Digitalizacija poslovnih dokumenata skeniranje
Download
1 / 24

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje - PowerPoint PPT Presentation


  • 136 Views
  • Uploaded on

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje. UVOD. Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje' - najila


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

UVOD

  • Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja

  • Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila

  • Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima

  • Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje


Rje enje
Rješenje

  • Korištenje tehnologije skeniranja

  • Skeniranje predstavlja početak automatiziranog poslovnog procesa

  • Mnoga poduzeća

    odlučuju se na

    skeniranje

    papirnatih

    dokumenata


Skener kao ure aj
SKENER KAO UREĐAJ

  • Skener (engl. scanner) je uređaj koji služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija

  • Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu

  • Tri osnovne vrste skenera su: ručni, plošni i rotacijski


Ru ni skener
Ručni skener

  • postoje u nekoliko oblika:

    • mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili crtičnog koda (engl. bar code)

    • uređaji malo veći od miša.

  • Značajke ručnih skenera:

    • niska cijena

    • niska kvaliteta.


Plo ni skener
Plošniskener

  • Drže se na stolu pored računala (zovu se i stolni skeneri)

  • Stolnih skenera ima crno-bijelih i u boji

  • Format je najčešće A4 ili rjeđe A3

  • Razlučivost stolnih skenera je do 1200 dpi, a rabe najčešće 12 bita po boji

  • Najrasprostranjenija vrsta skenera


Rotacijski skener
Rotacijski skener

  • Vrlo su skupi

  • Razlučivost od 2400 do 9600 dpi

  • Rabe se za profesionalnu primjenu gdje je potrebna vrhunska kvaliteta skeniranja


Zna ajke skenera
ZNAČAJKE SKENERA

  • Format - veličina predloška koji se može odjednom skenirati (A4, A3)

  • Razlučivost - (rezolucija, engl. resolution) je najvažnija značajka skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi)

Skenirana fotografija u različitim razlučivostima


Zna ajke skenera1
ZNAČAJKE SKENERA

  • Broj bita po boji - računalo pretvara sliku u brojeve

Prikaz plohe s postupnim prijelazom od crne do bijele boje s različitim brojem bita

(s lijeva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita)


Zna ajke skenera2
ZNAČAJKE SKENERA

  • Brzina - broj listova koje može obraditi u minuti

    • pages per minute – ppm (broj listova u minuti)

    • images per minute – ipm (broj slika u minuti).

  • Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan (ovisi o kvaliteti dijelova ugrađenih u skener te o njemu ovise i troškovi održavanja skenera)

  • Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF-om (Auto Document Feeder), sa sustavima detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd.

  • Automatska obrada skenova   - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition)


Proces skeniranja
PROCES SKENIRANJA

  • Sam proces skeniranja možemo podijeliti na 3 osnovne funkcionalne cjeline:

    • PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT

      • pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti prije samog skeniranja

      • to uključuje otvaranje kuverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd.


Proces skeniranja1
PROCES SKENIRANJA

  • SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE

    • Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, o značajki i postavki skenera te o kvaliteti i načinu upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike

    • softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove.

    • softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obveznim dijelom sustava za skeniranje.

    • može biti ugrađen u sam skener ili može biti dio obrade slike na računalu


Proces skeniranja2
PROCES SKENIRANJA

  • INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE INFORMACIJA, PROVJERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA

    • informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unaprijed definirati

    • način njihova izvlačenja:

      • ručno

      • automatski – OCR

    • treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu provjeru prije izvoza u digitalni arhiv



Mogu nosti digitalizacije
Mogućnosti digitalizacije

  • Digitalizacija se može provesti na više načina:

    • samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici 

    • skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici

    • kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst 


Pohranjivanje
Pohranjivanje 

  • mikrofilm – dugi vijek trajanja, ali otežana naknadna obrada i pretraživanje zapisa

  • magnetski medij – trake, diskete, magnetske kasete – otežano čitanje

  • optički medij (CD, DVD) – danas najčešći


Prednosti
PREDNOSTI

  • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?

    • na obradu dokumenata troši se i do 2/3 radnog vremena

    • 40 posto od tog vremena gubi se na traženje informacije

    • pravovremeni pristup i pregled dokumenata

    • pojednostavljeni rad sa dokumentima

    • brzo tekstovno pretraživanje

    • digitalni dokumenti su autentični originalima

    • jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba


Prednosti1
PREDNOSTI

  • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?

    • veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost

    • manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora

    • mogućnost pristupa preko interneta

    • troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira

    • ubrzati protok informacija, a isključiti njihov gubitak i potrebu kopiranja

    • skraćuje se vrijeme obrade


Nedostaci
NEDOSTACI

  • Nedostaci digitalizacije

    • digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom

    • digitalna zaštita – najveći problem

    • brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate

    • nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima

    • u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru )


Slu aj iz prakse
SLUČAJ IZ PRAKSE

  • Privredna banka Zagreb - uvođenje dokumentacijskog sustava temeljenog na digitalizaciji poslovnih dokumenata

  • Svrha projekta:

    • implementirati sustav skeniranja i OCR obrade

    • digitaliziranje kreditne dokumentacije

    • rasteretiti bankare od poslova kao što su unos podataka

  • U izradi se koriste 4 temeljne tehnologije: scan tehnologija, mikrofilm tehnologija, OCR tehnologija te document managment tehnologija.



Statisti ki pokazatelji
Statistički pokazatelji

  • brzina obrade s početnih 60 predmeta po čovjeku u danu porasla je na 90 predmeta

  • postotak odbijenih kreditnih zahtjeva pao je sa 25% na 15%

  • odzivno vrijeme palo je s 3h na 15min


Zaklju ak
ZAKLJUČAK

  • Među brojnim tehnološkim inovacijama u suvremenom poslovanju, skener zasigurno dolazi među najvažnije

  • Njegova korisnost i laka uporaba, u kombinaciji s pristupačnom cijenom, čine ga idealnim za sve vrste poslovanja

  • Ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja

  • U eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju


Literatura
LITERATURA

  • V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004

  • Srića, V., Kliment, A., Knežević, B., Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.

  • http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17.12.2007.

  • http://www.mikrocop.com/hr/files/konf07/PBZ%20slucaj%20iz%20prakse_Tomislav%20Premuz.pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17.12.2007.

  • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 17.12.2007.

  • http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 17.12.2007.

  • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17.12.2007.


ad