บทที่ 4 การรวบรวมความต้องการ

1. บทที่ 4 การรวบรวมความต้องการ Requirements Gathering

2. กิจกรรมหลัก 3 กิจกรรมในการวิเคราะห์ระบบ • ทำความเข้าใจระบบงานเดิม • กำหนดสิ่งที่ต้องการปรับปรุงเพิ่มเติม • พัฒนาแนวความคิดสำหรับระบบงานใหม่

3. ชนิดของความต้องการ • ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirement) • ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชัน (Non- Functional Requirement)

4. ความต้องการของผู้ใช้ (User requirement) • ยากต่อการทำความเข้าใจ • มีความสับสน • ความต้องการผสมรวมกัน

5. ตัวอย่างแบบฟอร์ม User Requirement

6. ตัวอย่างแบบฟอร์ม User Requirement

7. การวิเคราะห์ความต้องการ (Requirement Analysis) • วิเคราะห์ข้อเท็จจริงในข้อมูล • กำหนดสาระสำคัญของความต้องการ • คัดเลือกความต้องการที่ตรงกับวัตถุประสงค์

8. User Requirement Definition ระบบต้องสามารถรองรับการลงทะเบียนล่วงหน้าได้ รายงานสามารถ Export เป็น External File เพื่อใช้กับโปรแกรม MS-Word หรือ MS-Excel ได้ Requirement Specification 1. การลงทะเบียนล่วงหน้า 1.1ในช่วงการลงทะเบียน ในแต่ละภาคการศึกษา ระบบต้องไม่มีการบังคับว่าต้องปิดภาคการศึกษาก่อนจึงสามารถลงทะเบียนภาคการศึกษาถัดไปได้ 1.2... 1.3... ตัวอย่าง การสรุปข้อกำหนดความต้องการ

9. หลักการค้นหาความต้องการที่ดีหลักการค้นหาความต้องการที่ดี • ค้นหาความต้องการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรง • ระบุความต้องการในรูปแบบเอกสาร มีการทำความตกลงทั้งสองฝ่าย • เขียนคำจำกัดความบนเอกสาร

10. แหล่งทรัพยากรของความต้องการะบบ (Stakeholders) • เจ้าของ • ผู้ใช้ระบบ • นักออกแบบระบบ • นักพัฒนาระบบ • นักวิเคราะห์ระบบ • Vendor and Consultant

11. เทคนิคการรวบรวมความต้องการเทคนิคการรวบรวมความต้องการ แบบดั้งเดิม • สัมภาษณ์ • แบบสอบถาม • สังเกตุ • รวบรวมเอกสาร

12. เทคนิคการรวบรวมความต้องการเทคนิคการรวบรวมความต้องการ • แบบสมัยใหม่ • การออกแบบแบบมีส่วนร่วม (Joint Application Design : JAD) • การใช้ระบบต้นแบบเพื่อกำหนดความต้องการของระบบ (Prototyping)

13. การสัมภาษณ์และสนทนากับผู้ใช้การสัมภาษณ์และสนทนากับผู้ใช้ • สิ่งที่ได้จากการสัมภาษณ์ • ข้อเท็จจริง • ความคิดเห็น • ความคาดหวัง • ท่าทาง อารมณ์ บุคลิก

14. การสัมภาษณ์ (Interview) การสัมภาษณ์ เป็นการสนทนาที่มีวัตถุประสงค์ เฉพาะ โดยใช้การสนทนาที่มีรูปแบบคำถามและ คำตอบ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ - Current state of the system - Organizational and personal goals - Opinions and Feeling - Informal procedures

15. ประเภทของการสัมภาษณ์ • Structure เป็นการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง มีรูปแบบ มีขั้นตอนที่ชัดเจนว่าจะถามอะไร ถามคำถามตามโครงสร้างที่วางไว้ • Unstructured ไม่มีโครงสร้างคำถามที่เตรียมไว้ อยากถามอะไรถามโดยไม่มีการเตรียมคำถามล่วงหน้า unstructured structured ไม่มีการเตรียมการอะไรเลย มีเพียงหัวข้อในการสัมภาษณ์ ไม่มี list คำถาม มีการเตรียมการทุกอย่าง มี list คำถาม มีการจัดโครงสร้างของคำถาม

