Formål

1. Formål • Definere og fastlægge projektets ansvarsmæssige struktur (HVEM?) • Roller og ansvar • Inddragelse af Interessenter • Business Case • Fremdrift • Organisation Temaer • Ændringer • Kvalitet • Risiko • Planlægning

2. Organisationstemaet og principper • ” Et PRINCE2 projekt har definerede og aftalte roller og ansvar i en organisationsstruktur, der inddrager forretnings-, bruger- og leverandørinteresser.” • Principper – fastlagte roller og ansvar • Sikre passende governance ved at fastlægge ansvarsområder for ledelse, styring og levering i projektet • Fastlægge klare ansvarsområder for de enkelte ledelsesniveauer • Kommunikationsstyringsstrategien sikrer effektivt informationsflow til og fra de væsentligste interessenter

3. Projekt/program/virksomhed • ” Et projekt er en midlertidig organisation, der etableres for at levere et eller flere forretningsprodukter i henhold til en aftalt Business Case” • Virksomhedens organisation Program Projekt A Projekt D Projekt F Projekt B Projekt E Projekt C Salg, Marketing, Økonomi Økonomi Salg • Projekter kan gennemføres isoleret – stand-alone • Projekter kan være en del af et program bestående af beslægtede projekter • Projekter eksistere altid i sammenhæng med virksomhedens organisation

4. Organisationsniveauer Virksomheds- eller programledelse Projekt A Projekt D Projekt E StyregruppeLedelse StyregruppeLedelse StyregruppeLedelse Projekt-organisation(for hvert projekt) ProjektlederStyring ProjektlederStyring ProjektlederStyring TeamlederLevering TeamlederLevering TeamlederLevering Projektdeltagere/ specialister Projektdeltagere/ specialister Projektdeltagere/ specialister

5. Projektorganisationen • PRINCE2® definerer roller – IKKE ledelsesfunktioner for personer Virksomheds-/programledelse Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Ændringsmyndighed Forretning, bruger, leverandørProjektsikring Projektleder Projektsupport Teamleder(e) • Projektorganisationensroller Projektdeltagere/specialister

6. Styregruppen • Seniorbruger(e) • Brugerkrav • Forbindelsesled til brugerne • Tildeler brugerressourcer • Projektets slutprodukt opfylder brugernes behov • Ansvarlig for realisering af forventede udbytter • Styregruppeformand • Repræsenterer forretningen • ”Værdi for pengene” • Finansiere projektet • Ultimativ ansvarlig • Seniorleverandør(e) • Repræsenterer designers, udviklere, indkøbere, konstruktører etc. • Kvalitet af leverandørernes produkter • Teknisk integritet • Tildeler leverandørressourcer Forretning • Nøgle karakteristika • Myndighed • Troværdighed • Evne til at delegere • Tilgængelighed Projekt Bruger Leverandør

7. Bruger- og leverandørgrupper Bruger- grupper Bruger- repræsentant (område 1) Bruger-repræsentant(område 2) Leverandør-grupper Leverandør repræsentant(område 1) Leverandør- repræsentant(område 2) Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppe-formand Senior-leverandør(er) Projektsikringbruger Projektsikringforretning Projektsikringleverandør Inden for Projekt-organisationen

8. Projektsikring • Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) • Projektsikringforretning, brugerleverandør • Styregruppens ansvar • Overvåger alle aspekter i projektets præstationer og produkter ud fra et ... • forretnings-, bruger- og leverandørperspektiv • Kan delegeres til specifikke personer... • for at varetage alle eller nogle opgaver • fra virksomhedens organisation • fra bruger- eller leverandørgrupper • én eller flere • Uafhængig af Projektleder og Projektsupport

9. Ændringsmyndighed og ændringsbudget • Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Ændringsmyndighed • Projektleder • Godkender ændringsønsker og afvigelser fra specifikation • Styregruppens ansvar • Styregruppe kan prioritere og delegere... • til en Ændringsmyndighed – sandsynligvis til Projektsikring • til Projektleder • Ændringsbudget anbefales

