MODERN FILING & RECORD RETENTION

1. MODERN FILING & RECORD RETENTION Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record

2. a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan-perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukanb. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

3. KESIMPULANSecara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

4. TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP • Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu. • Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan. • Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum

5. YANG DIMAKSUD “PAPERS” 12. Surat-surat kepegawaian13. Indeks harga-harga14. Kutipan-kutipan/petikan- petikan surat15. Grafik, data, skema-skema16. Laporan-laporan17. Formulir-pormulir18. Surat-surat tuntutan19. Surat-surat permohonan20. Surat-surat pajak21. Surat-surat keputusan22. Surat-surat rutin lainnya 1. Surat penyerahan barang2. Program pembangunan3. Petunjuk-petunjuk pemesanan4. Surat-surat perejanjian5. Surat-surat utang piutang6. Surat-surat asuransi7. Surat-surat pembelian8. Surat-surat penjualan9. Surat-surat pengiriman10. Surat-surat pesanan11. Nota-nota pernyataan

6. 5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING • Menurut abjad (alphabetical) • Menurut subyek (by subject) • Menurut nomor (numerical) • Menurut daerah (geographical) • Menurut urutan (chronological)

7. 1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : • Nama perusahaan, • Nama orang, • Nama instansi, • Nama tempat atau nama barang

8. 2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan : • Subyek surat • Pembidangan • Perihal dari pokok surat

9. 3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : • Surat-surat cek, daftar pembelian, • Surat-surat mobil, dsbnya Misalnya untuk bidang politik,diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb :a. Pol. Luar negeri 12 - 01b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02c. Penerangan 12 - 03

10. PERALATAN FILING • Filing kabinet/almari • Guide • Folder • Map

11. PERKEMBANGANSesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing :1. Dengan micro film2. Tape3. Hard disc4. Compact Disc

12. RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, warkat, atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

13. JADWAL RETENSI • Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records • Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan

14. KLASIFIKASI RECORDS • Records yang tidak penting (non esensial) • Records yang dapat dimanfaatkan (helpful) • Records yang penting (important) • Records yang sangat penting (vital)

15. Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP FUNGSI ARSIP • ARSIP DINAMIS • Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. • a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. • b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. • c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. • ARSIP STATIS • Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah

16. Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” PENYUSUTAN ARSIP

17. Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan. DASAR PEMINDAHAN ARSIP

18. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) DASAR PEMINDAHAN ARSIP