INLEIDING TOT INTERNE & EXTERNE CONTROLE IAB STAGE

1. INLEIDING TOT INTERNE & EXTERNE CONTROLE IAB STAGE

2. Doelstelling seminarie • Interne controle: • Basisvoorwaarden interne controle • Eenvoudige cases oplossen • Eenvoudige procedures kunnen opstellen • Externe controle: • Belang interne controle • Risico erkenning / analyse • Controledoelstellingen • Controletechnieken Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

3. Volgende situatie is eenvoudig te voorkomen • Mondelinge examenvraag  • “De externe accountant heeft een controleopdracht in het kader van een ontbinding, Hoe zal u de klantenvorderingen controleren?” • Antwoord • “Eh”……( slik)……”confirmaties versturen”  • Resultaat  Wat gaat hier fout ? Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

4. INTERNE CONTROLE

5. Financiële staten • Welke informatie is er? • Hoe komt de informatie tot stand? Beide vragen kunnen slechts een antwoord vinden door een analyse en testen van de interne procedures en systemen • => informatie moet aan eisen voldoen • => organisatie moet aan eisen voldoen Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

6. Organisatie • Activiteit wordt “Organisatie” • Informatiesysteem • Evolutie…….groei • => plannen (bedrijfsprocessen) • /samenwerkingsvormen • /uitvoering/delegatie • => controle (interne controle) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

7. Informatie • Verantwoordelijkheid van bestuursorgaan (CG-codes…/ Coso…) • Doelstelling - Informatie • Effectief (nuttig / bruikbaar) • Efficiënt ( kosten niet te hoog) • Betrouwbaar (volledig/juist/tijdig) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

8. Principe – interne controle • Situatie “onder controle “ hebben • Volledige zekerheid  Redelijke mate van zekerheid • Risico’s zijn inherent aan ondernemen • Risico’s beheren en beheersen • Informatie moet een zekere kwaliteit hebben Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

9. Definitie – interne controle • Het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen over: • Bereiken van doelstelling • Naleven van procedures • Naleven van wetgeving • Betrouwbare informatie (financieel/beheer) • Bescherming activa • Voorkomen van fraude / fouten interne controle

10. Het bereiken van doelstelling • Kwaliteit (van diensten en goederen) • Tijdigheid (levering) • Personeel bekwaam • Klantentevredenheid • Wordt alles aangerekend en geïnd? Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

11. Het naleven van wetgeving en procedures - Kennis bij personeel van regelgeving - Worden de interne regels voor alle klanten en leveranciers op dezelfde manier toegepast Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

12. Beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie - Worden prestaties/leveringen correct en tijdig geregistreerd - Komt de informatie juist en tijdig op de boekhouding Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

13. Efficiëntie en economisch gebruik van middelen • Bv: de Fie-lijst • Bv: herstelling boormachines • Bv: onderdelen naar werf Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

14. Bescherming van activa • Onderhoud machines • Correcte verzekering • Fysische beveiliging • Zorgvuldig inventariseren • Gebruik dagboeken beperken • Bv: afgeschreven activa uitboekingen Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

15. Bescherming van activa – oefening – case 1 Computer op afschrijvingstabel Aanschafwaarde 1.800 Gecumuleerde afschrijving (-) 1.800 Residuwaarde (volledig afgeschreven) 0 Uitboeking laat geen spoor / hoe beveiligen tegen verdwijnen van computer ? interne controle

16. Voorkomen van fraude en vergissingen • Screening personeel • Functiescheiding • Back ups • Vooraf genummerde documenten Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

17. Maatregelen IC • Preventief • Repressief • Corrigerend • Controlebewaking : permanent / discontinu Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

18. Beperkingen aan IC • Beperkingen: • Technisch (ict) • Menselijk (beoordeling, onzorgvuldigheid) • Economisch (kosten-baten) • Samenwerking functies • Eénmalige transacties Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

19. Controlemaatregelen • Functiescheiding (opm. kleine onderneming) • (cfr best practiceoefening) • Autoriserend/beschikkend • Bewarend • Registrerend • Controlerend • Budget Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

20. Controlemaatregelen • Gebruik geschikte documenten/formulieren • Beveiligen van activa - beveiligen van informatie Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

21. Tools voor interne controle • Auditmiddelen • Inventaris – fysieke telling • Externe confirmaties • Beoordelen van boeken / stukken • Observaties • Meldingen medewerkers • Rekenkundig nazicht • Analytisch nazicht Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

22. Tools voor interne controle • Balanced scorecard (BSC) • meetinstrument van effectiviteit • KPI’s • Voor- en nadelen van BSC • Checklists (pag 13) ( bv: vragenlijsten aankoopcyclus/verkoopcyclus) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

23. Best Practice - cases • Case 1 vorderingen confirmaties => € 80.000 oude leveranciersschulden => € 200.000 btw aangifte (uitvoer) creditnota’s (kleinere bedragen) onkostennota’s (hoger) dubbele betaling Vraag: Oplijsten van problemen / definiëren / te nemen maatregelen? Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

24. Enkele antwoorden • Probleem:functiescheiding / cultuur / procedures • Debiteuren => registreren/controleren/bewaren • Tussentijdse confirmaties =>controleren • Verwerking cheque => procedure/registreren • Nazicht betalingen => autorisatie/verwerking • 2de handtekening => autorisatie • Onaangekondigde controle • Afstemmen btw dagboeken • Extern nazicht btw Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

25. Enkele antwoorden • Autorisatie CN beperken • Goedkeuring/registreren/bewaren kostennota’s Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

26. Best Practice - cases • Case 2 De Heer Clever Ervaring, kennis, vlotte beslisser…… Geef de tekortkomingen, motiveer en doe aanbevelingen Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