16. Structured Versus Unstructured Interviews Unstructured Structure Difficult Evaluate Easy High Amount of Time Required Low Much Needed Training Required Limited Much Allows Spontaneity Little Great Flexibility Little Low Interviewer Control High Low Precision High Low Reliability High High Breadth and Depth Low

17. การเตรียมตัวในไปการสัมภาษณ์Planning the interview • เตรียมความรู้พื้นฐานให้พร้อมในเรื่องที่จะไปสัมภาษณ์ (Read background materials) • ตั้งวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ (Establish interviewing objectives) • ทราบว่าต้องไปสัมภาษณ์ใครเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ (Decide who to interview) • บอกให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เตรียมตัว ในหัวเรื่องที่จะไปขอสัมภาษณ์ (Prepare the interviewee) • ตั้งคำถามที่จะถาม (Decide on question types and structure)

18. ประเภทของคำถาม (Question type) • Open-Ended : คำถามปลายเปิด • Close Question : คำถามปลายปิด • Probe or follow-up Question • คำประเภท Yes/No Question

19. Question types : Open-ended question • คำถามปลายเปิด เป็นคำถามที่ผู้ตอบสามารถตอบอะไรก็ได้ โดยผู้ถามไม่สามารถคาดเดาคำตอบได้ • ตัวอย่าง -What’s your opinion of the present computer system? - How does this form relate to your work? - What are some of the common errors made in data entry in this department?

20. ข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายเปิดข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายเปิด • ข้อดี • Putting the interviewee at ease • Reflects interviewee’s attitudes, values, beliefs • Providing richness of detail • More interesting for the interviewee • Allowing more spontaneity (โดยธรรมชาติ)

21. ข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายเปิดข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายเปิด • ข้อเสีย • Result may too much irrelevant detail • Possibly losing control of the interview • Allowing responses that may take too much time • Potentially seeming that the interviewer is unprepared

22. Question types : Closed question • คำถามปลายปิด เป็นคำถามที่มีคำตอบให้เลือกตอบ จำกัดคำตอบตามที่กำหนดไว้ • ตัวอย่างเช่น - How many reports do you generate in a month? - Who receives this output? - List your top two priorities for the market department?

23. ข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายปิดข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายปิด • ข้อดี • Saving time • Easily comparing interviews • Getting to the point • Covering lots of ground quickly • Getting to relevant data

24. ข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายปิดข้อดี-ข้อเสียของคำถามปลายปิด • ข้อเสีย • Being boring for the interviewee • Failing to obtain rich detail • Missing main ideas for the preceding reason • Failing to build rapport (ความปรองดองกัน) between interviewer and interviewee

25. Question types : Probes or Follow-up • คำถามที่เกิดขณะที่สัมภาษณ์ ซึ่งผู้ตอบอาจตอบอะไรบางอย่างที่นำมาซึ่งคำถามต่อเนื่องกันไป • ตัวอย่างเช่น - Why? - What makes you feel that way? - Give an example of your decision-making process

26. สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการตั้งคำถาม (Question pitfalls) • หลีกเลี่ยงคำถามนำที่จะให้คนตอบ ตอบแบบที่เราต้องการเท่านั้น (Avoiding leading questions) • อย่าถามคำถาม 2 คำถามพร้อมกัน ควรถามทีละคำถาม(Avoiding double-barreled questions)

27. Interviewing Open-ended Closed Low Reliability of Data High Low Efficient use of time High Low Precision of Data High Much Breadth and Depth Little Much Interviewer skill required Little Difficult Ease of analysis Easy

28. การจัดโครงการสร้างของคำถาม (Question pattern ) • แบบปิรามิด (A pyramid structure) • แบบกรวย (A funnel structure) • แบบเพชร (A diamond structure)

29. Start End Specific Question General Question แบบปิรามิด (A pyramid structure) • เป็นการจัดโครงสร้างคำถามโดยเริ่มจากคำถามที่เฉพาะเจาะจง ประเด็นเล็ก ๆ เพื่อต้องการ general idea เก็บรวบรวมข้อมูลแล้วค่อยมาหาข้อสรุป

30. Start End General Question Specific Question แบบกรวย (A funnel structure) • เป็นการจัดโครงสร้างคำถามโดยเริ่มจากคำถามกว้าง ๆ ทั่ว ไป เพื่อปูพื้น แล้วตะล่อมเข้าสู่คำถามที่เฉพาะเจาะจง

