PROCESO DE ACTIVOS FIJOS

1. PROCESO DE ACTIVOS FIJOS Treceavo tema de socialización ÁRBOL DE COMUNICACIONES

2. ¿CÓMO INGRESAN LOS ACTIVOS AL HOSPITAL? Los activos fijos (bienes y elementos materiales que pertenecen a una institución) ingresan al Hospital de tres formas: ACTIVOS PROPIOS (ACTIVOS NUEVOS QUE SE COMPRAN), CONTRATOS DE COMODATO Y LEASING: Ingresan a través del proceso de COMPRAS Y SUMINISTROS ACTIVOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOS DE TERCEROS DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y/O INSTRUMENTAL: Ingresan a través del proceso de CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN ACTIVOS DE TERCEROS, ARRENDAMIENTOS O ALQUILER: Ingresan a través del ÁREA DE CONTABILIDAD (ACTIVOS FIJOS). Esta área se encarga de realizar el respectivo procedimiento de entrada y salida activos fijos.

3. ENTRADA Y SALIDA DE ACTIVOS FIJOS La entrada y salida de un activo del Hospital se maneja a través del formato de Ingresos y salidas de Activos Fijos,el cual se debe solicitar al área de Activos Fijos. Este formato debe cumplir los siguientes puntos: • El área correspondiente debe diligenciar el formato de ingreso y salida de activos fijos con anterioridad. Este formato debe tener la firma de autorización respectiva del coordinador del área o delegado. • Informar a activos fijos para que haga la respectiva verificación del activo y coloque el sello y la firma en el formato. Activos fijos se encargará de enviar el formato a la portería de parqueadero para su respectiva verificación por parte de vigilancia • Nota: Se recomienda que estas entradas y salidas se hagan con antelación para evitar inconvenientes.

4. TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS • TRASLADO: Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicación física inicial del activo, centro de costo y/o responsable de su uso o custodia. • TRASLADO DEFINITIVO: Es considerado traslado definitivo después de 15 días de haber modificado la ubicación inicial física del activo, centro de costos y/o responsable de su uso o custodia. • Para el traslado definitivo se debe diligenciar el formato SDF-ACF-FM-3, el cual se debe solicitar al área de activos fijos: • El área debe diligenciar completamente este formato y avisar a activos fijos, para realizar la respectiva verificación de su nueva ubicación, responsable y/o centro de costos.

5. BAJA DE ACTIVOS FIJOS • BAJA: Activo que debe ser retirado del área donde se encuentra debido a un daño total o parcial, pérdida, deterioro o terminación de su vida útil. El procedimiento para hacer la baja de un activo en el Hospital es el siguiente: • El responsable de cada área debe notificar por medio de una carta o correo electrónico a mantenimiento y sistemas para que estas áreas hagan la respectiva verificación y traslado del activo. • Concepto Técnico: El área de Mantenimiento o Sistemas, según corresponda, deben emitir un concepto técnico donde se especifique el motivo por el cual se debe realizar la baja del activo y si es daño total o parcial, pérdida, deterioro o terminación de su vida útil. • Revisión: Activos fijos verifica el respectivo traslado del activo e inicia el proceso de baja mediante un acta, la cual se envía a contabilidad para su verificación. • Verificación e inspección física: Una vez firmada el acta por parte del área de contabilidad, se hace la inspección física con Auditoría interna para su respectiva firma. • La Dirección General y la subdirección financiera verifican el acta con sus respectivos soportes. • Aprobación del Acta: Es realizada por la Junta Directiva del Hospital. Si los activos pertenecen a la FUCS debe tener la aprobación del Consejo de Gobierno. Estas actas se entregan a Auditoría Interna y Revisoría Fiscal para su respectiva verificación.

6. ASIGNACIÓN DE PLACAS • Cuando un activo ingresa al Hospital por medio de una compra (activos nuevos y propios del Hospital) y se vaya a realizar la entrega del mismo al área, se debe tener en cuenta el siguiente aspecto: • Avisar a activos fijos para que se puedan tomar los datos que el software solicita, tales como: marca, modelo, serial, ubicación y responsables. Una vez recopilados los datos se asigna la placa con la cual el activo queda registrado en el sistema. DATOS DE CONTACTO ÁREA DE ACTIVOS FIJOS UBICACIÓN: Departamento de Contabilidad, el cual está ubicado en la casa administrativa. CORREO ELECTRÓNICO: contabilidad@hospitalinfantildesanjose.org.co TELÉFONO: 4377540 Extensión: 5021