Gonze & Schüttler AG Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft Nidderau – Leipzig – Döbeln

1. Keine Angst vor der BetriebsprüfungErkennen von Gefahren und Risiken einer BetriebsprüfungMittel und Wege zur richtigen Vorbereitung auf die Prüfung Powerpoint – Memo zu den Fachvorträgen bei den IHKs in Leipzig, Grimma, Döbeln und der Kreissparkasse Döbeln im Jahre 2006 Gonze & Schüttler AG Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft Nidderau – Leipzig – Döbeln Internet: www.gonze.de

2. Referent:Dieter P. GonzeSteuerberaterVorstandsvorsitzenderder Gonze & Schüttler AGWirtschaftsberatungSteuerberatungsgesellschaft61130 Nidderau (bei Frankfurt am Main)Niederlassungen in Leipzig und Döbelnwww.gonze.de

3. 3 Wozu eine Betriebsprüfung ? Verfassungsrechtliches Prinzip der Besteuerung nach der Leistungsfähigkeit und der tatsächlichen Umsetzung (Gleichmäßige Besteuerung) Folgen: Der Staat hat dies sicher zu stellen. (vergl. § 85 AO) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

4. 4 Wozu eine Betriebsprüfung ? Jeder Unternehmer / Freiberufler / Selbständige hat einen „Anspruch“ darauf, dass seine steuerlich relevanten Daten geprüft werden ! Eine besondere Prüfungsbegründung ist nicht erforderlich. Realität: Die Prüfungsanordnung des Finanzamtes „flattert“ dennoch überraschend ins Haus und trifft häufig auf unvorbereitete Steuerzahler Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

5. 5 Wo liegt das Problem ? Seit dem 1. 1.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht auf die elektronisch gespeicherten – steuerrelevanten – Daten zuzugreifen ! Folgen: Ihre Daten werden elektronisch ausgewertet! Der Prüfer erhält konkrete Infos zur Vertiefung seiner Recherchen! Die Effektivität der BPs sind erheblich gestiegen (Mehrsteuereinnahmen ab 2006) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

6. 6 Wo liegt das Problem ? Die Steuerprüfer kommen zu Erkenntnissen und Fragestellungen auf die der Steuerberater und der Mandant unvorbereitet sind Folgen: Es geht nur noch um Schadensbegrenzung. Ein steuerminderndes Handeln ist in vielen Fällen nicht mehr möglich ! Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

7. 7 Wo liegt das Problem ? Missratene Betriebsprüfungen sind für die Betroffenen und ihre steuerlichen Berater ein großes Ärgernis • Folgen: • Hohe ungeplante Steuernachzahlungen • Evtl. strafrechtliche Konsequenzen • Wechsel des Steuerberaters • Haftungsforderungen des Mandanten Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

8. 8 Was ist besser ? Herstellung der Prüfungsfähigkeit ! Auf mögliche Fragestellungen und Erkenntnisse des Betriebsprüfers vorbereitet zu sein und diese schlüssig zu erklären ! Folgen: Es kommen keine Zweifel an dem gewissenhaften Umgang des Steuerzahlers mit seinen steuerlichen Pflichten auf. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

9. 9 Der typische Irrtum! Der Prüfer muss nichts finden! Der Prüfer hört auch nicht auf zu suchen, weil er etwas gefunden hat ! Realistisch: Wo etwas gefunden wird, ist auch noch etwas mehr! Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

10. 10 Was ist besser ? Entwicklung einer individuellen Strategie zur Vorgehensweise vor und während der Betriebsprüfung und zum Umgang mit Problemfeldern. Folgen: Der Prüfer verliert die Lust am Prüfen und der von ihm gewünschte Erfolg bleibt aus! Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG – www.gonze.de