31. Start End Specific Question General Question Specific Question แบบเพชร (A diamond structure) • เป็นการนำโครงสร้างคำถามแบบปิรามิดและแบบกรวยมารวมกัน Specific question  general question  specific conclusion

32. การเขียนรายงานการสัมภาษณ์การเขียนรายงานการสัมภาษณ์ • เมื่อจบการสัมภาษณ์ ควรเขียนรายงานทันที หรือเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ • ให้ผู้ตอบคำถาม review ว่าเป็นที่สิ่งที่เขาให้คำตอบหรือไม่

33. Joint Application Design (JAD) • JAD is a technique to accomplish requirements analysis and to design the user interface jointly with users in a group setting. JAD was developed by IBM. • JAD : เป็นการหา requirement แบบกลุ่ม • นำผู้ใช้ระบบ และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบมาประชุมพร้อมกัน ถ้ามีข้อขัดแย้งจะได้โต้แย้งกันได้เลย • อาศัยโปรแกรม GDSS เข้าช่วย

34. ทำไมต้องใช้ JAD • กลุ่มผู้ใช้งานทำงานหนัก มีเวลาพักน้อย ต้องการสิ่งใหม่ ๆ มาช่วยแก้ปัญหา • วัฒนธรรมขององค์กรสนับสนุนให้มีการช่วยกันแก้ปัญหาพนักงานในระดับต่าง ๆ • การคาดคะเนหรือการวิเคราะห์จากการสัมภาษณ์เป็นรายคนนั้นอาจจะไม่ดีเท่าการได้แนวความคิดจากคนหลายคน

35. ผู้ที่เกี่ยวข้องกับ JAD • System Analyst • Users • Executives

36. ข้อดีและข้อเสียของ JAD • ข้อดี • ช่วยแก้ปัญหาการพัฒนาระบบแบบเดิม ๆ คือ ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนา ช่วยลดการต่อต้นระบบ • พัฒนาระบบได้รวดเร็ว • ผู้ใช้มีความรู้สึกเป็นเจ้าของระบบ • ผู้ใช้ช่วยออกแบบ • ข้อเสีย • กลุ่มคนที่เข้ามาประชุมต้องมีเวลา องค์กรจะยอมหรือไม่ • จะบริหารการประชุมอย่างไรเมื่อมีหลากหลายความคิดเห็น

37. การวางแผนทำ JAD • กำหนดขอบเขต วัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน • เลือกผู้นำในการประชุม • มีการสัมภาษณ์ผู้ใช้บางคนที่เป็น key หลักว่าอยากได้อะไร เพื่อจะได้มีความีรู้อย่างคร่าว ๆ

38. สถานที่จัดทำ JAD • การประชุมมักทำนอกสถานที่ เพื่อให้ทุกคนมีความมุ่งมั่นในงานทำ JAD เท่านั้น งานประจำจะได้ไม่มารบกวนระหว่างการทำ JAD • ใช้เวลาประมาณ 2-4 วัน • จัดตารางกำหนดการประชุมเพื่อให้ทุกคนทราบ • ข้อเสีย คือ อาจห่างไกลแหล่งข้อมูล และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

39. แสดงแผนผังการจัดห้องสำหรับการประชุม JAD โดยทั่วไป

40. แบบสอบถาม (Questionnaire) • ชนิดของข้อมูลที่สืบค้นได้โดยวิธีการใช้แบบสอบถาม • ทัศนคติ : สิ่งที่คนในองค์กรนั้นพูดถึงสิ่งที่เขาต้องการ • ความเชื่อ : คนในองค์กรมีความเชื่อเรื่องอะไร • ความประพฤติ : พฤติกรรมของคนในองค์กร • คุณสมบัติ : สิ่งซึ่งบอกถึงคุณสมบัติของคน และสิ่งต่าง ๆ ในองค์กร

41. แบบสอบถาม (Questionnaire) • เมื่อไหร่ควรใช้แบบสอบถาม • องค์กรตั้งอยุ่ในหลายพื้นที่ และผู้ใช้ระบบกระจายกันอยู่ • จำนวนผู้ใช้ระบบมีจำนวนมาก • เพื่อรวบรวมความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่ ก่อนจะเจาะกลุ่มเฉพาะเจาะจงในรายละเอียด • เมื่อทราบปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากข้อมูลจากแบบสอบถาม แล้วจึงเจาะประเด็นโดยการใช้การสัมภาษณ์