27. Bedrijvencycli - best practice • Aankoop • Uitvoeren van bestelling • Ontvangstgoederen • Controlefactuur • Controledoelstellingen/controleactiviteiten • Uitvoering van betaling • Veel voorkomende fouten / risico’s Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

28. Bedrijvencycli • Voorraad • (voorbeelden van controleactiviteiten) • Verkoop • Risico’s • Verloop proces • controledoelstellingen Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

29. Bedrijvencycli • Personeel • Geldcyclus • Controledoelstellingen • Risico’s • Productie Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

30. COSO • The Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission(1992) • Model gericht op interne controle • Internationale erkenning • COSO II Enterprise Risk Management Framework (ERM) het gehele interne beheersingssysteem • Zie voorbeeld gebruik Vl Gem.(pag 29) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

31. COSO – COSO ERM • Relatie van afdeling/eenheid met • Doelstelling (3)+(1) • Efficiënte en effectieve bedrijfshandelingen (operations) • Betrouwbare financiële staten (financial reporting) • Naleven wettelijke regelgeving (compliance) • ERM - (strategic) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

32. COSO – COSO ERM • Relatie van afdeling/eenheid met • Controlecomponenten (5)+(3) • Monitoring • Informatie en communicatie • Controle activiteiten • Risicobeheersing/inschatting • Controleomgeving • ERM • Event identification (indentificeren gebeurtenissen) • Objective setting (vastleggen objectieven) • Internal environment (interne omgeving) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

33. Verantwoordelijkheid en corporate governance • Corporate governance/deugdelijk bestuur • Goed en efficiënt een bedrijf leiden, CG regels betreffen bestuur en controle • België : Corporate Governance Code ( Code 2009) • Beursgenoteerde bedrijven (verplicht) • Maatschappelijk verantwoord ondernemen • Remunaratie bestuur • Relatie bestuur – aandeelhouders • Comply-or-explain • Code Buysse (update 2009) • Niet-beursgenoteerd (aanbevelingen) Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

34. EXTERNE CONTROLE

35. Introductie • Externe controle • Onafhankelijkeauditor • Voorgebruikers van financiëlestaten • Aangestelddooronderneming Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

36. Introductie • Externe controle - doelstelling Hetdoel van eencontroleis de auditor in staat stelleneenoordeeltotuiting te brengen of de financiëlestatenin alle van materieelbelang zijndeopzichtenovereenstemt met het van toepassingzijndestelsel van financiële verslaggeving Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

37. Introductie - verklarend • Auditor ( extern-accountant / bedrijfsrevisor) • Oordeel ( opdracht) • Financiële staten ( bestuursorgaan) • Materieel belang (materialiteit) • Stelsel van verslaggeving Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

38. Evolutie • Expectation gap van gebruikers • Financiëlestaten • Evolutienaar : • identificatie van risico’s • houdingbestuur • scheiding van verantwoordelijkheden • toepassingboekhoudregels Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

39. FINANCIELE STATEN • Controle van de jaarrekening (commissaris) • Controle van de jaarrekening (auditor) • Anderecontroleopdrachten (W.Venn.) • Inbreng in natura/ quasi inbreng • Omzetting • Ontbinding • Fusie/splitsing ............................e.a. • Andereopdrachtenbuiten W.Venn. Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

40. Externe controle / risico’s • Inherent risico • Controlerisico • Auditrisico • Materialiteit • Soorten controles Volkomen Volledig Beperkte Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

41. AR = IR x CR x DR • AR = auditrisico (kans dat er materiële fouten in jaarrekening voorkomen na auditproces). • IR = inherent risico (ondernemingsactiviteit). • CR = controlerisico (ICS als onvoldoende beschouwd wordt, dan 100%.) • DR = detectierisico (Bij de planning van de audit uit het auditrisicomodelaf te leiden). Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

42. Schematische voorstelling Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

43. Werkdocument • Blz 47 risicoprofiel & inzicht in onderneming • Controleomgeving • Ethiek management/ HR / • Risicoinschatting • Informatica • Proces bij opstellen financiële staten • Opvolging • Veranderingen • Conclusie G/M/S • Blz 53 materialiteit Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

44. Werkdocument • Blz 53 materialiteit (ISA 320) • Algeheel • Uitvoering (volgens risicoprofiel) • Andere • Herziening (aanpassing risicoprofiel …) • Wie zijn gebruikers • Inwinnen informatie Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

45. Verloop van controle • Acceptatie (kennis/onafhankelijkheid/risico…) • Inzicht • Bepalen van controlewerkzaamheden • Proceduretesten • Substantieve testen • Bijkomende controlewerkzaamheden • Oordeel (conform werkdossier) • Opvolging Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

46. Controledoelstellingen • Validiteit • Volledigheid • Eigendom • Waardering • Classificatie • Cut-off • Accuraatheid • Publicatie Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

47. Controledoelstellingen • Gevolgen voor de controlewerkzaamheden • Proceduretesten • Substantieve testen • Bijkomende werken • Telling • Confirmaties • Analyse van rekeningen • Vergelijking saldi met operationele gegevens • Afstemming met documenten van derden • Interviews / checklists Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

48. Controlewerkzaamheden op financiële staat • Blz 63-Inschatting risico’s • Inherente • Organisatie/leiding • Opstellen financiële staat • Sector • Wetgevend en regulerend • Interne risico’s • Overzicht met risiconiveau Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012

49. Checklist aankoopcyclus • Blz 70 • Inherente • Interne risico’s • Overzicht met risiconiveau Inleiding interne en externe controle IAB stage 2012