เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการจัดซื้อและจัดหา การจัดการสินค้าคงคลัง และ การจัดการคลังสินค้า

1. เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการจัดซื้อและจัดหา การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการคลังสินค้า

2. วัตถุประสงค์ • 1. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดหา • 2. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์และเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ ในการจัดซื้อ • จัดหา • 3. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลังและระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง • 4.เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้าและระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการคลังสินค้า • 5. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดการสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย • 6.เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบในการใช้เทคโนโลยีสำหรับการบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง • 7. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบในการใช้เทคโนโลยีสำหรับ การบ่งชี้ และจัดเก็บข้อมูลสินค้าโดยอัตโนมัติ เพื่อการจัดการคลังสินค้า

3. 1.การจัดซื้อจัดหา

4. 1.1 ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องของการจัดซื้อจัดหา การจัดซื้อ จัดหา (Procurement and Purchasing) เป็นกิจกรรมโลจิสติกส์หลัก กิจกรรมหนึ่งในโซ่อุปทาน เป็นกิจกรรมที่ช่วยให้มีวัตถุดิบหรือ ปัจจัยนำเข้าอื่น ๆ ที่จำเป็น ในการดำเนินงานเพื่อให้มั่นใจว่ามีวัตถุดิบ และปัจจัยนำเข้าการผลิตที่ดีและได้รับสิ่งต่าง ๆ ตรงเวลาในราคาที่เหมาะสม จากซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้ และสามารถตอบสนอง ความต้องการของลูกค้าได้ โดยที่การดำเนินการจัดซื้อจัดหา จะต้องสามารถตอบคำถามดังต่อไปนี้

5. 1.1ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องของการจัดซื้อจัดหา • 1. หน่วยงานใดต้องการให้จัดซื้อสินค้าหรือบริการและต้องการให้ซื้ออะไร • 2. สินค้าหรือบริการดังกล่าวจะต้องจัดซื้อจากซัพพลายเออร์รายใด • 3. ต้องการของเมื่อใดและจะต้องท้าการซื้อบ่อยเพียงใด • 4. มีเงื่อนไขในการจัดซื้อจัดหาอย่างไร • 5. ทำไมจำเป็นจะต้องซื้อสินค้าหรือบริการนั้น • 6. จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กรหรือไม่

6. 1.1 ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องของการจัดซื้อจัดหา ในกิจกรรมการจัดซื้อ จัดหา ที่ให้ได้มาซึ่งปัจจัยในการผลิตทั้งวัตถุดิบ สินค้า แรงงาน หรือบริการใด ๆ นั้นจะมีการใช้คำที่แตกต่างกันแต่ที่เกี่ยวข้อง กันอยู่ได้แก่ • การจัดซื้อ Purchasing, • การจัดหา Procurement • การจัดหา Sourcing

7. การจัดซื้อ Purchasing • เป็นกิจกรรมหรือกระบวนการที่ครอบคลุมการดำเนินงาน เฉพาะในการซื้อของและรับของ โดยอาจจะเลือกจากรายชื่อซัพพลายเออร์ ที่หน่วยงานได้ติดต่อซื้อขายเป็นประจำอยู่แล้ว • ข้อมูลการไหลภายในองค์กรจะเป็นเพียง ข้อมูลความต้องการให้มีการสั่งซื้อ (Purchase Request; PR) จากหน่วยงานผู้ใช้ ส่งมายังหน่วยงานจัดซื้อ หน่วยงานจัดซื้อจะทำการประมวลผล เพื่อส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ โดยออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order; PO) และส่งไปให้กับซัพพลายเออร์ที่กำหนด