11. 11 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • Turnusmäßige Betriebsprüfung nach dem Willen des Gesetzgebers (§ 193 Abs. 1 AO) G = Großbetriebe (im Schnitt alle 4,5 Jahre) M = Mittlere Betriebe (im Schnitt alle 10-12 Jahre) K = Klein- und Kleinstbetriebe (im Schnitt alle 20-25 J.) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

12. 12 Turnusmäßige Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • G = Großbetriebe (im Schnitt alle 4,5 Jahre) • Handel: Umsatz über 6,5 Mio Euro • Gewinn über 250 TEUR • Freiberufler: Umsatz über 3,9 Mio Euro • Gewinn über 500 TEUR • M = Mittlere Betriebe (im Schnitt alle 10-12 Jahre) • Handel: Umsatz über 800 TEUR • Gewinn über 50 TEUR • Freiberufler: Umsatz über 735 TEUR • Gewinn über 115 TEUR Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

13. 13 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • Auswahl nach dem Zufallsgenerator (10%) • Hinweis des Sachbearbeiters wegen vor Ort zu klärender Sachverhalte (§ 193 Abs. 2 AO) • Vorliegen von Kontrollmaterial • Bei sonstigen aufklärungsbedürftigen Sachverhalten • Anzeigen (Geschäftspartner, Ehegatten) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

14. 14 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • 2. Hinweis des Sachbearbeiters • Hohe Mehrsteuern bei Vorprüfungen • Nicht oder verspätetet abgegebene Steuererklärungen / Voranmeldungen • Schätzungen • Fehlerhafte oder nicht schlüssig nachvollziehbare Jahresabschlüsse und Steuererklärungen Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

15. 15 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • 2. Hinweis des Sachbearbeiters • Lebensstil / Ausgaben / Investitionen stehen mit den erklärten Einkünften nicht im Einklang (Bsp. sinkende Erträge bei steigenden Entnahmen oder niedrige Erträge bei noch geringeren Entnahmen etc.) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

16. 16 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • 3. Vorliegen von Kontrollmaterial • Erkenntnisse aus Betriebsprüfungen anderer Betriebe • Abweichung der automatisch/elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelter Daten von den eingereichten Steuererklärungen Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

17. 17 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • 4. Vor Ort aufklärungsbedürftige Sachverhalte • Starke Gewinnschwankungen oder Abweichungen von der Richtsatzsammlung • Niedrige Entnahmen / lange Verlustperioden • Vorsteuerüberhang / Vorsteuerberichtigungen • Umwandlungen • Aktivitäten im Privatbereich (Immobilien) • Verträge mit Angehörigen Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

18. 18 Betriebsprüfung ? Wann kommt es zur Betriebsprüfung • 5. Anzeigen Dritter • Ehefrau / Freundin / Nachbarn • Arbeitnehmer im Leistungsstreit • Kunden / Lieferanten im Leistungsstreit Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

19. 19 Betriebsprüfung ? Was wird bei der Regelprüfung geprüft ? • Nach der Prüfungsanordnung: • Prüfungszeitraum lt. Prüfungsanordnung • Prüfungsgegenstand lt. Prüfungsanordnung • Hierzu alle steuerlich relevanten Daten Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

20. 20 Was darf der Prüfer ? Was sind steuerlich relevante Daten ? • Im Zweifel: • Alle Daten und Informationen die für die • Besteuerung von Bedeutung sind: • Konkret: • Finanzbuchhaltung, OP-Buchhaltungen, Anlagenbuchhaltung etc. • Lohnbuchhaltung • Kosten- und Leistungsabrechnung, Zeiterfassung • Warenwirtschafts- / Kassensysteme • Geschäftsbriefe, Mails soweit ..... Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

21. 21 Was darf der Prüfer ? Typische Prüffelder Alle geschäftlichen / finanziellen / wirtschaftlichen Vorgänge / Verträge zwischen dem Unternehmen und dem Unternehmer (Gesellschafter) und seinen Angehörigen wie der Eigenverbrauch, die private Nutzung betrieblicher Wirtschaftsgüter, Verkauf- und Ankauf von Wirtschaftsgütern, sämtliche vertragliche Gestaltungen (Arbeits-, Darlehensverträge etc.), Verträge/Rückstellungen zur betrieblichen Altersvorsorge u.a. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

