Ikt i det offentlige saksbehandlersystemer mm dri 1001 27 09 05
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 24

IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mm DRI 1001 27 -09- 05 PowerPoint PPT Presentation


  • 82 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mm DRI 1001 27 -09- 05. Hva er saksbehandling og et saksbehandlersystem Eksempler på saksbehandling Noen krav til saksbehandlersystemer Beslutningsstøtte eller automatiserte beslutninger Automatisering eller informatisering Pensumstoff

Download Presentation

IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mm DRI 1001 27 -09- 05

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Ikt i det offentlige saksbehandlersystemer mm dri 1001 27 09 05

IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mmDRI 1001 27 -09- 05

  • Hva er saksbehandling og et saksbehandlersystem

    • Eksempler på saksbehandling

    • Noen krav til saksbehandlersystemer

  • Beslutningsstøtte eller automatiserte beslutninger Automatisering eller informatisering

    Pensumstoff

    Sørgaard, P. (red) IT i offentlig sektor, kap. 2 (kompendium)

    Braadland, Innføring i Informasjonsteknologi. Kap. 4.

    Statskonsult (1998) Elektronisk saksbehandling: Statens generelle kravspesifikasjon- utdrag (kompendiet)

    Fonnes, I.: kap. 6.5 Elektroniske arkiv (kompendiet

DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


Hva er saksbehandling

Hva er saksbehandling

  • En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en autorisert beslutning

    • Består ofte av mottak av sak, innsamling av informasjon, dvs. opplysninger om faktiske forhold (”fakta”) og annen type informasjon, vurderinger, vedtak mm

  • Saksbehandling består i å behandle informasjon, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder,

    • Ofte en lovpålagt framgangsmåte for å ta en beslutning i en konkret sak, f eks byggesøknad (Plan- og bygningsloven)

DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


Offentlig saksbehandling er lovregulert

Offentlig saksbehandling er lovregulert

Viktige lover som gjelder alle typer saker

  • Forvaltningsloven,

  • Offentlighetsloven

  • Personopplysningsloven

  • Arkivloven m. tilhørende forskrifter

    • Pålagt journalføring (etter Noark-4 standarden)

      http://www.riksarkivet.no/arkivverket/lover/elarkiv.html

      Generelle krav til saksbehandlersystemer

    • Statens generelle kravspesifikasjon

      http://www.statskonsult.no/publik/publikasjoner/sgk-krav/index.htm

  • Regler for saksbehandling i offentlig virksomhet skal bidra til å realisere idealer som rettsikkerhet og demokrati (åpenhet og innsyn) , jf Grl §100 mm

DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


Eksempler p saksbehandling i offentlig virksomhet

Eksempler på saksbehandling i offentlig virksomhet

Behandling av henvendelse fra innbyggere

  • Eks. søknad om ytelse fra stat eller kommune, eks. søknad til lånekasse, samordnet opptak, bostøtte,…

  • Søknad om barnehageplass

  • Byggesøknad eller lignende

  • Behandling av henvendelse fra næringslivet

    • Søknad om godkjenning av tiltak,

  • Knyttet til lovpålagt innrapportering fra innbyggere eller næringslivet

    • Skatt, moms, Trygdeetaten, Tollvesenet

  • Utarbeidelse av større saksdokument,

    • Prosjektplan, kommuneplan, reguleringsplan,…

DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


Hvordan foreg r saksbehandling en enkel framstilling

Hvordan foregår saksbehandling - en enkel framstilling

  • Motta henvendelse eller initiere en sak

    • Registrere og journalføre: postliste og arkiv

  • Avklareformålet med saken

  • Innsamling av alle relevante dokumenter for saken

    • Alle faktaopplysninger i saken

    • Relevante rettskilder, inkludert tidligere vedtak

    • [Politiske føringer]

  • Innhenting av synspunkter/vurdering av andre

  • Sammenstilling av relevante fakta og vurderinger

  • [Forslag] til vedtak

    Hva av dette kan understøttes og eventuelt utføres ved IKT?