8. การจัดซื้อ Purchasing

9. การจัดหา Procurement ขอบเขตของกิจกรรมการดำเนินงานจะขยายออกไปกว้างกว่าการจัดซื้อ โดยในขั้นตอนของการจัดหานั้น จะเริ่มตั้งแต่หน่วยงานที่ต้องการปัจจัยการผลิต หรือปัจจัยนำเข้าใด ๆ จะทำการกำหนดความต้องการว่า ต้องการจะซื้ออะไร คุณลักษณะหรือข้อกำหนดเฉพาะของสิ่งนั้นเป็นอย่างไร จะส่งของอย่างไร เมื่อไหร่ และข้อกำหนดอื่น ๆ หลังจากนั้นหน่วยงานจัดซื้อ ก็จะทำการหา ซัพพลายเออร์ที่คาดว่าสามารถส่งของตามที่กำหนดได้ และทำการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์รายต่าง ๆ เพื่อให้ได้ของตามที่หน่วยงานผู้ใช้ต้องการ ในราคาที่เหมาะสม

10. การจัดหา Procurement

11. การจัดหา Procurement ความหมายของคำว่า sourcing นั้น ถึงแม้ว่าจะแปลว่าการจัดหาเหมือนกับ Procurement แต่ความหมายลึก ๆ ของคำว่า sourcing นั้น จะเป็นกิจกรรมที่ครอบคลุมถึง • การคัดเลือก ซัพพลายเออร์รายใหม่ ๆ • การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์รายต่างๆ ตามความเหมาะสมของสภาพทางการตลาดของสิ่งของที่จะทำการจัดหาจากซัพพลายเออร์

12. การจัดหา Procurement

13. กิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากทั้ง 3 คำ มิได้หมายความว่ากระบวนการจัดซื้อจัดหา จะมีกิจกรรมเพียงเท่าที่แสดง หากแต่จะต้องมีกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น กิจกรรมดังต่อไปนี้ • (1) การคัดเลือกซัพพลายเออร์ • (2) การประเมินซัพพลายเออร์ • (3) การจัดการซัพพลายเออร์ • (4) การพัฒนาซัพพลายเออร์ • (5) เชื่อมโยงประสานงานกับซัพพลายเออร์ • (6) การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ • (7) การวางแผนการจัดซื้อจัดหา • (8) การกำหนดนโยบายในการจัดซื้อจัดหา

14. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา วัตถุประสงค์หลักย่อมได้แก่ เพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งของต่าง ๆ ปัจจัยนำเข้าต่าง ๆ เพื่อใช้ ในการดำเนินงานภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การควบคุมคุณภาพ การซ่อมบำรุง เป็นต้น สิ่งของ หรือปัจจัยนำเข้าต่าง ๆ อาจหมายรวมถึง • วัตถุดิบในการผลิต ที่เป็นวัสดุตั้งต้นในกระบวนการผลิตขององค์กร เช่น น้ำมัน ยางแท่ง เม็ดพลาสติก เป็นต้น

15. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • ชิ้นส่วนประกอบที่ทางองค์กรไม่มีเทคโนโลยีเพียงพอที่จะผลิตเองจะต้องทำการจัดซื้อ จัดหาจากซัพพลายเออร์ เพื่อนำมาใช้ประกอบกับส่วนอื่น ๆ เป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

16. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป องค์กรที่มีผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบ และมีตราสินค้าขององค์กรเอง แต่ไม่มีสายการผลิต หรือถ้าผลิตเองอาจจะมีต้นทุนในการผลิตที่สูง ทำให้ต้องจ้างซัพพลายเออร์ทำการผลิตสินค้าออกเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป แล้วองค์กรทำการจัดซื้อ และนำมาติดตราสินค้า หรืออาจมองได้ว่าเป็นการจัดหาบริการผลิตจากซัพพลายเออร์

17. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • ชิ้นส่วน อุปกรณ์ในการซ่อมบำรุง เป็นชิ้นส่วนอุปกรณ์ที่ไม่ได้นำมาใช้ในกระบวนการผลิตเป็นสินค้าขององค์กรโดยตรง แต่เป็นชิ้นส่วน อุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงานขององค์กร เช่น อะไหล่เครื่องจักร และ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น

18. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • อุปกรณ์ขนถ่ายลำเลียง และอุปกรณ์สนับสนุนการผลิตอื่นๆ เช่น บรรจุภัณฑ์ต่าง ๆ กล่อง คอนเทนเนอร์ พาเลต และอื่นๆ

19. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • บริการต่าง ๆ เช่น การรับจ้างผลิต บริการขนส่ง บริการคลังสินค้า บริการดูแล บำรุงรักษาเครื่องจักร

20. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • เครื่องจักร อุปกรณ์ ทั้งที่ใช้ในการผลิต (เช่น เครื่องจักรในสายการผลิต) และสนับสนุนการผลิต (เช่น สายพานลำเลียง และ รถฟอร์คลิฟท์)

21. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อจัดหาที่ดี จะต้องส่งผลที่ดีต่อองค์กรด้วย การจัดซื้อจัดหาที่ดี จะช่วยให้ • ลดต้นทุนในการจัดหาสิ่งของ หรือ บริการต่าง ๆ ที่ต้องการ รวมทั้งสามารถลดต้นทุนของสินค้า หรือ บริการที่ทำการจัดซื้อ หรือจัดหามา ให้อยู่ในงบประมาณทีเหมาะสม • สามารถปรับปรุงการจัดส่งสินค้าและบริการให้สามารถได้รับสินค้า และบริการในเวลาที่เหมาะสมจัดส่งได้อย่างถูกต้องผ่านการคัดเลือก ซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้

22. วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหาวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา • ช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า การที่มีวัตถุดิบในการผลิตที่ดี เครื่องจักรการผลิตดี พนักงานในสายการผลิตมีความสามารถ ย่อมจะทำให้คุณภาพของสินค้า หรือบริการที่จะจัดส่งไปให้ลูกค้ามีคุณภาพดี อีกทั้งการที่ได้รับวัตถุดิบในเวลาที่เหมาะสม หรือ ในระยะเวลาอันสั้น ก็จะส่งผลให้สามารถผลิตสินค้า และส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ในระยะเวลาที่สั้นลง ซึ่งสินค้าคุณภาพดี เวลาสั้น ย่อมจะส่งผลให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจได้

23. 1.3 กระบวนการจัดซื้อจัดหา กระบวนการจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดหาด้วย กระบวนการจัดซื้อจัดหา จะเริ่มต้นตั้งแต่หน่วยงานผู้ใช้มีความต้องการให้จัดหาสิ่งของตามที่กำหนด จะกระทั่งหน่วยงานผู้ใช้ได้รับสิ่งของตามที่ต้องการ รายละเอียดของกระบวนการจัดซื้อจัดหาสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้ 1) ระบุความต้องการของหน่วยงานผู้ใช้งาน 2) ทำการพิจารณาแหล่งของการจัดซื้อ 3) คัดเลือกซัพพลายเออร์ เมื่อมีรายชื่อซัพพลายเออร์มากกกว่า 1 ราย 4) ทำการสั่งซื้อ 5) รับสิ่งของตามที่สั่งซื้อ 6) ทวนสอบใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขาย 7) ดำเนินการชำระค่าสินค้า

24. 1) ระบุความต้องการของหน่วยงานผู้ใช้งาน หน่วยงานผู้ใช้งานจะทำการส่งใบขอซื้อ (Purchase Request) มายังหน่วยงานจัดซื้อ ในกรณีที่เป็นสิ่งของที่ทำการจัดซื้อเป็นประจำหรือสามารถหาซื้อได้ง่าย ส่วนสิ่งของหรือเครื่องมือต่าง ๆ ที่ไม่ได้จัดซื้อเป็นประจำ หน่วยงานผู้ใช้จะต้องส่งรายละเอียดของสิ่งของที่ต้องการ พร้อมทั้งข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของสิ่งของนั้นให้แก่หน่วยงานจัดซื้อ ในขั้นตอนนี้ฝ่ายจัดซื้อจะต้องพิจารณาเอกสารที่ระบุรายเอียดของสิ่งของนั้น ๆ และทวนสอบความถูกต้อง เช่น ถ้าฝ่ายจัดซื้อจัดทำรายการของคงคลัง อาจจะทำการพิจารณาจุดสั่งซื้อของสิ่งของนั้นว่าลดลงถึงระดับสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point) หรือยัง ถ้ายังจะต้องทวนสอบความจำเป็นในการสั่งซื้อในครั้งนี้

