Session d’info FSE – Infosessie ESF

Session d’info FSE – Infosessie ESF 18 / 3 / 2011 Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Programme de la journée • Introduction • Feed-back audit et contrôles sur place Pause-café • Bonnes pratiques promoteurs sur les recommandations de l’Audit Pause du midi • Rappel nouveautés 2011 • Feuilles de présence • Réponse aux questions écrites • Séance question-réponse Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Introduction Objectif de la journée 2ième appel FSE Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Feed-back audit et contrôles sur place Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Contrôles sur place effectués Autorité de gestion • Contrôles sur place par les conseillers • Visites préventives des projets 2010 • Contrôle sur place des projets 2009 et 2010 • Contrôles sur place parl’inspection • Inspections projets 2008 et 2009 Autoritéd’audit • Auditopérationnel projets 2008 • Auditssystèmes en 2009, 2010 et février 2011 Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Problèmes relevés (1) Les problèmes suivants ont été relevés chez certains promoteurs : • Double-subventionnement • Recettes non prises en compte • Pas de convention de déménagement Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Problèmes relevés (2) • Absence de feuilles de présence ou incomplètes • Heures d’accompagnement comptabilisées en double • Heures d’encodage dans l’application FSE comptabilisées dans les tâches administratives. Position audit : coûts indirects. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Recommandations audit (1) • Augmenter le pourcentage de projets contrôlés • Modifier l’attribution des mentions suite à la vérification de la qualité des feuilles de présence (signature encadrant = élément nécessaire) • Renforcer le contrôle des risques de double-subventionnement et des recettes (on desk et sur place). Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Recommandations audit (2) Contrôle on desk • Contrôle exhaustif art. 60 • Contrôle fonds énergie • GESCO, ACS et Maribel social (matching ONSS-APL) Contrôles sur place • Subside grandes villes • Points APE • GESCO, ACS, et Maribel social • Etc… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Contenu des visites préventives • Visites préventives : • Visite du projet sur place • Bonne compréhension des éléments communiqués par la cellule • La qualité des feuilles de présence • Vérification d’un système de suivi satisfaisant pour : • Vérification des coûts relatifs à l’encodage • Contenu des heures d’activité mis en place dans le projet • Respect des critères d’éligibilités européens (publicité, évaluation,…) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Contenu des visites de contrôle • Visites de contrôle • Vérification de la concordance entre les heures encodées dans l’application FSE et les heures signées sur les feuilles de présence • Vérification des doubles subventionnements : • Vérification des coûts relatifs à l’encodage Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Bonnes pratiques promoteurs sur les recommandations de l’Audit Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

