Rezerwa kadrowa jako element kształtowania kultury organizacyjnej firmy

1. Rezerwa kadrowa jako element kształtowania kultury organizacyjnej firmy Miasto Gdańsk / Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie

2. Geneza i cel przedsięwzięcia Przeprowadzone w roku 2011 zmiany organizacyjne w MOPR Gdańsk były istotną modyfikacją naszej organizacji. Dotyczyły one: • zmiany struktury i statusu podstawowych komórek MOPR jakimi są Centra Pracy Socjalnej • zwiększenia dostępu klientom pomocy społecznej do pracowników socjalnych; specjalistów (psychiatra, psycholog, prawnik, asystent rodziny) • ograniczenia procedur administracyjnych. W tym celu dokonano spłaszczenia struktury organizacyjnej poprzez zlikwidowanie wielozadaniowych wydziałów na rzecz grupowania zadań tematycznych. Dlatego też usystematyzowano 3 główne zadania MOPR, za które odpowiadają Zastępcy Dyrektora: • Centrum Rozwoju - rozwój systemu pomocy społecznej oraz ekonomizacja zadań pomocy społecznej • Centrum Wspierania Rodziny - zadania na rzecz dziecka i rodziny • Centrum Usług Społecznych – zadania na rzecz niepełnosprawnych, seniorów, bezdomnych . W związku z wdrożonym procesem zmian organizacja potrzebowała wzmocnienia na rzecz wspierania rozwoju dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy. Obok przeprowadzonego cyklu szkoleń z zakresu kultury organizacyjnej podjęto decyzję o utworzeniu grupy rezerwy kadrowej, której celem było: • zwiększenie partycypacji pracowników w procesie kształtowania i wzmacniania kultury organizacyjnej • powiązanie celów organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwojowymi pracowników opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

3. Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania, sposób działania , Praktyka dotyczy powołania w lipcu 2012 roku w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku grupy pracowników do rezerwy kadrowej na kluczowe dla tej organizacji stanowiska. Głównym założeniem było umożliwienie pracownikom rozwoju zawodowego w strukturach MOPS, zgodnie z przyszłymi potrzebami kadrowymi. Dostęp do grupy rezerwy kadrowej był otwarty i jawny - procedura jej tworzenia została przekazana wszystkim pracownikom. Spośród 35 osób, wybrano 20. Kandydatów wyłoniono po indywidualnych rozmowach o posiadanych kompetencjach, doświadczeniu i umiejętnościach merytorycznych, z udziałem dyrektora oraz w obecności zewnętrznego psychologai pracownika Zespołu Rozwoju Kadr i Doradztwa Metodycznego Działu Kierunków Rozwoju. Dla wybranych 20 pracowników przeprowadzono szkolenia z zarządzania i warsztaty, a następnie wręczono certyfikaty. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu pracownicy zyskali możliwość zaplanowania i realizacji kariery zawodowej, zwiększyła się identyfikacja z organizacją, motywacja i satysfakcja z wykonywanej pracy. Ponadto, dotychczasowe, humanistyczne podejście do klienta uzupełnili o podejście z punktu widzenia usługodawcy. Gospodarność, celowość i legalność udzielanej usługi są nieodłącznym elementem podejmowania decyzji na rzecz potrzebującego wsparcia. Pracodawca powiązał cele organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju pracowników, zapewniając przy tym płynność realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych. Kolejny nabór zostanie ogłoszony w 2014 roku. opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

4. Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: Zidentyfikowane potrzeby: • wzmocnienia efektów przeprowadzonej w 2011 r. zmiany organizacyjnej ; • zapewnienia płynności realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych (20 % kadry MOPR, w tym ze stanowisk kierowniczych w najbliższych latach zacznie przechodzić na emeryturę), • powiązania celów organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju pracowników, były podstawą podjęcia dodatkowych działań na rzecz wspierania rozwoju dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy. Dlatego za istotne uznaliśmy: • Przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu kultury organizacyjnej, dla kadry kierowniczej i pracowników MOPR. • Celem szkolenia dla kadry kierowniczej było wskazanie na strategiczną rolę kultury organizacji w procesie zmian zorientowanych na efekty, w tym diagnozowanie kultury organizacyjnej, określenie zasobów i identyfikacja przeszkód obniżających zdolność organizacji do zmian; • Celem szkolenia dla pracowników było podniesienie świadomości znaczenia kultury organizacyjnej w podnoszeniu skuteczności działania organizacji. 2) Włączenie pracowników w proces rozwoju organizacji, umożliwiając im rozwój zawodowy w strukturach MOPR przez powołanie grupy rezerwy kadrowej opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