10. Projektleder • Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) • Projektsikringforretning, brugerleverandør • Ændringsmyndighed • Projektleder • Teamarbejde • Produkter vs. projektbehov • Projektleder • Normalt fra kundemiljøet • Fokus på den daglige styring • Styrer projektet på vegne af Styregruppen • Styrer Teamledere og Projektsupport • Rollen bør ikke deles • Omkostnings-styring • Kommunikation • Kvalitet • Produktstatus Multi-facetter • Ændringer • Overvågning • Planlægning • Strategi • Brugerbehov • Linjeledelse

11. Teamleder • Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) • Projektsikringforretning, brugerleverandør • Ændringsmyndighed • Projektleder • Teamleder(e) • Teamleder • Sikrer at produkter, som er bestilt af Projektlederen via Arbejdspakker, bliver fremstillet • Kan være samme person som Projektleder eller en separat person • Rapporterer til Projektlederen og sandsynligvis til Seniorleverandør

12. Projektsupport • Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) • Projektsikringforretning, brugerleverandør • Ændringsmyndighed • Projektleder • Projektsupport • Teamleder(e) • Projektlederens ansvar, men... • kan delegere arbejder til Projektsupport: • Projektsupportrollen er ikke valgfri • Allokering af arbejder til separate grupper er frivillig • Sikre Projektsikringens uafhængighed • Arbejder omfatter: • Administrativ service • Råd og vejledning om projektstyringsværktøjer • Procedure og værktøjer for konfigurationsstyring

13. Beslutningstagere og interessenter • En interessent er en person, gruppe eller organisation, der kan påvirke, blive påvirket af eller opfatte sig som påvirket af et initiativ (program, projekt, aktivitet eller risiko). • Andre interessenter • Fagforeninger • Miljøgrupper • Intern revision • Offentligheden • Eksterne leverandører • ….kan • støtte • være imod • vinde • tabe • se en trussel • være ligeglade • Styregruppeformanden • sikrer projektets interes-senter om, at projektet forbliver ønskværdigt, levedygtigt og opnåeligt Styregruppen Væsentlige interessenter og beslutningstagere • Effektiv kommunikation med interessenter er essentielt for projektets succes, og er angivet i Kommunikationsstyringsstrategien

14. Organisation – Resumé af ansvarsområder (eksempel) • Virksomheds- programledelse ... • Styregruppeformand ... • Seniorbruger ... • Seniorleverandør ... • Projektleder ... • Teamleder ... • Projektsikring ... • Projektsupport ... • udnævner Styregruppeformand • designer og udnævner projektorganisationen • tildeler brugerressourcer • tildeler leverandørressourcer • udvikler, reviewer og opdaterer Kommunikationsstyringsstrategien • styrer projektteams og specialister • rådgiver om inddragelse af interessenter • administrativ support for projektorganisationen

15. Projekt organisation - Classic Styregruppe R • Tager beslutning om kvalitet, tid og ressourcer • Skaber kvalitetssikring af projektets forretningsinteresse • Styregruppeformand (overordnet ansvarlig) • Seniorbruger (brugernes repræsentant) • Seniorleverandør (leve-randørens repræsentant) L T Projektleder Reference gruppe Sikrer at projektet producerer de krævede produkter til aftalt kvalitet, tid og ressourcer Projektgruppen • Udfører projektet • Delprojektledere • Projektmedarbejdere • Projektadministration • Har holdninger til projektets resultat og proces • Vigtige interessenter

16. Projektorganisation – organisering af arbejdsgrupper efter indsatsområder Milepæle = vigtige delleverancer Formål Styregruppe Beslut-ning Beslut-ning Beslut-ning Leve-rance 1 Leve-rance 2 Leve-rance 3 Leve-rance 4 Leve-rance 5 Projektleder Projektgruppe Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Indsats-område 1 Arbejdsgruppe 1 Indsats-område 2 Arbejdsgruppe 2 Indsats-område 3 Arbejdsgruppe 3 Indsats-område 4 Arbejdsgruppe 4 Indsats-område 5 Arbejdsgruppe 5 Projekt-ledelse Projektleder Tid