42. การเขียนแบบสอบถาม • ลักษณะคำถามจะคล้าย ๆ กับการสัมภาษณ์ • ประเภทคำถาม • Open-ended question • Close question

43. ภาษาที่ใช้ในแบบสอบถามภาษาที่ใช้ในแบบสอบถาม • ใช้ภาษาที่ตอบสนองได้ดี ใช้ศัพท์ที่เข้าใจง่าย • หลีกเลี่ยงการใช้คำถามที่เป็นคำเฉพาะให้มากที่สุด เนื่องจากความหมายอาจไม่ชัดเจน • ใช้คำถามที่สั้น กระชับ ได้ใจความ • ไม่ใช้คำหยาบ • หลีกเลี่ยงคำถามนำ

44. การออกแบบสอบถาม • รูปแบบของแบบสอบถาม • อย่าให้จำนวนคำถามมากเกินไป • จัดรูปแบบให้สวยงาม เว้นช่องว่างให้เหมาะสม • ถ้าเป็นคำถามปลายปิด ควรมีเนื้อที่ให้เพียงพอในการตอบ • ถ้าเป็น คำถามแบบให้เลือกตอบ ควรบอกให้ชัดเจนว่าให้วงกลม หรือกากบาท และเว้นที่ว่างไว้ให้วงกลมด้วย • จัดรูปแบบคำถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย ถ้าใช้เครื่องอ่าน ต้องทำให้ตรงรูปแบบของเครื่อง • ออกแบบสอบถามให้มีรูปแบบที่สอดคล้องกัน

45. การออกแบบสอบถาม • การจัดเรียงคำถาม • คำถามที่มีความสำคัญในการตอบสนองควรเป็นคำถามแรก • กลุ่มหัวข้อคำถามต่าง ๆ ที่เหมือนกัน ควรอยู่ในกลุ่มเดียวกัน • ไม่ควรตั้งคำถามชี้นำไปยังปัญหาที่จะเกิดขึ้น

46. การจัดการแบบสอบถาม • ส่งแบบสอบถามไปให้ผู้ที่ต้องการให้ตอบ มีวิธีการส่งหลายวิธี เช่น • ส่งให้เองและให้ผู้ตอบตอบตอนนั้นเลย • ส่งไปแล้วเก็บภายหลัง • ส่งไปแล้วให้ผู้ตอบส่งกลับ • ส่งไปรษณีย์ • ส่ง e-mail • นำคำตอบมาวิเคราะห์

47. การสังเกตุ (Observation) • การสังเกตุ เป็นการสังเกตุพฤติกรรมของผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ต้องวิเคราะห์ให้ได้หลักความจริง หรือสิ่งที่กระทำ • สิ่งที่สังเกตุ • กิจกรรมต่าง ๆ (activities) • ข่าวสาร (messages) • ความสัมพันธ์ (relationships) • อิทธิพล (Influence)

48. การวางแผนเตรียมการสังเกตุการวางแผนเตรียมการสังเกตุ • ตัดสินใจว่าไปสังเกตุเรื่องอะไร • ตัดสินใจว่าสิ่งที่จะสังเกตุมีรายละเอียดระดับไหน • จัดกลุ่มเรื่องที่ต้องการสังเกตุ • เตรียมสเกล checklist หรืออุปกรณ์อื่น ๆที่ใช้ในการสังเกตุ • ตัดสินใจว่าจะไปสังเกตุเมื่อไหร่

49. การสุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตุพฤติกรรมการสุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตุพฤติกรรม • การสังเกตุสามารถเลือกเวลาในการไปสังเกตุ ดังนี้ • สุ่มตามเวลา (Time sampling) : กำหนดเวลาที่แน่นอนในการสังเกตุพฤติกรรม ไม่สนใจว่าตอนนั้นจะทำกิจกรรมอะไร เช่น ถ้ามีเวลาไม่มากนัก ทำการสุ่มประมาณ 5 ครั้ง ครั้งละ 10 นาที โดยทำการดูพฤติกรรมของผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ

50. การสุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตุพฤติกรรมการสุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตุพฤติกรรม • สุ่มตามเหตุการณ์ (event sampling) : เจาะจงตามเหตุการณ์ที่กำหนดวัตถุประสงค์ไว้ เช่น เฉพาะที่มีการประชุมผู้บริหาร การอบรมผู้ใช้ระบบ การสัมนา การแสดงสินค้า การแถลงสรุปรายงานประจำปี เป็นต้น