Obblighi e responsabilità dei dirigenti delle Avis Comunali

1. Obblighi e responsabilità dei dirigenti delle Avis Comunali Rag. Paolo Bergamini Tesoriere Avis Provinciale di Modena

2. Autonomia della varie Avis Comunali ed equiparate • L’Avis Comunale di …., che aderisce all’AVIS Nazionale, nonché all’Avis Regionale dell’Emilia Romagna, all’ Avis Provinciale di Modena, è dotata di piena autonomia giuridica, patrimoniale e processuale rispetto alle AVIS Nazionale, Provinciale e Regionale medesime.

3. A T T I V I T A’ • Le varie Avis possono svolgere le attività istituzionali previste all’art. 3 dello statuto; • Possono inoltre svolgere le cosiddette “attività connesse”.

4. ATTIVITA’ CONNESSE • Sono attività finalizzate al reperimento dei fondi necessari per finanziare l’attività dell’organizzazione; • Non debbono essere prevalenti rispetto all’attività istituzionale; • Gli introiti che ne derivano non debbono superare il 66% delle spese complessivamente sostenute dall’associazione; • E’ obbligo redigere apposita relazione con la specifica dei costi e degli introiti.

5. OFFERTE DA PRIVATI • Possono essere accettate ed attestate per la eventuale detraibilità nei limiti previsti dalla normativa vigente; • Occorre rilasciare apposita ricevuta (in dotazione a tutte le sedi); • Per la detraibilità è necessario che l’importo non venga versato in contanti ma tramite bonifico bancario o assegno.

6. OFFERTE DA PRIVATI • Detraibilità fiscale per il benefattore: 10% del reddito ai fini Irpef-Ires con un max di € 70.000,00; • Il ricevente ha l’obbligo di rendicontare la propria attività, di conservare ordinatamente tutti i documenti contabili e di indicare nominativamente il donante.

7. ALTRI TIPI DI DONAZIONI • In servizi: es. pulizie con contratto di appalto; • Ore lavorate; • Acquisti per conto di terzi; • Merce di propria produzione.

8. SPETTACOLI • Imposta sugli spettacoli. • Necessaria la comunicazione alla SIAE e il pagamento degli eventuali diritti di autore.

9. Lotterie, tombole, pesche, banchi di beneficienza • Per tali fattispecie si paga una imposta pari al 10% del valore dei premi, ma • se le iniziative sono svolte in occasione di fiere o sagre a livello locale nulla è dovuto purchè: a) vi sia la necessaria autorizzazione; b) il valore dei premi non sia maggiore di: • Tombole: euro 1.549,37; • pesche: euro 7.764,85; • Se i premi superano tali valori occorre l’autorizzazione dell’agenzia delle entrate.

10. RACCOLTA FONDI • Tutti possono farla in concomitanza di feste, fiere, ricorrenze,…; • Sono esenti dall’imposta sul reddito; • Sono da rendicontare con apposita relazione; • Sono da inserire nella relazione al bilancio in quanto necessita l’approvazione in assemblea.

11. ATTIVITA’ COMMERCIALI MARGINALI • Se effettuate da una associazione (266) non è commerciale; • Deve essere effettuata in un locale non adibito ad attività commerciale; • La vendita deve essere effettuata solo dai volontari; • Non deve essere un commercio continuato; • Va compilata una scheda specifica e allegata al bilancio...(dobbiamo spiegare come sono stati utilizzati i fondi); • L’attività sporadica di ristorazione è attività marginale anche se c’è il prezzo per la prestazione.

12. ENTRATE DA CONVENZIONE • Con Ente Pubblico: non sono attività commerciali, bisogna tenere distinta la voce in bilancio.

13. SPONSORIZZAZIONI • Sono vietate perché a tutti gli effetti sono attività commerciali; • Sono soggette ad IVA…(noi non abbiamo la partita IVA); • Sono soggette all’imposta sul reddito; Per cui se riceviamo un contributo per una iniziativa non possiamo mettere il logo sulla locandina ma solo in ringraziamento indicando il nome del benefattore.

14. LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI PER TUTTE LE ASSOCIAZIONI • Libro soci; • Libro verbali delle assemblee; • Libro verbali del consiglio direttivo; • Libro delle adunanze del collegio sindacale.

15. LIBRO SOCI Esso deve riportare, in ogni pagina numerata progressivamente, l’intestazione della associazione e deve essere firmato dal presidente e legale rappresentante dell’ Avis Comunale o equiparata. • Su di esso devono essere riportati i nominativi dei: • Donatori effettivi; • Ex donatori che non possono più donare ma che svolgono con continuità attività a favore della associazione; • Persone che non abbiano mai donato ma che collaborano per lo svolgimento dell’attività associativa; I soci che appaiono sul libro hanno titolo per partecipare all’assemblea dei soci dell’associazione.