    Kan vanlig kontorstøtteverktøyvære tilstrekkelig

DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


Kort om journalf ring og arkivering

Kort om journalføring og arkivering

Offentlighetsloven, §2:Lovens hovedregel

  •  Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.

    • Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Forvaltningsorganet skal føre journal etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter.

  • Lov om arkiv.

    • §6: Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

  • Forskrift om offentlege arkiv § 1-1. Arkivansvaret i offentlege organ

    • Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her

  • § 2-6.Journalføring og anna registrering

    •        Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon

  • DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Elektronisk saksbehandling

    Elektronisk saksbehandling

    • Innebærer at saksbehandlingen kan utføres med støtte av IKT.

      • Et applikasjonsprogram som sikrer tilgang på nødvendige dokumenter, og understøtter arbeidet med å håndtere saksdokumenter korrekt og i riktig rekkefølge

    • Saksbehandleren har tilgang til egne dokumenter og andre felles dokumenter via et felles system

    • Saksgangen støttes av IT-baserte arbeidsflytfunksjoner

    • Saksbehandler arbeider i arbeidsomgivelser som er tilpasset vedkommendes behov og arbeidssituasjon (og er intuitivt å bruke)

    • Saksbehandlersystemer integrerer ulike verktøy som tekstbehandling, arkivfunksjon, elektronisk post, analyseverktøy og presentasjonsverktøy mm

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Hvordan ikt kan underst tte fasene i en saksbehandlingsprosess

    Hvordan IKT kan understøtte fasene i en saksbehandlingsprosess

    • Motta henvendelse i en sak

      • Lagre dokument[ene] i et elektronisk arkiv, omnødvendig først skanne inn papirbaserte dokument

    • Registrere og journalføre saken

      • Føre postlisten

      • Føre saken inn i virksomhetens lovpålagte arkiv. Det skjer i henhold til Arkivlovenog spesielt NoArk-4

  • Avklare formålet med saken

    • Ofte er formålet definert gjennom henvendelser, f eks. ved søknad

    • Men enkelte saker krever nærmere avgrensning,

      • F eks. behandling av prinsippsak for politisk behandling

  • DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Hvordan ikt kan underst tte fasene ii

    Hvordan IKT kan understøtte fasene- II

    • Innsamling av alle relevante dokumenter for saken

      • Alle faktaopplysninger i saken

      • Relevante rettskilder, inkludert tidligere vedtak

      • Politiske føringer

    • Innhenting av synspunkter/vurdering av andre instanser

      Det meste av dette foreligger på elektronisk form og verktøy for søking i databaser og fritekstsystemer

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Hvordan ikt kan underst tte fasene iii

    Hvordan IKT kan understøtte fasene- III

    • Sammenstilling av relevante fakta og vurderinger

      • Her vil verktøy for elektronisk samhandling, dvs. utveksling og samredigering av dokumenter være nyttig

      • Mange dokumenter vil ikke kunne brukes i en automatisert behandlingsprosess

    • Bistå i beslutningsprosessen

      • Frambringe det rettslige grunnlaget

      • Bidra i vurderinger av saken, ev. foreslå et vedtak

      • Ta en beslutning, dvs. fatte et vedtak (

    • [Forslag] til vedtak

      I mange tilfelles vil en bruke IKT som beslutningsstøtte, men ikke beslutningssystem.

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Ulike niv er i elektronisk saksbehandling

    Ulike ”nivåer” i elektronisk saksbehandling

    • Støtte til tekstbehandling, arkiv- og dokumenthåndtering

    • Støtte til korrekt framgangsmåte (saksgang) i arbeidet (arbeidsflytfunksjoner)

      • Eks : Byggesaksbehandling

    • Beslutnings(støtte)system

      • En applikasjon som bistår en bruker i å ta en beslutning i henhold til regelverk

        • Eks: Tyngre skattesaker

    • Beslutningssystem

      • En applikasjon som tar en beslutning etter gitte kriterier, f eks. forenklet ligning, bostøtte, med basert på rettsregler som er representert i form av programkode.

        • Eks. SO’s opptakssystem, lånekassa søknadsrutine, forenklet ligning

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Ikt baserte fagsystemer

    IKT-baserte fagsystemer

    • Knyttet til den enkelte etats spesielle saksområde

    • Forankret i en delegert myndighet fra Storting og departement

    • Hjemlet i lov(er) forskrifter og annet regelverk

      • Eks: Lånekassa, trygdesystemer, skatt – og ligning,

    • Et fagsystem vil som regel ha formalisert og helt eller delvis automatisert en eller flere rettsregler

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Elektronisk saksbehandling system skjematisk modell

    Elektronisk saksbehandling system Skjematisk modell

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Noen problemer knyttet til elektronisk saksbehandling 1998

    Noen problemer knyttet til elektronisk saksbehandling (1998?)

    • Dyr skrivemaskin

      • Bruk av papirbaserte dokumenter

    • Lite deling av dokumenter

      • På både tekniske og menneskelige årsaker

    • Ingen kontroll av dokumenter

      • Dobbellagring, manglende versjonskontroll,

    • Stor økning av dokumentmengden – ingen sletting

    • Illusorisk sikkerhet?

    • Dokumenter av uensartete utseende (tekst, bilder, kart, håndskrevne brev/tegninger

    • Saksbehandlere får ikke tilgang tiljournalen

    • Elektronisk journalføring. Men fysisk lagring av dokumenter

    • Ingen støtte til planlegging og oppfølgin g

    • E-post systemer fungerer som arkiv og skanbehandlingsverktøy

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Samarbeidsst tte som del saksbehandlersystemet

    Samarbeidsstøtte som del saksbehandlersystemet

    • E-post med et ’regelverk’ for hvordan det skal brukes

      • Rutiner for å sende og svare

      • Arkivrutiner

      • sikkerhetsrutiner:

    • Elektroniske kalendre, møteplanleggere mm

      • Forutsetter også disiplin

    • Dokumenthåndtering

      • Støtte for utveksling av dokumenter

      • Definisjon av roller og rettigheter

      • Godkjenning og underskrift av dokumenter

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Noen krav til dokumentsikkerhet

    Noen krav til dokumentsikkerhet

    • Sikker lagring betyr at dokumentet ikke kan fjernes av uvedkommende, ikke kan leses/skrives ut/ eller kopieres av uautorisert personell,

    • Sikkerhet mot endringer av andre enn eier eller andre autoriserte,

    • Sikkerhet for autentisitet, dvs at dokumentet er korrekt.

    • Sikkerhet mot at elektroniske versjoner blir uleselige eller får endret utseende i nye versjoner av programvare

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Ikt i det offentlige saksbehandlersystemer mm dri 1001 27 09 05

    Datamaskin-løken – og saksbehandlersystemer

    Saksbehandlersystem: sakspesifik :

    fagsystem + dokumenthåndtering

    Beslutningsstøtte funksjon: sakspesifik

    ..

    Saksbehandlersystemer – basis : basisfunksjoner: dokumentarkiv, sikkerhetsfunksjoner

    Andre hjelpeprogrammer

    Basis brukerprogramvarer

    Kontorstøtte, e-post, nettlesere (MS Office,..

    Utstyret

    (Hardware)

    Operativsystem mm, (MS Windows, Unix/Linux, Mac

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Elektronisk saksbehandling automatisering eller informatisering forenklet

    Elektronisk saksbehandling: automatisering eller informatisering (forenklet)?

    Automatisering :

    • Erstatte menneskelige arbeid (utføring og kontroll) med maskiner

      • Datamaskiner er vel skreddersydd for dette

      • Ønsker vi dette ?

        Informatisering :

    • Utnytte datamaskinen positive egenskaper til effektiv og forutsigbar informasjonsbehandling , men la menneskene foreta endelige vurderinger og ha styring og kontroll

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Kort om utviklingen av arbeidslivet i et perspektiv historisk

    Kort om utviklingen av arbeidslivet – i et perspektiv historisk

    • Håndverkstradisjonen:

      • Planlegging, konstruksjon (design) og realisering en sammenhengende (integrert ) prosess

      • Vekt på uformelle kunnskaper og ferdigheter

    • Mekanisering:

      • Maskiner erstatter enkeltoppgaver, arbeidsdeling og rutinisering

    • Automatisering

      • Maskinene overtar arbeidet

        eller

    • Informatisering :

      • Maskinene støtter menneskenei arbeidet?

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Konsekvenser av en automatiserings strategi til arbeidsorganisering

    Konsekvenser av en automatiserings strategi til arbeidsorganisering:

    Bygger på såkalt ”taylorisme” (etter F.W. Taylor

    Bygger på teori om at effektivitet kan maksimeres ved

    1. Fullstendig forhåndsplan

    2. Atskille plan og utføring

    3. Detaljstyre og kontrollere

    Eksempler: Samlebåndet, dagligvarebutikken, standardisert masse-saksbehandling.

    Noen fordeler:

    + Effektivt for rutineoppgaver, forutsigbar, lett å planlegge

    + Ansvaret klart plassert (hos ledelsen)

    + Dokumentdrevet, veldokumentert, lav kompetanse blant de ansatte

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Konsekvenser av en tayloristisk arbeidsorganisering

    Konsekvenser av en ‘tayloristisk’ arbeidsorganisering::

    Noen ulemper

    • Standardisering og ensretting av arbeidet

    • Kunnskaps- og kompetanseforvitring - stimulerer læring

    • Ansvarsfraskrivelse blant de ansatte

    • Dårlig arbeidsmiljø og økende sjukefravær/skader

    • Rigid, lite fleksibelt. (Omstilling blir toppstyrt og derfor motarbeidet) )

    • Ansatte føler seg lite verdsatt,

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Alternativet til taylorisering

    Alternativet til ’taylorisering’

    • Sosio-teknisk teori:

      En organisasjon består av både et teknisk og et sosialt system

      Strategi for beste (optimale) løsning:

      Finne et kompromiss mellom krav til effektivitet og ønske om godt arbeidsmiljø og arbeidsforhold

      Det er mulig å finne en optimal løsning gjennom et samspill mellom teknikkens fleksibilitet og tilfredstillelse av både økonomiske og sosiale krav

      Baserer seg på enighet om mål for virksomheten (kvalitet, effektiv

    Optimale løsninger

    Sosialt system

    Teknisk system

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Noen konsekvenser ved en sosio teknisk tiln rming i utvikling av ikt systemer

    Noen konsekvenser ved en sosio-teknisk tilnærming i utvikling av IKT-systemer

    Fordeler:

    • + Fleksibelt og robust for endringer (Omstilling gjennom medvirkning & samarbeid)

    • + Utviklende og kompetansehevning, ansatte deltar i omstillingsarbeidet

    • + Alle føler (og må ta) ansvar

    • + Arbeidsmiljø og sosiale forhold blir vektlagt

    • + Stimulerer læring og kompetansehevning

      Men

    • - Utviklingsarbeidet tar lengre tid og mer ressurser

    • - Vanskeligere å planlegge (tid, ressurser)

    • - Krever høy kompetanse hos de ansatte

    • - Ofte vanskeligere å dokumentere nøyaktig hva som er gjort

    • - Rutinearbeid tar lengre tid

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


    Oppsummering

    Oppsummering

    • Elektronisk saksbehandling (EKS) er en viktig del av forvaltningens bruk av IKT

      • EKS må bidra til å styrke, og ikke svekke rettsikkerheten og offentligheten

    • Innføring av elektronisk saksbehandling er krevende , både teknisk og organisatorisk

    • Ulike nivåer eller ”grader” av elektronisk saksbehandling

      • Dokumenthåndtering

      • Arbeidsflytfunksjoner

      • Beslutningsstøtte

      • Automatiserte beslutninger

    DRI1001 H05 - Forelesning 27. september Arild Jansen


  • Login