OCMW Mechelen Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

CPAS Saint-Josse-Ten-Noode Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Rappel nouveautés 2011 Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN D’EXERCICE Evaluation finale du projet (rapport annuel d’exécution) à fournir au plus tard 3 mois après la fin du projet DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN D’EXERCICE Rapport annuel d’exécution à fournir un mois après l’approbation de la dernière période intermédiaire (en même temps que la période de régularisation). Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Projet débute par l’inscription des participants Durée : entre 6 mois et 12 mois entier Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Projet débute par la première heure d’activité collective avec le premier groupe Durée : entre 6 mois et 12 mois arrondi à l’unité supérieure (7 ½ = 8 mois) Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 septembre (uniquement pour un projet de 9 mois) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Nombre d’heures minimum : 40 heures d’activation sociale * nombre de mois + Accompagnement : maximum 10 % du temps de travail en groupe Ex: pré-trajet 6 mois de 280 H d’activation sociale – accomp. indiv. max 10% en plus des heures d’activation sociale  280H + 28h d’acc. LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Nombre d’heures minimum : 40 heures d’activation sociale * nombre de mois Accompagnement : maximum 25 % de 40 heures d’activation sociale * nombre de mois Ex: pré-trajet 6 mois de 280 H d’activation sociale – accomp. indiv. max 25% du quota minimum d’heures d’activation sociale soit 240H *25% = 60 H  280h dont 60h d’acc. Recommandation : mettre en place au moins 1 heure d’activation sociale collective ou d’accompagnement par mois Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Remplacements : 40 % BSP au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota d’heures minimum d’activation sociale LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Remplacements : 50 % BSPou outil équivalent au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota d’heures minimum d’activation sociale Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 20 heures*nombre de mois du projet Travail administratif : seul les accompagnateurs LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 20 heures*nombre de mois du projet Travail administratif : le personnel interne au CPAS et les sous-traitants Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; les heures consacrées à l’encodage de données dans l’application FSE = coûts INDIRECTS (décision de l’auditeur - CAIF) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Projet débute par l’inscription des participants Durée : maximum 12 mois Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Projet débute par la première heure d’activité collective avec le premier groupe Durée : maximum 12 mois Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Nombre d’heures minimum Formation collective : entre 200 et 400 heures Accompagnement : entre 90 et 140 heures Mise à l’emploi : au moins un jour pendant la période de projet LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Nombre d’heures minimum Formation collective : entre 200 et 400 heures Accompagnement : entre 50 et 140 heures Mise à l’emploi : au moins un jour pendant la période de projet Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Formation individuelle : Uniquement stage d’immersion, VDAB, FOREM, Bruxelles-formation LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Formation individuelle : Maximum 25% des heures de formation (par ex. stage d’immersion, VDAB, FOREM, Bruxelles-formation) Recommandation : mettre en place au moins 1 heure de formation et/ou d’accompagnement par mois Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Remplacements : 20 % BSP au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota d’heures minimum de formation (200h) et d’accompagnement (90h) LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Remplacements : 40 % BSPou outil équivalent au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota d’heures minimum de formation (200h) et d’accompagnement (50h) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : Formation : 50% du quota minimum d’heures (100 h) Accompagnement : 50% du quota minimum d’heures (45 h) LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 50% du quota minimum d’heures de formation et d’accompagnement (125h) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; les heures consacrées à l’encodage de données dans l’application FSE = coûts INDIRECTS (décision de l’auditeur - CAIF) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Communication pour les paiements Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Feuilles de présence Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Introduction • Liste de présence = élément important pour justifier les subsides octroyés par le Fonds social européen. • Demande de l’audit de vérifier la concordanceentre ces listes de présencesignées et les heuresdéclarées dans l’onglet “Prestations” de l’application FSE-Primaweb. • Veiller à ce que les heures mentionnées sur les listes de présence correspondent bien aux heures mentionnées dans l’onglet « Prestations » de l’application FSE-Primaweb • Vérification de la qualitélors des visites préventives • Contrôle de la concordancelors des contrôlessurplace et les inspections Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Nouveauxmodèles TRAJET : • Fiche par activité (modèle 1) • Fiche par participant (modèle 2) • ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) • ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) PRE-TRAJET • Fiche par activité (modèle 1*) • Fiche par participant (modèle 2*) • ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) • ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Nouveaux modèles Utilisez les modèles qui correspondent le mieux à votre réalité : • Paractivitéoupar participant • Fiche spécifiquepourl’accompagnementindividuel • Fiche pourencoderletravailadministratif des encadrants !!! ATTENTION !!! • Nouveauxmodèlespour les trajets 2011 : formationindividuelle et collective. • Ne pas mentionnerd’heuresd’encodage sur les feuilles de présenceni dans l’application FSE. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Consignes pourremplir les listes de présence • Seule la signature atteste de la présence d’une personne. Par conséquent, tout enregistrement non signé est refusé. • Faire signer la feuille de présence au début d’un entretien individuel ou d’une activité. • Expliquer au participant que la signature est un moyen d’officialiser la rencontre ( contrôle). • La durée d’une activité doit être mentionnée en unités horaires. Exemple : mentionner 1,5 si l’activité dure 1H30. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Consignes pourremplir les listes de présence • Si un participant est absent à un entretien, on ne valorise pas les heures de l’encadrant en accompagnement. Par contre, ces heures peuvent être valorisées en travail administratif. • Si le participant d’un trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation, d’accompagnement, et/ou d’activation sociale dans l’application FSE-Primaweb. Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Listes de présence // Application FSE Il y a lieu de reporter les heures signées sur les listes de présence d’une période déterminée dans chacune des rubriques suivantes (exemple d’un trajet) : Pour l’encadrant d’un trajet : • Formation • Accompagnement • Tâches administratives Pour le participant d’un trajet : • Formation = somme des heures de formation collective et individuelle • Accompagnement = somme des heures d’accompagnement collectif et individuel Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Quelques bonnes pratiques de CPAS • Certains CPAS joignent au dossier de chaque participant, un feuillet expliquant ce qu’est le FSE. D’autres expliquent cela lors de la première prise de contact. • Certains CPAS tiennent des listes de présence pour l’ensemble de leurs clients même lorsqu’ils ne sont pas subsidiés car cela témoigne que des actions ont bien été entreprises en cas de contestation. • Certains CPAS photocopient les fiches individuelles en couleur pour faciliter le travail de leurs formateurs. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Réponse aux questions écrites Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Question - Réponse • Pourquoi y a-t-il des différences de subsides FSE entre les projets ? • Nombre différent de participants  bilan coût du projet diffère • Coût de sous-traitance qui diffère Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Question - Réponse • Peut-on valoriser les heures d’un encadrant alors que les heures du participant accompagné ne peuvent être valorisées? Ex: un participant suit 80h en individuel pour un projet pré-trajet de 6 mois. Le promoteur ne valorise que 60h pour la participant car c’est le maximum. Est-ce que les 20h restantes que le participant va suivre sans être valorisées dans l’application, peuvent être valorisées pour l’encadrant? • Non Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Question - Réponse • Dans un pré-trajet, peut-on octroyer 1 euro de l’heure au participant FSE pour certaines activités et pas pour d’autres? • Non. La possibilité de cocher un euro de l’heure dans l’application vaut pour l’entièreté des heures valorisées pour un participant dans le projet FSE Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Séance question-réponse Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

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