16. ACCETTAZIONE DEI SOCI • Abbiamo detto che l’adesione dei soci deve essere ratificata dal consiglio direttivo di ogni associazione; • Per snellire le procedure e provvedere ad accettare subito i nuovi soci, ogni Avis è stata invitata a fare deliberare alla propria assemblea la seguente formula: “L’Assemblea decide di delegare al Presidente pro-tempore, fino a revoca, la facoltà di accettare provvisoriamente i nuovi associati che abbiano effettuato almeno una donazione e la dimissione di coloro che, secondo quanto previsto dallo statuto, non sono in condizione di mantenere la qualifica di socio. Sarà cura del Consiglio direttivo (in applicazione del comma 3 dell’art. 4 dello statuto dell’Avis Comunale o equiparata) provvedere alla definitiva ratifica di quanto proposto dal Presidente o, in alternativa, ad assumere una diversa decisione. Nel caso in cui venga deciso dal Consiglio in maniera difforme rispetto a quanto proposto, dovrà essere data tempestiva comunicazione all’interessato.

17. LIBRO VERBALE DELLE ASSEMBLEE Esso deve riportare, in ogni pagina numerata progressivamente, l’intestazione della associazione e deve essere firmato dal presidente e legale rappresentante dell’ Avis Comunale o equiparata. Su di esso vanno annotati: • Il verbale della riunione in prima convocazione, di norma deserta; • Il verbale di quanto discusso nella riunione; • I documenti presentati nell’occasione (relazioni, bilancio consuntivo, ecc); • Su di esso vanno indicati anche i nominativi dei dirigenti eletti in occasione delle apposite assemblee.

18. CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA • L’assemblea Comunale degli associati si riunisce in via ordinaria almeno una volta all’anno, entro il mese di Febbraio, per: • approvare il bilancio consuntivo; • La ratifica del bilancio preventivo approvato dal Consiglio.

19. LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO • Esso deve riportare, in ogni pagina numerata progressivamente, l’intestazione dell’Avis Comunale e deve essere firmato dal presidente e legale rappresentante dell’ Avis Comunale o equiparata. Su di esso vanno indicati: • Nomina degli organismi direttivi; • Accettazione e cancellazione dei soci; • Deliberazione della relazione e del bilancio consuntivo da approvare in assemblea; • Discussione e deliberazioni degli argomenti ordinari; • Deliberazione del bilancio preventivo per l’anno successivo da approvare entro il 31 dicembre dell’anno in corso; • E’ bene che su di esso vengano riportati eventuali allegati quando di interesse del consiglio.

20. CONVOCAZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Il consiglio direttivo si riunisce, in via ordinaria, almeno due volte l’anno: • Entro il 31 Dicembre per l’approvazione definitiva del bilancio preventivo; • Entro il 31 Gennaio per l’approvazione dello schema di bilancio consuntivo da sottoporre all’approvazione dell’assemblea.

21. LEGALE RAPPRESENTANZA E CODICE FISCALE • Il presidente di una Avis Comunale od equiparata, eletto dal consiglio direttivo comunale al proprio interno, presiede l’Avis Comunale, ne ha la rappresentanza legale ed ha la firma sociale di fronte a terzi ed in giudizio; • Egli è responsabile (unitamente ai consiglieri) delle decisioni assunte e delle attività svolte; • Ogni Avis Comunale ed equiparata opera utilizzando un proprio Codice fiscale.

22. LIBRO DELLE ADUNANZE DEL COLLEGIO SINDACALE • Esso deve riportare, in ogni pagina numerata progressivamente, l’intestazione dell’avis comunale e deve essere firmato dal presidente del collegio sindacale o dal revisore unico Su di esso deve comparire: • verbale di insediamento con nomina del presidente (se non si utilizza il revisore unico); • verbali delle verifiche contabili periodiche che debbono avvenire massimo ogni 90 giorni; • Verbale di approvazione del bilancio consuntivo.

23. LIBRO DELLE ADUNANZE DEL COLLEGIO SINDACALE • E’ tenuto a cura del presidente della sezione in collaborazione con il tesoriere; • Prima della revisione il tesoriere dell’Avis Comunale o equiparata deve richiedere all’ufficio amministrativo dell’Avis Provinciale le stampe contabili e i bilanci da sottoporre al controllo; • La contabilità sottoposta a controllo deve essere aggiornata almeno ai due mesi precedenti.

