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L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 PowerPoint PPT Presentation


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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire. L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007. Bert Matthijs. Contenu. Pourquoi un audit interne ? Approche au sein de l’AFSCA Définition de l’audit interne Scope de l’audit interne

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L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007

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Presentation Transcript


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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

L’audit interne à l’AFSCA

Comité consultatif – octobre 2007

Bert Matthijs


Contenu l.jpg

Contenu

  • Pourquoi un audit interne ?

  • Approche au sein de l’AFSCA

  • Définition de l’audit interne

  • Scope de l’audit interne

  • Les acteurs de l’audit interne

  • Documents de base

  • Élaboration du programme d’audit

  • Audits sur demande

  • Réalisation d’un audit interne

  • Audits pilotes

  • Programme d’audit 2007


Pourquoi un audit interne l.jpg

Pourquoi un audit interne ?

  • Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6

  • Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006

  • Exigences ISO 9001, 17020 et 17025

  • Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique

  • Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne


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Approche au sein de l’AFSCA

  • Opérationalisation de l’audit interne

    • Reprise et développée dans la phase 3

      (analyse) de [email protected]

    • Reportée après la crise de la grippe aviaire

    • Reprise en septembre 2006


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Définition de l’audit interne (AFSCA)

  • Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA

  • Une activité indépendante et objective

    • Service Staff de l’Administrateur délégué

    • Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit

  • Approche systématique

    • Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage)

    • Code de déontologie de l’auditeur

    • Procédures de travail fixes


Mise en place de l audit interne l.jpg

Mise en place de l’audit interne

Définition de l’audit interne (2) (AFSCA)

  • Un audit se concentre sur le système

    • N’évalue pas les personnes

    • N’est pas répressif, mais constructif

    • Permet l'identification des bonnes pratiques

      • Exemples :Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations  Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, …

  • Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration

    • Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations

    • Établissement d’un plan d’action


Scope de l audit interne 1 l.jpg

Scope de l’audit interne (1)

  • Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA(Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…)

  • Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction.

Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne


Scope de l audit interne 2 l.jpg

Manuel de qualité

ISO

Les activités principales de l’AFSCA

Réglement 882/2004

Autres activités

(B&B, Logistique, IT, Service Juridique…)

Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

Scope de l’audit interne (2)

  • On distingue 3 piliers d’activités :

  • 3 catégories d’audit

    • ‘Nouveaux’ audits programmés

    • ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents)

    • Audits sur demande non programmés

Font partie du programme d’audit

Procédure spécifique


Acteurs de l audit interne l.jpg

Acteurs de l’audit interne

  • Comité d’audit

  • Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne

  • Pool d’auditeurs


Acteurs de l audit interne le comit d audit 1 l.jpg

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1)

  • Comité d'audit à indépendance !

    • Cadre

      • base légale = AR du 16 mai 2001

      • composé de 5 personnes cf. AM

      • charte + règlement d’ordre intérieur

    • Mission

      • “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ”

    • Tâches

      • Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel.

      • Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ;

      • Évaluation des audits effectués ;

      • Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.


Acteurs de l audit interne le comit d audit 2 l.jpg

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2)

  • Composé de :

    • Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks

    • Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif :

      Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats)

    • Une personne désignée par le Ministre

    • Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité :

      Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’)


Acteurs de l audit interne le service aiqp 1 l.jpg

Acteurs de l’audit interne:Le service AIQP (1)

  • Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail

    • Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué

    • 2 auditeurs à temps plein (NL + FR)

    • Le chef de service peut également exécuter des audits


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Acteurs de l’audit interneLe pool d’auditeurs

  • Pool d’auditeurs

    • Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de

      l'AFSCA  body shopping

    • Assure l'expertise technique correcte

    • Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive

  • Constitution

    • Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations

    • Q-team des DG Labo

    • A long terme : autres auditeurs

  • Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)


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Documents de base

  • La charte de l’audit interne

  • Le code déontologique de l’auditeur interne

  • Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit

  • Les 3 procédures de l’audit interne:

    • Élaboration du programme d’audit

    • Demande d’audit

    • Réaliser un audit

  • Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.


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Élaboration du programme d’audit (1)

  • Étapes et timing :

Modèle standard pour le programme annuel

Programme annuel d’audit interne

Demande:1 septembre

Deadline:30 septembre

Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification)

Identification ‘Bottom up’ des

audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités

Deadline: 30 octobre

Projet de Programme intégré d’audit

Mise au point avec le comité d’audit

Deadline: 2ème semaine de novembre

Deadline: 4ème semaine de novembre

Validation par le

Comité de direction


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Demande d’audit

  • Les audits qui ne sont pas compris dans le programme

  • Peuvent être demandés par :

    - Le Ministre ou son cabinet

    - l’Administrateur délégué de l’AFSCA

    - Un directeur général de l’ AFSCA

    - Un membre du Comité d’audit

    - Le directeur du service AIQP

  • Demande motivée par formulaire standard

  • Approbation par le Comité de direction


R aliser un audit l.jpg

Axe du temps : SEMAINES

Annonce mission X:

  • Description de la mission

  • Ordre du jour

  • Questionnaire

Projet de rapport

Rapport final

Exécution mission X

Auditeur(s)

-4

-3

-2

-1

1

2

3

4

  • Questionnaire renvoyé à l’auditeur

  • Réaction au projet de rapport

Audité

  • Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois

  • Durée d’un audit: maximum 1 semaine

Réaliser un audit


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Audits pilotes exécutés

  • Un par pilier :

    • ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo.

    • FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC

    • Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat


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Programme d’audit 2007 (1)

  • Pour le 2ème semestre: 1 juillet  31 décembre 2007

  • Pilier 1:

    • ISO 9001: en fonction de la certification

      • Guides sectoriels

      • Service Médiation

      • BIRB, inclus les CDM

      • Formation

      • Législation

      • Sécurité IT

      • Direction

    • ISO 17025:13 audits management + 12 audits techniques


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Programme d’audit 2007 (2)

  • Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits

    • “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits

      (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut)

    • “Qualité du lait cru” : 2 audits

      (UPC Limburg + UPC Luxembourg)

    • Transport de viande de porc : 2 audits

      (UPC Flandre orientale + UPC Namur)

  • Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)


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Audit : A profession that serves the whole organization

Yvan le terrible Dik Browne

Ça ne serait pas mieux d’essayer

la porte de derrière ??


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