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學生管理資料庫. Access 資料庫的建置. 14. 學生資料管理是學校中十分重要的工作，除了每個學生的基本資料，還有學生成績資料的建置。除了可以單獨運用之外，還能在交互查詢出許多不同的資訊。. 關於「學生資料管理資料庫」. 14.1. 在 Access 中進行資料庫的學習，必須先建立對資料庫的觀念，一開始將由資料庫的原理、建構的方式與使用的方式進行說明。本章藉由學生管理資料庫的建置，指導讀者如何由一個空白的資料庫到完整的資料表，並進行使用的完整過程，讓您在初次接觸 Access 時能馬上上手。 在本章中有以下的學習重點：
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學生管理資料庫 Access資料庫的建置 • 14 • 學生資料管理是學校中十分重要的工作，除了每個學生的基本資料，還有學生成績資料的建置。除了可以單獨運用之外，還能在交互查詢出許多不同的資訊。
關於「學生資料管理資料庫」 • 14.1 • 在 Access 中進行資料庫的學習，必須先建立對資料庫的觀念，一開始將由資料庫的原理、建構的方式與使用的方式進行說明。本章藉由學生管理資料庫的建置，指導讀者如何由一個空白的資料庫到完整的資料表，並進行使用的完整過程，讓您在初次接觸 Access 時能馬上上手。 • 在本章中有以下的學習重點： • 認識資料庫：首先說明什麼是資料庫，為什麼要使用資料庫，再進一步的說明資料庫管理系統與關聯式資料庫的使用。 • 資料庫的建立與資料的輸入：由空白的資料庫建置出發，先認識資料表欄位的類型，依照範例的規劃來建置資料表。
其中較為特別的是設定資料欄位的遮罩，並設定資料欄位的預設值與驗證規則，避免資料輸入的格式錯誤，增加輸入的正確性。其中較為特別的是設定資料欄位的遮罩，並設定資料欄位的預設值與驗證規則，避免資料輸入的格式錯誤，增加輸入的正確性。 • 外部資料的匯入：除了使用輸入的方式將資料新增到資料表中，還可以利用匯入的方式將其他已經製作好的資料來源匯入資料表中，大幅減少輸入的動作。
啟動 Access 的方式 • Access 是 Office 家族裡面的資料庫軟體，在越來越重視資料管理與整合的現代化社會，對於許多人來說是很重要的工具程式。 • 選按螢幕左下角的 開始 \ 所有程式 \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2010，進入該軟體。
建立空白的資料庫 • 開啟 Access 程式時，可依照下列方法進行建置新的資料庫。 • 如此即產生一個資料庫，使用者可以開始進行設定。
認識 Access 操作界面 • Access 2010 的全新介面，對於使用資料庫中所有的物件來說，是十分方便的。以下將對於操作環境進行介紹，讓您使用時不再陌生。
關閉 Access 的方式 • 有三種操作方法可退出 Access 2010：
建立新的資料庫與資料表 • 14.2 • 建立新的資料庫 • 現在要建立一個名為 <學生資料管理.accdb> 的資料庫，進入 Access之後，如下步驟建立新資料庫： • 資料表是特定主題的資料集合，一份好的資料表欄位設計不但可以減少資料輸入的錯誤，而且會使資料庫更有效率。
建立新的資料表 • 剛進入新的資料庫時，預設的編輯模式是 資料工作表檢視，可讓使用者進行資料的輸入。在規劃中應要進入 設計檢視模式 進行資料表欄位的設定，再進行資料輸入。 • 請依下述步驟設定： • 選按 常用 索引標籤 \ 設計檢視 鈕，此時會出現 另存新檔 對話方塊，請輸入「學生基本資料」後按 確定 鈕先為預設資料表命名。 • 進入 設計檢視 樣式後，在左側的工作窗格中顯示了剛命名的資料表，並展開在編輯區中，此時即可進行欄位的新增。
建立資料表欄位 • 14.3 • 規劃資料表欄位 • 在新增完 <學生資料管理.accdb> 資料庫中後，接著新增「學生基本資料」資料表，其中使用到的資料表欄位及類型規劃如下：
建立資料表欄位 • 以下就要依循規劃表進行欄位的建立，設定欄位名稱、資料類型與欄位內容。 • 首先是「學號」欄位，這個欄位的值在整個資料表中是不能重複的。
設定「姓名」欄位名稱與資料型態。在 欄位大小 的設定上，因為大多數人的姓名大都是 2到 3個中文字，但近年來有許多原住民有恢復山地姓名，其大小都常超出標準，所以這裡設定它的欄位大小為 10。 • 設定「性別」的欄位名稱與資料型態。其實把「性別」欄位設定為文字資料類型，在值中輸入「男生」或「女生」也是可行，這裡選擇 是\否 只是為了練習此種類型的用法。 • 設定「生日」的欄位名稱與資料型態。 • 設定「電話」的欄位名稱與資料型態。 • 設定「郵遞區號」的欄位名稱與資料型態。 • 設定「住址」的欄位名稱與資料型態。 • 設定「電子郵件」的欄位名稱與資料型態。 • 設定「備註事項」的欄位名稱與資料型態。
設定資料欄位的輸入遮罩 • 有些欄位內的資料 (例如：生日、電話)，如果在輸入時有一定的格式規定，那整個資料表內的資料將會更整齊。這要運用到 輸入遮罩 功能，所謂輸入遮罩是一個包含：文字顯示字元，例如：括弧、句點及連字號，或遮罩字元 (指定輸入資料的位置、容許的資料類型及字元數) 所組合成的格式。 • 希望輸入生日資料時，該欄位會出現「_ _ _ _年_ _月_ _日」： • 希望輸入 電話 資料時，該欄位會出現「(_ _)_ _ _ _-_ _ _ _」：
設定資料欄位的預設值與驗證規則 • 預設值與驗證規則的設計是為了讓使用者在輸入資料時不容易出錯，也更能確保資料的正確率。 • 例如要設定「郵遞區號」這個欄位的預設值為「100」，而所謂驗證規則，是為了確保資料輸入的範圍一定要符合所設定的規則，例如要讓「郵遞區號」欄位內的數值必須為 3 位數，也就是 • 這個數字的 • 區間是大於 • 等於100， • 而小於1000。
資料表資料的輸入 • 14.4 • 完成前面資料表欄位的設定，接著就可以開始在資料表中輸入資料了！ • 在的功能窗格中已經多了一個 學生基本資料 資料表，請進入這個資料表的資料工作表檢視模式下，準備輸入資料。
目前並沒有任何資料，請依下列表格內的內容，準備將資料輸入到資料表當中。其中有些輸入資料時的注意事項：目前並沒有任何資料，請依下列表格內的內容，準備將資料輸入到資料表當中。其中有些輸入資料時的注意事項： • 請依照表格的內容，將學生的資料一一輸入，完成後請選按 檔案 索引標籤 \ 儲存檔案，將輸入的資料內容儲存起來。
外部資料的匯入 • 14.5 • 除了使用輸入的方式將資料新增到資料表中，其實還可以利用匯入的方式，將其他已經製作好的資料來源，匯入資料表中。匯入的資料檔案格式相當多，可以是 Excel 、Access 的檔案，也可以是文字檔、XML 檔，或是經由 ODBC 方式交換來的資料庫檔案。
選按 外部資料 索引標籤 \ 匯入 Excel 試算表 進入 取得外部資料 - Excel 試算表 對話方塊。 • 選按 瀏覽 鈕開啟範例原始檔資料夾的 <國文成績.xlsx>，再核選 匯入來源資料至目前資料庫的新資料表，最後按 確定 鈕。 • 接著就進入 匯入試算表精靈 對話方塊，請設定匯入資料的內容： • 最後設定 匯入至資料表：「國文成績」，再按 完成 鈕、關閉 鈕完成設定。 • 完成 Excel 試算表匯入之後，在 工作窗格 中會多了一個「國文成績」，選按滑鼠左鍵二下後展開可以看到資料的內容已經成功的新增進來。 • 請利用相同的方式將範例原始檔 <英文成績.xlsx>、<數學成績.xlsx> 中的Excel 試算表匯入到目前的 Access 資料庫中。
