Tajništvo Tanja Ušaj Hvalič

1. TajništvoTanja Ušaj Hvalič Program: EKONOMSKI TEHNIK Modul: M2 - POSLOVANJE PODJETIJ Vsebinski sklop: MENEDŽMENT

2. Srednje strokovno izobraževanje Program: Ekonomski tehnik Modul: Poslovanje podjetij Vsebinski sklop: Menedžment Naslov učnega gradiva: Tajništvo Ključne besede: pisarniško poslovanje, poslovni dopisi, odprava pošte, sprejemanje pošte, evidentiranje zadev, signirni znak, sestanek, zapisnik, telefonski pogovor, sprejem strank, shranjevanje dokumentacije Seznam kompetenc, ki jih zajema učno gradivo: EBS 1 Spoznavanje organizacije in poslovanja podjetja. EBS 2 Razvijanje sposobnosti vodenja, razvijanje odgovornosti pri sebi in drugih. (prostor za CIP izpolni delovna skupina za učna gradiva v projektu unisVET) Avtorica: Tanja Ušaj Hvalič Recenzentka: Tanja Mervič Lektorica: Valentina Kobal Založnik: GZS Ljubljana, Center za poslovno usposabljanje Projekt unisVET URL: http://www.unisvet.si/index/index/activityId/44 Kraj in datum: Nova Gorica, maj 2012 To delo je ponujeno pod licenco CreativeCommons: Priznanje avtorstva  Nekomercialno  Deljenje pod enakimi pogoji. Učno gradivo je nastalo v okviru projekta unisVET Uvajanje novih izobraževalnih programov v srednjem poklicnem in strokovnem izobraževanju s področja storitev za obdobje 2008–2012, ki ga sofinancirata Evropska unija preko Evropskega socialnega sklada in Ministrstvo Republike Slovenije za šolstvo in šport. Operacija se izvaja v okviru operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007–2013, razvojne prioritete: Razvoj človeških virov in vseživljenjskega učenja, prednostna usmeritev Izboljšanje kakovosti in učinkovitosti sistemov izobraževanja in usposabljanja. Vsebina gradiva v nobenem primeru ne odraža mnenja Evropske unije. Odgovornost za vsebino nosi avtor.

3. Cilji: • pisarniško poslovanje, • poslovno dopisovanje, • odprava pošte, • knjiga odposlane pošte, • sprejemanje in pregledovanje pošte, • knjiga prejete pošte, • evidentiranje zadev, • načrt signirnih znakov, • štampiljke, pečati in žigi, • organizacija sestanka, • telefonski pogovor, • sprejem strank in poslovnih partnerjev, • shranjevanje dokumentacije.

4. TAJNIŠTVO »Uspešna tajnica, tajnik ali poslovni sekretar so ogledalo vsakega podjetja, ustanove ali druge organizacije. Prav oni lahko veliko pripomorejo k našemu uspehu in tega dejstva se pogosto premalo zavedamo.« Ksenija Benedetti, šefinja Protokola Republike Slovenije • Kdaj ste bili nazadnje v tajništvu šole? • Kaj pa v kakšni drugi pisarni? • Kdo vas je sprejel?

5. Tajnica sprejema: telefonske pogovore, stranke, pošto.

6. Pisarniško poslovanje = upravljanje z zapisi (pomožna dejavnost podjetja): sprejemanje pošte, odpiranje in pregledovanje prispelih listin, datiranje, signiranje in klasificiranje listin, evidentiranje in dodeljevanje zadev v nadaljnje delo, odpošiljanje rešitev, shranjevanje, arhiviranje zadev.

7. Temeljni pojmi ravnanja z zapisi • Dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, magnetno, optično ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo podjetja. • Priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta. • Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vprašanje ali nalogo in osebo. Vsako zadevo označimo z ustrezno šifro.

8. Šifra zadeveje evidenčna oznaka, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve in okrajšane letnice leta, v katerem je zadeva nastala, npr. šifra zadeve 12-13/12. klasifikacijski znak zaporedna številka letnica • Klasifikacijski znakje številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerimi se razvrščajo zadeve po vsebini.

9. Razdelitev poslovanja podjetja na deset razredov: 0 ORGANIZACIJA PODJETJA IN MENEDŽMENT 1 KADROVSKA POLITIKA IN DELOVNA RAZMERJA ... 7 RAČUNOVODSTVO IN KNJIGOVODSTVO 8 PROSTO 9 DRUGO Delitev prvega razreda v skupine: 10 Kadrovska politika 11 Delovna razmerja 12 Pogodbe o delu in avtorske pogodbe

10. Načrt signirnih znakov • Signirni znakje številčna ali črkovna oznaka strokovnega delavca in organizacijske enote, kjer se zadeva rešuje.

11. Dosje je enota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo oziroma isto vrsto dokumentov različne vsebine.

12. Evidentiranje zadev = omogoča dobro preglednost vseh dokumentov, delo z njimi in nadzor. Klasifikacijski načrt je osnovni šifrant za razporejanje dokumentarnega gradiva. Klasificiranje zadev pomeni vsebinsko razvrščanje zadev glede na načrt klasifikacijskih znakov. Klasificiranje uporabljajo državni organi, medtem ko med podjetji klasificiranje zadev ni tako pogosto.

13. Temeljni sistemi za evidentiranje zadev so: • abecedno – razvrščanje po abecedi, • številčno – razvrščanje po zaporednih številkah, • kronološko – razvrščanje po datumih nastanka, • geografsko – razvrščanje po geografskih enotah, • vsebinsko – razvrščanje po vsebini.

14. Poslovni dopis = dokument, ki vsebuje poslovne podatke in informacije za delo podjetja. Zadostiti mora zahtevam: jasnost , jedrnatost, celovitost, strokovna neoporečnost, slovnična pravilnost, vljudnost in dostojnost, kakovostno natisnjeno ali napisano na ustreznem papirju, primerno oblikovano.

15. Sestavni deli poslovnega pisma GLAVA PISMA = je lahko že natisnjena (tiskovina) ali pa si podjetje ustvari predlogo. Vsebuje: ime in priimek pošiljatelja oziroma ime podjetja; naslov pošiljatelja, pošto in poštno številko oziroma sedež podjetja; telefonsko številko, številko faksa, elektronski naslov; dodatne podatke o podjetju: logotip, številko transakcijskega računa, davčno številko …

16. POŠILJATELJ PREJEMNIK list A4 NASLOV PREJEMNIKA = pišemo po naslednjem zaporedju: ime in priimek fizične osebe oz. naziv pravne osebe; natančen naslov (kraj, ulica in hišna številka) ali poštni predal; poštna številka in ime pošte; ime in kodo tuje države.

17. Vaš znak: Naš znak: list A4 EVIDENČNE OZNAKE opozarjajo na predhodne dopise ter pomagajo ugotoviti, kdo je pismo sestavil, npr. Naš znak, nb/JK/11.

18. Nova Gorica, 4.5.2011 list A4 KRAJ IN DATUM zapišemo desno zgoraj vzporedno ob pošiljateljevem kraju ali pod njim. Oblike datumov so lahko: 04. 05. 2011, 4. 5. 2011, 4. maj 2011, npr. V Ljubljani, 4. maja 2011

19. POVPRAŠEVANJE list A4 PREDMET ALI ZADEVA =povzame vsebino pisma, npr. Povpraševanje. Besedo predmet ali zadeva lahko izpustimo. Ker deluje kot naslov, jo oblikujemo z večjo, krepko pisavo, lahko tudi podčrtamo.

20. VSEBINA Z njo prejemniku sporočamo neposredne informacije. Ne pozabimo členiti vsebine na odstavke ter pregledno razporediti besedilo.

21. list A4 Lep pozdrav SKLEPNO GESLO IN POZDRAV Z geslom povzamemo vsebino pisma, npr.V upanju na ugodno rešitev... Kratek pozdrav natipkamo pod vsebino pisma, npr. Lepo Vas pozdravljamo, Lep pozdrav, Z najlepšimi pozdravi, S spoštovanjem, Prijazno Vas pozdravljamo.

22. PODPIS Odgovorna oseba s podpisom prevzame materialno in moralno odgovornost za vsebino dopisa. Podpiše se desno spodaj. Direktor Vanja Hvala (lastnoročni podpis) ali (lastnoročni podpis) Branko Faganel, vodja nabave Pri dveh podpisnikih se po funkciji višja oseba vedno podpiše na desno stran, če pa je podpisnikov več, se podpiše po funkciji najvišja oseba na sredini.

