Бойка Ненкова Риск Инженеринг АД

1. ПРИЛОЖЕНИЕ НА МЕТОДИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО ПРИ АНАЛИЗ НА ПРОЦЕСИ В ОБЛАСТТА НА КОНСУЛТАНТСКАТА ДЕЙНОСТ Бойка Ненкова Риск Инженеринг АД Надеждност – Безопасност – Мениджмънт Инженерингови услуги – Програмно осигуряване

2. Процесът на извършване на консултантски услуги се характеризира със следните специфични особености: Образователното, интелектуалното и квалификационното ниво на персонала е значително по-високо от средното в сферата на услугите; Ефективна и дългосрочна консултантска дейност на пазара е възможна само при условие на оптимално използване на интелектуален, творчески, образователен потенциал на всеки специалист; Практически не са приложими никакви начини на въздействие, свързани с формален контрол върху дейността на персонала в консултантските фирми; Високо интелектуалната дейност не може да бъде ефективно контролирана; Не може да бъде установена формална система на поощрения/наказания; ВЪВЕДЕНИЕ

3. Ниска зависимост на персонала от фирмата и висока зависимост на фирмата от персонала - такова съотношение съществено отслабва възможностите за оказване на натиск върху специалистите от страна на ръководството; Особен интерес представлява прилагането на статистически и нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност; Приетата практика е тези методи да се прилагат основно в серийно и масово производство ; Би било интересно да се провери дали тези методи са с универсална приложимост, и по-специално дали са подходящи за прилагане при анализа на умствена дейност; ВЪВЕДЕНИЕ (продължение) 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

4. ВЪВЕДЕНИЕ (продължение) Цел на настоящата презентация е да се изследва и анализира приложимостта на някои методи за управление на качеството в областта на консултантската дейност, в резултат на което са направени изводи и препоръки за подобряване на процесите чрез използването на тези методи. Илюстрирано е използването на следните методи: Мозъчна атака Причинно- следствена диаграма (Диаграма на Ишикава) SIPOC диаграма. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

5. Кратко описание на процеса “Консултантска дейност по смисъла на ЗУТ” Дейностите по упражняване на консултантска дейност по смисъла на ЗУТ се разделят на две фази, в зависимост от типа на сключения договор: Оценка на съответствието на Инвестиционен Проект (ИП) със съществените изисквания към строежите по смисъла на ЗУТ, и Строителен надзор по смисъла на ЗУТ. Крайният резултат на дейността по оценка на съответствието на ИП е одобряване на работния проект и издаване на разрешение за строителство. Тази дейност е строго регламентирана в законово-нормативна база на РБ и специално в „Закона за устройство на територията”. На следващата фигура е представена основна диаграма на процеса (схема от документацията на ИСУ на “Риск Инженеринг”). 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

6. Консултантски услуги по смисъла на ЗУТ – 1-ва фаза 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

7. Изпълнение на консултантски услуги за оценка на съответствието на ИП със съществените изисквания(1) Консултантската дейност е извършена на база на сключен договор между фирма „Риск Инженеринг” АД и ТЕЦ „Марица изток 2” Предмет на договора са консултантски услуги по смисъла на Закона за устройство на територията (ЗУТ) по проект „Рехабилитация на блокове 1-4, строителство на сероочистваща инсталация (СОИ) за бл. 1-4, модернизация на бл. 5 и 6”. Първата специфична особеност на договора е: Риск Инженеринг АД е подизпълнител на американска фирма, която е Главен Консултант по договора с централата. Цялата кореспонденция минава от Възложителя (ТЕЦ МИ-2) през Главния Консултант (Американската фирма) и след това към Консултанта подизпълнител („Риск инженеринг”) и обратно. При проверка на проектната документация пътят на кореспонденцията става още по-дълъг, тъй като започва от Строителя към ТЕЦ МИ-2. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

8. Изпълнение на консултантски услуги за оценка на съответствието на ИП със съществените изисквания (2) Втората специфична особеносте: Фирмата Строител е чужд азиатски инвеститор, непознаващ Законово-нормативна база на Република България и специфичните особености на българските фирми - подизпълнители, които наема - Като следствие от това - многократно връщане на проектната документация от страна на Консултанта към Строителя, като неотговаряща на ЗНБ. Организационна схема на изпълнение на проекта: Сформиран е екип от 10 водещи експерти. Екипът представлява колектив от експерти, ръководени от Ръководител на проекта. Експертите бяха разделени на 2 основни направления зарехабилитация на централата, в зависимост от дейностите: Част турбинна зала (подмяна на 3 турбини, 4 генератора и модернизация на 2 турбини), и Част СОИ (сероочистваща инсталация за бл. 1-4). Направленията от дейности във всяка част са разделени на няколко подгрупи: Част Машинно технологична, Електрическа, Строително-конструктивна, Качество и КИП и А . Дейностите, свързани с последните три подгрупи се извършват от едни и същи специалисти за двете групи. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

9. Изпълнение на консултантски услуги по договор за предоставяне на услуги за оценка на съответствието на ИП (3) Организационна схема на Проекта Ръководител проект 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

10. Изпълнение на консултантски услуги за оценка на съответствието на ИП със съществените изисквания (4) Изискванията към специалистите, включени в екипа бяха: Да бъдат с висока квалификация в своята област; Да имат богат опит в областта на проектиране на енергийни проекти; Да бъдат вписани в лицензирания списък на лица от фирмата, които имат разрешение да упражняват строителен надзор. Задачи за изпълнение: Да проверят цялата проектна документация и съгласувателни документи от държавни и общински служби (напр. Становище за пожарна осигуреност на строежа, ОВОС (Оценка на въздействието върху околната среда) за тяхната пълнота и съответствието им с българските нормативни уредби и норми за проектиране; Ръководителят на проекта от името на Консултанта писмено уведомява Възложителя/Клиента за установените несъответствия и липси (липса на необходими части от проекта или тяхното несъответствие с изискванията). 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

11. Изпълнение на консултантски услуги за оценка на съответствието на ИП със съществените изисквания (5) 3. Възложителят връща проекта със забележките на Проектанта (Строителя) за отстраняването им. Документацията с внесените корекции се представя отново на Консултанта.Нормалната практика е проекта да се преглежда само веднъж или два пъти. 4. Консултантът съставя Доклад за съответствие и го предава на Възложителя, когато проекта вече отговаря на изискванията. 5. Възложителят може също да има забележки по Доклада, които следва да се прегледат и отстранят от Проектанта или самия Възложител. 6. След окончателното съгласуване на Доклада за съответствие той се изпраща от Възложителя до одобряващия орган (съответнатаОбщина или Министерство на регионалното развитие и благоустройство - МРРБ,). 7. Одобряващият орган преглежда Доклада за съответствие и дава заключение за одобрение или неодобрение на работния проект. 8. При неодобрение се разглеждат причините за това и при възможност се отстраняват от Проектанта, Възложителя или Консултанта. При невъзможност за отстраняване на забележките Разрешение за строеж не се издава и инвестиционния проект се прекратява. 9. При липса на забележки от одобряващия орган, той одобрява инвестиционния проект и издава Разрешение за строителство. Реалното строителство на обекта може да започне. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

12. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (1) „Мозъчната атака” се използва за идентификация на възможните причини за неуспеха и потенциалните възможности за подобряване на качеството; При по-сложни проблеми се провеждат няколко сесии. По този начин се получава голямо количество информация в „суров вид”, която впоследствие се обработва, групира и подрежда чрез други методи; Основните въпроси за обсъждане при организиране и провеждане на мозъчната атака в случая на “Оценка на съответствието на ИП със съществените изисквания към строежите по ЗУТ” бяха: „Компетентност на персонала”, „Срокове”,. „Работа в екип” и „Организация на проекта”; Компетентността на персоналае резултат от комбинация на знания, умения и опити се влияе от начина на мислене на членовете на екипа; Критериите за компетентност при определяне състава на екипа зависят от конкретната задача, която ще се изпълнява; Компетентността на персонала се оценява периодично, за да се определи необходимостта от допълнително обучение. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

13. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (2) Работата в екип е способността на хората да работят заедно в креативни и продуктивни взаимоотношения, водещи до подобрено качество на продуктите/услугите; Работата в екип помага за концентриране и оптимизиране на усилията, които се изискват от хората; Работата в екип дава също така допълнителна гаранция, че целите по качеството ще бъдат постигнати; При съставянето на екипа от съществено значение е правилния избор на изпълнителите на задачите и ясната структура на екипа; Ръководителят на екипа трябва постоянно да действа като “наставник” и да определя и насочва точно специфичните задачи към съответните членове на екипа; От самото начало трябва да се установи провеждането на Срещи за “преглед” и за “обсъждане на резултати”; Високо ефективният екип повишава вероятността за постигане на планираните резултати за всеки проект, продукт или услуга. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

14. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (2) Причинно-следствената диаграма се използва, когато проблемите са сложни и няма яснота за факторите - кои са и как влияят върху разглеждания проблем; Идентифицирането на проблема в много случаи е по-лесно в сравнение с определянето и премахването на причините за неговото възникване и проявление; Основна цел на метода е откриването и отразяването на влияещите фактори върху анализирания проблем, като подреждането е подчинено на логичните връзки. Причинно-следствената диаграма показва връзката между характеристиката за качество и факторите; Диаграмите са построени на база на данните, получени при мозъчната атака за всички индикатори за качеството на консултантските услуги поотделно (Компетентност на персонала, Срокове за изпълнение на задачите, Организация на проекта иРабота в екип). 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

15. КОМПЕТЕНТНОСТ НА ПЕРСОНАЛА Допълнително обучение Интернет Подбор на специалисти Личен стремеж за ↑ на квал. квалификация/образование вътрешнофирмени опитм книги курсове за квалификация лични качества участие в разнообр.проекти външни Компетентност на персонала умения за работа векип непр.подновяване на НБ м/у партньори по договора Закупуване на APIS QR м/у колеги Наличност и достъп до НБ в проекта м/у млади и опитни колеги Достъп до нормативна база Обмяна на опит 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

16. СРОКОВЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ЗАДАЧИТЕ Компетентност Полученадокументация опит квалификация обем сложност участие в подобнипроекти Срокове за изпълнение на поставените задачи умения за работа в екип Брой специалисти в проекта Присъствие наобекта самокритичност „напомняне” чувство за отговорност разпределяне надокументация седмични/месечнисрещи натовареност самоорганизация Лични качества на специалиста Организация на проекта 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

17. ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРОЕКТА Нормативна база Правилно разпределяне на документация Унифициране на процедури наличност обходи на „външни” отчети на специалисти от екипа становища UPDATE Организация на проекта Преглед на задълже-ния и отговорностите на Консултанта своевр. свеждане на поставените задачи от оперативки до спец-сти Подготовка на използв .нормативна база месечни отчети подбор на подх. сп-сти Проверка на техн .част от Договора преди подписването му информиране за хода на проекта Контрол за хода на изпълнение на проекта Подготовка на договора 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

18. РАБОТА В ЕКИП Връзки с участници по Договора Строител Партньори Възложител Работа в екип eжеседмични/месечни срещи с екипа вътрешнофирмени семинари за споделяне на опита записи QR колеги Търсене на помощ при проблеми в работата 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

19. ОБОБЩЕНА ДИАГРАМА Срокове за изпълнение на поставените задачи Компетентност на персонала Организация на проекта компетентност Достъп до нормативна база Подбор на специалисти Допълнително обучение Получена документация Обмяна на опит Качество на консултантската дейност Унифициране на процедури Правилно разпределяне на документацията Връзки с участни- ците по договора Контрол за хода на проекта Търсене на помощ при проблеми в работата Подготовка на договора Лоялност към клиента Работа в екип Организация на проекта 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

20. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (3) Цел - Изследване и анализ на приложимостта на SIPOC диаграмата при специфичния процес “Оценка на съответствието на инвестиционен проект със съществените изисквания към строежите съгласно ЗУТ”; По своята същност SIPOCдиаграмата е процесна карта на високо ново, която добавя Доставчик (Suppliers) и Клиент (Customers) към диаграмата IPO(input-process-output); Доставчици (Suppliers):Значими вътрешни/външни доставчици към процеса; Входни данни (Inputs):Значими входни данни за процеса (напр. материали, форми, информация, персонал, и т.н.); Процес (Process):Представя цялостния процес; Резултати (Outputs):Значими резултати за вътрешни/външни потребители/Клиенти (напр.отчети, доклади, продукти, документи, и т.н.); Клиенти (Customers): Значими вътрешни/външниклиенти на процеса.

21. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (4) Разработване на SIPOCдиаграма: Разглежданият процес се описва в колона “Процес” стъпка по стъпка; От лявата страна на колона “Процес” е колона “Вход”, където за всяка стъпка на процеса се вкарват входни данни; От дясната страна на колона “Процес” е колона “Изход”, където за всяка стъпка на процеса се вкарват данни за резултата, изходни данни; Включени са други две колони: от ляво на колона “Вход” е колона “Доставчик” , където се вписват данни за доставчика на входни данни за всяка стъпка на процеса; от дясно на колона “Изход” е колона “Клиент”, където се вписват данни за потребителя на изходния продукт за всяка стъпка на процеса. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

22. SIPOC диаграма 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

23. Приложение на нестатистически методи за управление на качеството в консултантската дейност (5) SIPOC диаграмата дава възможност за: Цялостен преглед на процеса; Концентриране върху проблема; Описва областите за подобрение; Концентриране на вниманието върху нуждите на клиента; SIPOC диаграмата фокусира върху желаните резултати; Причинно-следствената диаграма фокусира върху нежеланите причини за проблема; Творческата комбинация на двата метода осигурява на екипа повече информация с оглед вземане на правилно решение за това, как да се процедира с проекта. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

24. Крайната цел на приложените методи (Мозъчна атака, Причинно-следствена диаграма и SIPOC Диаграма ) е търсене на начини за подобряване на работата. Голяма част от решенията зависи от Висшето ръководство. То е отговорно за: Подбор на подходящи специалисти (притежаващи необходимата квалификация, опит в областта, лични качества); Допълнително обучение на персонала (участие на специалистите в разнообразни проекти от различни сфери на енергетиката и машиностроенето, гарантиращи усвояването на практически идеи и решения; организация на курсове за квалификация и специализация на персонала, особено на младите специалисти); Проверка на техническата част на Договорите преди подписването им (включително комуникациите между Клиента и Консултанта, сроковете за изпълнение на задачите, стриктно разпределение на задълженията и отговорностите); В началото на проекта – преглед на задълженията и отговорностите на Консултанта (заедно с Ръководителя на проекта); Наличност и поддържане в актуално състояние нормативната база. ИЗВОДИ И ПОУКИ 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

25. ПРИЧИНИ ЗА ПРОБЛЕМИТЕ Някои проблеми имат директна връзка с “неподходящи” договори както между Възложител и Изпълнител, така и между Възложител и Консултант; Такива недостатъци не могат да бъдат елиминирани по средата на изпълнение на проекта; Такива са проблемите, касаещи “срокове за изпълнение на задачите”. Поставените срокове не са съвместими с обема и сложността на документацията; Некомпетентност на Конструктора в областта на проектирането и непознаване на българското законодателство, както и лоша организация на проекта – основна причина за повторен преглед на проектите (понякога до десет пъти), и като резултат – излишно, твърде голямо работно натоварване на Консултанта. 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

26. Да се провеждат ежемесечни (ежеседмични) срещи между членовете на екипа с цел обсъждане текущото състояние на проекта, споделяне на опита; Да се поддържа актуална нормативна база във фирмата; Да се проведе вътрешно-фирмено обучение по нормативната база, касаеща консултантската дейност (ЗУТ, Закон за техническите изисквания към продуктите и наредбите към него и др.); При спешни и важни проблеми върху документите да се поставя условен знак за приоритет, който ще променя хронологията за изготвяне на становищата за постъпилите документи; Да се използва опита от изпълнението на други проекти от световната практика „Извадени поуки”, конкретно QR – Quality Records. Въвеждане и изпълнение на стандарт ISO 10018:2012 “Управление на качеството – Указания за въвличане на хората и компетентност” (ISO 10018:2012 “Quality management – Guidelines on people involvement and competence”. Какво може да се направи, за да се подобри работата? 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

27. ЗА КОНТАКТИ Офис: ул. “Вихрен” 10 София 1618 Тел. + 359 2 8089 703 Факс: +359 2 9507 751 riskeng@riskeng.bg www.riskeng.bg 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена

28. БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО! 19-21 Май 2014 г. Гр. Елена