הנעה והטמעה של שימוש במערכות BI בקרב דרגי הניהול הארגוני

1. הנעה והטמעה של שימוש במערכות BI בקרב דרגי הניהול הארגוני © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה 1

2. מטרות ההרצאה • הגדרת מטרות תהליך ההנעה וההטמעה • הגדרת המאפיינים המיוחדים של תהליך ההנעה וההטמעה של מערכות BI • סקירת מתודולוגית ההנעה וההטמעה של מערכת BI • סקירת השלבים בפרויקט © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

3. מטרות תהליך ההנעה והטמעה • הגדלת מידת השימוש של מערכות ה- BI על ידי המנהלי בארגון • הגדלת אפקטיביות העבודה עם מערכות ה- BI • הגדלת שביעות הרצון של מנהלי הארגון בתחום השימוש של מערכות ה- BI והכול במטרה להגדיל את החזר ההשקעה ממערכות ה- BI של הארגון לשיפור השורה התחתונה של הארגון © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

4. האתגרים שבהטמעת מערכות BI מה שונה ? • מערכות חשובות לשורה התחתונה אבל בסופו של היום מערכותNice to Have • המשתמשים הינם מנהלים : • שרגילים לבקש ולא לעשות • מבוגרים יותר • בסוג מסוים של מערכות – מספר מועט של משתמשים • החוכמה במערכת ה- BI איננה בתפעול של המערכת אלא בשאלה "מה אני יכול לשאול ? " מה אני יכול למצוא ? קרי – הבנת מודל הנתונים והחוכמה שמסתתרת מאחורי הנתונים © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

5. ג'ון ברייס הדרכה עקרונות המתודולוגיה • תפיסת הכנסת המערכת כתהליך שינוי ארגוני ( שינוי התנהגותי, שינוי תהליכי הניהול) • שילוב טכניקות ושיטות מכירה ושיווק של המערכת לתוך הארגון • ניהול הפרויקט ומחזור חיים מובנה של פרויקט ההדרכה וההטמעה כולל תפוקות ומנגנוני בקרה ואיכות • שימוש במתודולוגיות הדרכה מתקדמות כדוגמת תל"מ ששם דגש על לימוד המערכת מזווית הראייה של תהליכי העבודה ודגש על נתונים ודוחות מהארגון • שילוב של טכנולוגיות וכלי עזר בתהליכי ההדרכה והטמעה © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

6. ג'ון ברייס הדרכה תל"מ – תכנון לפי מצבי אמת • שיטת פיתוח הדרכה מוכחת ואפקטיבית • בניית מערך ההדרכה מזווית הראיה של תהליכי הניהול (באילו תהליכים נדרשת מערכת ה- BI) • בניית תרחישים מבוססים על מצבי אמת של הארגון והתפקיד (מה השאלות שאנחנו רוצים לשאול ? מהם תהליכי קבלת ההחלטות הנדרשים ליישום במערכת?) • בניית מערך הלמידה תוך שילוב אינטגרטיבי של עולמות התוכן השונים הנדרשים ליישום התפקיד (עולם הנתונים ותפעול המערכת) • בניית מערך ההדרכה בצורה הדרגתית מהקל למורכב תוך בניה ושדרוג של היכולות של בעל התפקיד בצורה הדרגתית © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

7. שלב א’ - הכנה ותכנון ניתוח ומיפוי משתמשים • למידת הארגון, המבנה התרבות והשפה הארגונית • מיפוי אוכלוסיית משתמשים (חתך התפקידים) • מיפוי תהליכים/אירועים. • מיפוי תהליכים/דוחות במערכת: יש להבחין בין Must ל- Nice to Have • מיפוי תהליכים עבודה / קבלת החלטות בחתך בעלי תפקידים • גיבוש קבוצות אוכלוסיה הומוגניות • חלוקה לרמות ידע נדרשות: View, Format, Create © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

8. מודל ניתוח צרכי הדרכה הינו קריטי להצלחת פרוייקט הטמעת מערכת מידע והטמעת מערכת BI בפרט מצב קיים – ידע ומיומנויות קיימים + קשיים ובעיות כתוצאה מתפקוד לקוי ניתוח ממצאים ומסקנות Action Items תוכנית הטמעה שלב א’ - Gap Analysis מטרות ויעדים ברמת העובד פער בין מצבמצוי לרצוי מטרות ויעדים ברמת התפקיד מצב רצוי - ידע וכישורים נדרשים מטרות ויעדים ברמת הארגון © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

9. שלב א’ - הכנה ותכנון שיווק פנימי לאורך כל הפרויקט • זיהוי הפונקציות הארגוניות העלולות להתנגד למערכת: • הצ'מפיונרים והמובילים בארגון ברמת הניהולית בארגון • המפסידים הגדולים • הפחדנים המאוימים • זיהוי הסיבות האפשרויות להתנגדות: • איבוד סמכות • שינוי ארגוני • "לא צריכים אותי יותר" • הצגת פתרונות לטיפול במתנגדים • אם אי אפשר לנצח אותם , צרף אותם לכוחותיך • אם אי אפשר לצרף אותם , מקד משאבים ותשומת לב © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