23. list A4 Direktor Vanja Hvala (lastnoročni podpis) PEČAT (ŠTAMPILJKA) Štampiljke podjetij in drugih organizacij odtisnemo na desni strani dokumenta, pečate (žige), ki imajo v sredini državni grb, pa na koncu dokumenta na sredino lista. Na dokumente, katerih vsebina ni sporna in ne more povzročiti pravnih posledic, npr. informativni bilten, ne odtiskujemo pečatov oziroma štampiljk.

24. list A4 V vednost: SEZNAM OBVEŠČENIH V spodnjem levem kotu navedemo, kdo prejme kopije pisma. Na vsaki kopiji je podčrtano ime tiste osebe, ki je prejela konkretno kopijo, npr. Obveščeni (Vabljeni, V vednost, Odločbo prejmejo, Sklep prejeli): predsednik, podpredsednik, člani, arhiv.

25. SEZNAM PRILOG Če priloge v besedilu dokumenta niso izrecno omenjene, jih je treba na koncu natančno opisati, na primer: Priloge: spričevalo zaključnega izpita življenjepis fotokopija vozniškega izpita Če so priloge v besedilu dokumenta jasno omenjene, se na koncu dokumenta označi samo njihovo število, npr. Priloge: 3. Priloge morajo biti zložene v takem vrstnem redu, kot so omenjene.

26. Odprava pošte = mora biti organizirana tako, da so vse pošiljke odpravljene še isti dan, ko so bile pripravljene za odpravo. Pošiljke, ki se istega dne odpošljejo na isti naslov, vložimo v skupno pisemsko ovojnico.

27. Zlaganje dokumenta • Za ovojnico amerikanko: po tretjinah v vodoravni smeri ali kot harmoniko.

28. Pri navadni ovojnici dokument prepognemo najprej po dolgem z leve proti desni, nato spodnjo polovico čez gornjo.

29. Ovojnica = vzpostavi prvi stik s prejemnikom pisma. • Pravokoten ovitek mora ustrezati naslednjim zahtevam: • najmanjša velikost 90 x 140 mm (z odmikom 2 mm), • največja velikost 162 x 235 mm (z odmikom 2 mm), • največja masa 20 g, • največja debelina 5 mm.

30. Pravilno naslavljanje Uporabimo lahko berljivo pisavo, velikosti od 10 do 12; naslov je napisan v desnem spodnjem delu in je levo poravnan; znotraj naslova ni praznih vrstic; pod naslovom ni nobenih dodatnih podatkov (telefonskih številk, številk transakcijskih računov …); poštna številka in naziv naslovne pošte sta zmeraj v isti vrstici; pri pošiljkah za tujino navedemo pred poštno številko tudi kodo države, npr. CH – 3000 BERN, ŠVICA.

31. Naslavljanje učnih podjetij SETŠ Nova Gorica UPMobiJunior, d.o.o. Erjavčeva ulica 8 5000 Nova Gorica SEŠ Srečka Kosovela UP Tornado, d.o.o. Stjenkova 10 6210 SEŽANA

32. R! oznaka za priporočeno pošiljko A.R. oznaka za pošiljko s povratnico Glede predpisane velikosti, teže, oblike in glede na to, ali boste ob oddaji pošiljke prejeli potrdilo o oddaji pošiljke razlikujemo: standardno, navadno, priporočeno in vrednostno pismo. Več na spletni strani Pošta Slovenije.

33. Knjiga odposlane pošte Knjiga odposlane pošte = se vodi za potrebe evidenc odposlane pošte, v klasični - papirni obliki ali v elektronski obliki.

34. Pošiljanje e-pošte SM PR ŠEFU???! • Predmet: z besedo ali besedno zvezo napišemo, za kaj gre. • Vsebina sporočila: napišemo kratko besedilo. Uporabljamo knjižni jezik in upoštevamo slovnična pravila. Pri pisavi se izognimo velikih tiskanih črk (z njimi izražamo kričanje), klicajem in veliko vprašajem (izražamo jezo), uporabi okrajšav, kratic.

35. Prejemnika na koncu pozdravimo, podpišemo se s celim imenom in priimkom, napišemo funkcijo v podjetju, ime podjetja, telefonsko številko. • Priloga: sporočilu lahko pripnemo različne dokumente, pazimo na velikost priloge, uporabimo program za stiskanje datotek.

36. Spoštovani

37. Prejeta pošta Pošto dobimo v fizični obliki na več načinov: prek javne poštne službe, prek drugih raznašalskih (kurirskih) služb, neposredno od strank, od notranjih organizacijskih enot, in v elektronski obliki.

38. Ločimo: neevidenčno gradivo (časopisi, prospekti, voščilnice ipd.), evidenčno gradivo, ki ga po signiranju in evidentiranju razporedimo strokovnim delavcem, ki gradivo rešujejo vsebinsko.

39. Prejeto pošto odpremo in jo pregledamo, razen: pošiljk, ki imajo na ovojnici oznako »ZAUPNO«, pošiljk, ki imajo na ovojnici na prvem mestu zapisano osebno ime in šele nato firmo, če so pošiljke napačno dostavljene oziroma naslovljene, če ne obstaja pooblastilo za vrednostne pošiljke in vrednostne pakete, pri razpisu, licitaciji, natečaju…

40. S E T Š N O V A G O R I C A UČNO PODJETJE _________________ Prejeto: Številka: Priloge: Prejemna štampiljka  ime  današnji datum  zap. št.  število ali opis se odtisne na vse prispele papirne dokumente.

41. Kje se odtisne? Na zgornji del prve strani dokumenta oz. na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta.

42. Prejemna štampiljka: • ne sme prekriti besedila oz. podatkov prispelega dokumenta, • če na prvi strani dokumenta ni prostora zanjo, se ta odtisne na list formata A5, list pa pripne k dokumentu, • se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta, • če v dokumentu priloge niso navedene, moramo k njej pripisati, katere priloge so priložene, npr. spričevalo, zapisnik …

43. Če je dokument zapisan na elektronskih sredstvih, je treba sestaviti zaznamek o datumu prejema, o vsebini ter kje je dokument. Prejetemu papirnemu dokumentu se priloži pisemska ovojnica, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka, npr. nagradne igre. Če je ovojnica velika, npr. formata B4, izrežemo samo tisti njen del, na katerem so za poslovanje pomembni podatki.

44. Knjiga prejete pošte Knjiga prejete pošte = se vodi za potrebe evidenc prejete pošte v klasični - papirni obliki ali v elektronski obliki.

45. Sprejem e-pošte Pošto preberemo, le pomembna sporočila natisnemo. V skrbi za čisto okolje bom to sporočilo izpisal le, če bo to resnično potrebno. Na prejeto e-pošto moramo odgovoriti še isti dan. Odgovor naj bo kratek, vsebina pa naj zajema vse potrebne podatke. Tudi elektronsko sporočilo naj ima uvodni pozdrav in prijazen zaključek. E-poštni programi omogočajo neposredne odgovore pošiljatelju (Odgovori). Prejemnik e-pošte lahko v odgovoru vidi tudi prvotno sporočilo. Pri daljši odsotnosti moramo e-pošto preusmeriti.

46. Utrdimo

47. RAZPOREJANJE POSLOVNIH DOPISOV PONUDBE NABAVNI ODDELEK KATALOGI POVPRAŠEVANJA NAROČILA PREJETI RAČUNI (PR) PROTIPONUDBE REKLAMACIJE POVPRAŠEVANJA PRODAJNI ODDELEK NAROČILA PONUDBE IZDANI RAČUNI (IR) REKLAMACIJE DOBAVNICE RAČUNOVODSTVO BANČNI IZPISKI UPN obrazci OPOMINI OPOMINI

48. Štampiljke, pečati in žigi Poslovna sekretarka disciplinsko in materialno odgovarja za štampiljke, pečate in žige. Žig je izdelan iz kovine, okrogle oblike, navadno s premerom 35 mm; poleg naziva in sedeža organa mora biti v pečatu vselej tudi grb RS in napis "Republika Slovenija". Štampiljka je izdelana iz gume in vsebuje kratko besedilo, včasih tudi v obliki obrazca. Obstaja tudi elektronski žig. Kot žig se uporablja varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom.

49. Poslovna sekretarka vodi seznam štampiljk, pečatov in žigov. Knjiga štampiljk, pečatov in žigov

50. Organizacija sestanka