22. 22 Was darf der Prüfer ? Typische Prüffelder • Abgleich der wirtschaftlichen Kennzahlen mit den Branchenkennzahlen der Finanzverwaltung • Kann mit den Entnahmen / Einkünften • der Lebensunterhalt bestritten werden ? • Bewertung der Bestände (Lager, unfertige Leistungen / Baustellen per 31.12.) • Eingangsrechnungen / Subunternehmerleistungen Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

23. 23 Was darf der Prüfer ? Typische Prüffelder Belegsichtung zur Prüfung der Voraussetzungen für den Betriebsausgaben- und Vorsteuer- (Umsatzsteuer) abzug (Eingangsrechnungen, Reisekosten- und Bewirtungsbelege etc.) Prüfung der Erfüllung der Tatbestandsvoraussetzungen zur Inanspruchnahme der Ansparrücklage nach § 7g EStG, Sonderabschreibungen, Investitionszulagen nach dem Investitionszulagengesetz u.a. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

24. 24 Was darf der Prüfer ? Typische Prüffelder Sämtliche Barzahlungsvorgänge ab ...... Euro (je nach Branche) Wie wurden die Schecks verbucht, Barumsätze ermittelt bzw. aufgezeichnet etc. Abrechnung und Sichtung von Baumaßnahmen im betrieblichen / privaten Bereich (je nach Prüfungsanordnung) Sichtung der Geschäftsräume und Wirtschaftsgüter Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

25. 25 Was darf der Prüfer ? Typische Prüffelder Besondere Vorgänge wie: Nutzungsänderungen Geschäfts- / Anteilsveräußerungen Gesellschafterwechsel Wechsel der Unternehmensform u.a. Kauf / Verkauf von Grundstücken des Anlagevermögens Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

26. 26 Chronologischer Ablauf der Betriebsprüfung • Amtsinterner Prüfungsauftrag • Erlass der Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelf • Ankunft des Außenprüfers = Prüfungsbeginn • Beanstandungen durch den Außenprüfer • Benachrichtigung des Steuerpflichtigen • Vor- / Zwischenbesprechungen zur Sachverhaltsklärung • Schlussbesprechung • Prüfungsbericht • Erlass berichtigter Steuerbescheide Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

27. 27 Was kann der Unternehmer tun ? Konkrete Handlungsempfehlungen • Vor der Betriebsprüfung: • Konkrete Beauftragung des Steuerberaters vor Prüfungsbeginn • zur Analyse möglicher Risiken. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

28. 28 Was kann der Steuerberater tun ? Konkrete Handlungsempfehlungen • vor der BP: • Den Mandanten über den Verlauf einer Prüfung und die Rechte und Pflichten der Beteiligten informieren (Coaching des Mandanten!) • Analyse der EDV-Daten mit entsprechendem Prüfprogramm, eigenen Makros aus der Kanzleierfahrung, analog zum Stand aktueller Betriebsprüfungen Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

29. 29 Was kann der Steuerberater tun ? Konkrete Handlungsempfehlungen • vor der BP: • Studium der Prüfungsberichte vorausgegangener Betriebsprüfungen bei dem Mandanten • Abstimmung mit dem Mandanten und dem Prüfer über den geplanten zeitlichen und örtlichen Prüfungsverlauf Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

30. 30 Chronologischer Ablauf der Betriebsprüfung • Eingang der Prüfungsanordnung beim Steuerpflichtigen • oder seinem steuerlichen Vertreter (Steuerberater) • 1. Formelle Überprüfung der Prüfungsanordnung an Hand einer aktuellen Steuerberater Checkliste • Festlegung der Strategie zur Prüfungsanordnung • a) Prüfung soll nicht im Betrieb stattfinden • sondern beim Steuerberater • b) Prüfung soll zeitlich verschoben werden, um • ausreichend Zeit für die Prüfungsvorbereitungen • zu gewinnen (oder aus anderen praktikablen • Gründen) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