24. OBBLIGHI CONTABILI E’ previsto l’obbligo: • Della tenuta di una contabilità ordinata per garantire trasparenza, permettere di seguire l’andamento gestionale e redigere il bilancio (Statuto sociale); • Della redazione del bilancio o rendiconto annuale (L. 460 del 04.12.97 art.10 lett.g); • Della tenuta della contabilità separata se oltre all’attività istituzionale si svolge anche attività commerciale (art. 2214 c.c.).

25. LIBRI CONTABILI OBBLIGATORI • LIBRO GIORNALE • LIBRO DEGLI INVENTARI • LIBRO DEI CESPITI O DEI BENI AMMORTIZZABILI Tutti questi libri sono redatti e conservati a cura dell’ufficio amministrazione dell’Avis Provinciale

26. REGISTRO DI PRIMA NOTA • Tenuto a cura del tesoriere dell’avis comunale; • Riporta i movimenti di cassa e di c/c banca e posta; • Nella parte descrittiva va riportato anche il motivo che ha generato l’uscita o l’entrata di cassa o banca “es. contributo da comune per attività oppure per festa sociale”.

27. CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’ ORDINATA • Per le spese di una certa rilevanza occorre una delibera del consiglio; • Le spese devono essere documentate da fattura o ricevuta fiscale intestata all’avis comunale (controllare che il codice fiscale sia riportato correttamente); • Lo scontrino fiscale è ammesso solo sporadicamente e per piccoli importi; • Per le fatture dei professionisti con R.A. contattare tassativamente l’ufficio amministrativo dell’Avis Provinciale prima del loro pagamento per concordare il versamento della R.A. entro il 16 del mese successivo.

28. CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’ ORDINATA I rimborsi spesa, se deliberati dal Consiglio Direttivo e autorizzati dal Presidente, devono riportare: • Firma del presidente dell’Avis Comunale o equiparata; • Firma di colui a cui viene riconosciuta la spesa; • Vanno poi corredati dai documenti di spesa e, in caso di rimborso chilometrico, dagli estremi dell’auto; • I moduli sono disponibili presso l’Avis Provinciale.

29. CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’ ORDINATA • E’ preferibile il pagamento delle fatture di una certa entità con assegno bancario; • L’assegno bancario deve sempre riportare la data di emissione; • Se il pagamento avviene in contanti chiedere al ricevente di apporre sulla fattura timbro, data e firma per quietanza.

30. ORGANIZZAZIONE PER UNA CONTABILITA’ ORDINATA Per le fatture pagate in un momento successivo alla sua emissione: • Inviale la fattura, allegata alla Prima nota del mese, all’ufficio amministrativo per la relativa registrazione nei tempi stabiliti; • Tenere copia come promemoria del pagamento; • Quando pagata riportare in prima nota la modalità di pagamento (contanti o assegno bancario o bonifico); • Questa operazione è molto importante soprattutto a fine anno per le fatture emesse nell’anno con scadenza l’anno successivo.

31. REGISTRAZIONE IN PRIMA NOTA • Ordinare i documenti in ordine di data e registrarli in base alla data in cui sono avvenuti i pagamenti; • Allegare gli originali dei documenti riportati in prima nota; • Allegare l’estratto conto bancario; • Inviare tutto all’ufficio amministrativo dell’Avis Provinciale preferibilmente con cadenza mensile.

32. CONTROLLI PER LE OPERAZIONI DI RETTIFICA DI FINE ANNO • Controllare il libro cespiti o libro dei beni ammortizzabili e riferire all’ufficio amministrativo i beni dismessi per la loro cancellazione dal registro; • Comunicare all’ufficio amministrazione: a) le fatture da ricevere; b) gli eventuali contributi da ricevere; c) la quantificazione delle rimanenze.

33. Entro il 31 Gennaio convocare il consiglio Direttivo per: a) Decidere la data dell’assemblea; b) Approvare lo schema del bilancio consuntivo da portare in assemblea; Entro il mese di Febbraio convocare l’assemblea in prima convocazione; A distanza di almeno 24 ore svolgere l’assemblea in seconda convocazione. In tale occasione vanno presentate almeno: Relazione del consiglio sull’attività svolta; Bilancio consuntivo dell’anno precedente; Bilancio preventivo per l’anno in corso. Entro il 31 Dicembre riunire il Consiglio Direttivo per: L’approvazione del bilancio preventivo dell’anno seguente; Ratifica movimento dei soci effettuati dal presidente su delega assembleare. CRONOLOGIA DI UN ANNO “TIPO”