PROCESSO D’ACQUISTO DI MEETING ED EVENTI

1. PROCESSO D’ACQUISTODI MEETING ED EVENTI Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus

2. Panelists Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Linda Pereira CPL events Arianna Caldon Key Congress & Communication Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management” Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP

3. Scopi della ricerca • Analizzare le pratiche commerciali della meeting industry(processi d’acquisto, aspettative di chi compra e delle agenzie, gap) • Scegliere le pratiche migliori • Fornire raccomandazioni per il futuro

4. 1° tema di ricerca: Contesto Definire e mettere in evidenza le diverse tipologie di convegni e il loro “peso” in ciascun segmento industriale

5. Tipologia degli eventi di comunicazione aggregata Congressi Incentive travel Kick off Simposi Seminari Spettacoli sponsorizzati Trade show Etc. Convention Seminari Viaggi incentive Advisory board Kick off Retreat Etc.

6. 2° tema di ricerca: Struttura delle funzioni acquisto Ottenere una descrizione del processo di acquisto di meeting ed eventi e fare un confronto tra i punti di vista dei buyer e delle agenzie

7. 3° tema di ricerca: Fasi del processo d’acquisto Comprendere meglio il processo generale di acquisto e le strategie dei buyer e delle agenzie

8. 4° tema di ricerca: Analisi del processo d’acquisto Analizzare lo sviluppo del processo d’acquisto e le richieste delle aziende e delle agenzie per ogni sua fase

9. Lato tecnico: 10 fasi del processo normale d’acquisto • Comprendere i bisogni interni • Analizzare il mercato • Definire la strategia d’acquisto per segmento • Ricercare i fornitori potenziali • Selezionare un gruppo di fornitori • Definire il piano d’azione e sviluppare le strategie • Riassumere i punti qualificanti e inviare la RFQ • Negoziare e definire il contratto • Valutare il fornitore • Evolvere il processo d’acquisto

10. Lato tecnico: 9 fasi del processo d’acquisto di un meeting • Analisi dei bisogni e delle specifiche • Richiesta della proposta (RFP invece che RFQ) • Proposta schematica dell’agenzia • Approfondimento della proposta e definizione dei punti qualificanti • Presentazione del progetto da parte dell’agenzia • Negoziazione • Stesura del contratto • Esecuzione del contratto • Valutazione dei risultati

11. Lato “relazionale” A) Commitment E’ la variabile più usata negli studi sui rapporti tra venditore ed acquirente E’ percepito come il desiderio di continuare la relazione e di lavorare per fare in modo che essa continui

12. Lato “relazionale” B) Trust E’ una variabile fondamentale quando si analizza la relazione tra le parti = ciascuna agirà nell’interesse dell’altra “Desiderio di potersi affidare al partner nel quale si ha fiducia”

13. Lato “relazionale” C) Interdipendenza E’ strettamente connessa alla suddivisione del “potere” tra le parti “Il potere di chi acquista o di chi vende è strettamente connesso alla loro interdipendenza nella relazione”

14. Punti principali emersi1) Difficoltà a comprendersi “Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra” “Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno” Le AGENZIE NON conoscono il processo d’acquisto delle aziende clienti, non conoscono chi lo esegue Ogni AZIENDA ha modalità operative e opinioni diverse

15. Punti principali emersi1) Difficoltà a comprendersi “Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra” “Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno” L’UFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro Questo dipende dal “costmodel” delle agenzie che appare confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari, determinati e precisi Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si devono concentrare sui costi invece che sul VALORE AGGIUNTO

16. Punti principali emersi2) Proposte poco trasparenti ”Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le agenzie spuntino ai provider il miglior prezzo possibile” L’UFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie conducono la negoziazione, per cui pongono paletti Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse per progetti “piccoli” e progetti “grandi” Le AGENZIE dovrebberoesserepiùchiare Le AGENZIE dovrebberomettere in evidenzailvaloreaggiuntocheapportano al progetto.

17. Punti principali emersi3) Maggiore frustrazione per le agenzie ”Le agenzie trovano frustrante il modo in cui i buyer valutano il loro lavoro” Piu’ agenzie in gara – NON PAGATE - allo scopo di trarre vantaggio da una pluralità di opzioni a) I buyer non li considerano “professionisti” e vedono soltanto gli aspetti finanziari e non quelli creativi b) I buyer non rispettano il lavoro delle agenzie.

