EXPERIENCE DE GOUVERNANCE AU CHUM UNE FACON ORIGINALE D’AMELIORER LA LOI HPST Daniel RIAM

1. 16ème CONGRES DES FEDERATIONS HOSPITALIERES DES ANTILLES ET DE LA GUYANE26-28 Septembre 2012 GOSIER, GUADELOUPE EXPERIENCE DE GOUVERNANCE AU CHUM UNE FACON ORIGINALE D’AMELIORER LA LOI HPST Daniel RIAM Directeur Général Préfigurateur du CHUM

2. 1- Préambule [article 1] La clé de la réussite de la fusion des 3 établissements, de l’efficience retrouvée, et du plan de retour à l’équilibre du CHU de Martinique (CHUM), passe par le succès du changement de conception des rôles respectifs des Pôles et de la Direction, grâce à une réelle délégation de gestion. La charte de la nouvelle gouvernance signée avec la communauté médicale pour but de fixer des règles de fonctionnement identiques sur les trois établissements : le CHU de Fort de France, le Centre hospitalier du Lamentin et le Centre hospitalier de Trinité. Ces règles de gouvernance du CHUM et les prérogatives de chacun : DG, Chefs de pôle (CDP), Directions fonctionnelles ont vocation à être connues de l’ensemble de la communauté hospitalière

3. 2.L’ORGANISATION de LA GOUVERNANCE DU CHUM 2.1 Le Directoire : La décision de « gouverner l’hôpital » en concertation au sein d’un « Directoire élargi » est un signal fort de la volonté de la Communauté hospitalière de rechercher l’efficacité en impliquant les soignants dans toutes les décisions. 2.1.1 Composition du directoire: [article 3] Le Directoire est « élargi » à tous les CDP (12 médicaux et 4 administratifs), ce qui porte à 21 le nombre total de présents. 2.1.2 Mission du directoire élargi: [article 4] Ce Directoire élargi a pour mission d'organiser une concertation permanente sur les grandes orientations du CHUM en vue de dégager chaque fois que possible un consensus. Il est consulté, en amont, sur toutes les décisions stratégiques, d’investissement, de recrutement et de fonctionnement, dans un vrai « pilotage médico- administratif » de l’établissement.

4. 2.2 L’organigramme de la Direction : [article 6] Un organigramme clarifiant les prérogatives respectives des Chefs de pôles fonctionnels ainsi que les interactions entre eux et les Directions de site sera exposé par le DG au Directoire élargi dans le cadre d’une annexe du règlement intérieur. 2.2.1 La Coordination générale des soins (CGS): [article 7] La Coordination Générale des Soins est rattachée à la Direction Générale à laquelle elle apporte son expertise en matière d'organisation et de qualité des soins. Elle travaille en étroite collaboration avec le Président de la CME, le Pôle RH et les Pôles cliniques et médico-techniques ,sur les domaines précités. Elle n’a pas vocation à donner directement des instructions aux cadres des pôles cliniques et notamment au Cadre supérieur de santé du pôle, ceci restant du domaine des CDP, mais de coopérer avec eux.

5. 2.2.3 Les autres Directions fonctionnelles : [article 8] Les Directions fonctionnelles assument complètement leur mission de support aux pôles médicaux et médico-techniques. Pour ce faire, elles doivent élaborer des référentiels de traitement des demandes des pôles cliniques et médico-techniques (modalités, délais, etc.) avec des indicateurs de performance, afin d’aider ceux-ci à exécuter leur contrat et à réaliser leur projet. Elles n’ont pas vocation à donner directement des instructions aux Cadres administratifs de pôle, ceci restant du domaine des CDP, mais à coopérer avec eux. La stratégie générale de l’établissement doit être concertée en « Directoire élargi », après consultation de la CME, la décision finale revenant légalement au DG. Les contrats des pôles fonctionnels et leur exécution, comme ceux des pôles médicaux et médico- techniques, doivent être rendus transparents pour le Directoire élargi. Les Pôles qui le souhaitent peuvent obtenir qu’un « directeur référent » leur soit désigné par le DG avec un rôle d’accompagnement et de lien avec les pôles fonctionnels.

6. 3- L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES 3.1 L’organisation : 3.1.1 Le chef de pôle [article 11] Désigné par le directeur général selon les textes en vigueur, le CDP a l’autorité fonctionnelle sur l’ensemble du personnel du pôle, y compris médical et d’encadrement. Cette autorité s’exerce sur l’organisation, la sécurité et la qualité des soins, ainsi que la gestion des risques, et non sur la responsabilité propre à chaque catégorie de personnel. Pour autant le CDP participe à l’évaluation des qualités professionnelles mises en œuvre au sens large(comportement compris) des personnels qui lui sont rattachés (PM et PNM). L’évaluation des praticiens fait l’objet d’une concertation entre le CDP, son ou ses adjoints et les Responsables des structures internes. Celle-ci s’appuie sur les recommandations décrites dans le règlement intérieur du pôle.

