DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS LABORALES

1. DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS LABORALES

2. PROCESOS BÁSICOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL Reg. Empl. CABA Resolución 168/02 MTN Res. 310/09 Prov Bs As Control Contratistas Digitalización Legajo Personal Información Art. 52 LCT Mi Simplificación Archivo B A L A N C E S O C I A L Digitalización Libros Microfilmación Hojas móviles Legajo Social y Fiscal Planilla horarios Base de Datos Archivo SUAF Rúbrica Rúbrica Artículo 80 LCT Alerta de Faltantes Pers. femenino Disp. 253 DGPT Medición de la Jornada de Trabajo Legajo Médico Digitalización Archivo 10 años Cese de actividad Archivo Liquidación de Sueldos y Jornales Acreditación de lista con Banco Digitalización Aplicativo AFIP Archivo Base de datos Control de aportes Recibos Digitalización Archivo Alerta de Faltantes Certificación de Servicios Protección de DatosLey 25326 PenalizacionesLey 25212 Firma DigitalLey 25506

3. EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE (SRC) Y LOS PROCESOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL VÍNCULOS Documentación respaldatoria Art. 43 del CC Libro del Art. 52 LCT Art. 44 del CC

4. DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA Documentos del Legajo Personal Documentos del Legajo Social y Fiscal Acreditación de lista de haberes en Banco Recibos LIBRO DEL ART. 52 LCT Debe estar integrado al SRC De acuerdo a la importancia y naturaleza del negocio

5. L.C.T. ART. 52 Libro especial – Formalidades – Prohibiciones Art. 52 – LOS EMPLEADORES deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará: a) Individualización íntegra y actualizada del empleador; b) Nombre del trabajador; c) Estado civil; d) Fecha de ingreso y egreso; e) Remuneraciones asignadas y percibidas; f) Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares; g) Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo; h) Los que establezca la reglamentación. Se prohíbe: 1. Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada; 2. Dejar blancos o espacios; 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa; 4. Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas por una constancia extendida por dicha autoridad de la que resulte su número y fecha de habilitación. Art. 54 CC

6. Omisión de formalidades Art. 53 – Los jueces merituarán en función de las particulares circunstancias de cada caso los libros que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el Art. 52 o que tengan algunos de los defectos allí consignados. Art. 54 del CC Aplicación a los registros. Planillas u otros elementos de contralor Art. 54 – La validez de los registros, planillas u otros elementos de contralor, exigidos por los estatutos profesionales o convenciones colectivas de trabajo, queda sujeta a al apreciación judicial según lo prescripto en el artículo anterior. Omisión de su exhibición Art. 55 – La falta de exhibición a requerimiento judicial o administrativo del libro, registro, planilla u otros elementos de contralor previstos por los artículos 52 y 54 será tenida como presunción a favor de las afirmaciones del trabajador, o de sus causahabientes, sobre las circunstancias que debían constar en tales asientos.

7. ALMACENAMIENTO DEL LIBRO DEL ART. 52 NORMATIVA: Ley 20744 Disposición 253 de la DGPT - CABA LIBROS HOJAS MÓVILES MICROFILMACIÓN Dictámenes profesionales

8. GARANTÍAS QUE DEBEN SATISFACER EL MEDIO DE ALMACENAMIENTO INALTERABILIDAD O SEA, LA IMPOSIBILIDAD DE CAMBIO, ADULTERACIÓN O SUSTITUCIÓN. VERIFICABILIDAD ES DECIR, QUE DEBEN VOLCARSE A UN ELEMENTO QUE PERMITA SU FÁCIL LECTURA INTEGRABILIDAD Herramienta recomendable para la integrabilidad: HASH Firma Digital

9. Recibos y otros comprobantes de pago • Art. 138 – Todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración deberá instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador, o en las condiciones del art. 59 d esta ley, si fuese el caso, los que deberán ajustarse en su forma y contenido a las disposiciones siguientes. • Doble ejemplar • Art. 139 – El recibo será confeccionado por el empleador en doble ejemplar, debiendo hacer entrega del duplicado al trabajador. • Contenido necesario • Art. 140 – El recibo de pago deberá necesariamente contener, como mínimo, las siguientes enunciaciones: • Nombre íntegro o razón social del empleador y su domicilio; • Nombre y apellido del trabajador y su calificación profesional; • Todo tipo de remuneración que perciba, con indicación substancial de su determinación. Si se tratase de porcentajes o comisiones de ventas se indicarán los importes totales de estas últimas, y el porcentaje o comisión asignada al trabajador. • Los requisitos del Art. 12 del Decreto – Ley 17.250/67; • Total bruto de la remuneración básica o fija y porcentaje devengado y tiempo que corresponda. En los trabajos remunerados a jornal o por hora, el número de jornadas u horas trabajadas, y si se tratase de remuneración por pieza o medida, número de éstas, importe por unidad adoptado y monto global correspondiente al lapso liquidado;

10. Importe de las deducciones que se efectúan por aportes jubilatorios u otras autorizadas por esta ley; embargos y demás descuentos que legalmente correspondan; • Importe neto percibido, expresado en números y letras; • Constancia de la recepción del duplicado por el trabajador; • Lugar y fecha que deberán corresponder al pago real y efectivo de la remuneración al trabajador; • En el caso de los Arts. 124 y 129 de esta ley, firma y sello de los funcionarios o agentes dependientes de la autoridad y supervisión de los pagos; • Fecha de ingreso y tarea cumplida o categoría en que efectivamente se desempeñó durante el período de pago. Recibos separados Art. 141 –el importe de las remuneraciones por vacaciones, licencias pagas, asignaciones familiares y las que correspondan a indemnizaciones debidas al trabajador con motivo de la relación de trabajo o su extinción, podrá ser hecho constar en recibos por separado de los que corresponda a remuneraciones ordinarias, los que deberán reunir los mismos requisitos en cuanto a su forma y contenido que los previstos para éstos en cuanto sean pertinentes. En caso de optar el empleador por un recibo único o por la agrupación en un recibo de varios rubros, éstos deberán ser debidamente discriminados en conceptos y cantidades

11. PLAZOS DE GUARDA DE LOS LIBROS Código de Comercio Art. 67 – Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio hasta diez años después del cese de su actividad y la documentación a la que se refiere el artículo 44, durante diez años contados desde su fecha. Los herederos del comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos que estaría la persona a quien heredaron. Jurisprudencia de la Provincia de Neuquén PRESCRIPCIÓN – PLAZO La prescripción liberatoria aplicable a la obligación de expedir el certificado de trabajo que prevé el art. 80 LCT, debe vincularse con lo aplicable a la obligación de conservar los libros de comercio en general –arts. 44 y 67 del Código de Comercio- en mérito a la remisión a las formalidades de los mismos contenida en el art. 52 LCT. Sin embargo, debe distinguirse entre la documentación complementaria de los libros de comercio (cuyos plazos de reserva comienzan a partir de sus respectivas fechas), de la correspondiente a los libros de comercio en sí mismos, respecto de los cuales la obligación de conservación por diez año prevé como “dies a quo” la fecha de cese de la actividad comercial. No habiéndose demostrado el cese de la actividad empleadora respecto de la cual estuvo obligada a lleva los libros del art. 52, mal puede considerarse vencido el plazo de prescripción liberatoria cuyo cómputo inicial no puede discernirse.

12. PLAZOS DE GUARDA DE LA DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA

13. JORNADA LEGAL DE TRABAJO – LEY 11.544 (12/9/29) • Art. 6º - Para facilitar la aplicación de esta ley, cada patrón deberá: • Hacer conocer por medio de avisos colocados en lugares visibles en su establecimiento o en cualquier otro sitio conveniente, las horas en que comienza y termina el trabajo, o si el trabajo se efectúa por equipos. Las horas en que comienza y termina la tarea de cada equipo, serán fijadas de tal modo que no excedan los límites prescriptos en la presente ley, y una vez modificadas, regirán en esa forma, no pudiendo modificarse sin nueva comunicación hecha con la anticipación que determine el Poder ejecutivo; • Hacer conocer de la misma manera los descansos acordados durante la jornada de trabajo y que no se computan en ella; • Inscribir en un registro todas las horas suplementarias de trabajo hechas efectivas a mérito de lo dispuesto por los artículos 3º, 4º y 5º de esta ley. • TRABAJO DE MUJERES – L.C.T. • Descanso al mediodía • Art. 174 – Las mujeres que trabajen en horas de la mañana y de la tarde dispondrán de un descanso de dos (2) hora al mediodía, salvo que por la extensión de la jornada a que estuviese sometida la trabajadora, las características de las tareas que realice, los perjuicios que la interrupción del trabajo pudiese ocasionar a las propias beneficiarias o al interés general, se autorizare la adopción de horarios continuos, con supresión o reducción de dicho periodo de descanso.