26. 2) ทำการพิจารณาแหล่งของการจัดซื้อ หลังจากทวนสอบความถูกต้องของคำขอจัดซื้อจัดหา • ถ้าการจัดซื้อครั้งนั้น ๆ เป็นการจัดซื้อที่มีการจัดซื้อเป็นประจำ มีรายชื่อซัพพลายเออร์อยู่แล้ว ฝ่ายจัดซื้อสามารถทำการจัดซื้อได้เลย โดยอาจจะทำการติดต่อไปยังผู้ขายรายต่าง ๆ เพื่อทำการเปรียบเทียบราคาว่าผู้ขายรายเดิมยังขายในราคาถูกที่สุดหรือไม่ • ถ้าไม่ใช่ อาจจะต้องพิจารณาเปลี่ยนผู้ขายให้เหมาะสม รวมทั้งจะต้องมีการเจรจาต่อรองกับ ซัพพลายเออร์แต่ละรายด้วย • ในกรณีที่เป็นการจัดซื้อสิ่งของที่ไม่ได้มีการสั่งซื้อเป็นประจำ เช่น ต้องการซื้ออุปกรณ์เครื่องมือใหม่ ฝ่ายจัดซื้อ จะต้องเข้าสู่กระบวนการจัดหา ว่าจะสามารถซื้ออุปกรณ์ดังกล่าวได้จากผู้ขายรายใดบ้าง โดยอาจจะสอบถามกลับไปยังหน่วยงานผู้ใช้ เพื่อขอข้อมูลรายชื่อซัพพลายเออร์ ที่ขายอุปกรณ์ดังกล่าว และทำการติดต่อไปยังผู้ขาย

27. 3) คัดเลือกซัพพลายเออร์ เมื่อมีรายชื่อซัพพลายเออร์มากกกว่า 1 ราย • ในกรณีที่สิ่งของราคาไม่สูง อาจพิจารณาจากราคาที่ทางผู้ขายแต่ละรายเสนอ สิ่งของที่ต้องการไม่ซับซ้อนทางฝ่ายจัดซื้อสามารถดำเนินการคัดเลือกผู้ขายได้โดยอาจจะพิจารณาจากราคาที่ทางผู้ขายแต่ละรายทำการเสนอราคา ประกอบกับพิจารณาข้อมูลประวัติ ความน่าเชื่อถือของ ซัพพลายเออร์ • ในกรณีที่สิ่งของราคาสูง หรือมีคุณลักษณะเฉพาะหรือมีคุณลักษณะเฉพาะค่อนข้างซับซ้อน ทางฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำการขออนุมัติการจัดหาในครั้งนั้นก่อน และเมื่อได้รับอนุมัติแล้วฝ่ายจัดซื้อจะทำการประกวดราคาโดยให้ซัพพลายเออร์ทำใบเสนอราคา พร้อมคุณสมบัติของสินค้าในรายการของผู้ขายเอง ประกอบการพิจารณาคัดเลือก ฝ่ายจัดซื้อและผู้ใช้จะทำการพิจารณารายการของจากซัพพลายเออร์แต่ละรายร่วมกัน เพื่อคัดเลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด

28. 3) คัดเลือกซัพพลายเออร์ เมื่อมีรายชื่อซัพพลายเออร์มากกกว่า 1 ราย • ในกรณีที่วัสดุ อุปกรณ์ หรือสิ่งของนั้น ๆ มีราคาสูงมาก ฝ่ายจัดซื้ออาจจะเสนอเป็นการประมูลราคาก็ได้ ซึ่งขั้นตอนจะคล้ายคลึงกับวิธีก่อนหน้า คือให้ซัพพลายเออร์จัดส่งเอกสารข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะพร้อมราคาเบื้องต้น ฝ่ายจัดซื้อและผู้ใช้ทำการคัดเลือกและเชิญผู้ขายที่ผ่านเกณฑ์เข้าร่วมประมูล ในการคัดเลือกผู้ขายจะให้ผู้ขายแต่ละรายจะเสนอราคาแข่งกัน เพื่อให้ได้สิ่งของตามต้องการในราคาที่ถูกที่สุด

29. 4) ทำการสั่งซื้อ หลังจากที่ทำการคัดเลือกซัพพลายเออร์แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะนำรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดซื้อทั้งหมด มาทำการออกเอกสารใบสั่งซื้อ Purchase Order เพื่อเป็นการยืนยันการสั่งซื้อสิ่งของจากซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือก

30. 5) รับสิ่งของตามที่สั่งซื้อ ดำเนินการรับของที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ โดยทำการตรวจสอบคุณภาพ ความถูกต้องตรงตามข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะ รวมถึงปริมาณของรายการที่ส่งมอบโดยอาจให้หน่วยงานผู้ใช้เข้ามาร่วมตรวจสอบและรับของ

31. 6) ทวนสอบใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขาย ในการส่งมอบของทุกครั้ง จะมีใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขายส่งมาพร้อมกับของที่ทำการจัดส่ง ทางฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของใบเรียกเก็บเงิน รายการของ ที่จัดส่ง ราคา ระยะเวลาในการให้สินเชื่อ รวมถึงส่วนลดที่ได้ทำการตกลงไว้ล่วงหน้าแล้ว และทำการลงลายมือชื่อ

32. 7) ดำเนินการชำระค่าสินค้า หลังจากได้รับใบเรียกเก็บเงิน ฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำเรื่องสรุปรายการ พร้อมทั้งตั้งเรื่องเบิก-จ่ายไปยังฝ่ายการเงิน หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทำการชำระค่าสินค้าให้กับ ซัพพลายเออร์ต่อไป

33. 2.การจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Sourcing และ e-Purchasing) การจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ จัดได้ว่าเป็นวิธีการที่มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้นในปัจจุบัน เนื่องจากเป็นวิธีที่สะดวก รวดเร็ว สามารถเข้าถึงข้อมูลสินค้าได้ง่าย บางระบบสามารถจัดให้มีการติดตามสถานการณ์สั่งซื้อและการจัดส่งสินค้าได้ สามารถสืบค้นข้อมูลสินค้าของซัพพลายเออร์ได้ อีกทั้งในปัจจุบัน ความปลอดภัยในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมีมากขึ้น ยิ่งทำให้ระบบการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายเพิ่มมากขึ้น ดังจะเห็นได้ว่า หน่วยงานราชการต่าง ๆ ได้ดำเนินการจัดซื้อจัดหาด้วยระบบการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากเพื่อความสะดวก รวดเร็วในการดำเนินการแล้ว ยังเชื่อว่าการจัดซื้อจัดหาด้วยวิธีนี้ช่วยให้เกิดความโปร่งใส ในการดำเนินงานภายในหน่วยงานราชการอีกด้วย

34. 2.1ความหมายของการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อกล่าวถึงการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องแยก การจัดซื้อ และ จัดหา ออกจากกัน เนื่องจากบางองค์กรจะมีการใช้เพียงแค่การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ เท่านั้น การจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Sourcing) หมายถึง กระบวนการจัดซื้อจัดหาที่ดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเชื่อมโยงกันระหว่างผู้ซื้อ และผู้ขายผ่านเว็บไซต์ เพื่อช่วยให้ตลอดทั้งวัฏจักรของกระบวนการจัดซื้อจัดหาเป็นไปได้อย่างราบรื่น

