Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT

1. Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZam Beispiel des ZIVIT Messe „Effizienter Staat“ Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber

2. ZIVIT-Kennzahlen Kennzahlen • 1.100 Mitarbeiter • 440 Software-Entwickler • 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service • 8 Dienstsitze • 300 betreute Fachverfahren • 1.000 betreute Server (zentral/dezentral) • 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten • 40.000 Anwender allein im Zoll • 70.000 Anwender der Steuerverfahren Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

3. Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge(z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben)Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

4. Der „Schnittstellen-Schock“ Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister) SSC/DLZ DL DL DL DL DL DL DL Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung AGS AGS AGS AG AG AG AG AG AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

5. Synergien versus Aufwand Auswirkungen des Schnittstellen-SchocksHöherer Steuerungsbedarf (z.B. Priorisierung, Ressourcenverteilung)Bedarf nach neuen ProzessenMigrations- und Standardisierungsprojekte SynergiepotenzialEffizientere ProzesseBessere Auslastung des PersonalsAuswandsreduktion durch StandardisierungMengenvorteile WirkungHöhere QualitätKundenorientierungWirtschaftlichkeit Wirkung Interne Motivationseinbrüche„Gefühlte“ Vernachlässigung bei KundenQualitätsdefizite Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

6. Controlling-Modell des ZIVIT Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

7. AnforderungsszenarioAuftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement Auftraggeber Fachaufsicht ZIVIT-Referate Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung CRM/AM LS AL Ressourcen- zuordnung Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Auftrags-/Projekt- steuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

8. Prozessintegration RM, AM und PM Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

9. ProgrammplanungAuftragsbezogene Risikoabschätzung Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

10. ProzessmanagementProzesslandkarte Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von „Cultural Changemanagement“ Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

11. Customer Relationship ManagementAuftraggeber-Schnittstelle Auftrags-mgmt.(Angebots-erstellung) Anfrage fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent CRM ZIVIT Auftraggeber Bedarfsträger Fachkoordination Auftraggeber-Schnittstelle Auftrags-mgmt.(Abwicklung) Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Leistungserbringung Kunde(AG) Pro-duk-tion Abnahme Finance Mgmt Abrechnung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

12. Produktivität Qualität QualitätsmanagementInterne Qualitätssicherung Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle Auftraggeber Schnittstelle Einstellung Planstellen Sachmittel Einkauf Erlasse, Zielvorgaben Verhandlungen Verwaltung Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Externe Werkleistungen Vorgaben Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Eigenpersonal Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Qualifikation Motivation Einrichtung Verwaltung Arbeitsmittel RZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Dienstposten Arbeitsplätze Einrichtung Unterhaltung Aufgaben- strukturierung Tätigkeits- strukturierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Produkterstellung / - anpassung Werk Produktbereit- stellung Leistungs- Schnittstelle Leistungs- anpassung Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

13. ServicemanagementServices (OLA) - SLA Personelle Leistungen Maschinelle Leistungen Leistungskatalog SLA SLA SLA SLA SLA AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

14. ServicemanagementLeistungskatalog Betrieb Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

15. Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist-Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem proZIVIT (Zeitrückmeldung, auftragsbe-zogene Kostenträger) Auftragsbezogene Verrechnung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

16. Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT • 2008 ist der 2. Jahreszyklus • jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern • Visions-Workshop mit der Leitung • In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen • Quartalsweise Berichterstattung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

17. Interne Ziele (Masterplan) Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

18. Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge(z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben)Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

19. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Klaus-Peter.weber@zivit.de 022899/680 5947 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber