Hotline: 0800 13 25 74

1. JUILLET 2007 : EMBARQUEZ AVEC ULYSSE POUR LA SAISIE DE VOS NOTES DE FRAIS € NOM Business Unit Centre de numérisation Un nouveau processus de remboursement commun aux Business Unit de Capgemini en France Ce qui change Conditions à remplir pour être remboursé • Meilleur délai de remboursement : vous êtes remboursés 2 fois par mois • Flexibilité : vous pouvez saisir et envoyer vos frais à tout moment, n'attendez plus la fin du mois • Visibilité:vous pouvez consulter à tout moment l’avancement de vos demandes de remboursement et l’historique de vos dépenses • Justificatifsen vrac et sans agrafe: vous les joignez à l’impression de l'état de synthèse dans un enveloppe pré-imprimée à l’adresse du centre de numérisation • Simplicité : vous saisissez vos dépenses de carte Corporate directement à partir de votre relevé de carte • Convivialité : vous saisissez vos frais à l'aide des icones qui permet 1 2 3 Une application de la politique de remboursement uniforme et maîtrisée Une fluidification du processus Une simplification du contrôle et de la récupération de TVA • Créer une note de frais dans l'application Ulysse • 1 justificatif =1 ligne de frais • Imprimer l’état de synthèse de la note de frais (sur lequel apparaît le code barre) Numérisation et archivage électronique des justificatifs originaux • Envoyer au centre de numérisation l’état de synthèse accompagné des justificatifs originaux dans l’enveloppe pré-imprimée Validation électronique des dépenses • Les justificatifs doivent avoir été reçus et numérisés • La note de frais doit avoir été validée par un supérieur hiérarchique et contrôlée par la cellule de contrôle des frais qui repose sur Pour vous connecter à Ulysse: http://ndf.fr.capgemini.com une solution unique permettant la dématérialisation totale du processus Synthèse du process Le collaborateur saisit sa note de frais dans Ulysse La cellule de Contrôle des Fraisvérifie les dépenses à partir des images numérisées Il envoie sa note de frais et ses justificatifs au centre de numérisation Le prestataire numérise la note de frais et les justificatifs Les données sont archivées dans l'application avec accusé de réception électronique La comptabilité rembourseles notes de frais L'assistante de gestion refacture le client Work Flow Pour toutes vos questions sur la politique de remboursement, contactez votre RH ou votre manager Le manager valide la note de frais Les gestes utiles pour l’envoi des frais Envoyez l'état de synthèse même pour les forfaits et les IK • Pensez à imprimer l’état de synthèse de votre note de frais et envoyez le, accompagné des justificatifs originaux, au centre de numérisation dans l’enveloppe pré-imprimée Pas d'agrafe Pas de colle EN VRAC ! 1 2 1 seul état de synthèse et ses justificatifs associés par enveloppe ! + Hotline: 0800 13 25 74 de 8h30 à 18h00 (le mercredi de 9h00 à17h30) ou hotlinenotesdefrais.fr@capgemini.com