 9. Sinna märgite kuludokumendis oleva käibemaksu, juhul kui see on olemas. 10. See lahter = 7. veerg + 9. veerg. Kui käibemaksu pole, siis see võrdub 7. veeruga. 11. Antud projekti raames ei ole partnerite KM abikõlblik. 12. Abikõlblik summa on summa käibemaksuta.

21. Finantsaruande koostamine 13. Sinna võite kirjutada koolituse nimetuse, mille raames kulu tehti. Kui koolituse raames peate tegema sõidukulusid, siis neid ei saa te finantsaruandes kajastada, sest need pole abikõlblikud. 14. Kuupäev, kui tasuti arve. Sinna ei kirjutata kuupäeva, millal printisite maksekorralduse koopia. NB! Kui koolitus pole õppejõu koolitusprogrammis, siis seda kulu me ei hüvita.

22. Finantsaruande koostamine • Seadmete soetamisel jälgige eelarvet. Eelarvest üle mindud summa peab kool kandma. • Seadmete soetamisel peate küsima vähemalt 3 pakkumist, et nende põhjal valik teha. • Saadud pakkumistest palun tehke koopia ja lisage järgmise väljamaksu taotluse juurde.

23. Finantsaruande koostamine 1. Järjekorranumbri lahtrisse tuleb number, mitmes see kulurida on. 2. Kulukoht on projektipõhine ja see on tõenäoliselt Teie eest ära täidetud. 3. Kuludokumendi väljastajaks on arve esitanud asutuse nimi. 4. Kulu kandja on arve maksnud asutus ehk siis teie kooli.

24. Finantsaruande koostamine 5. Kuupäev, millal arve väljastati. 6. Sinna tuleb Teile saadetud arve number ja nimetus. 7. Erinevalt koolitusarvetest on IT seadmete ostuarved käibemaksuga. Summa käibemaksuta on märgitud arvele. 8. Antud projekti raames on see lahter alati 0,00.

25. Finantsaruande koostamine 9. Käibemaks on Teile saadetud arvel. 10. See on lõplik kuludokumendi summa. NB! Kuludokumendi summa käibemaksuga ei saa olla väiksem summast käibemaksuta. 11. Koolidel ei ole käibemaks projekti raames abikõlblik. 12. Abikõlblik summa on summa käibemaksuta.

26. Finantsaruande koostamine 13. Selgitada, et mida osteti või liisiti (nt sülearvuti rent, dataprojektor). 14. Kuupäev, millal arve makse sooritati. Mitte see kuupäev, millal te maksekorralduse välja printisite. NB! Kui te liisite, mitte ei osta IT seadmeid, siis tuleb lisada ka liisinguleping. Üle kooli põhivara piirmäära (30 000 kr) maksev seade tuleb liisida, sest vastasel juhul pole kulu abikõlblik.

27. Finantsaruande koostamine • Finantsaruande lõpus on väike lahter, kuhu tuleb märkida aruande koostaja nimi ja kuupäev. • Aruande koostaja võib olla haridustehnoloog. • Haridustehnoloog peab hoidma ennast kursis kooli kulutustega antud projekti raames.

28. Töötasu väljavõte Tööjõukulude väljavõtte koostamine

29. Töötasu väljavõte

30. Töötasu väljavõte • Töötasu väljavõtte tabeli peab täitma raamatupidaja. • Iga kuu töötasupeab olema erineval real. • Tabeli täitmisel peab olema väga hoolikas.

31. Töötasu väljavõte • Tööjõukulude väljavõte algab päisega ja seal olevaid lahtreid tuleb täita. • Aruande perioodi märkida ka kuud, mitte ainult aasta. • Õppeasutuse nimetusse kirjutada õppeasutuse täisnimetus.

32. Töötasu väljavõte 1. Töötaja nimi, kes on hüivatud projektiga (haridustehnoloog, õpetaja). 2. Projekti töötunnid saate tööajatabelist. 3. Projektiga hõivatuse % saate oma töölepingust. Kindlasti peab olema täidetud, kas 2. või 3. veerg. 4. Seletada lihtsalt, mis tööülesanne on projekti raames.

33. Töötasu väljavõte 5. Tasu ühes kuus (brutopalk on lepingus sätestatud palk, millest pole maha arvestatud tulumaksu ja töötuskindlustusmaks). 6. Projektist saadav tasu vastavalt hõivatusele. 7. Kogu töötasu tulumaks. 8. Sinna lahtrisse tuleb pensionikindlustusse minev summa. Kui pensionisammast pole, siis on see veerg 0,00.