7. 3-L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES (suite) 3.1.2 L’équipe de direction du pôle [article 12] Le chef de pôle choisit en concertation avec le DG ses deux collaborateurs directs que sont le cadre administratif et le cadre supérieur de santé du pôle. Ils forment tous trois le « Trio de Pôle ». Le CDP s’entoure également de tous les collaborateurs qu’il juge nécessaire, selon les textes en vigueur. En fonction du règlement intérieur du pôle, le CDP peut désigner parmi les praticiens du pôle un « adjoint » ou pour les pôles multi-sites des « adjoints de site », après concertation interne au pôle. Les adjoints auront pour mission de favoriser la représentativité des sites et d’assurer la coordination entre les structures internes de même site. Ils pourront également représenter le CDP en cas d’absence ou d’indisponibilité de ce dernier pour les réunions de site.

8. 3- L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES (suite) 3.1.3 Les Unités fonctionnelles (UF) et structures internes : [article 13] Le Pôle doit pouvoir proposer des créations ou suppressions d’UF et d’UM à la Direction financière, avec l’expertise du DIM et du Contrôle de Gestion, la Direction Générale restant décisionnaire sur la structure de l’établissement. Le CDP propose à la nomination du DG un praticien dans chaque UF, en tant que « Responsable d’UF ». Il est assisté du cadre d’UF quand il en existe un. Ils constituent à eux deux le « Binôme d’UF ». L’affectation précise du personnel (prorata temporis) et des dépenses du pôle dans ces UF en temps réel est une des conditions primordiales d’une comptabilité analytique fiable. 3.1.4 Le Bureau de pôle [article 14] Il comprend tous les responsables médicaux et d’encadrement des structures internes. Il doit traiter de tous les sujets : contrat de pôle, projet de pôle, règlement intérieur, sécurité et qualité des soins, gestion des risques, activités, besoins, … Le CDP y invite le plus souvent tous les agents qu’il juge nécessaires, de par leur expertise particulière.

9. 3- L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES (suite) 3.2 Le fonctionnement interne des Pôles : [article 15] Le fonctionnement interne des pôles doit permettre une participation de tous et en particulier des praticiens. 3.2.1 Les UF et/ou UM [article 16] Le rôle du Binôme d’UF ou UM est précisément décrit dans le règlement intérieur. Il reçoit une « délégation de gestion interne » du CDP, en particulier sur l’organisation, la qualité et la sécurité des soins, ainsi que la gestion des risques. Il élabore un projet d’UF avec des objectifs et un plan d’action qui viendra alimenter le Projet de pôle. [article 17] Le Chef de pôle valide ces propositions, puis les évalue sur la base d’indicateurs pertinents choisis en bureau de pôle.

10. 3- L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES (suite) 3.3 Le périmètre de la délégation de gestion : [article 26] Le type et le niveau de délégation sont déterminés dans chaque pôle entre le CDP et le DG et décrits dans le contrat de pôle pluriannuel. 3.3.1 La gestion financière des pôles [article 27] Le pôle doit participer en début d’exercice à l’élaboration d’un outil prévisionnel de ses recettes et dépenses : l’EPRD de pôle, et non disposer d’un simple CREA de fin d’exercice. On définit l’EPRD comme le CREA de l’année précédente auquel on rajoute les mesures réglementaires nouvelles, les tarifs nouveaux, les activités nouvelles dument validées et le PRE du pôle.

11. 3- L’ORGANISATION INTERNE ET LE REGLEMENT INTERIEUR DES POLES (suite) L’EPRD de pôle est décliné en « Unités comptables » que sont les Unités Fonctionnelles ou des regroupements d’UF cohérentes avec l’organisation interne du pôle, négociées avec le pôle finances. Pour avoir une vision globale d’une spécialité, il sera transmis au pôle des « CREA consolidés » qui regrouperont les résultats de l’ensemble de la spécialité. Le Pôle a droit à une transparence sur les charges indirectes qui lui sont affectées (notamment sur les « clés de répartition »). Le pôle finances définit en concertation avec lui et met en œuvre les modalités de cette transparence de l’information. Le pôle doit pouvoir évaluer sa performance économique avec et sans charges indirectes. La Direction communique aux pôles chaque mois un reporting de ses effectifs et de sa masse salariale.

12. CONCLUSION : Depuis 1 an de fonctionnement avec cette charte, l’ensemble des acteurs du CHUM n’ont eu qu’à se féliciter de ce nouveau mode de gouvernance. L’articulation entre le Directoire Elargi et la CME se fait naturellement par l’entremise du Président de la CME, vice Président du Directoire et partenaire indissociable du Directeur Général avec lequel il forme un binome managérial. Bien sûr la partie la plus difficile reste encore à faire : réussir la fusion des 3 établissements et leur redressement financier. Les contrats des pôles avec leurs « EPRD de pôle » en seront la pièce maitresse.