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利用巨集簡化操作 PowerPoint PPT Presentation


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第 15 章. 利用巨集簡化操作. 本章重點. 15-1 認識巨集 15-2 建立第一個巨集 15-3 在表單中加入巨集的按鈕 15-4 執行一連串的巨集指令 15-5 巨集群組與條件式的巨集 15-6 巨集指令說明. 利用巨集簡化操作. 巨集是 Access 所提供的一種強大功能, 他可以將一個或多個的指令設計成一個簡單的命令或是按鈕, 只要執行這個命令或按下按鈕, Access 便會替我們自動完成一些繁複的工作, 完全不用我們去費心。 本章就要介紹這個方便而實用的功能, 內容包括有: 認識與操作 Access 的巨集 建立一個簡單的巨集

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利用巨集簡化操作

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Presentation Transcript


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第 15 章

利用巨集簡化操作


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本章重點

15-1 認識巨集

15-2 建立第一個巨集

15-3 在表單中加入巨集的按鈕

15-4 執行一連串的巨集指令

15-5 巨集群組與條件式的巨集

15-6 巨集指令說明


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利用巨集簡化操作

巨集是 Access 所提供的一種強大功能, 他可以將一個或多個的指令設計成一個簡單的命令或是按鈕, 只要執行這個命令或按下按鈕, Access 便會替我們自動完成一些繁複的工作, 完全不用我們去費心。

本章就要介紹這個方便而實用的功能, 內容包括有:

認識與操作 Access 的巨集

建立一個簡單的巨集

在表單中加入巨集的按鈕

加上條件式的巨集

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15 1 macro

15-1 認識巨集 (Macro)

所謂巨集是由一個或一個以上的巨集指令所組成。我們可以將一連串的命令做成一個巨集, 只要執行這個巨集, Access 便會自動地依照我們的設定一步一步地執行這些巨集指令。

例如, 我們可以將每個月的月報表, 製作成一個巨集, 然後再將它設計成一個簡單的按鈕, 以後只要每個月按下這個按鈕, 月報表便自動地從印表機中列印出來了。現在, 我們就來了解如何製作這個巨集吧!


Macro

認識巨集 (Macro)

請將書附光碟中的 "Ch15範例資料.accdb" 資料庫複製到硬碟中, 然後開啟此資料庫。其中包含訂單、客戶、訂單細目與書籍資料表, 以及訂單、書籍表單和客戶採購報表報表。

目前資料庫中並沒有任何巨集, 請如下操作:


Macro1

認識巨集 (Macro)


Macro2

認識巨集 (Macro)


Macro3

認識巨集 (Macro)

  • Access 的巨集指令共有 90 個, 我們將常用的指令列於 15-6 節, 以方便讀者查閱。

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巨集設計工具列

巨集工具列中常用的按鈕簡介如下:

執行工具鈕:執行巨集。

逐步執行工具鈕:按下此鈕後, 執行巨集時會出現巨集逐步執行交談窗, 逐步執行每個巨集指令。

將巨集轉換成 Visual Basic工具鈕:可將巨集轉換成 VisualBasic 程式碼, 讓您可以進行更多的修改。


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巨集設計工具列

展開巨集指令工具鈕:展開巨集指令以編輯引數 (摺疊的區塊不會展開)。

摺疊巨集指令工具鈕:摺疊巨集指令 (展開的區塊不會摺疊)。

全部展開工具鈕:展開全部的巨集指令。

全部摺疊工具鈕:摺疊全部的巨集指令。

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15-2 建立第一個巨集

建立預覽列印視窗巨集

執行巨集


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現在我們就來建立一個可開啟客戶資料表預覽列印視窗的巨集, 以了解建立巨集的流程。

請切換到建立頁次, 按其他區的新增物件:巨集鈕, 開啟巨集視窗:

建立預覽列印視窗巨集


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建立預覽列印視窗巨集


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接著就來看看這個巨集執行的情形:

執行巨集


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執行巨集


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我們也可以在功能窗格中, 直接將物件拉曳到新增巨集指令欄內, 來快速建立開啟資料表、查詢、表單、報表或是執行其他巨集的指令:

用拉曳法建立巨集


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用拉曳法建立巨集


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用拉曳法建立巨集


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15-3 建立執行巨集的命令鈕

建立好巨集之後, 除了可使用前述的方法來執行巨集外, 我們也可以在表單中加入命令鈕來執行巨集。

如此一來, 我們只需按一下命令鈕, 便可以在表單中執行巨集了。

請依下列步驟在訂單表單中建立一個可以預覽客戶採購報表的巨集按鈕:


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕


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建立執行巨集的命令鈕

  • 完成後在訂單表單中便會多出一個預覽客戶採購報表的按鈕:

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建立執行巨集的命令鈕

  • 請按右上方的關閉鈕, 並儲存變更的表單, 當我們下次再執行這個表單時, 只要按下預覽客戶採購報表按鈕, 便會開啟如下的預覽視窗:

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15-4 執行一連串的巨集指令

在 15-2 節中我們利用一個巨集指令就完成一個最簡單的巨集。要完成這樣的工作, 其實只要以滑鼠去按功能區的工具鈕, 就可以達成。

因此, 接著我們要來建立一個可以連續執行多個指令的巨集, 以真正發揮巨集的強大功效。我們所要建立的巨集將會依序完成下列工作:


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請新增一個巨集:

執行一連串的巨集指令


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執行一連串的巨集指令


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執行一連串的巨集指令


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執行一連串的巨集指令


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執行一連串的巨集指令


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執行一連串的巨集指令


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15-5 巨集群組與條件式的巨集

在前幾節中, 我們已經了解一些簡單的巨集應用, 在本節中將介紹較為進階的內容, 即巨集群組與條件式的巨集。


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巨集群組

我們可以依照不同的需要建立不同的巨集, 但是巨集的數量一多, 會造成管理及維護上的不便。其實, 將相關的巨集集合起來, 組成巨集群組, 也是不錯的方式。

我們將前幾節所建立的預覽客戶資料表、預覽書籍資料表等巨集集合在一起, 組成名為預覽巨集群組的巨集群組。

請先新增一個巨集, 然後按照下列步驟進行:


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巨集群組


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巨集群組


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巨集群組


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接著, 我們可以利用 RunMacro巨集指令來執行巨集群組中的巨集。

首先請新增一個巨集,然後按照下列步驟進行:

巨集群組


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巨集群組


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巨集群組

  • 當巨集群組執行時, 會從該群組中的第一個指令開始執行, 一直到該群組的最後一個指令為止, 而該群組以外的指令則不會被執行。


Runmacro

RunMacro 巨集指令

RunMacro 巨集指令是用來執行巨集或巨集群組, 有以下的引數:

所以我們可利用重複次數及重複運算式來設定巨集執行的次數:

如果這兩個引數都保留空白, 則巨集只會執行一次。


Runmacro1

RunMacro 巨集指令

如果在重複次數輸入要執行的次數, 但在重複運算式中保留空白, 則巨集會執行指定的次數。

如果重複次數保留空白, 但在重複運算式輸入運算式, 則巨集會一直執行, 直到運算式的運算結果為 False 為止。


Runmacro2

RunMacro 巨集指令

如果這二個引數都有設定時, 則巨集會一直執行, 直到重複次數或重複運算式其中一者的條件先達成。


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建立包含條件式的巨集

巨集除了可以執行一連串的巨集外, 我們也可以設定某些條件, 使巨集在執行時,會根據這些條件式決定是否執行下一個巨集指令。

例如為了避免我們在書籍表單中輸入資料時忘了輸入書籍的單價, 可以在輸入書籍資料後先做檢查, 如果沒有輸入單價欄位, 就出現警告訊息並要求重新輸入資料。


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建立包含條件式的巨集

  • 請新增一個巨集:


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建立包含條件式的巨集


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建立包含條件式的巨集


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建立包含條件式的巨集

最後請將這個巨集儲存為檢查書籍單價。

接下來我們還要在書籍表單中設定這個巨集的執行時機, 請在書籍表單上按滑鼠右鈕, 執行 『設計檢視』命令, 進入書籍表單的設計檢視視窗, 然後按設計頁次中工具區的屬性表鈕 開啟屬性表窗格, 在事件頁次中如下設定:


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建立包含條件式的巨集


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最後將書籍表單存檔。現在我們就來看看這個巨集的執行狀況, 請開啟書籍表單, 然後新增一筆資料如下:

建立包含條件式的巨集


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建立包含條件式的巨集

最後當我們離開這筆資料的輸入時, 會出現如下的交談窗:

按下確定鈕後, 游標會自動移到單價欄上, 這就是我們在檢查書籍單價巨集中 GoToControl巨集指令中設定的結果。


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15-6 巨集指令說明

以下將 Access 常用的巨集指令依其功能分別簡述如下。


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有關開啟/關閉資料庫物件的巨集指令


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有關執行資料庫物件的巨集指令


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操作資料庫物件的巨集指令


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尋找資料的巨集指令


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視窗大小與訊息控制的巨集指令


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功能表與工具列的巨集指令

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資料輸出與轉換的巨集指令


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