الجرد والتسويات الجردية

1. الجرد والتسويات الجردية

2. أهداف الجرد :- • التأكد من صحة البيانات بالسجلات المخزنية • اكتشاف احتمالات الفقد والتلف • اظهار الثغرات فى اسلوب رقابة المخزن • اكتشاف الأصناف الراكدة والأخرى بطيئة الحركة

3. الاجراءات التى يجب أن تتخذ قبل اجراء الجرد • وضع خطوات الجرد واضحة واعتمادها من السلطة المختصة • اعداد قوائم الجرد مقدما ” رقم الصنف – اسم الصنف – الوحدة – حالة الصنف – سعر الوحدة ” • اعطاء التعليمات الواضحة للجان الجرد متضمنة واجباتهم المحددة

4. أنواع الجرد الواردة بلائحة المخازن • جرد جزئى • جرد سنوى • جرد مفاجئ • جرد مستمر

5. الجرد المستمر مميزاته : 1- لايحتاج اغلاق المخازن أثناء الجرد المستمر. 2- لايحتاج اقفال الدفاتر المخزنية . 3- يحتاج الى عدد قليل من العاملين لاجراء الجرد من ذوى الخبرة بالأصناف وذو استقلال تام عن ادارة المخازن .

6. 4- بالجرد المستمر يمكن اظهار العجز والزيادة فى وقت قصير وتصحيح الانحرافات فورا دون الانتظار حتى اجراء الجرد الدورى . 5- يمكننا الأستغناء عن اجراء الجرد السنوى بمعنى ” أن الرقابة مستمرة طوال العام ” .

7. محاضر الجرد ” 6 م.ح ” • يحرر محضر الجرد كاتب الشطب من واقع دفتر الشطب ” 4م.ح ” • يحرر محاضر الجرد من أصل + 3 صورة كربونية • يحرر محضر الجرد بكامل الأصناف ” كمية – قيمة – حالة الصنف ” • يحرر محضر الجرد قبل بدء الجرد بفترة كافيه • تسلم محاضر الجرد الى لجان الجرد قبل الشروع فى الجرد

9. واجبات لجان الجرد • استلام محاضر الجرد من كاتب الشطب قبل الشروع فى الجرد • مطابقة الأصناف المقيدة بمحضر الجرد على دفاتر الشطب • التوقيع على آخر رصيد للأصناف والمقيد بدفتر الشطب باللون الأحمر والمحرر رقما و تفقيطا وكذا دفتر المخزن ” 3 م.ح ” • التوقيع على آخر إذن إضافة وآخر إذن صرف • التوقيع على محضر غلق المخازن • إستلام مفاتيح المخازن من أمين المخزن

10. التأكد من وجود الشمع الأحمر على أبواب المخازن • التأكد من وجود كارت الصنف الموجود على كل الأصناف • جرد الأصناف صنفا صنفا بوزنها أو بمقاسها أو بعددها حسب الوحدة بالدفاتر • إثبات المقادير التى تجدها فعلا • لا يجزأ جرد أى صنف من الأصناف , مهما كان موزعا على عدة أقسام من أقسام المخازن • التوقيع على محاضر الجرد

11. واجبات كاتب الشطب • قفل دفاتر الشطب عند آخر رصيد باللون الأحمر وكتابة الرصيد رقم وتفقيط قبل الجرد بوقت كاف . • اعداد محاضر الجرد بالأصناف الموجودة بالدفتر صنفا صنفا . • قيد الرصيد الدفترى بمحاضر الجرد .

12. واجبات أمين المخزن • قفل دفاتر المخزن عند آخر رصيد باللون الأحمر وكتابة الرصيد رقم وتفقيط قبل الجرد بوقت كاف . • وضع كارت صنف لكل صنف على حده . • ترتيب الأصناف بالمخزن ترتيبا يسهل معه الجرد .

13. مادة 395 • تعطى لجنة الجرد اقرار على المحضر , بأنها جردت الأصناف المبينة (( بخانة الموجود )) جردا فعليا . وكل جرد يظهر أنه صوريا , يحاكم عليه أعضاء اللجنة المسئولون تأديبيا .

14. التسليم والتسلم لا يعتبر جردا • لا يجوز قطعيا , أن تحل عملية التسليم والتسلم بين أمناء المخازن محل الجرد , بأى حال من الأحوال , إلا إذا حل ذلك فى وقت الجرد , أو قريبا منه بشرط أن يكون التسليم والتسلم قد تم بحضور موظف مسئول يندبه مدير المخازن .

15. جرد العهد الشخصية • الأصناف المستديمة , المسلمة عهدة الموظفين والمستخدمين لأعمالهم المصلحية , يكتفى بإقرار يعطى منهم , فى أول كل سنه مالية , بأن الأصناف التى بعهدتهم موجودة فعلا , وأنها بحالة جيدة . وعلى كاتب العهد ان يؤشر على الإقرارات , بأن الأصناف المذكورة بها مطابقة للوارد باستمارات العهد الشخصية (( 10 م.ح )) المحفوظة لديه .

16. التحرى عن اسباب العجز او الزيادة • يجب ان يعطى لامين المخزن الفرصة الكافية لتوضيح أسباب الاختلاف بين ارصدة الجرد الفعلى والارصـــدة الدفترية فى حال وجود اختلاف بارصدة الجرد للأسباب الآتية :-

17. التحرى عن اسباب العجز او الزيادة • احتمال وجود اماكن اقرب لتخزين الصنف لم يتنبه لها القائمون باعمال لجان الجرد . • ربما تكون لجنة الجرد قد اخطأت فى توصيف الصنف فيصححها امين المخزن بما له من خبرة فى ذلك .

18. نقاط تؤخذ فى الاعتبار عند بحث اسباب العجز والزيادة من قبل لجان الجرد :- 1- اعادة فحص القيود الدفترية منذ آخر جرد للتأكد من عدم وجود أخطاء حسابية أو تكرار لبعض الأذون . 2- محاولة اكتشاف ما اذا كان هناك خطأ فى الكميات المصروفة باذون الصرف صنف بدل صنف آخر . 3- فحص محاضر جرد المخازن الاخرى المجاورة ربما يكون الاختلاف فى المخزن الاول يوجد ما يساويه عكسيا فى المخزن الآخر ” زيادة صنف – عجز فى نفس الصنف ” بمعنى انه ربما يكون الصنف بمخزن اخر بالعجز او الزيادة .

19. 4- فحص مستندات ” الخصم – الاضافة – الارتجاع . . .الخ ” 5- اجراء جرد فعلى اخر بواسطة شخص مسئول . 6- سؤال امين المخزن لاكتشاف ما اذا ما كان لديه تبريرا لهذا الأختلاف . 7- فحص محاضر الجرد السابقة لاكتشاف ما اذا كان هناك اختلاف فى نفس الاصناف زيادة فى سنة مساوى لعجز فى سنة أخرى . 8- مقارنة العجز بالنسب المسموح بها عجزا فى بعض الاصناف .

20. التسوية الجردية فى حال وجود زيادة : ـ يتم تحرير كشف الزيادة والعجز( 7م.ح ) من واقع محضر الجرد ( 6م.ح ) وبناء على ذلك يتم تحرير اذن اضافة ( 1م.ح ) بالأصناف التى وجدت زيادة عند الجرد وتضاف بالدفاتر المخزنية . ـ تقيم الاصناف بإذن الاضافة وتحتسب بالقيمة الدفترية .

21. فى حال وجود عجز : ـ يتم تحرير كشف الزيادة والعجز( 7م.ح ) من واقع محضر الجرد ( 6م.ح ) وبناء على ذلك يتم تحرير اذن صرف(2م.ح ) بالاصناف التى وجدت عجزعند الجرد وتضاف بالدفاتر المخزنية . ـ تقيم الاصناف بالقيمة الدفترية او السوقية ايهما اكبر مضافا اليها 10 % مصاريف ادارية . ـ يتم ارسال صورة من اذن الصرف + صورة كشف الزيادة والعجز الى ادارة الحسابات لقيد القيمة ديون مستحقة للحكومة .

22. الحمد لله اعداد محمد عبد المحسن