35. 2.1 ความหมายของการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Purchasing) หมายถึง การใช้ประโยชน์จากอินเทอร์เน็ตในการดำเนินการติดต่อกับซัพพลายเออร์ จัดการรายการ (Transaction) ในเรื่อง การขอซื้อ การอนุมัติการจัดซื้อ การสั่งซื้อ การรับเงินและชำระเงิน สำหรับสินค้าหรือบริการ ที่ต้องการ สำหรับหน่วยงานที่ดำเนินการทางด้านการจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น มักจะดำเนินการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นเดียวกัน

36. 2.2ข้อดีของการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ • เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดซื้อจัดหา การจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานจัดซื้อ โดยเฉพาะระยะเวลา ในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ หรือ ผู้สนใจเข้าร่วมการประมูล ติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้ซื้อ ผู้ขาย สามารถติดต่อกันได้ในทันที และสามารถช่วยลดการใช้ทรัพยากรบุคคลในการดำเนินการจัดซื้อจัดหาได้ • ลดต้นทุนทางตรงในการจัดเตรียมการจัดหาซัพพลายเออร์โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประกวดราคาซึ่งจะต้องทำหนังสือเชิญเข้าร่วมการประกวดราคา ซึ่งจะต้องมีเอกสารคำชี้แจง และข้อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าหรือบริการ นอกจากต้นทุนการจัดทำเอกสารดังกล่าวแล้ว ยังรวมไปถึง ต้นทุนในการจัดส่งเอกสารไปยังซัพพลายเออร์ที่ต้องการเชิญ อีกทั้งยังช่วยประหยัดค่าเดินทางของซัพพลายเออร์ที่จะต้องเดินทางมารับฟังคำชี้แจงและข้อกำหนดต่างๆ ด้วยตัวเอง

37. 2.2 ข้อดีของการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ • ปรับปรุงราคาในการทำสัญญาให้ดีขึ้น เมื่อสามารถประหยัดต้นทุนต่างๆ ได้ น่าจะช่วยให้ ซัพพลายเออร์ผู้เข้าร่วมประกวดราคาเสนอราคาได้เหมาะสมมากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการลักษณะนี้จะช่วยลดต้นทุนในการบริหารจัดการของซัพพลายเออร์ได้ด้วย • ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดของการดำเนินงานจัดซื้อ ข้อมูลที่สื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์จัดได้ว่ามีความถูกต้องของข้อมูลค่อนข้างสูง อีกทั้งสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา และสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ในทันทีหากมีข้อผิดพลาดใด ๆ เกิดขึ้น

38. 2.3 การพัฒนาเพื่อการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะต้องช่วยประสานและเชื่อมโยงการทำงานของหน่วยงานผู้ซื้อกับซัพพลายเออร์อย่างแท้จริง สามารถให้ข้อมูลที่สำคัญ และช่วยให้หน่วยงานสามารถตัดสินใจ ในการจัดซื้อ จัดจ้างสินค้า และบริการได้ดีขึ้น โดยที่ในการพัฒนาระบบการจัดซื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ ควรจะมีการพัฒนาตามลำดับขั้นต่อไปนี้

39. 1) เปลี่ยนระบบการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร ในขั้นตอนแรก ฝ่ายจัดซื้อขององค์กรจะต้องเริ่มปรับเปลี่ยนระบบภายใน โดยจัดทำบัญชีสินค้ารวมจากซัพพลายเออร์หลายราย และหลายผู้ผลิตแบบออนไลน์ไว้ภายในองค์กร เพื่อให้ ผู้ซื้อสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องผ่านระบบออนไลน์ และทำการซื้อสินค้าผ่านเว็บไซต์ของผู้ขาย

