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L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007

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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire. L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007. Bert Matthijs. Contenu. Pourquoi un audit interne ? Approche au sein de l’AFSCA Définition de l’audit interne Scope de l’audit interne

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Presentation Transcript
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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

L’audit interne à l’AFSCA

Comité consultatif – octobre 2007

Bert Matthijs

contenu
Contenu
  • Pourquoi un audit interne ?
  • Approche au sein de l’AFSCA
  • Définition de l’audit interne
  • Scope de l’audit interne
  • Les acteurs de l’audit interne
  • Documents de base
  • Élaboration du programme d’audit
  • Audits sur demande
  • Réalisation d’un audit interne
  • Audits pilotes
  • Programme d’audit 2007
pourquoi un audit interne
Pourquoi un audit interne ?
  • Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6
  • Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006
  • Exigences ISO 9001, 17020 et 17025
  • Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique
  • Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne
approche au sein de l afsca
Approche au sein de l’AFSCA
  • Opérationalisation de l’audit interne
    • Reprise et développée dans la phase 3

(analyse) de [email protected]

    • Reportée après la crise de la grippe aviaire
    • Reprise en septembre 2006
d finition de l audit interne afsca
Définition de l’audit interne (AFSCA)
  • Outil soutenant le management de l\'AFSCA afin d\'améliorer le fonctionnement de l\'AFSCA
  • Une activité indépendante et objective
    • Service Staff de l’Administrateur délégué
    • Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit
  • Approche systématique
    • Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage)
    • Code de déontologie de l’auditeur
    • Procédures de travail fixes
mise en place de l audit interne
Mise en place de l’audit interne

Définition de l’audit interne (2) (AFSCA)

  • Un audit se concentre sur le système
    • N’évalue pas les personnes
    • N’est pas répressif, mais constructif
    • Permet l\'identification des bonnes pratiques
      • Exemples :Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations  Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, …
  • Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration
    • Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations
    • Établissement d’un plan d’action
scope de l audit interne 1
Scope de l’audit interne (1)
  • Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA(Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…)
  • Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction.

Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne

scope de l audit interne 2

Manuel de qualité

ISO

Les activités principales de l’AFSCA

Réglement 882/2004

Autres activités

(B&B, Logistique, IT, Service Juridique…)

Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

Scope de l’audit interne (2)
  • On distingue 3 piliers d’activités :
  • 3 catégories d’audit
    • ‘Nouveaux’ audits programmés
    • ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents)
    • Audits sur demande non programmés

Font partie du programme d’audit

Procédure spécifique

acteurs de l audit interne
Acteurs de l’audit interne
  • Comité d’audit
  • Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne
  • Pool d’auditeurs
acteurs de l audit interne le comit d audit 1
Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1)
  • Comité d\'audit à indépendance !
    • Cadre
      • base légale = AR du 16 mai 2001
      • composé de 5 personnes cf. AM
      • charte + règlement d’ordre intérieur
    • Mission
      • “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ”
    • Tâches
      • Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel.
      • Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ;
      • Évaluation des audits effectués ;
      • Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.
acteurs de l audit interne le comit d audit 2
Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2)
  • Composé de :
    • Une personne désignée par l\'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks
    • Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif :

Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats)

    • Une personne désignée par le Ministre
    • Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité :

Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’)

acteurs de l audit interne le service aiqp 1
Acteurs de l’audit interne:Le service AIQP (1)
  • Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail
    • Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué
    • 2 auditeurs à temps plein (NL + FR)
    • Le chef de service peut également exécuter des audits
acteurs de l audit interne le pool d auditeurs
Acteurs de l’audit interneLe pool d’auditeurs
  • Pool d’auditeurs
    • Beaucoup d\'expérience en matière d\'audit au sein de

l\'AFSCA  body shopping

    • Assure l\'expertise technique correcte
    • Augmente l\'acceptation & réduit l\'image répressive
  • Constitution
    • Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations
    • Q-team des DG Labo
    • A long terme : autres auditeurs
  • Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)
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Documents de base

  • La charte de l’audit interne
  • Le code déontologique de l’auditeur interne
  • Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit
  • Les 3 procédures de l’audit interne:
    • Élaboration du programme d’audit
    • Demande d’audit
    • Réaliser un audit
  • Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.
laboration du programme d audit 1
Élaboration du programme d’audit (1)
  • Étapes et timing :

Modèle standard pour le programme annuel

Programme annuel d’audit interne

Demande: 1 septembre

Deadline: 30 septembre

Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification)

Identification ‘Bottom up’ des

audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités

Deadline: 30 octobre

Projet de Programme intégré d’audit

Mise au point avec le comité d’audit

Deadline: 2ème semaine de novembre

Deadline: 4ème semaine de novembre

Validation par le

Comité de direction

demande d audit
Demande d’audit
  • Les audits qui ne sont pas compris dans le programme
  • Peuvent être demandés par :

- Le Ministre ou son cabinet

- l’Administrateur délégué de l’AFSCA

- Un directeur général de l’ AFSCA

- Un membre du Comité d’audit

- Le directeur du service AIQP

  • Demande motivée par formulaire standard
  • Approbation par le Comité de direction
r aliser un audit

Axe du temps : SEMAINES

Annonce mission X:

  • Description de la mission
  • Ordre du jour
  • Questionnaire

Projet de rapport

Rapport final

Exécution mission X

Auditeur(s)

-4

-3

-2

-1

1

2

3

4

  • Questionnaire renvoyé à l’auditeur
  • Réaction au projet de rapport

Audité

  • Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois
  • Durée d’un audit: maximum 1 semaine
Réaliser un audit
audits pilotes ex cut s
Audits pilotes exécutés
  • Un par pilier :
    • ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo.
    • FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC
    • Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat
programme d audit 2007 1
Programme d’audit 2007 (1)
  • Pour le 2ème semestre: 1 juillet  31 décembre 2007
  • Pilier 1:
    • ISO 9001: en fonction de la certification
      • Guides sectoriels
      • Service Médiation
      • BIRB, inclus les CDM
      • Formation
      • Législation
      • Sécurité IT
      • Direction
    • ISO 17025:13 audits management + 12 audits techniques
programme d audit 2007 2
Programme d’audit 2007 (2)
  • Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits
    • “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits

(UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut)

    • “Qualité du lait cru” : 2 audits

(UPC Limburg + UPC Luxembourg)

    • Transport de viande de porc : 2 audits

(UPC Flandre orientale + UPC Namur)

  • Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)
audit a profession that serves the whole organization
Audit : A profession that serves the whole organization

Yvan le terrible Dik Browne

Ça ne serait pas mieux d’essayer

la porte de derrière ??

ad