18. Punti principali emersi4) Rapporti col Corporate Meeting Planner ”La presenza di un meeting planner aziendale cambia i rapporti tra buyer e agenzia” a) Il meeting planner aziendale funge da COORDINATORE ponendosi come ponte tra il committente interno e il purchasing b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra agenzia e reparti aziendali e aiuta le parti a comprendere e rispettare i ruoli reciproci

19. Servizi richiesti all’agenzia 70% dialogano con agenzie

20. La strategia d’acquisto Sembra che gli uffici acquisti non hanno schemi precisi e strumenti per “leggere” i bisogni del mercato e le tendenze Solo il 50% dei buyer affermano di avere strategie di acquisto di meeting & eventi

21. La strategia d’acquisto

22. Chi guida il progetto?

23. La presenza di un meeting planner influenza la strategia d’acquisto? • Sì, perché: • Aiuta a definire la strategia d’acquisto • Segmenta gli elementi dell’accordo • Pone l’attenzione sulla tipologia specifica del meeting • Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono lavorare sul convegno con maggiore competenza

24. Le relazioni (3 “virtu’ etiche”) Giustizia “Rispettare gli accordi sottoscritti” “Assumersi le responsabilità” “Non diffondere informazioni confidenziali” Equità “Dare priorità agli interessi del partner” “Rispettare gli interessi in fase di negoziazione” Fiducia “Sviluppare relazioni forti e durature”

25. Le aspettative Acquisti / Corporate Meeting Planner “Le agenzie dovrebbero avere una buona conoscenza del settore di attività dell’azienda” “Le agenzie dovrebbero capire meglio le necessità ed essere più precise nelle proposte” “Le proposte devono essere originali e creative” Agenzie “I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting” “Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla gestione” “Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare lavoro inutile

26. PRATICHEStep 1 = Definizione dei bisogni e specifiche 1 Briefing generico e orale 2 Specifiche tecniche generiche e scritte 3 Obiettivi chiari, precisi, ben definiti. Definizione delle funzioni

27. PRATICHEStep 2 = Richiesta di proposta (RFP) 1 Nessuna RFP 2 L’invito alla gara è spedito via email o posta 3 L’invito alla gara è reso disponibile su e-procurement

28. PRATICHEStep 3 = Proposta 1 Budget basato su cifra unica 2 Viene prodotto un suddivisione parziale del costo 3 Specifica dei costi voce per voce. Il fee d’agenzia è indicato in maniera specifica

29. PRATICHEStep 4 = Valutazione delle proposte 1 Fatta in base a sensazioni 2 Fatta in base a analisi comparative generali delle proposte 3 Fatta in base a una griglia per più fattori e specifica

30. PRATICHEStep 5 = Presentazione del progetto 1 Progetto standard e generalizzato 2 Progetto analitico di buona qualità espositiva 3 Progetto personalizzato con ipotesi alternative ed esempi di casi analoghi

31. PRATICHEStep 6 = Negoziazione 1 Sempre condotta sul prezzo, indipendentemente dai contenuti 2 Condotta sul prezzo e sulla qualità dei contenuti della proposta 3 Condotta sul valore della proposta

32. PRATICHEStep 7 = Redazione del contratto 1 Ordine confermato verbalmente 2 Ordine scritto (“proposta accettata”) 3 Ordine confermato con contratto stipulato tra le parti

33. PRATICHEStep 8 = Esecuzione del contratto 1 Valutato soltanto al termine dell’evento 2 Meeting periodici per valutare l’andamento del progetto 3 L’accordo prevede le tappe e gli strumenti di valutazione congiunta

34. PRATICHEStep 9 = Valutazione 1 A sensazione, senza alcun elemento quantitativo 2 Fatta con una indagine di gradimento presso i partecipanti 3 Fatta in base a strumenti concordati , come ROI e ROO

35. Step con il maggior impatto sui criteri di successo

36. Pratiche per ciascun “livello di maturità”

37. Panelists Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Linda Pereira CPL events Arianna Caldon Key Congress & Communication Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management” Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP

38. Grazie per l’attenzione