14. TRABAJO DE MENORES – L.C.T. Descanso al mediodía – Trabajo a domicilio – Tareas penosas, peligrosas o insalubres – Remisión Art. 191 – Con relación a los menores de dieciocho (18) años de uno u otro sexo, que trabajen en horas de la mañana y de la tarde, regirá lo dispuesto en los artículos 174, 175 y 176 de esta ley.

15. PENALIZACIONES INFRACCIONES LEVES – LEY 25.212 (LEY 265 – CABA) • ARTÍCULO 2º - Son infracciones leves: • El pago de las remuneraciones fuera del plazo legal, cuando el atraso fuere de hasta cuatro (4) días hábiles si el período de pago fuera mensual, y de hasta dos (2) días hábiles si el período fuera menor. • No exponer en lugar visible del establecimiento los anuncios relativos a la distribución de las horas de trabajo. • No otorgar, salvo autorización, el descanso de las mujeres al mediodía cuando correspondiere. • Cualquiera otra que viole obligaciones meramente formales o documentales, salvo las tipificadas como graves o muy graves. • Las acciones u omisiones violatorias de las normas de higiene y seguridad en el trabajo que afecten exigencia de carácter formal o documental siempre que no fueren calificadas como graves o muy graves.

16. INFRACCIONES GRAVES – LEY 25.212 (LEY 265 – CABA) • ARTÍCULO 3º - Son infracciones graves: • La falta, en los libros de registro de los trabajadores, de alguno de los datos esenciales del contrato o relación de trabajo. • La falta de entrega de los certificados de servicios o de extinción de la relación laboral a requerimiento del trabajador. • La violación de las normas relativas en cuanto a monto, lugar, tiempo y modo, del pago de las remuneraciones, así como la falta de entrega de copia firmada por el empleador de los recibos correspondientes, salvo lo dispuesto en el artículo 2º inciso a). • La violación de las normas en materia de duración del trabajo, descanso semanal, vacaciones, licencias, feriados, días no laborables y en general, tiempo de trabajo. • La violación de la normativa relativa a modalidades contractuales. • La falta o insuficiencia de los instrumentos individuales de contralor de la jornada de trabajo. • Toda otra violación o ejercicio abusivo de la normativa laboral no tipificada expresamente en esta Ley, establecida para proteger los derechos del trabajador, para garantizar el ejercicio del poder de policía del trabajo y para evitar a los empleadores la competencia desleal derivada de tales violaciones o conductas abusivas. • Las acciones u omisiones que importen el incumplimiento de las obligaciones en materia de salud, seguridad e higiene en el trabajo, siempre que no fueran certificadas como muy graves.

17. INFRACCIONES MUY GRAVES – LEY 25.212 (LEY 265 – CABA) • ARTÍCULO 4º - Son infracciones muy graves: • Las decisiones del empleador que impliquen cualquier tipo de discriminación en el empleo o la ocupación por motivos de: raza, color, ascendencia nacional, religión, sexo, edad, opinión política, origen social, gremiales, residencia o responsabilidades familiares. • Los actos del empleador contrarios a la intimidad y dignidad de los trabajadores. • La falta de inscripción del trabajador en los libros de registro de los trabajadores, salvo que se haya denunciado su alta a todos los organismos de seguridad social, incluidas las obras sociales, en la oportunidad que corresponda, en cuyo caso se considerará incluida en las infracciones previstas en el artículo 3º, inciso a). • La cesión de personal efectuada en violación de los requisitos legales. • La violación de las normas relativas a trabajo de menores. • La violación por cualquiera de las partes de las resoluciones dictadas con motivo de los procedimientos de conciliación obligatoria y arbitraje en conflictos colectivos. • Las acciones u omisiones del artículo 3º, inciso h) que deriven en riesgo grave e inminente para la salud de los trabajadores.

18. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES LEY 25326 Artículo 2 (Definiciones): Datos Personales: Información de cualquier tipo, referida a personas físicas o de existencia ideal. Datos Sensibles: Datos personales que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, información referente a la salud o a la vida sexual. Artículo 3 (Archivos de Datos – Licitud): La formación de archivos de datos será lícita cuando se encuentren debidamente inscriptos. Artículo 7.3 (Categoría de Datos): Queda prohibida la formación de archivos, bancos o registros que almacenen información que directa o indirectamente revele datos sensibles. Artículo 10 (Deber de Confidencialidad): El responsable y las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales están obligados al Secreto Profesional, respecto a los mismos. Tal obligación subsiste, aún después de finalizada su relación con el titular del archivo de datos.

19. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DISPOSICIÓN 11-06 DE LA DNDPD B.O. 22-09-2006 NIVELES DE SEGURIDAD BÁSICO: Vigencia desde el 22-09-2007 Los archivos, registros, bases y bancos de datos que contengan datos de carácter personal. MEDIO: Vigencia desde el 22-09-2008 Los archivos, registros, bases y bancos de datos pertenecientes a empresas de Servicios Públicos, empresas que deben guardar secreto de la información personal por expresa disposición legal (Secreto Bancario). CRÍTICO: Vigencia desde el 22-09-2009 Los archivos, registros, bases y bancos de datos que contengan datos sensibles.

20. NIVEL DE SEGURIDAD BÁSICO: Disponer de un documento de seguridad de datos personales, entre los que se especifiquen los procedimientos y las medidas de seguridad a observar sobre los archivos, registros, bases y bancos que contengan datos de carácter personal. Debe contener: 1. Funciones y obligaciones del personal. 2. Descripción de los archivos con datos de carácter personal y los sistemas de información que los tratan. 3. Descripción de las rutinas de control de datos de los programas de ingreso de datos y las acciones a seguir ante los errores detectados a efectos de su corrección. 4. Registros de incidentes de seguridad. 5. Procedimientos para efectuar las copias de respaldo y de recuperación de datos. 6. Relación actualizada entre Sistemas de Información y usuarios de datos con autorización para su uso. 7. Procedimientos de identificación y autenticación de los usuarios de datos autorizados para utilizar determinados sistemas de información. 8. Control de acceso de usuarios a datos y recursos necesarios para la realización de sus tareas para lo cual deben estar autorizados. 9. Adoptar medidas de prevención a efectos de impedir amenazas de software malicioso. 10. Procedimiento que garantice una adecuada Gestión de los Soportes que contengan datos de carácter personal (identificación del tipo de información que contienen, almacenamiento en lugares de acceso restringidos, inventarios, autorización para su salida fuera del local en que están ubicados, destrucción de la información en desuso, etc.).

21. FIRMA DIGITAL LEY 25506 Art. 11 (Concepto de Original): Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales, y poseen como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación. Art. 12 (Concepto de Conservación): La exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.

22. LEY 25212 S A N C I O N E S • INFRACCIONES LEVES • Pago de las remuneraciones fuera del plazo legal. • No exponer en lugar visible los horarios de trabajo. • No otorgar descanso al personal femenino al mediodía. • Cualquier otra infracción, distinta a las graves o muy graves. • Omisión o violación de normas de higiene y seguridad, que no sean graves o muy graves. MULTA $80 a $250

23. INFRACCIONES GRAVES • Falta de datos esenciales en los libros de registro de los trabajadores. • Falta de entrega de Certificado de Servicios o extinción de la relación laboral. • Violación de normas relacionadas a las remuneraciones incluida la falta de recibo firmado por el empleador. • Violación de normas relacionadas la duración del trabajo, descanso semanal, licencias, etc. • Violación a normativas contractuales. • Falta de control relacionada a la jornada de trabajo. • Toda violación o abuso que atente contra la normativa laboral, aunque no se tipifique en la presente Ley. • Acciones u omisiones que incumplan en materia de salud, seguridad e higiene en el trabajo (Que no estén calificadas como Muy Graves) MULTA $ 250 a $ 1000 Por empleado

24. INFRACCIONES MUY GRAVES • Cualquier tipo de discriminación que aplique el empleador. • Actos del empleador que atenten contra la intimidad y dignidad de los trabajadores. • Falta de inscripción del trabajador en los libros de registro correspondientes. • d) La cesión de personal violando requisitos legales. • e) Violación de normas relacionadas al trabajo de menores de edad. • f) No acatamiento de resoluciones (por cualquiera de las partes) aplicadas ante procedimientos conciliatorios y arbitraje, en conflictos colectivos. • g) Acciones u omisiones que pongan en riesgo grave e inminente a la salud de los trabajadores. MULTA $ 1000 a $ 5000 Por empleado