5. Skuteczność zgłaszanego rozwiązania • Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu: • Pracownicy: • zyskali przede wszystkim możliwość zaplanowania i realizacji swojego rozwoju zawodowego w MOPR w Gdańsku; • Zwiększyła się ich identyfikacja z organizacją, motywacja i satysfakcja z wykonywanej pracy; • 2 osoby spośród wyłonionej grupy rezerwy kadrowej objęły już stanowiska kierownicze (jako Dyrektor placówki opiekunczo-wychowawczej, jako kierownik w jednym z Zespołów w Dziale Księgowości); • Zwiększyła się satysfakcja pracowników poprzez wykorzystanie wewnętrznych zasobów kadrowych organizacji (poszukiwanie kandydatów do kadry kierowniczej wewnątrz a nie na zewnątrz); • Zwiększyły się kompetencje pracowników niezbędne w zarządzaniu zadaniami i zasobami ludzkimi Pracodawca: • Zyskał grupę „gotowych” do podjęcia się roli kierownika, znających organizację i rozumiejących przyjęte kierunki pracy kandydatów; • powiązał cele organizacji z aspiracjami i potrzebami rozwoju zawodowego pracowników zapewniając, tym samym płynność realizacji zadań na stanowiskach kierowniczych; • Organizacja: • Wzrosło zainteresowanie wśród pracowników MOPR nową formą rozwoju zawodowego; • Pracownicy coraz częściej świadomie podkreślają znaczenie ich uczestnictwa w kształtowaniu kultury organizacyjnej firmy opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

6. Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania • Proces rekrutacji kandydatów do rezerwy kadrowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku rozpoczął się lipcu 2012 r. • Zainicjowany został listem Pani Dyrektor skierowanym do wszystkich pracowników z propozycją zgłaszania swoich kandydatur. Warto podkreślić, że dostęp do grupy rezerwy kadrowej był otwarty i jawny. • Procedura tworzenia rezerwy kadrowej zaplanowana w czytelnie określonych etapach została przekazana wszystkim pracownikom. • Spośród 35 osób, które zgłosiły swoje aplikacje wybrano 20. • Kandydatów wyłoniono poprzez indywidualne rozmowy o posiadanych kompetencjach, potencjale rozwojowym, doświadczeniu i umiejętnościach merytorycznych. Rozmowy te prowadziła Pani Dyrektor w obecności psychologa zewnętrznego i pracownika Zespołu Rozwoju Kadr i Doradztwa Metodycznego Działu Kierunków Rozwoju. • Wybrana firma zewnętrzna przeprowadziła cykl szkoleń, na podstawie uprzednio zidentyfikowanych potrzeb szkoleniowych wyłonionej grupy. • Proces szkoleniowy, zawierał: • „Ja” w roli Kierownika • Komunikacja i współpraca w zespole; • Rozwiązywanie sytuacji konfliktowych; • Proces przygotowania grupy rezerwy kadrowej zakończył warsztat, który był zarazem formą ewaluacji procesu szkoleniowego. • Pierwsza edycja rezerwy kadrowej zakończyła się uroczystym wręczeniem certyfikatów uczestnikom szkoleń. • Kolejny nabór do rezerwy kadrowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku jest przewidziany w roku 2014, co stanowi o replikowalności procesu w ramach organizacji. opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku

7. Trwałość zgłaszanego rozwiązania • Zabezpieczenie sukcesji w organizacji jest priorytetem z uwagi na fakt, iż potrzeba uzupełniania zasobów kadrowych na stanowiskach kierowniczych jest zjawiskiem powtarzalnym, a nie incydentalnym. • Wdrożone rozwiązanie powołania rezerwy kadrowej spotkało się z dużym zainteresowaniem pracowników. • Wypracowany i przyjęty model zakłada, że: • nabór pracowników do grupy rezerwy kadrowej będzie odbywał się co dwa lata; • Zabezpieczony zostaną w budżecie szkoleń na dany rok środki niezbędne na cykl szkoleń dla kandydatów do grupy rezerwy kadrowej • Osiągnięte pierwsze efekty (powołanie dwóch pracowników rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze) potwierdzają zasadność przyjętego rozwiązania • Wcześniejsze przygotowanie osób na stanowiska kluczowe dla organizacji pozwala na zapewnienie płynnej realizacji zadań Ośrodka.

8. Możliwość zastosowania rozwiązania w innych jednostkach samorządowych: • Rozwiązanie zastosowane w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Gdańsku polegające na powołaniu grupy rezerwy kadrowej jest innowacyjne dla pomocy społecznej. Najczęściej podobne działania podejmowane są w biznesie i znane jako zarządzanie talentami pracowników. • Doświadczenie gdańskiego Ośrodka pokazuje, że zastosowane rozwiązanie sprawdza się jednostce samorządowej. Tym samym możliwa jest replikowalność procesu w podobnych instytucjach pomocy społecznej • W przypadku wdrażania metody w innych jednostkach niezbędne jest stworzenie warunków do jej wprowadzenia: • (określenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie procedur dla wdrożenia praktyki – np. w MOPR w Gdańsku zadanie realizuje Zespół Rozwoju Kadr i Doradztwa Merytorycznego, • zabezpieczenie budżetu na cykl szkoleń uwzględniając specyfikę danej jednostki, jej wielkość, liczbę zatrudnionych w niej pracowników i rodzaju wykonywanej działalności – od tych uwarunkowań zależy wielkość grupy rezerwy kadrowej; • Realizacja zadania winna być rozłożona na etapy, chcąc uzyskać zakładane efekty na każdym z nich opracowanie: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku