BİLGİ VE İLETİŞİM

1. BİLGİ VE İLETİŞİM Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi 10 Mart-27 Nisan 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı

2. İÇERİK • Bilgi • Bilgi Yönetimi • Yönetim Bilgi Sistemleri • Kurum İçi ve Dışı İletişim • Raporlama Strateji Geliştirme Başkanlığı

3. Bilgi Bilgi • Bilgi ve Iletişim • Bilgi Çeşitleri • Bilginin Özellikleri • Bilgi Güvenliği Yönetimi YBS İletişim Raporlama

4. Bilgi ve İletişim-1 • İdareler; • Amaç ve hedefleri doğrultusunda, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, • Karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi, • Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması, • amacıyla uygun bir Bilgi ve İletişim Sistemine sahip olmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı 4

5. Bilgi ve İletişim-2 • Bilgi ve iletişim COSO iç kontrol modelinin beş bileşeninden dördüncüsüdür. • İdarede; kontrol ortamı gereklilikleri, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri ve izleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır. Strateji Geliştirme Başkanlığı 5

6. Bilgi Çeşitleri • Performans Bilgisi • Mali Bilgi • Mevzuat Bilgisi • Yönetsel Bilgi • ….. Strateji Geliştirme Başkanlığı 6

7. Bilginin Özellikleri Zamanlı Anlaşılabilir Tam Kullanılabilir Doğru İlgili Erişilebilir Güncel Strateji Geliştirme Başkanlığı 7

8. Bilgi Güvenliği • Bilgi güvenliği, idare içindeki değerli varlıkların kaybedilmesi, yanlış kullanılması ve zarar görmesini önlemeyi ifade eder. Bilgi; • kağıt üzerinde (resmi evrak) • elektronik ortamda (bilgisayar, veri tabanı) • kişiler arasında sözlü bir şekilde olabilmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı 8

9. Bilgi Güvenliğinin Amacı • Veri bütünlüğünün korunması • Yetkisiz erişimin engellenmesi • Mahremiyet ve gizliliğin korunması • Sistemin devamlılığının sağlanması Strateji Geliştirme Başkanlığı 9

10. Bilgi Yönetimi Bilgi • Bilgi Ihtiyacının Planlanması • Bilginin Oluşturulması ve Toplanması • Bilginin Organizasyonu • Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi • Bilginin Kullanımı ve Paylaşımı • Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması Yönetimi YBS İletişim Raporlama

11. Bilgi Yönetimi Strateji Geliştirme Başkanlığı

12. Bilgi İhtiyacının Planlanması Planlama Stratejik Amaç ve Hedefler Performans Hedefleri Bilgi İhtiyacının Belirlenmesi Stratejik Performans Operasyonel Strateji Geliştirme Başkanlığı

13. BilgininToplanacağı Kaynaklar • Belgeler (talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri…) • Müşteriler ve diğer bakanlık ve birimler arasındaki etkileşimler • Bütçe planları, tahminler, çalışma planları • Raporlar, politikalar ve özet notlar • Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar • Bilgisayar ortamındaki her tür veri • Diğer kaynaklar Strateji Geliştirme Başkanlığı

14. Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1 İdare Açısından Bilginin Değerinin Ölçümü, Zamanında Ulaşımı ve İhtiyaçları Karşılamadaki Başarısı Strateji Geliştirme Başkanlığı

15. Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2 Stratejik Performans Operasyonel Tasnif Strateji Geliştirme Başkanlığı

16. Bilginin Organizasyonu Bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesinde ve yok edilmesindeki süreçlerin kolaylaştırılması Bilgiye Erişimde Memnuniyet? Bilginin Zamanında Sunumu? Yasal ve Politik Sınırlar? Güncellik ve İnternet Sayfası? Strateji Geliştirme Başkanlığı

17. Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi Etkili bir yönetimin sağlanabilmesi için; elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması, dosyalanması ve arşivlenmesi ile bu hizmetlerin kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olması gerekmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

18. Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Bilgi Yönetimi • Yönetim Bilgi Sistemi Nedir? YBS İletişim Raporlama

19. YBS Nedir?-1 • YBS, yöneticilerin karar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları stratejik bilginin talep edildiği şekilde sunulmasını sağlayan bilgisayar destekli (yazılım ve donanımdan oluşan) sistemlerdir. • Doğru ve eksiksiz bilginin doğru kişilere uygun biçimde ulaştırılmasını hedefler. Strateji Geliştirme Başkanlığı

20. YBS Nedir?-2 İdarenin, • Mali verilerini • personele ilişkin bilgileri • taşınır/taşınmaz varlıklarına ilişkin bilgileri, • performans bilgilerini, • kurumsal evrak arşivindeki bilgileri • vb. karşılaştırarak değerlendirir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

21. Kurum İçi ve Dışı İletişim Bilgi • Iletişim Nedir? • Etkili Iletişim Kanallarının Özellikleri • Iletişimin Genel Ilkeleri • Kurum Içi Iletişim • Kurum Dışı Iletişim Yönetimi YBS İletişim Raporlama

22. İletişim Nedir?-1 Strateji Geliştirme Başkanlığı İletişim, kişiler ve/veya idareler arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.

23. İletişim Nedir?-2 Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin geliştirilmesinde ve iç kontrolün diğer unsurlarının nasıl işlediği hususunda yönetime geri bildirim sağlayarak karar alınmasında kilit bir role sahiptir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

24. Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1 Strateji Geliştirme Başkanlığı • Doğru bilgiyi uygun zamanda sağlayan • Kişisel talepleri karşılayan • Çalışanları rol ve sorumlulukları hakkında bilgilendiren • Raporlamayı destekleyen • Çalışanlara, iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunma imkanı sağlayan

25. Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2 Strateji Geliştirme Başkanlığı • Üst yönetimin anlayabileceği mesajlar ileten ve bu şekilde karar almalarını sağlayan • Çalışanları iç kontrolün ve karar alınmasının önemi hususunda bilgilendiren • Kurum içi ve dışı iletişime yönelik • Hedef kitlelerin doğru olarak belirlendiği

26. İletişimin Genel İlkeleri Doğruluk Erişebilirlik Objektiflik Hesap Verilebilirlik Tam Bilgi Farklı Araçlarla İletişim Anlaşılırlık Adil, Hızlı ve Cevaplayıcı Açıklık Teknolojik ve Yenilikçi Strateji Geliştirme Başkanlığı

27. Kurum İçi İletişim-1 Strateji Geliştirme Başkanlığı • Çalışanlara düzenli olarak yazılı veya elektronik ortamda bilgilendirme yapılmalıdır. • İdarenin misyon, vizyon ve hedefleri ile özel hedeflerinin, görev ve sorumlulukları çerçevesinde tüm personele duyurulmasına ilişkin gerekli mekanizmalar oluşturulmalıdır.

28. Kurum İçi İletişim-2 Strateji Geliştirme Başkanlığı • Çalışanların fikir ve önerileri dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır. • Bu amaçla kurum içi iletişim seminerleri ve eğitim programları düzenlenmelidir.

29. Dikey İletişim Strateji Geliştirme Başkanlığı İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin personelden yöneticilere doğru işleyen bir raporlama sistemi kurulmalıdır. (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, haftalık veya günlük sözlü veya elektronik ortamda bilgi alışverişi, yöneticinin günlük faaliyetleri izleyebileceği raporlama sistemi v.s.).

30. Yatay İletişim Strateji Geliştirme Başkanlığı Yöneticilerin kendi aralarında düzenli aralıklarla görev alanları ve yönetimle ilgili sorun ve önerileri hakkında fikir paylaşımında bulunmalarını sağlayacak toplantılar düzenlenmelidir.

31. Kurum Dışı İletişim Bilgi ve Hizmetlere Ulaşım İnternet Sayfası Şikayet ve Dilek Konferans ve Seminerler Performans Programı Faaliyet Raporu Strateji Geliştirme Başkanlığı

32. Raporlama Özellikler • Raporlama • Raporlama Ağı Yönetimi YBS İletişim Raporlama

33. Raporlama-1 • Etkili bir iç kontrol sistemini kurabilmek ve kontrollerin etkililiğinin izlenmesini kolaylaştırmak açısından raporlar önemli bir araçtır. • Yöneticiler karar verirken kendilerine sunulan raporları dikkate almalıdırlar. Bu bağlamda, doğru, kısa ve öz raporlar yöneticilerin işini kolaylaştıracaktır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

34. Raporlama-2 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla; • İdare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, • Birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmeli, • Dış raporlama mekanizmaları da dikkate alınmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

35. Raporlama Ağı-1 Strateji Geliştirme Başkanlığı

36. Raporlama Ağı-2 Kurum içi yatay raporlama örneği: • Bir eğitim programına katılan personelin eğitim sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı raporu meslektaşları ile paylaşması, • Diğer birimler ile paylaşılan toplantı tutanakları Kurum içi dikey raporlama örneği: • Üst yönetime sunulan Konsolide Risk Raporu, • Üst yönetime sunulan iç denetim raporları, • Üst yönetime sunulan üçer/altışar aylık faaliyet raporları Kurum dışı raporlama örneği: • Üst yönetici tarafından hazırlanan ve kamuoyuna duyurulan, Sayıştay ve Maliye Bakanlığına da birer örnekleri sunulan yıllık faaliyet raporları Strateji Geliştirme Başkanlığı

37. SORULARINIZ Strateji Geliştirme Başkanlığı

38. Teşekkür Ederiz tasraickontrol@sgb.gov.tr