40. 2)ปรับเปลี่ยนมาใช้การจัดซื้อโดยตรง เมื่อมีการใช้งานออนไลน์ในขั้นตอนที่ 1) มาระยะเวลาหนึ่ง ควรจะปรับวิธีการซื้อจาก ซัพพลายเออร์บางรายให้เป็นแบบการจัดซื้อโดยตรง เพื่อให้องค์กรในฐานะผู้ซื้อมีการเชื่อมโยงกับ ซัพพลายเออร์โดยตรง สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูล แบ่งปันข้อมูลกันได้ผ่านทางเว็บ ซึ่งจะช่วยร่นระยะเวลาในการจัดเตรียมเอกสารสั่งซื้อ และเอกสารต่าง ๆ ของแต่ละฝ่าย อีกทั้งยังสามารถใช้ตรวจสอบข้อมูลการจัดส่ง และอื่น ๆ ได้

41. 3)เมื่อมีการจัดซื้อจัดจ้างโดยตรงร่วมกับซัพพลายเออร์ หลายราย องค์กรอาจจะปรับวิธีการจัดซื้อ โดยร่วมกับซัพพลายเออร์เหล่านั้น พัฒนาให้เป็นตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (e-Marketplace) หรือ อาจจะเข้าร่วมตลาดอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ก่อนแล้ว โดยตลาดนี้จะเป็นการทำงานผ่านทางเว็บที่รวบรวมผู้ซื้อและผู้ขายเข้าไว้ด้วยกัน เพิ่มโอกาสให้ผู้ซื้อและผู้ขายได้พบกับรายอื่น ๆ ในตลาด และเป็นการเพิ่มการแข่งขันระหว่างผู้ขาย หรือผู้ขายสามารถร่วมกันขายในกรณีที่ผู้ซื้อสั่งซื้อเป็นจำนวนที่มากกว่าปริมาณที่ผู้ขายแต่ละรายจะสามารถจัดหาได้ เป็นต้น

42. 4)ในขั้นตอนสุดท้ายนี้จะเป็นขั้นตอนที่ผู้ซื้อหลายราย และผู้ขายหลายราย ร่วมมือกัน มีการเชื่อมต่อระบบจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรเข้าร่วมเป็นระบบเดียวกันกับบริษัทอื่น ๆ ผ่านโครงข่ายภายนอกที่มีความปลอดภัยสูง โดยอาจจะพัฒนาเป็นระบบจัดซื้ออัตโนมัติสำหรับสิ่งของบางรายการ เมื่อต้องการของเหล่านั้นระบบสามารถตรวจสอบได้ว่ามีของไม่เพียงพอ จะทำการจัดซื้อให้โดยอัตโนมัติ ทำตารางจัดส่งสินค้า และดำเนินการชำระเงิน

44. 2.4การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา ก่อนที่จะปรับรูปแบบกระบวนการจัดซื้อจัดหาจากรูปแบบเดิม ไปสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องเริ่มตั้งแต่การปรับปรุงกระบวนการ **ในขั้นตอนการส่งใบขอซื้อวัสดุ (Purchase Request) จากหน่วยงานผู้ใช้ไปยังฝ่ายจัดซื้อ สามารถจัดทำบัตรเครดิตจัดซื้อให้แก่หน่วยงานผู้ใช้งานต่าง ๆ สำหรับใช้ซื้อของที่ต้องการที่มีมูลค่าไม่สูงมากนัก โดยไม่จำเป็นต้องออกใบขอซื้อ ช่วยลดระยะเวลาของการจัดซื้อ และลดต้นทุนในการติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์ **ในการติดต่อระหว่างองค์กร และซัพพลายเออร์ เพื่อประสานงานเกี่ยวกับการจัดซื้อ สามารถทำผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำได้หลายหลายรูปแบบ ขึ้นกับความพร้อมของแต่ละองค์กร