34. Töötasu väljavõte 9. Töötuskindlustusmakse summa. 10. Tööandja poolt makstav sotsiaalmaks. 11. Tööandja töötuskindlustusmakse. 12. Tasumist tõendavate dokumentide numbrid on maksekorralduses.

35. Töötasu väljavõte 13. Tasumist tõendavate dokumentide kuupäevad on maksekorraldusest. 14. Projektiga seotud tööjõukulu moodustab palk koos maksudega. Ehk siis: 6. veerg + 10. veerg + 11. veerg. NB! Vajadusel tuleb projekti partneril esitada täpsustavaid dokumente. Finantsaruandel peab olema projekti partneri esindaja (juhi) ja raamatupidaja allkiri ning aruandele lisatud dokumentidel esindaja (juhi) nimi ja allkiri.

36. Lisa • Töötaja haigestumise korral pole vaja meile saata haiguslehte. Piisab palgatõendist, lisada põhjendus. Haigusrahad ei ole abikõlbulikud. • Projektiga seotud inimese töölepingu lõppemise puhul tuleb meid informeerida, aga muid dokumente vaja pole.

37. Tööajatabel • Tööajatabelit ei pea täitma isikud, kes on projektiga hõivatud 100%. • Kui olete hõivatud ka teiste ESF projektidega, siis tööajatabelis märkida ka need.

38. Seirearuanne Seirearuande koostamine

39. Seirearuandest: • Seirearuande koostamine on kohustuslik! • Seirearuanne on vajalik projekti sisuliseks analüüsimiseks poolaasta kaupa

40. Seirearuande koostamine: • Ülevaade projekti partneri tegevustest aruandeperioodil: • E-õppe tutvustamine ja juurutamine koolis, kooli tegevuste planeerimine; • Osalemine temaatiliste võrgustike töös; • Projekti juures esinenud peamised probleemid ja nende lahendamiseks kasutatud abinõud; • Vajalikud edaspidised tegevused projekti rakendamiseks (projekt tervikuna ja kooli tasemel)

41. Seirearuande esitamine: • Seirearuande tähtaeg on 5. juuli 2006 • Seirearuandes piisab aruande koostaja allkirjast (koolijuhi allkirja eraldi vaja pole) • Seirearuanne tuleb saata elektrooniliselt ja paberkandjal (allkirjastatult).

42. Seirearuande esitamine: • Elektrooniliselt e-posti aadressile ekutsekool@eitsa.ee • Paberkandjal aadressile EITSA Eesti e-Kutsekool Rävala pst 14 10143 Tallinn

43. Seirearuanne • Seirearuandega ei ole vaja kaasa panna ühtegi kuludokumenti. Kuludokumendi esitatakse ainult finantsaruandega. • Aruanne on vaja esitada elektroonselt ja allkirjastatult. • Palun täita kõik lahtrid ja vastata kõikidele küsimustele. • Seirearuande üks osa on eelarve täitmise aruanne.

44. Projekti eelarve täitmise aruanne

45. Seirearuanne • Esimest ja teist veergu ei ole vaja muuta. • Eelarve lahtris peab olema koolile määratud eelarve, mitte projekti kogueelarve. • Kulud kokku moodustavad sellel perioodil tehtud kulusid. Kulud võivad kattuda sama perioodi hõlmanud finantsaruannetes kajastatud kuludega. • Taotletav toetus on 75% kuludest.

46. Seirearuanne • Partneri omafinantseering on 25% tehtud kuludest. • Mitteabikõlbulikeks kuludeks on käibemaks.

47. Lisainfo • Infot projekti kohta saate Innove kodulehelt www.innove.ee . • Kõik projektiga seotud info (sh seire-aruanne) on üleval e-VÕTI portaalis: http://portaal.e-uni.ee/e-voti/aru

48. Lisainfo • Küsimuste tekkimisel kasutage listi e-vet.e-voti.aruandlus@lists.eenet.ee Listi kuuluvad aruannete koostamise ja esitamisega seotud isikud (raamatupidajad, haridustehnoloogid).

49. Kontakt: Kristi Kadaja +372 628 5819 kristi@eitsa.ee Kontakt: Kerli Kusnets +372 628 5827 kerli@eitsa.ee Tänan!