10. שלב ב’ – פיתוח הדרכה • הדרכה בהתאם ליעדים וצרכי ההדרכה - שהוגדרו בשלב ה- Gap Analysis • בניית קורסים בהתאם לתהליכי קבלת החלטות נדרשים • בניית תרחישים מבוססים על מצבי אמת של הארגון ובעל התפקיד • הדרכה שיטתית והדרגתית - בניית מערכים מהקל אל הכבד • הדרכה מוכוונת שינוי - בנהלי עבודה, ותהליכים עסקיים • אינטגרטיביות - שילוב התיאוריה עם עולם המושגים הפנימי • בהתבסס על תוצרי שלב הלימוד מתבצע פיתוח עזרי ההדרכה © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

11. שלב ג’ ו- ד' – הדרכת משתמשי הקצה • ישום מתודולוגיית “אמילי” – הגדרת התועלות הכמותיות מכל אחת מהפעילויות שתוטמענה בהיבט של יעילות, רווחיות והתרומה לשורה התחתונה ברמת העובד, המחלקה והארגון. • B-learning - שילוב של טכנולוגיות וכלי עזר משלימים בתהליכי ההטמעה וההדרכה. • הגדרת כלים לבקרה ומדידה בפועל של איכות התוצרים, המדריכים, רמת ידע המשתמשים והשגת יעדי הארגון וצרכי ההדרכה. © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

12. שלב ג’ ו- ד' – הטמעה ותמיכה במשתמשי הקצה • תמיכה אקטיבית - קריטי במערכות BIפנייה יזומה למשתמשים בדרך של הכנת מטלות יישומן ע”פ סילבוס הקורס. • תמיכה פסיבית (HDOJT) – קריטי במערכות BIתמיכה היזומה ע"י המשתמש לשם קבלת עזרה ראשונה מיידית לצורך עבודתו, וסיוע בתהליך עבודה שוטף לניצול מרבי של המערכת • הטמעה במשך חודש – חודשיים ממועד ההדרכה - קריטי במערכות BI • תמיכה מנהלים בכירים לאורך כל שלב ההטמעה – Top Down • הטמעה בסביבת העבודה הטבעית • רשימת תיוג של תהליכים • מעקב המשכי לאורך זמן, מדידה מדידה מדידה!!! © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

13. שלב ד' - בקרה • הגדרת מדדים כמותיים ותפעוליים • תגמול משתמשים, מרתונים מקצועיים • מדידת מידת שימוש במערכת • ניצול המידע והצפתו בדרגים בכירים • שיטת ה"מקל" וה"גזר" • דו”ח פעילות יומי של HD • דו"ח תקלות: תפעוליות, אפליקטיביות, אפיון, ידע © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

14. הצלחות וכישלונות מערכות מידע הינן מערכות משובצות אדםהביצועים של מערכת המידע מבוססים על שביעות הרצון והמוטיבציה של המשתמש. הבעיה הינה שבדרך כלל הכנסת מערכת מידע נתקלת בהתנגדות. התנגדות לכל שינוי בתהליכי העבודה והתנגדות לכל שינוי התנהגותי.השאלה איננה האם המערכת עובדת כהלכה אלא האם הארגון עובד על המערכת !!!! © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

15. הסיבות לכישלון הטמעת BI • התמקדות בטכנולוגיה כ- Buzzword • תרבות ארגונית • ההנהלה הבכירה לא מעורבת – תהליך Tope Down • אין דגש על אוכלוסייה בעייתית בתהליך ההחדרה לארגון • אחריות הפרויקט על מערכות מידע • חוסר הטמעה של השינוי בכלי העבודה, בנהלים ובתהליכים • יש להטמיע את השימוש במערכת ככלי עבודה חיוני לפעילות הליבה של החברה ולא ככלי שהנו Nice to Have • המערכת מזוהה ככלי שמסרבל את העבודה,ובפרט ככלי שהואNice to Have ולא Must © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

16. עשרת הדיברות להצלחת הטמעת פרוייקט BI • דע את הארגון • הכר מי הם המשתמשים • הגדר מה הם התהליכים, אם אין מצא כאלו!!! (ליבה, Must, Nice to Have) • מחויבות הנהלה • שיווק ומכירות (אמי"לי) • הדרכה לפי תל"מ ומוכוונת שינוי • ניהול בקרה ומדידה לאורך כל הדרך • "ליווי המשתמשים" לאורך כל הדרך • שימוש בטכנולוגיות וכלי הדרכה מגוונים (B-learning) • מרבית פרויקטים נכשלים - הקסם הוא בהטמעה!!!אם לא נשקיע - נשקע © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

17. מטרות ההרצאה – סיכום • הגדרת מטרות תהליך ההנעה וההטמעה • הגדרת המאפיינים המיוחדים של תהליך ההנעה וההטמעה של מערכות BI • סקירת מתודולוגית ההנעה וההטמעה של מערכת BI • סקירת השלבים בפרויקט © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה

18. ג’ון ברייס הדרכה מקצוענים בהטמעה ליצירת החזר השקעה אמיתי תודה רבה!!! mripkin@johnbryce.co.il © כל הזכויות שמורות לג'ון ברייס הדרכה