45. 2.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา **ทำข้อตกลงในการสั่งซื้อซ้ำหลายครั้งในระยะเวลาหนึ่ง เช่น 6 เดือน หรือ 1 ปี วิธีนี้องค์กรและซัพพลายเออร์จัดทำสัญญาการสั่งซื้อสินค้าซ้ำร่วมกันโดยกำหนดปริมาณสินค้าที่ต้องการในช่วงระยะเวลาที่กำหนด มักใช้กับสินค้าที่มีมูลค้าไม่สูงมาก เช่น สั่งซื้อกระดาษในระยะเวลา 1 ปี โดยให้จัดส่งกระดาษจำนวน 100 รีม ทุก ๆ 2 สัปดาห์ **จัดทำข้อตกลงในการจัดซื้อระยะยาว วิธีนี้จะค่อนข้างคล้ายกับวิธีก่อนหน้า แต่การสั่งซื้อจะไม่สม่ำเสมอ ไม่มีรอบการสั่งซื้อที่ชัดเจน แน่นอน มีรายละเอียดในการทำสัญญา และระบุเงื่อนไขต่างๆ ค่อนข้างชัดเจนกว่า

46. 2.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา **ใช้ระบบการสั่งซื้อออนไลน์ไปยังซัพพลายเออร์ วิธีการนี้ เป็นการจัดทำระบบสารสนเทศระหว่างองค์กร กับผู้ส่งมอบผ่านระบบอินเทอร์เน็ต เพื่อให้สั่งของเข้าระบบของซัพพลายเออร์ได้โดยตรงและเก็บเป็นข้อมูลเพื่อตรวจสอบ และประมวลผลเพื่อนำไปใช้งานด้านต่าง ๆ เช่น การประเมินสมรรถนะของซัพพลายเออร์ เป็นต้น การใช้ระบบสารสนเทศลักษณะนี้ส่งผลให้เกิดประโยชน์หลายประการ เช่น

47. 2.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา + ช่วยให้เห็นซัพพลายเออร์ข้อมูลการสั่งซื้อในทันที รวมทั้งข้อมูลสินค้าค้าส่ง + ช่วยลดระยะเวลาที่ใช้ในการสั่งซื้อ + ลดความผิดพลาดของข้อมูลการสั่งซื้อ + ทำให้องค์กรผู้ซื้อสามารถตรวจติดตามสถานการณ์สั่งซื้อได้ + ซัพพลายเออร์สามารถจัดทำข้อมูลยืนยันการส่งของ และกำหนดวัน เวลาในการส่งได้

48. 2.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา *ลดขั้นตอนในกระบวนการจัดซื้อ จัดหา โดยอาจกำหนดระเบียบการจัดซื้อ จัดหา เพื่อความสะดวกรวดเร็ว เช่น ของที่มีมูลค้าไม่สูงมาก สามารถให้หน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร สามารถทำการจัดซื้อ จัดหาได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น *ใช้วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange; EDI) การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้ เกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างซัพพลายเออร์ และองค์กรผู้ซื้อ เพื่อใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร โดยใช้เอกสารทางการ และข้อมูลที่จำเป็นของแต่ละองค์กรเอง ซึ่งจัดได้ว่าเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยทำให้เกิดการเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานได้

49. 2.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหา *สั่งซื้อสินค้าออนไลน์ด้วยแคตาล็อคสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ ฝ่ายจัดซื้อสามารถใช้วิธีนี้ในการช่วยลดระยะเวลาในการจัดซื้อ โดยเฉพาะกับสิ่งของที่มูลค้าไม่สูงมาก โดยการหาสิ่งที่ต้องการจากแคตาล็อคสินค้าอิเล็กทรอนิคส์ผ่านเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์ และถ้าหากผู้ขายใช้ระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ฝ่ายจัดซื้อสามารถซื้อของที่ต้องการผ่านหน้าเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์ได้โดยตรง

50. 3. เทคโนโลยีและระบบสารสนเทศอื่นๆ สำหรับการจัดการจัดซื้อจัดหา 3.1 การใช้ฐานข้อมูลรายชื่อซัพพลายเออร์ (Supplier directory database) ในการจัดซื้อ จัดหา 3.2 Supplier Portal 3.3 การเสนอราคาสินค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Request for Quotation: e-RFQs) 3.4 กรณีศึกษา Supplier portal กลุ่มบริษัทในเครือออโต้ซัมมิท