Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů

1. Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Czech Republic tinf 2010

2. 2 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Situace • Máme legislativu, která podporuje používání elektronických dokumentů • Máme už i systémy pro tento oběh (PVS, ISDS) • Dokážeme se shodnout na formátech elektronických dokumentů • Zbývá vyřešit poslední: • Jak uchovávat dokument y pro budoucnost? • Konverze by neměla být konečným řešením pro všechny případy • Hlavním problémem je zajištění „pravosti“ dokumentupo dlouhou dobu

3. 3 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Zachování hodnoty • Kdy si dokument uchová svou hodnotu v čase: • Pokud obsahuje v jakémkoliv okamžiku během doby, po kterou je uložen, prokazatelně stejnou informaci jako v okamžiku samotného uložení • Pokud lze prokazatelněurčit roli osob podílejících se na obsahu dokumentu • Pokud lze prokazatelněurčit důležitý časový údaj spojený s tímto dokumentem (např. okamžik vzniku) • Pokud má dokument zachovány uvedené atributy, považujeme jej za validní – takový dokument neztrácí nic ze své právní síly Dlouhodobé uložení Vznik, zpracování Přezkoumání integrita časové určení odpovědnost

4. 4 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Zachování hodnoty • Jak můžeme zajistit zachování validity : • Administrativními opatřeními • Technickými metodami • Kombinací výše uvedených opatření • Opřít se lze především o : • Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění • Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu v platném znění (zejména po novele z roku 2004) • Vyhlášky k uvedeným zákonům

5. 5 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Technické metody • Technické metody jsou postaveny na následujících pojmech: • Kvalifikovaný certifikát – pro zajištění integrity a osobní zodpovědnosti (elektronický podpis) • Kvalifikovaný systémový certifikát – pro zajištění integrity a „firemní“ zodpovědnosti (elektronická značka) • Kvalifikované časové razítko – pro prokázání časového určení • Tedy výhradně pojmy ze zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu v platném znění po novele z roku 2004 • Zároveň se jedná o metody použité v §69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (novela 2009)

6. 6 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Technické metody

7. 7 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Technické metody • Podepsaný uložený dokument

8. 8 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Technické metody • Podepsaný uložený dokument

9. 9 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Technické metody • Podepsaný uložený dokument

10. 10 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Dokumenty a jejich validita Kombinované metody • Jiné metody jsou především kombinované • Opírají se o zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a s ním spojené vyhlášky • Staví na kombinaci metod ze zákona o elektronickém podpisu a technicko-administrativních opatřeních • Jejich společným znakem je • důvěra v ideální chování subjektů, které však nelze zaručit • nahrazení standardních metod administrativními opatřeními • přehlížení možností napadení • výrazná nerovnováha v postavení uživatele a státu

11. 11 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Řešení dlouhodobého ukládání dokumentů O2STA • Co je O2STA: • Modul realizující důvěryhodné úložiště schopné dlouhodobě uchovávat dokumenty bez narušení vlastností • integrity • časového určení • neodvolatelnosti odpovědnosti • Zajišťuje • kontrolu atributů ukládaného dokumentu • přidání dalších nezbytných doplnění dokumentu • pravidelnou kontrolu jejich validitu • tvorbu důkazního materiálu • To vše bez závislosti na vnějším okolí (včetně CA)!

12. 12 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Řešení dlouhodobého ukládání dokumentů Možné přístupy • Dva možné přístupy • V rámci řešení spisové služby • Jako samostatný modul

13. 13 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Řešení dlouhodobého ukládání dokumentů Výhody - nevýhody • Výhody - nevýhody • V rámci řešení spisové služby • All – in – one • Provázanost s konkrétní spisovou službou • Špatně se napojuje na jiné agendy mimo spisovou službu • Při změně spisové služby vzniká riziko nepřevoditelnosti archívu • Při změně legislativy je nezbytné dělat upgrade‚ je to součást ESS • Jako samostatný modul • Není vázán na spisovou službu • Lze jej napojit téměř na cokoliv • Migrace dat do nové spisovny se jej netýká • Není tolik vázán na změny v legislativě • Nutná spolupráce se spisovou službou

14. 14 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Důvěryhodné úložiště zajišťuje • příjem dokumentů od zdroje • přidání archivní elektronické značky • vystavení nového časového razítka • kontrolu atributů dokumentu a kontrolu elektronických podpisů a časových razítek s dokumentem spojených – karanténa (až 24 hod) • uložení do úložiště • pravidelnou kontrolu validity a opatřování následnými časovými razítky • poskytování informací o dokumentech • poskytování důkazů o validitě dokumentů

15. 15 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Schéma důkazního materiálu

16. 16 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Schéma důkazního materiálu

17. 17 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • O2STA může sloužit jako přídavný modul k jiné aplikaci (např. spisové službě) • Důvěryhodné úložiště není pracovním úložištěm • Do DA přicházejí dokumenty, u nichž je nezbytné zachovat obsah včetně atributů • Pokud se má dokument dále měnit, do archívu lze ukládat jednotlivé verze • Propojení pomocí WS

18. 18 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Modul důvěryhodného úložiště nemá souborový přístup: • jakákoliv manipulace na základě elektronicky podepsané žádosti • k podpisu žádosti se používá kvalifikovaný certifikát, případně kvalifikovaný systémový certifikát • žádosti se archivují standardním způsobem (tedy jako vlastní dokumenty)

19. 19 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Základní typy žádostí • Uložení dokumentu • Vyzvednutí dokumentu • Vyzvednutí důkazu • Skartace dokumentu

20. 20 Úskalí dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů Popis produktu Popis O2STA • Formy realizace:

21. Děkuji Vám za pozornost