31. 31 Chronologischer Ablauf der Betriebsprüfung • Vor dem Beginn der Betriebsprüfung • Zusammenstellung der Prüfungsunterlagen • Abarbeiten der Steuerberater-Checkliste zur Vorprüfung der Unterlagen • Entwicklung einer Abwehrstrategie für erkannte Problemfelder • Beschaffung erforderlicher Beweismittel zur Unterlegung der eigenen Abwehrstrategie • Ermittlung des maximalen Prüfungsrisikos (Excel-Tabelle) • Prüfung nach etwaigen strafrechtlich relevanten Sachverhalten (ggf. Selbstanzeige) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

32. 32 Chronologischer Ablauf der Betriebsprüfung 1. Außenprüfer erreicht den Prüfungsort - Betriebsgelände / Unternehmer - Steuerberater - an Amtsstelle 2. Einweisung in den Arbeitsplatz und Benennung von Ansprechpartnern 3. Konkretes Befragen des Prüfers nach den Prüfungsschwerpunkten und der Prüfungsdauer 4. Prüfungshandlungen 5. Betriebsbesichtigung Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

33. 33 Ablauf der Betriebsprüfung • Grundsätzliche Verhaltensweise • Prüfungsbezogene Gespräche zwischen dem Steuerpflichtigen und dem Prüfer sind zu vermeiden • (Gefahr des Rechtsschutzverlustes) • 2. Der Steuerberater sollte konkrete Termine zur Besprechung von Zwischen-ergebnissen und Klärung von Fragen vereinbaren. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

34. 34 Ablauf der Betriebsprüfung Grundsätzliche Verhaltensweise 3. Die prüfungsbezogene Kommunikation mit dem Prüfer sollte dokumentiert werden (i.d.R. vom Steuerberater) 4. Bei Anzeichen strafrechtlicher Problemstellungen ist vom Steuerberater oder einem Fachanwalt die Verteidigung vorzunehmen (Prüfungsabbruch) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

35. 35 Ablauf der Betriebsprüfung • Grundsätzliche Verhaltensweise • Der Umgang des Steuerberaters mit dem Betriebsprüfer erfolgt auf einer moderaten fachlichen Ebene. • Lockere Geschwätzigkeit ist zu vermeiden. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

36. 36 Ablauf der Betriebsprüfung • Grundsätzliche Verhaltensweise • Betriebsbesichtigungen erfolgen nur in Begleitung des Steuerberaters • 8. Es besteht im Interesse des Steuerpflichtigen kein Anlass zum Übereifer (Betriebsprüferbindungstheorie) Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

37. 37 Was kann der Steuerberater tun ? Weitere Handlungsempfehlungen • während der BP: • Besprechung des Prüfungsvorberichtes mit dem Mandanten und Abschätzung der finanziellen Konsequenzen hieraus • Durchführung der Schlussbesprechung oder Verzicht hierauf, soweit möglich • Erarbeitung eines Schlussberichtes (Fazit) zur BP und zu den zukünftigen Konsequenzen hieraus. • Einarbeitung der Ergebnisse in die Folgejahre Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

38. 38 Was darf der Prüfer ? § 147 Abs. 6 Abgabenordnung Seit 1. 1.2002 erweiterte Rechte der Finanzverwaltung, soweit die Buchführung, der Jahresabschluss und andere steuerrelevante Daten mit Hilfe der EDV erstellt wurden. • Recht des unmittelbaren Datenzugriffs • Recht des mittelbaren Datenzugriffs • Recht der Datenträgerüberlassung Es liegt im freien Ermessen des Prüfers welche Prüfmethode er wählt oder ob er diese kombiniert anwendet. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

39. 39 Was darf der Prüfer nicht ? Um welche Daten geht es ? Der Datenzugriff auf die Korrespondenz des Steuerpflichtigen mit seinem Anwalt oder Steuerberater ist nicht zulässig. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

40. 40 Was darf der Prüfer ? Um welche Daten / Zeitraum geht es ? Der Datenzugriff ist auf die Daten des Prüfungszeitraums gem. Prüfungsanordnung begrenzt ! Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

41. 41 Was darf der Prüfer ? Wer trägt die Kosten ? Die Mehrkosten die durch die digitale Betriebsprüfung entstehen, sind vom Steuerpflichtigen zu tragen (§ 147 Abs. 6. S. 3 AO). Darüber hinaus ist der Steuerpflichtige (§ 200 AO) verpflichtet dem Betriebsprüfer bei seiner Arbeit behilflich zu sein Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

42. 42 Was darf der Prüfer ? Um welche Prüfungen geht es ? • Der digitale Zugriff ist nur im Rahmen der • betrieblichen Außenprüfung zulässig: • Lohnsteueraußenprüfung • Umsatzsteuerprüfungen (Sonderprüfung) • Betriebsprüfung Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

43. 43 Was darf der Prüfer ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs Folgen: Der Betriebsprüfer hat das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das EDV System des Steuerpflichtigen zu nutzen. Der Prüfer ist in die Software einzuweisen. Er kann diese mit all ihren Funktionen nutzen. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

44. 44 Was darf der Prüfer nicht ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs Der Betriebsprüfer hat nicht das Recht, eigene Programme auf dem Rechner des Steuerpflichtigen zu installieren oder die Daten zu verändern. Diese Prüfmethode bietet daher sehr viel Konfliktpotential. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

45. 45 Was kann der Unternehmer tun ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs Folgen: Der Unternehmer kann die Prüfung nach dieser Methode u.U. aufgrund unternehmens- spezifischer Besonderheiten (kein PC, kein Raum, kein Platz, stört den Geschäftsbetrieb) ablehnen und auf andere Möglichkeiten (Prüfung beim Steuerberater oder an Amtsstelle, Datenträgerüberlassung) verweisen. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

46. 46 Was sollte der Unternehmer tun ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs Folgen: Dem Betriebsprüfer ist ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der nur den Datenzugriff auf die „steuerlich relevanten“ Daten ermöglicht und nur die zwingend notwendigen Programme und Programmfunktionen bereit stellt. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

47. 47 Was sollte der Unternehmer tun ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs • Risiken: • Einsicht in Informationen die nicht für die • Finanzverwaltung bestimmt sind. • Korrespondenz mit dem Steuerberater u.a. • E-Mail Korrespondenz • U.a. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

48. 48 Was sollte der Unternehmer tun ? Recht des unmittelbaren Datenzugriffs Praxiserfahrung: Diese Prüfmethode wird in der aktuellen Praxis bei den Prüfungen klein- und mittelständischer Betriebe so gut wie nicht eingesetzt. Auch für die Finanzverwaltung liegen in dieser möglichen Vorgehensweise zu viele Risiken. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

49. 49 Was darf der Prüfer ? Recht des mittelbaren Datenzugriffs Folgen: Der Betriebsprüfer kann die Erstellung der von ihm gewünschten Auswertungen verlangen, soweit die Software des Steuer- pflichtigen diese Auswertungen vorsieht. Der Betriebsprüfer ist über den Funktions- umfang der Software ggf. zu informieren. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de

50. 50 Was darf der Prüfer ? Recht des mittelbaren Datenzugriffs Praxishinweis: Diese Vorgehensweise erfolgt regelmäßig ergänzend zu anderen Prüfmethoden. Über den Funktions- und Leistungsumfang gängiger Software (KHK, Lexware, Datev, PC-Kaufmann etc.) ist der Prüfer in der Regel informiert. Dieter P. Gonze, Steuerberater Gonze & Schüttler AG - www.gonze.de