Dr. Miguel Ángel Salas Macchiavello s alas_macchiavello@hotmail Lima, febrero del 2013

1. EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Dr. Miguel Ángel Salas Macchiavello salas_macchiavello@hotmail.com Lima, febrero del 2013

2. CONCEPTOS PREVIOS A nivel estratégico el abastecimiento envuelve a todas las áreas de la organización para diseñar, desde las etapas de la necesidad y concepción de los productos y/o servicios, un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener los mejores resultados, en términos económicos y satisfacción del usuario.

3. CONCEPTOS PREVIOS Constitución Política del Perú – Artº 76 “Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes. La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.”

4. CONCEPTOS PREVIOS Ley de Bases de la Descentralización: Ley Nº 27783 – Artº 10 “[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno”.

5. PROGRAMACION • Este proceso comprende las siguientes • actividades: • - Determinación de necesidades. • - Consolidación de necesidades. • - Formulación del plan de adquisiciones. • - Ejecución de la programación. • - Evaluación de la programación.

6. DISTRIBUCION • Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

7. Área de Logística o Abastecimiento Principales funciones generales • Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas de la entidad, normas presupuestarias, técnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes. • Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la entidad. • Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios

8. Área de Logística o Abastecimiento Principales funciones generales • Formular y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones y proponer su aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento, Presupuesto, así como la Gerencia de Administración y Finanzas. • Prestar asistencia a los Comités Especiales responsables de los procesos de selección de bienes y servicios. • Participar en la conformación de los Comités Especiales para las licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas y menor cuantía.

9. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO ELABORACIÓN DEL PAC EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

10. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento INGRESO AL ALMACÉN INSTITUCIONAL VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACÉN INVENTARIO FÍSICO AJUSTE DEL VALOR MONETARIOY PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD

11. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES La Programación de necesidades debe efectuarse  estrictamente en   función a  las metas de cada área solicitante  (Usuarios/Áreas  de  Línea),  señalando  un  plazo  referencial de ejecución de acuerdo a sus prioridades  y un perfil genérico de las especificaciones técnicas.  ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

12. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento ELABORACIÓN DEL PAAC En la fase de programación y formulación del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinará, dentro del plazo señalado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades. Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.

13. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Para la determinación del proceso de selección se considerará el objeto principal de la contratación y el valor referencial establecido por la Entidad para la contratación prevista. En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el costo. En cualquier caso, los bienes o servicios que se requieran como complementarios entre sí, se consideran incluidos en la contratación objeto del contrato.

14. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento INGRESO AL ALMACÉN INSTITUCIONAL Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de los Plan Anual, en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno, la Unidad de Almacén hará la Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad, etc. VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACÉN Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

15. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento INVENTARIO FÍSICO En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, Sistema Nacional de Bienes, etc. AJUSTE DEL VALOR MONETARIOY PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD Se aplica lo establecido en las normas legales vigentes en lo Referido al Sistema Nacional de Contabilidad. Es importante resaltar que esta actividad es clave para la sustentación del Balance anual

16. RELACIONAMIENTO DEL SISTEMA Y LA LEY Objetivo de la Ley • Maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Estado, uso eficiente y transparente de recursos públicos. • Permitir que las entidades contraten en forma oportuna, de la calidad requerida y a precio razonable.

17. Órganos Ejecutores dentro de cada Entidad • Área Usuaria. • Cuyas necesidades pretenden ser atendidas o que por especialidad canaliza requerimientos. • Determina las necesidades • Define las características y cantidad de lo que se va a adquirir o contratar. • Formula requerimiento • Supervisión de la ejecución contractual

18. Órganos Ejecutores dentro de cada Entidad • Órgano encargado de las contrataciones • Gestión de abastecimientos al interior de la Entidad. • Planifica, prepara y efectúa adquisiciones. • Consolida requerimientos. • Elabora Plan Anual de Contrataciones

19. Órganos Ejecutores dentro de cada Entidad • Órgano encargado de las contrataciones • Elabora expediente de contratación inicial. • Custodia el expediente de contratación • Realiza estudio de las posibilidades del mercado. • Determina valor referencial. • Determina tipo de proceso de selección definitivo • Realiza fiscalización posterior

20. FASES DE LA CONTRATACIÓN 2. Proceso de Selección 3. Ejecución Contractual 1. Programación y actos preparatorios

21. 1. Programación y Actos Preparatorios Plan Anual de Contrataciones Expediente de Contratación Comité Especial Bases

22. Elaboración del PAC Segundo Momento (15 días hábiles después) Aprobación de PIA Aprobación Plan Anual Consolidación de cuadro de necesidades SEACE Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado Primer Momento LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD Usuariosdefinenrequerimientos

23. Modificación del PAC • Podrá ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales. • Incluir o excluir procesos de selección; o • Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de 25% del valor estimado y ello varie el tipo de proceso de selección.

24. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN • Sentido amplio: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. ¿Cuándo se inicia? Se inicia con el requerimiento del área usuaria. Concluye con la conformidad de recepción de la última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.

25. Elaboración de Expediente de Contratación NECESIDAD Consolidar en el PAC OEC Área Usuaria / Requerimiento Estudios de las posibilidades que ofrece Definición: C.T. Características Técnicas V.L. Valor Referencial Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

26. Contenido del expediente de contratación • Requerimiento Área Usuaria • Estudio de mercado / indagación • Características técnicas y cantidad • Valor Referencial • Tipo de proceso de selección • Sistema y Modalidad de Selección • Disponibilidad Presupuestal El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato.

27. Armonizando los Instrumentos de Gestión Institucional Plan Estratégico Institucional Sistema de planeamiento Plan Operativo Sistema de Presupuesto Sistema de Contrataciones Plan Anual de Contrataciones Presupuesto Institucional de Apertura

28. OBJETIVO DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO El Estado tiene la obligación de satisfacer las necesidades de sus habitantes. Este es el principal objetivo del Estado, al satisfacer tales necesidades garantiza la convivencia y la paz social. La Contratación Pública es una herramienta proporcionada al Estado para cumplir con sus fines, es por medio de ella que se logra acordar con un particular el suministro de un bien, la prestación de un servicio o la realización de una obra. Para ello debe maximizar el valor del dinero de los contribuyentes en las contrataciones que realice, de manera que estas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

29. Comprende la planificación de las necesidades, la aprobación del Plan Anual de Contrataciones, la formación del expediente de contratación, la designación del comité especial, la elaboración de las bases y su aprobación.Para poder incluir un proceso de selección en el PAC, el financiamiento de dicho gasto a realizarse durante el año fiscal debe estar previsto en el presupuesto institucional. PROGRAMACIÓN Y ACTOS PREPARATORIOS

30. FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO DE LAS CONTRATACIONES ESTATALES ORGANO ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES Planifica y efectúa las acciones de abastecimiento al interior de la Entidad. Esta oficina se encarga entre otras cosas, de formular el requerimiento anual de los bienes y servicios conforme a la información que recaba de las áreas usuarias; cuando ello ocurre la dependencia realiza una labor de investigación para establecer con precisión las características de aquello que se desea adquirir o contratar.

31. FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO DE LAS CONTRATACIONES ESTATALES AREA USUARIA Es aquella de donde surge el requerimiento. Determina las necesidades, las características técnicas y la cantidad de lo que se va adquirir o contratar. Todas las entidades públicas tienen áreas usuarias u oficinas con labores específicas. Estas áreas requieren por ejemplo útiles de oficina y prestación de servicios determinados. Por ello tienen participación en el proceso de supervisión de la ejecución contractual, salvo que la norma de la entidad establezca que sea otro órgano el encargado de realizar esta supervisión.

32. Interrelación de los sistemas administrativos en la fase de Programación y Actos Preparatorios de la Contratación Pública

33. CONCEPTO DEL PLAN ANUAL • El Plan Anual de Contrataciones del Estado es un instrumento de gestión, a través del cual se programarán las contrataciones que se realizarán en un ejercicio presupuestal, a fin de satisfacer las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los objetivos estratégicos Sectoriales de cada Pliego, a fin de cumplir con sus metas institucionales.

34. CARACTERÍSTICAS • Público: la norma de contrataciones públicas exige que el PAC se encuentre a disposición y conocimiento del público en general, a través de la página web del OSCE, la página web de la Entidad, si la tuviese, así como en el local de la Entidad al valor de su reproducción. • Formal: su aprobación y modificación requiere de documento formal, aprobado por autoridad competente. • Obligatorio: todas las Entidades bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a formular su PAC. • Integral: El PAC agrupa todas las contrataciones que la Entidad realizará.

35. CONTENIDO DEL PLAN ANUAL En cumplimiento del artículo 7º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF debe contener básicamente la siguiente información: • El objeto de la contratación o adquisición. • La descripción de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar. • El valor estimado de la adquisición o contratación. • El tipo de Proceso de Selección que corresponde al valor estimado y al objeto. • La fuente de financiamiento. • Tipo de moneda. • Los niveles de centralización o desconcentración. • La fecha probable de la convocatoria.

36. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL • Para el Área de abastecimiento o logística, ya que a través de dicho instrumento se ejecutan las Adquisiciones y Contrataciones de bienes, servicios, consultorías y obras que han sido debidamente programadas para todo el ejercicio presupuestal, realizando el inicio del expediente del proceso de selección, debidamente aprobado (Art. 8° de la Ley y 6º del Regl.) • Para los Comités Especiales y Permanentes, porque son los responsables directos de su ejecución. • Para los proveedores nacionales e internacionales, toda vez que estos tienen acceso a los planes anuales a través de las páginas Web. • Para el Órgano o funcionario encargado de la aprobación y/o modificación del PAC, como responsable de la supervisión de la elaboración, aprobación, publicación, difusión y ejecución. • Para los Órganos de control interno, para efectuar sus acciones de control .

37. PRIMERA ETAPA DE PAC: en la fase de programación presupuestal… ¿Qué, para qué y cuánto adquirir? • Cada área usuaria planifica sus actividades. • Determina los insumos que requiere utilizando el formato Cuadro de Necesidades elaborado por la Oficina de Administración (Logística), el cual contempla: • Código del catálogo de bienes y servicios • Consumo histórico móvil del producto y costo unitario vigente, según data de Almacén. • Determina nuevos servicios que requerirá. • Los servicios generales los determina la Logística.

38. El cuadro de necesidades de bienes y servicios

39. …en la fase de programación • Determinación de valores estimados por el Órgano encargado de las Contrataciones: • Resumen de necesidades a nivel global • Valorización de necesidades que no cuentan con costo definido: revisión de precios de compra recientes (SEACE), cotizaciones, etc. • Ajuste de cifras según principales indicadores del Marco Macroeconómico Multianual 2011-2013.

40. En la fase de formulación presupuestal… • Demanda Global y Presupuesto: • Definición de metas presupuestarias • Ajuste de demanda de gastos según nivel de ingresos. • Uso de la escala de prioridades.

41. …Formulación: Proyecto de PAC • Oficina de Presupuesto determina las fuentes de financiamiento disponibles para las contrataciones. • Órgano encargado de las contrataciones determina qué tipo de requerimientos ingresan al proyecto PAC. • Se determina el proceso de selección correspondiente. • ¿fechas probables de convocatoria?

44. 1ª ETAPA PAC: Programación y Formulación Define Bb y Ss con proceso de selección O.P. proyecta financiamiento Proyecto PAC I Oficina de Presupuesto Si no cubre, ajusta proyecto PAC en coordinación Utiliza indices macro- económicos Proyecto PAC II Órgano encargado de las contrataciones El presupuesto se remite al MEF para su revisión. Valoriza el Cuadro de Necesidades El presupuesto se incluye en el proyecto de Ley de Presupuesto. Areas usuarias presentan requerimientos INICIO FIN

45. EL AREA USUARIA El área usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas. El artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado – en adelante, la Ley ‐ establece que el área usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

46. EL AREA USUARIA El artículo 11 del Reglamento indica que el área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artículo 13 de la Ley.

47. EL AREA USUARIADeterminación de necesidades • Consiste en identificar las necesidades de bienes, servicios y obras. • Para definir las necesidades es necesario que las metas estén claramente formuladas en términos de: • Naturaleza de lo que se debe realizar • Cantidad que se va a producir,. • Tiempo o duración para culminar o alcanzar una cantidad determinada • Características técnicas de la meta • Cantidad de personal que se prevé emplear para ejecutar la meta.

48. EL AREA USUARIADeterminación de necesidades • Meta, Unidad Responsable y Cantidad de Personal. • Código del bien o del servicio definido por el proceso de catalogación • Denominación del bien o del servicio. • Unidad de Medida. • Precio Unitario (por cada unidad del bien o servicio), sirve como dato de referencia. • Unidades necesitadas. • Periodo en que se necesita contar con el bien o usar el servicio. • Valor total estimado, que se obtiene multiplicando: Total de unidades necesitadas X Precio Unitario.

49. EL AREA USUARIADeterminación de necesidades Por ello, indicamos que una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser: • Eficaces: el hecho de detallar qué queremos y cómo lo queremos nos permitirá satisfacer los objetivos de la Entidad. • Transparentes: hará posible que todos los proveedores cuenten con la información necesaria para participar en nuestras compras, en igualdad de condiciones. • Eficientes: ayudará a reducir el riesgo de destinar recursos en procesos de compra infructuosos.

50. EL AREA USUARIA Cada dependencia de una Entidad pública se convertirá en área usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. En este requerimiento, que se materializa a través de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompañarse las características del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere.